La guida facile alla mappatura dei processi

Stai pianificando una nuova strategia? Vuoi migliorare la soddisfazione del cliente? Vuoi sapere perché alcuni dei tuoi progetti stanno fallendo?

La mappatura dei processi è il primo passo per scoprire come e perché queste domande di cui sopra.

In questa guida alla mappatura dei processi ti mostreremo;

• Che cos'è una mappa di processo?
• Simboli della mappa di processo
• Tipi di mappe di processo
• Come creare una mappa di processo
• Best practice per la mappatura dei processi
• Vantaggi della mappatura dei processi
• Modelli di mappatura dei processi
• Simboli della mappa di processo (continua)

Che cos'è una mappa di processo?

Una mappa del processo mostra visivamente le fasi di un'attività lavorativa e le persone coinvolte nello svolgimento di ciascuna fase.

Quando si mappa un processo è sufficiente disegnare un riquadro per ogni passaggio e collegarli con le frecce per mostrare un flusso. È possibile utilizzare uno strumento online per creare facilmente una mappa dei processi. Una mappa di processo di base sarebbe simile a questa;

Simboli della mappa di processo

Ogni fase di un processo è rappresentata da una forma in una mappa di processo. Queste forme sono anche chiamate forme del diagramma di flusso.

Ci sono quasi 30 forme standard che puoi usare nella mappatura dei processi. Tuttavia, pensiamo che per la maggior parte delle persone, l'utilizzo di una manciata delle forme più comuni sarà più facile da capire.

Forma	Nome	Uso
	Attività/Processo	Rappresentare una fase/attività di un processo
	Decisione	Per rappresentare una decisione che deve essere presa
	Inizio/Fine	Rappresentare l'inizio e la fine di un processo
	Freccia	Per rappresentare la connessione tra due passaggi e la direzione del flusso
	Documento	Per rappresentare dati o informazioni che possono essere letto dalle persone

L'insieme completo delle forme della mappa del processo/diagramma di flusso si trova in fondo a questa guida.

Tipi di mappe di processo

Di seguito è riportato un elenco di diversi tipi di mappe di processo insieme a una breve descrizione e quando è possibile utilizzarle. Scegli il tipo di mappa di processo più adatto al tuo obiettivo.

Diagramma di flusso di base

Un diagramma di flusso di base è una semplice mappa che visualizza i passaggi di un processo inclusi i suoi input e output.

Quando usare:

• per pianificare nuovi progetti
• modellare e documentare un processo
• per risolvere i problemi
• per aiutare i team a comunicare meglio le idee
• Per analizzare e gestire i flussi di lavoro

Come disegnare:

Ecco la guida definitiva al diagramma di flusso di cui hai bisogno per imparare a disegnarli.

Mappa dei processi di alto livello

Questa è anche nota come mappa della catena del valore o mappa top-down. Mostra le attività principali di un processo. Non entra nei dettagli su punti decisionali, ciclo di rilavorazione, ruoli coinvolti ecc.

Quando usare:

• progettare e definire i processi aziendali
• per identificare i passaggi chiave e i dettagli chiave di un processo

Come disegnare:

1. elencare i passaggi più basilari del processo (non più di 5-6 passaggi)
2. organizzarli in ordine, orizzontalmente
3. elenca ogni sottofase (di nuovo, non più di 5-6 passaggi) sotto i passaggi principali

Mappa dettagliata del processo

Un diagramma di flusso che mostra una versione dettagliata di un processo. Ciò significa che tutti i dettagli dei sottoprocessi sono contenuti in questo tipo di mappa.

Quando usare:

• per fornire tutti i dettagli (ingressi e uscite) relativi a una fase del processo
• per documentare i punti decisionali all'interno di un processo

Come disegnare:

1. definire i confini del processo
2. cosa fa scattare il processo? Utilizzare un SIPOC per identificare gli input di processo
3. identificare cosa succede immediatamente dopo ogni input (chiedere ripetutamente "cosa succede dopo?" finché non si arriva all'output)

Diagramma di flusso interfunzionale

Un diagramma di flusso che mostra le relazioni tra le fasi del processo e le unità funzionali (team/dipartimenti) ad esse responsabili con corsie di nuoto. È anche noto come diagramma di flusso di distribuzione.

Quando usare:

• identificare i ruoli chiave responsabili del processo e come si relazionano tra loro
• per evidenziare come un processo attraversa i confini dell'azienda
• per identificare potenziali errori di processo, ridondanze, ritardi, rilavorazioni, ispezioni eccessive, ecc.

Come disegnare:

1. Raccogliere un team interfunzionale competente e pertinente
2. Identificare le parti interessate
3. elencare le parti interessate del processo (in base a quanto sono vicine al cliente del processo) a partire dal cliente del processo
4. aggiungi corsie di nuoto per separare le colonne tra ogni stakeholder
5. aggiungere i passaggi eseguiti da ciascuna parte interessata nella rispettiva corsia di nuoto
6. collegare i passaggi con le frecce per indicare il flusso

SIPOC

SIPOC mostra gli elementi chiave di un processo come Fornitori, Input, Processo, Output e Clienti.

Quando usare:

• identificare gli elementi chiave di un processo prima di fare una mappa dettagliata
• definire l'ambito di processi complessi
• può essere utilizzato nella fase di Misura della metodologia DMAIC

Come disegnare:

1. Disegna una tabella di 5 colonne per Fornitori, Input, Processo, Output e Clienti
2. Inizia con la mappatura del processo in 5-6 passaggi di alto livello
3. Identifica gli output
4. Identifica i clienti
5. Identificare gli input del processo
6. Identificare i fornitori di ciascuno degli input
7. Verificare il diagramma SIPOC con il capo progetto e altre parti interessate

Mappa del flusso di valore

Le mappe del flusso di valore visualizzano il flusso di materiale e informazioni necessari per portare il tuo prodotto al cliente.

Quando usare:

• per registrare le misurazioni degli input e degli output delle fasi del processo
• identificare i rifiuti all'interno e tra i processi
• per documentare, analizzare e migliorare il flusso di informazioni e materiale
• per ottenere informazioni dettagliate sul processo decisionale e sul flusso dei processi
• per identificare dove concentrare progetti o sottoprogetti futuri

Come disegnare:

Ecco una guida completa alla mappatura del flusso di valore per padroneggiare come disegnarli. Si noti che le mappe del flusso di valori hanno un diverso insieme di forme, ma i principi della mappatura dei processi rimangono gli stessi.

Come creare una mappa di processo| Passaggi di mappatura del processo

Ora che sai quali sono i simboli di mappatura dei processi e quali tipi di mappe di processo sono disponibili, sei pronto per creare una mappa di processo? Ecco i passaggi che devi seguire,

Passaggio 1: identifica il processo che devi mappare

Decidi da dove vuoi iniziare. È con il processo che è sottoperformante? È con il processo che è importante per la tua nuova strategia? O è con il processo che ha un impatto diretto sulla soddisfazione del cliente?

E poi dargli un nome.

Passaggio 2: riunisci la squadra giusta

Il contributo di tutte le persone coinvolte nel processo è necessario per assicurarsi di coprire ogni aspetto del processo durante la mappatura. Il team giusto dovrebbe includere coloro che fanno e gestiscono il processo e forniscono l'input .

Passaggio 3: raccogli tutte le informazioni necessarie

• Dove inizia e dove finisce il processo?
• Quali sono i passaggi tra questi due punti?
• Quali sono gli input e gli output del processo?
• Chi fa cosa? Quando, dove e come?

Passaggio 4: organizzare i passaggi in un ordine sequenziale

Chiedi al tuo team di organizzare ogni passaggio in ordine sequenziale dall'inizio alla fine.

Passaggio 5: traccia la mappa del processo di base

Disegna una mappa di processo che mostri la mappa così com'è. Tieni presente le <best practices per la mappatura dei processi.>

Passaggio 5: analizza la mappa per trovare aree di miglioramento

Identificare inefficienze e colli di bottiglia all'interno dei processi. Quali sono i passaggi da eliminare? Dove puoi apportare miglioramenti?

Passaggio 6: implementare i miglioramenti e monitorarli

Implementare inizialmente i miglioramenti su scala ridotta. Se funzionano meglio, puoi applicarlo su una scala più ampia. Monitorare il processo nuovo e migliorato per vedere come funziona e se necessita di ulteriore ottimizzazione.

Best practice per la mappatura dei processi

• Prima di identificare le fasi del processo, iniziare con l'identificazione dei punti di inizio e di fine del processo. Questo aiuta con l'impostazione dei limiti

• Rendi le tue mappe di processo il più facili e semplici possibile da leggere e comprendere da chiunque nella tua azienda

• Conserva solo i dettagli necessari sulla tua mappa. Non meno o più del necessario per identificare le aree di miglioramento

• Assicurati di utilizzare i simboli della mappa di processo corretti durante il disegno per evitare confusione

• Includere tutte le parti interessate chiave durante la mappatura del processo per evitare di perdere informazioni o passaggi importanti

• Utilizza un software di mappatura dei processi aziendali che ti consente di disegnare rapidamente e collaborare con il tuo team in tempo reale per l'efficienza

Altre best practice per la mappatura dei processi?

Vantaggi della mappatura dei processi

Dato che stai già leggendo sulla mappatura dei processi, supponiamo che tu conosca almeno alcuni vantaggi di farlo. Tuttavia, leggi attentamente questa sezione in quanto ti aiuterà a convincere gli altri!

• Semplifica la comprensione e la comunicazione del processo tra team, stakeholder o clienti

• Serve come uno strumento utile per il test degli scenari e le valutazioni what-if

• Può essere utilizzato come strumento di marketing per dimostrare ai tuoi investitori o clienti industriali che i tuoi processi aziendali sono affidabili

• È un requisito di molti tipi di standard e certificazioni come ISO 9000

• Rende la documentazione di processo più facile da leggere

• Diffondere la consapevolezza dei ruoli e delle responsabilità di coloro che sono coinvolti

• Aiuta a identificare i difetti nel processo e dove dovrebbero essere apportati miglioramenti

• I team di Aids esaminano idee per miglioramenti o nuovi cambiamenti che aiuteranno ad affrontare sfide come il mantenimento dei dipendenti, il calo delle entrate ecc.

• Aiuta a ridurre i costi associati allo sviluppo di prodotti e servizi

• Migliora le prestazioni del team e la soddisfazione dei dipendenti

• Può essere utilizzato come materiale didattico per formare nuovi dipendenti

• Aiuta a misurare l'efficienza dei processi di lavoro

Modelli di mappe di processo

Di seguito sono riportati alcuni modelli di mappe di processo che puoi modificare online con l'editor di Creately.

Modello 1

Fare clic sul modello per modificarlo online

Modello 2

Modello 3

Vuoi più modelli di mappe di processo modificabili gratuiti?

Simboli di mappatura dei processi (continua)

Oltre ai simboli di base di cui abbiamo discusso in precedenza, la mappatura dei processi utilizza anche i seguenti simboli.

Simboli di processo/operazioni

Forma	Nome	Uso
	Processo/sottoprogramma predefinito	Per rappresentare un processo già predefinito
	Processo alternativo	Per rappresentare una fase del processo che è un'alternativa alla normale fase del processo
	Ritardo	Per rappresentare un ritardo o una pausa prima che il flusso del processo continui
	Ciclo manuale	Per rappresentare i passaggi automatizzati che devono essere interrotti manualmente
	Preparazione	Per rappresentare qualcosa che deve essere modificato o aggiustato nel processo prima di continuare

Ramificazione e controllo dei simboli di flusso

Forma	Nome	Uso
	Connettore sulla pagina	Per rappresentare un punto di ispezione nel flusso di processo
	Connettore fuori pagina	Per rappresentare riferimenti incrociati e collegamenti al processo da un altro processo in un'altra pagina
	Unisci	Per rappresentare un passaggio che unirà più passaggi in uno
	Estratto	Rappresentare un processo che si articola in percorsi paralleli
	O	Per rappresentare la logica 'o'
	E	Per rappresentare la logica 'e'

Simboli di input e output

Forma	Nome	Uso
	Dati	Per rappresentare gli input e gli output del processo
	Documenti multipli	Per rappresentare più documenti
	Schermo	Per rappresentare i dati che vengono visualizzati per essere letti su uno schermo o un display
	Inserimento manuale	Per rappresentare le fasi del processo che verranno eseguite manualmente da una persona

Simboli di archiviazione di file e informazioni

Forma	Nome	Uso
	Dati memorizzati	Per rappresentare i dati memorizzati
	Banca dati	Per rappresentare un database
	Archiviazione ad accesso diretto	Per rappresentare un disco rigido
	Archiviazione interna	Per rappresentare un dispositivo di archiviazione interno

Simboli di elaborazione dati

Forma	Nome	Uso
	Fascicolare	Rappresentare un passaggio in cui i dati sono organizzati in modo standard
	Ordinare	Per rappresentare l'ordinamento degli articoli in un ordine particolare

Quali sono le tue opinioni sulla guida alla mappatura dei processi?

Le mappe dei processi non sono solo una parte vitale della documentazione dei processi, ma sono anche una metodologia popolare di miglioramento dei processi aziendali.

Segui la guida per creare mappe efficienti dei processi aziendali e condividi con noi qualsiasi dubbio tu possa avere, anche se si tratta di un'altra tecnica di mappatura dei processi che utilizzi personalmente.

Nella nostra prossima guida, discuteremo dei diagrammi che possono essere utilizzati per rendere più efficiente la gestione delle risorse umane.