Importanza della chiusura del progetto | # 22 Iniziare con la gestione dei progetti

La chiusura formale del progetto può sembrare poco importante. Con tutti i compiti completati e l'obiettivo del progetto raggiunto, che ne dici di un breve incontro in un'atmosfera amichevole e congratulazioni reciproche? Anche per questo vale la pena programmare un incontro opportunamente lungo con il team e gli stakeholder. Tenete presente, però, che la chiusura del progetto è il momento chiave non solo per l'integrazione delle persone coinvolte nel progetto.

Chiusura del progetto – sommario:

1. introduzione
2. Che ne dici di abbandonare la chiusura, dopotutto?
3. Come chiudere bene un progetto
4. Elenco delle attività alla chiusura del progetto
5. Riepilogo

introduzione

La gestione del progetto può essere presentata come cinque gruppi di processi , tra cui:

• Iniziazione - definendone la portata e il significato,
• Pianificazione : stabilire l'ambito del progetto e gli obiettivi specifici da raggiungere,
• Esecuzione : l'esecuzione del lavoro pianificato,
• Monitoraggio e controllo : verifica su base continuativa se il lavoro procede secondo i piani,
• Chiusura – il completamento formale del progetto.

Oggi ci concentreremo sull'ultimo gruppo di processi, vale a dire la chiusura del progetto. Questo è un piccolo gruppo di attività. Tuttavia, ha un notevole impatto sulla percezione dell'intero progetto, progetti simili realizzati all'interno dello stesso portfolio o portfolio, nonché progetti futuri realizzati per lo stesso cliente. Suggeriremo a cosa prestare attenzione per chiudere con successo il progetto, completare il contratto e trarne gli insegnamenti più interessanti per il futuro.

Che ne dici di non chiudere affatto il progetto?

Rinunciare al compito di chiudere il progetto sembra allettante. Dopo aver raggiunto l'obiettivo, una transizione più agevole all'avvio del prossimo progetto sembra migliore. Applicare le conoscenze e le abilità acquisite dalle attività recenti ora sembra semplice e intuitivo. Tuttavia, saltare la chiusura formale del progetto comporta anche alcuni rischi. Ecco perché.

Deterioramento dell'immagine

Il deterioramento dell'immagine del team e del Project Manager è il primo e più sentito risultato della trascuratezza dei processi di chiusura del progetto. Un lavoro incompiuto o un progetto incompiuto elencato nel sistema dell'azienda non ha un bell'aspetto. Ancora più importante, abbassa la credibilità degli appaltatori, anche se il cliente è soddisfatto dei risultati del progetto. Ciò può causare disaccordi su progetti futuri o condizioni di cooperazione meno favorevoli.

Duplicazione del lavoro

La mancanza di una documentazione adeguata dell'obiettivo del progetto completato significa che gli altri membri dell'organizzazione non ne verranno a conoscenza. In altre parole, non conosceranno le soluzioni sviluppate nel nostro progetto. E potrebbero iniziare a implementare un progetto molto simile da ora in poi, invece di costruire su ciò che già hanno.

Occasioni perdute

I compiti del Project Manager svolti nella fase di chiusura del progetto includono la creazione della documentazione che descrive i benefici attesi dal progetto. Questi possono includere applicazioni commerciali e implementazioni interne o dei clienti.

Senza completare questa formalità, anche un risultato progettuale di grande successo può diventare “orfano” (il prodotto orfano). Ciò può accadere se non viene adeguatamente comunicato agli specialisti coinvolti nella sensibilizzazione dei clienti, nelle vendite e nel marketing. Di conseguenza, semplicemente non apparirà sul mercato nonostante tutte le possibilità di successo.

Rischi formali

Il completamento di un progetto realizzato per un cliente comporta la finalizzazione del contratto, durante il quale tutti i documenti necessari devono essere preparati e firmati in tempo. Pertanto, i processi incompiuti comportano un rischio reale di carenze formali costose per l'azienda.

È per questi motivi che è consigliabile utilizzare la fase finale del progetto per completare tutte le cose. In modo che tu possa vantarti delle attività che sono state abbottonate fino all'ultimo pulsante.

Come chiudere bene un progetto

Un buon completamento del progetto dovrebbe includere tre aree:

• Completamento tecnico del progetto - per assicurarsi che l'obiettivo del progetto sia stato raggiunto e che tutte le attività siano state completate,
• Apprendimento : fare il punto su ciò che è stato fatto bene e riflettere su ciò che è andato storto, sia nelle attività svolte che nella gestione del progetto,
• Cooperazione e motivazione – per riconoscere il contributo di ciascun membro del team al lavoro svolto e per celebrare il successo del progetto.

Elenco delle attività alla chiusura del progetto

Per iniziare a celebrare il successo nel modo più fluido possibile, è meglio creare un elenco di attività finali e pianificarne l'implementazione in base alla metodologia scelta. Sebbene ogni progetto abbia le sue specifiche, le seguenti attività dovrebbero essere nell'elenco:

1. Assicurarsi che il risultato del progetto soddisfi i criteri strategicamente più importanti, e preferibilmente tutti, elencati nel documento del progetto.
2. Verificare se il risultato del progetto esaurisce l'ambito di attuazione.
3. Preparare la documentazione del progetto e metterla a disposizione di tutte le parti interessate.
4. Verificare se tutti gli utenti del risultato del progetto possono applicarlo e avere accesso alla documentazione.
5. Rivedi i contratti con i clienti e i membri del team per verificare che tutti i requisiti siano soddisfatti.
6. Assicurarsi di disporre della documentazione di accettazione di tutti i risultati da parte del cliente o di altre parti interessate autorizzate.
7. Organizza una o più riunioni per finalizzare i contratti.
8. Preparare un documento con feedback per il futuro sulla gestione del progetto.
9. Insieme al team, prepara un documento sulle regole di cooperazione nel team e sui problemi da risolvere prima di iniziare il progetto successivo.
10. Archivia tutti i materiali del progetto.
11. Organizza una riunione per concludere il progetto.

Ogni attività nell'elenco precedente deve essere perfezionata in base ai requisiti del nostro progetto e delle parti interessate. Tuttavia, per completare con successo i passaggi per chiudere il progetto, è bene attenersi all'elenco generale e modificarlo ad ogni progetto.

Riepilogo

Un progetto completato richiede una conclusione formale, ma anche lezioni apprese e tempo per celebrare il successo con il team. Assicurarsi che l'obiettivo e gli obiettivi siano stati raggiunti e che il cliente sia soddisfatto dei risultati sono i passi più importanti che un Project Manager deve compiere. Tuttavia, non vale la pena trascurare di preparare una documentazione accessibile e metterla a disposizione delle persone giuste. È quest'ultimo che può determinare il destino futuro del nostro progetto, anche se ora sembra tutto chiaro.

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Autore: Nicole Mankin

Responsabile delle risorse umane con un'eccellente capacità di creare un'atmosfera positiva e creare un ambiente prezioso per i dipendenti. Ama vedere il potenziale delle persone di talento e mobilitarle per svilupparsi.

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