Documenti chiave di progetto di cui ogni Project Manager ha bisogno

Una corretta documentazione del progetto è parte integrante della gestione del progetto. La documentazione dei processi e delle informazioni essenziali del progetto aiuta a impostare un progetto in modo efficiente e di facile comprensione e, in definitiva, a garantirne il successo.

In questo post, esamineremo perché la documentazione del progetto è importante ed esamineremo i documenti di progetto essenziali e altri utili che vengono creati durante il ciclo di vita di un progetto. Tutti i modelli forniti sono personalizzabili; fare clic su di essi per iniziare la modifica. Usa il menu sottostante per navigare facilmente.

Inizio progetto

• Schema del progetto
• Carta del progetto
• Documento sui requisiti aziendali
• Dichiarazione di lavoro

Pianificazione del progetto

• Proposta di progetto
• Carta della squadra
• Budget del progetto
• Piano di comunicazione del progetto
• Programma del progetto
• Struttura di ripartizione del lavoro
• Registro dei rischi
• Dichiarazione dello scopo del progetto
• Registro degli stakeholder
• Organigramma del progetto

Esecuzione e chiusura del progetto

• Rapporto sullo stato del progetto
• Chiusura del progetto
• Lezioni imparate

Che cos'è la documentazione del progetto?

La documentazione del progetto implica la creazione e il mantenimento di documenti di gestione del progetto durante le diverse fasi del ciclo di vita del progetto. Questi documenti di progetto consentono al project manager di gestire, controllare e consegnare adeguatamente il progetto.

Importanza della documentazione di progetto

Documentare i dettagli importanti del progetto aiuta quindi te e il team a verificare che le idee implementate abbiano effettivamente un senso. La documentazione del progetto semplifica il chiarimento delle aspettative e degli obiettivi del progetto, la scomposizione dei risultati finali in attività gestibili, la gestione delle risorse e il mantenimento di tutte le parti interessate sulla stessa pagina.

Inoltre, aiuta anche con

• Conservazione delle conoscenze raccolte nel corso dei progetti passati, che consente di semplificare l'inserimento di nuovi dipendenti o nuovi membri del team di progetto.
• Maggiore chiarezza e trasparenza dei flussi di lavoro del team consentendo un migliore allineamento del team interfunzionale.

I 10 principali documenti di progetto essenziali

Di seguito sono riportati i documenti essenziali di gestione del progetto che dovrebbero essere creati durante ogni fase del ciclo di vita del progetto.

Schema del progetto

Il piano di gestione del progetto, o piano di progetto, è un documento completo che delinea come il progetto viene eseguito, monitorato e controllato. Può includere linee di base, piani di gestione sussidiari e altri documenti di pianificazione. Evidenzia informazioni vitali sul progetto come scadenze, incarichi e pietre miliari chiave ed è solitamente rappresentato sotto forma di diagramma di Gantt.

Carta del progetto

Il Project Charter è un breve documento che spiega cosa comporta un progetto. Descrive quali sono gli obiettivi del progetto, chi è coinvolto e le loro responsabilità e le parti interessate e definisce l'autorità del project manager. Viene creato in linea con il business case del progetto come descritto dallo sponsor del progetto.

Documento sui requisiti aziendali

Il documento sui requisiti aziendali spiega la soluzione aziendale per un progetto in base alle esigenze e ai requisiti aziendali o del cliente. Descrive lo scopo del progetto, la soluzione aziendale fornita, le caratteristiche e le funzionalità, nonché la sequenza temporale del progetto. Sintetizza l'input delle parti interessate e l'analisi della situazione aziendale attuale per fornire una descrizione neutrale dal punto di vista tecnologico di ciò che il prodotto dovrebbe fare.

Budget del progetto

Il budget del progetto è il costo totale stimato di un progetto. Include una stima dettagliata di tutti i costi, come i costi del lavoro, i costi di approvvigionamento dei materiali ei costi operativi, che potrebbero essere sostenuti durante il completamento delle attività del progetto in ciascuna fase di un progetto. Aiuta a stabilire le aspettative di spesa e a ottenere l'approvazione del progetto dalle parti interessate, a garantire che i fondi siano pronti al momento giusto e a misurare le prestazioni.

Programma del progetto

Una pianificazione del progetto è la sequenza temporale del tuo progetto, consiste in tutte le attività, le attività e le pietre miliari in sequenza che devono essere completate in un determinato periodo di tempo. La creazione di una pianificazione del progetto è un modo per comunicare tutte le attività che devono essere eseguite, chiarendo al contempo quali risorse sono necessarie e in quale periodo di tempo.

Registro dei rischi

Il registro dei rischi, noto anche come registro dei rischi, è un documento che contiene informazioni sui rischi identificati come la natura del rischio, il livello di rischio, chi ne è responsabile, le misure preventive e le azioni correttive a posto. Serve come struttura di brainstorming per stabilire i rischi e come database di possibili e potenziali rischi e misure di mitigazione per essi.

Dichiarazione dello scopo del progetto

Una dichiarazione sull'ambito del progetto descrive il lavoro che deve essere svolto per fornire i risultati del progetto in tempo ed entro il budget. Il documento della dichiarazione sull'ambito del progetto delinea ciò che viene fornito (nell'ambito), ciò che non viene fornito (fuori dall'ambito), le ipotesi per chiarire i risultati finali e i requisiti di alto livello.

Piano di comunicazione del progetto

Un piano di comunicazione del progetto è una linea guida su cosa, quando e come le informazioni chiave del progetto verranno condivise a intervalli chiave con le parti interessate. Include il tipo di informazioni che verranno distribuite, a chi e con quale frequenza verranno aggiornate.

Rapporto sullo stato del progetto

Il rapporto sullo stato del progetto è un documento che delinea lo stato di avanzamento generale del progetto rispetto al piano di progetto previsto. Aiuta a mantenere tutte le parti interessate del progetto informate sulle informazioni di alto livello come pietre miliari, lavoro svolto, rischi e blocchi stradali.

Chiusura del progetto

Il rapporto di chiusura del progetto è un documento che formalizza la chiusura del progetto. Sebbene aiuti a determinare se un progetto ha avuto successo o meno, fornisce la conferma che i criteri per l'accettazione del cliente sono stati soddisfatti e richiede l'approvazione dello sponsor del progetto per chiudere il progetto.

Altri documenti utili per la gestione del progetto

Sebbene i documenti che abbiamo elencato sopra siano essenziali per garantire il successo del progetto, ci sono molti altri documenti di progetto che contribuiranno ulteriormente ad accelerarne il completamento con successo.

Dichiarazione di lavoro

Una dichiarazione di lavoro è un documento che descrive i requisiti di un progetto. Funge da accordo tra un cliente e un'agenzia o un fornitore di servizi e definisce l'intero ambito del lavoro coinvolto per un fornitore, i risultati del progetto, i costi e la tempistica.

Proposta di progetto

La proposta di progetto è un documento che elenca tutti gli aspetti di un progetto, inclusi il background, la visione, gli obiettivi, i compiti, i requisiti, i proprietari, i rischi associati, ecc. Il suo scopo è fornire un riepilogo dei dettagli del progetto e raccogliere il supporto per il progetto idea degli stakeholder.

Carta della squadra

Una carta del team spiega fondamentalmente come un team prevede di portare a termine il proprio lavoro. Si concentra sul motivo per cui il team esiste, gli obiettivi che il team è progettato per raggiungere e come li raggiungerà. Lo scopo della carta del team è di portare tutti sulla stessa pagina e mantenerli concentrati.

Struttura di ripartizione del lavoro

La struttura di scomposizione del lavoro è un diagramma che aiuta a scomporre i progetti di grandi dimensioni in parti più piccole e più gestibili che contengono i risultati del progetto che completerà. Divide i risultati finali del progetto in consegne secondarie e pacchetti di lavoro che definiscono il lavoro, la durata e i costi per le attività che devono essere eseguite.

Registro degli stakeholder

Il registro degli stakeholder è un documento che fornisce informazioni dettagliate sugli stakeholder di un progetto. Questo contiene i loro nomi, dettagli di contatto, il ruolo che svolgono nel progetto, il loro potere nel prendere decisioni di progetto e le loro esigenze, preoccupazioni e aspettative. Serve come base per la formazione del team, l'assegnazione di ruoli e responsabilità, la definizione dei criteri di successo e la pianificazione della comunicazione con gli stakeholder.

Organigramma del progetto

Un organigramma di progetto è una rappresentazione visiva dei membri del team e dei ruoli che svolgono in un determinato progetto. Illustra la gerarchia e le relazioni di reporting tra i membri del team. Aiutano con l'allocazione delle risorse, il chiarimento delle responsabilità e la definizione delle aspettative riguardo allo sforzo richiesto da ciascun individuo.

Lezioni imparate

Un rapporto sulla lezione appresa può essere utilizzato per documentare tutte le principali sfide, rischi, incertezze e blocchi che hai incontrato durante un progetto insieme alle soluzioni tempestive che hai implementato. I rapporti sulla lezione appresa sono progettati per guidarti mentre lavori per raggiungere i risultati desiderati, quindi aiuta te e gli altri che lavoreranno a un progetto simile in futuro per evitare le difficoltà e ottenere facilmente il risultato atteso.

In che modo Creately può aiutare a semplificare la documentazione del progetto

Creately, un software di gestione del lavoro che viene eseguito su una tela visiva, può aiutarti a semplificare la creazione, l'organizzazione, la gestione e la condivisione dei documenti di gestione del progetto che sono importanti per il successo del tuo progetto.

Creately è uno strumento semplice con funzionalità semplici ma avanzate che anche un utente non tecnico può facilmente apprendere. Ha una navigazione intuitiva con funzionalità di trascinamento della selezione che semplifica l'organizzazione dei contenuti. Inoltre si integra con gli strumenti che usi ogni giorno come le app Google Suite, Confluence, Jira, Slack, MS Teams, ecc., rendendo facile sincronizzare le risorse del tuo progetto.

Strumenti visivi facili da usare per iniziare

Creately offre più librerie di forme, modelli predefiniti e potenti funzionalità di creazione di diagrammi per visualizzare e organizzare i dati relativi al progetto in strutture visive di facile comprensione come linee temporali, schede Kanban, diagrammi WBS, diagrammi di flusso, ecc.

Con le funzionalità del database a cui è possibile accedere tramite il pannello Shape Data, puoi archiviare dati e informazioni illimitati all'interno di un'unica forma in una struttura e creare facilmente wiki e basi di conoscenza del progetto. Ad esempio, puoi espandere la tua struttura di suddivisione del lavoro che delinea i risultati finali del progetto con campi di dati aggiuntivi per acquisire informazioni su date di scadenza, proprietari, costi e così via, o fornire una panoramica dettagliata di ciascun prodotto finale con note.

Un'unica fonte di verità

Gli spazi di lavoro unificati di Creately operano su una tela infinita, consentendoti di posizionare più documenti uno accanto all'altro in un'unica posizione. Mentre puoi allegare e incorporare risorse, documenti, immagini e collegamenti con anteprime in-app, puoi anche importare dati esterni in Fogli Google, file Excel o CSV in Creately e organizzarli come elementi visivi significativi, mantenendo tutte le risorse relative al progetto centralizzata nello stesso spazio di lavoro.

Nota: cerca e individua facilmente qualsiasi informazione in aree di lavoro e cartelle con l'opzione di ricerca di testo universale.

Funzionalità avanzate di collaborazione e condivisione

Creately offre una piattaforma online collaborativa e sicura per semplificare la creazione, l'aggiornamento e la condivisione dei documenti di progetto con le parti interessate. Funzionalità di collaborazione come la vera collaborazione multiutente con editing simultaneo, tracciamento del cursore in tempo reale, sincronizzazione offline, commenti contestuali e thread di discussione e chiamate audio e video in-app aiutano a semplificare i flussi di lavoro del team di progetto interfunzionali, indipendentemente dal fatto che i team siano co -localizzato, remoto o ibrido.

Le cartelle e gli spazi di lavoro di Creately sono dotati di più livelli di accesso e ruolo (proprietario, editore, commentatore e visualizzatore) che ti consentono di gestire il modo in cui condividi i documenti di progetto con le parti interessate interne ed esterne.

Nota: imposta lo stato dell'area di lavoro tramite le preferenze dell'area di lavoro e contrassegnala come Bozza, In corso, In revisione, Approvata, Definitiva o Archiviata per indicarne lo stato di revisione.

Semplifica la documentazione del progetto con Creately

Documentare tutti gli aspetti di un progetto aiuterà il successo del tuo progetto in molti modi. Che si tratti di chiarire i termini di un accordo a clienti o fornitori, adempiere ai requisiti legali, mantenere allineato il tuo team o tenere traccia degli aggiornamenti del progetto, la chiave è mantenere una documentazione di progetto adeguata per i processi e le informazioni chiave.

La documentazione del progetto può sembrare noiosa, ma con lo strumento e le tecniche giuste non solo puoi semplificare il processo di documentazione, ma anche garantire che l'output finale sia efficace. Prova Creately oggi per semplificare e migliorare il processo di documentazione del tuo progetto.