Esecuzione del progetto | # 20 Iniziare con la gestione dei progetti

L'esecuzione del progetto è l'implementazione di compiti che portano al raggiungimento dell'obiettivo prefissato. Pertanto, il dominio dell'esecuzione del progetto include più della semplice esecuzione di attività quotidiane. Sta anche creando processi, gestendo le risorse aziendali e lavorando per costruire un ambiente aperto e inclusivo che promuova la collaborazione e l'apprendimento.

Esecuzione del progetto – sommario:

1. introduzione
2. Dominio di esecuzione del progetto
3. Gestione dei processi nell'esecuzione del progetto
4. Retrospettiva, apprendimento e miglioramento
5. Riepilogo

introduzione

Il dominio di esecuzione è una delle otto aree principali in cui si svolgono le attività del progetto. Non è solo una fase successiva alla pianificazione delle attività. Piuttosto, il dominio di esecuzione definisce tutto il lavoro in corso durante il progetto.

Dominio di esecuzione del progetto

L'esecuzione del progetto è principalmente un lungo elenco di attività eseguite da ciascun membro del team di progetto. Questi vengono selezionati da un elenco di compiti preparati dal Project Manager, organizzati per priorità e solitamente pubblicati su una bacheca Kanban.

Tra le attività appartenenti al dominio di esecuzione del progetto, troveremo sia attività cicliche ricorrenti relative, ad esempio, ad aggiornamenti software, sia eventi una tantum, come la progettazione di un logo per un'applicazione.

Il dominio di esecuzione del progetto consiste in attività relative a:

• Svolgere attività quotidiane,
• Sviluppare nuovi compiti,
• Apportare modifiche alle attività già eseguite e pianificate per l'esecuzione,
• Creare processi efficienti,
• Comunicazione con gli stakeholder,
• Gestione di materiali, attrezzature, dati e altre risorse aziendali,
• Preparazione dei documenti necessari per l'attuazione del progetto,
• Osservare i cambiamenti all'interno e all'esterno dell'organizzazione che possono influire sull'implementazione del progetto
• Apprendimento continuo e azioni correttive.

Daremo un'occhiata un po' più da vicino al ruolo svolto dalla gestione dei processi e dall'apprendimento nell'implementazione del progetto e dove i domini del monitoraggio e dell'implementazione del progetto si incontrano più strettamente.

Gestione dei processi nell'esecuzione del progetto

Affinché la gestione dei processi di progetto serva al proprio scopo e non diventi un'inutile burocrazia, devono provenire dalla pratica. Pertanto, il loro sviluppo è solitamente condiviso tra il Project Manager e il team di progetto. In questo approccio, ogni processo interno, chiamato anche processo tecnico o produttivo, è determinato contemporaneamente da due assi:

• La fase di attuazione del compito
• Il flusso di lavoro relativo a un'attività specifica

Fasi di esecuzione del compito

Le fasi di esecuzione di un'attività sono determinate dai cosiddetti cancelli, ovvero i criteri che un'attività deve soddisfare per passare alla fase successiva. Lo stato di una determinata attività può cambiare come segue:

• destinato all'esecuzione , ovvero inserito dal Project Manager nell'elenco delle cose da fare,
• in implementazione – ovvero, selezionato per l'esecuzione da uno dei membri del team di progetto,
• testato : l'attività è stata completata e consegnata a un'altra persona verificando la correttezza e la qualità della sua esecuzione, se le prove falliscono l'attività ritorna alla fase precedente,
• in attesa di pubblicazione : l'attività ha superato i test ed è stata approvata per la pubblicazione, la produzione o il trasferimento al cliente, a seconda del tipo di progetto in corso,
• finito – tutto il lavoro è stato fatto e il risultato è stato approvato come finito.

Il numero di stati viene adattato in base alle esigenze del team di progetto e alle specificità delle attività in corso. A loro volta, la versione minima utilizzata spesso sono le tre prese dalle classiche bacheche Kanban che definiscono il compito come “da completare”, “in corso” e “pronto”.

Flusso di lavoro

Il flusso di lavoro riguarda i passaggi necessari per un'attività e chi la sta completando in un dato momento. Pertanto, definisce la responsabilità per il completamento dell'attività. Il flusso di lavoro indica anche quale azione deve essere intrapresa affinché l'attività passi alla fase successiva dell'esecuzione.

Consideriamo come potrebbe essere il flusso di lavoro di un'attività: "pubblica un post su LinkedIn sul completamento del progetto". È cambiare il suo stato da "in corso" a "completato". Il suo flusso di lavoro potrebbe essere il seguente:

• Scelta dell'argomento del post e del contenuto della pubblicazione – il responsabile è uno specialista in social media marketing, che delega il compito al copywriter e al grafico,
• Preparazione del testo – l'attività è svolta da un libero professionista specializzato nella scrittura di testi,
• Sviluppo della grafica : un grafico prepara le immagini seguendo il marchio dell'azienda,
• Controllo di qualità : valutazione da parte di uno specialista di marketing e possibili correzioni o approvazione per la pubblicazione,
• Pubblicazione – la decisione sull'orario dell'affissione spetta a chi gestisce il palinsesto.

Ottimizzazione dei processi

Un'altra parte importante della gestione dei processi nell'esecuzione dei progetti è l'ottimizzazione dei processi. Implica il monitoraggio e la riorganizzazione del processo se non funziona correttamente. Si concentra principalmente sull'eliminazione dei colli di bottiglia , ovvero i momenti in cui una persona è responsabile di più attività di quelle che può completare, mentre gli altri membri del team aspettano pigramente finché non finisce. I colli di bottiglia possono anche essere correlati alle prestazioni delle macchine o ai tempi di esecuzione o consegna dei componenti da parte di un fornitore esterno.

Retrospettiva, apprendimento e miglioramento

Valorizzare l'apprendimento e creare un ambiente inclusivo che supporti la comunicazione e l'assistenza reciproca porta a grandi risultati nella gestione dei progetti. Pertanto, durante gli incontri con il team, vale la pena prestare particolare attenzione a:

• migliori compiti completati e celebrando i successi,
• mancato completamento delle attività senza incolpare i membri del team,
• riflettere su come lavorare e cooperare come una squadra.

Migliorare insieme e imparare dai propri successi e fallimenti è il modo migliore per sviluppare le migliori pratiche nel completamento delle attività. D'altra parte, riflettere sul modo di lavorare, sulla motivazione, sugli strumenti utilizzati e persino sulla divisione dei ruoli nel team porta a un miglioramento dell'efficacia complessiva del team. Ecco perché è così importante avere incontri regolari dedicati non solo ai riassunti del lavoro svolto ma anche alle retrospettive.

Questo perché alcune delle conoscenze acquisite possono essere utilizzate immediatamente. In questo modo, il team accelera il completamento delle attività e approfondisce la cooperazione . I membri del team di progetto apprendono gli uni dagli altri metodi sempre migliori per completare i compiti e migliorare la cooperazione.

Riepilogo

Il dominio di esecuzione del progetto richiede al Project Manager di progettare processi, supervisionare i processi in corso, osservarli simultaneamente e migliorarli gradualmente. Il dominio di esecuzione comprende anche tutte le attività svolte dal team di progetto che portano progressivamente alla realizzazione dell'obiettivo del progetto.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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Iniziare con la gestione del progetto:

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