Aspettative di progetto e come soddisfarle

Il compito di realizzare un progetto comporta una pesante responsabilità. Che tu lavori come Project Manager o come libero professionista, devi soddisfare diverse aspettative di progetto definite e elevate. In molte occasioni, a causa della mancanza di una comunicazione adeguata, tali requisiti vengono fraintesi e interpretati erroneamente. La squadra perde il morale poiché il tempo viene utilizzato per rendere il progetto meno caotico invece di andare avanti. Come fare in modo che un progetto soddisfi tutte le aspettative? Nell'articolo di oggi, vorremmo fornirti alcune indicazioni che, una volta messe in pratica, garantiranno che il tuo progetto venga eseguito in modo impeccabile e con facilità.

Aspettative del progetto – sommario:

1. Aspettative del progetto: perché spesso portano alla delusione
2. I 5 elementi della gestione delle aspettative di progetto:
3. Per il futuro

Aspettative del progetto: perché spesso portano alla delusione

Probabilmente ti è capitato che il tuo cliente non fosse soddisfatto del risultato del tuo lavoro. Continuavi a chiederti perché le tue visioni non corrispondevano e fino a che punto ciò rendeva l'intera agenda poco chiara. Quando finalmente capisci, è troppo tardi, a volte anche peggio - l'intero progetto è terminato, ma ti stai scervellando - cosa è andato storto? La risposta, in questo caso, è quasi sempre comunicazione e corretta espressione delle aspettative di entrambe le parti . Fortunatamente, c'è un modo per prevenire tali disastri.

Le aspettative non sono altro che forti convinzioni che qualcosa che abbiamo in mente abbia un aspetto, una forma, un tessuto definiti, ecc. e che le cose accadranno nel modo in cui immaginiamo. Queste questioni sono spesso difficili da definire bene, il che può essere problematico soprattutto dal punto di vista aziendale. Inoltre offusca sia gli obiettivi del progetto che i modi per misurarne il successo.

Inoltre, il problema potrebbe essere la mancanza di priorità e tempi definiti per un determinato compito o di concentrare troppa attenzione sulle fasi sbagliate. Alla fine, ciò che ci resta è tempo perso, morale basso e ridotta efficienza lavorativa. Tale caos organizzativo provoca una mancanza di coinvolgimento all'interno del team, ma soprattutto, una grave perdita di fiducia tra il cliente e il team di persone che lavorano su un determinato progetto, compreso te.

I 5 elementi della gestione delle aspettative di progetto:

Come puoi vedere, una corretta gestione delle aspettative può aiutarti a evitare molti problemi inutili e guidare durante l'intero processo di realizzazione del progetto dall'inizio alla fine come previsto dal cliente. Ci sono 5 elementi di base della gestione delle aspettative di progetto:

1. Pianificazione del progetto

Capita spesso che le parti interessate a un progetto abbiano una certa visione già pronta ancor prima di creare il progetto per una determinata impresa. Per questo motivo è bene coinvolgere il cliente già nella fase iniziale , ovvero la progettazione. Insieme al cliente e ai colleghi determinano l' ambito delle attività, le priorità e gli obiettivi, identificano le relazioni tra i compiti . Se qualcosa non è chiaro, non esitare a chiedere. Inoltre, non dimenticare di formulare un piano di valutazione del rischio per avere una via d'uscita in caso di circostanze impreviste.

Le aspettative di entrambe le parti potrebbero non corrispondere sempre: questo metodo chiarirà tutti i presupposti per un determinato progetto e coinvolgerà maggiormente l'intero team.

2. Attuazione del progetto

La pianificazione del progetto è importante ma non cruciale quanto la sua esecuzione. Per fare ciò, è necessario tenere riunioni con il cliente e il team per determinare come eseguire e monitorare lo sviluppo della propria attività.

Quando incontri il tuo team, assicurati che tutti comprendano il loro ruolo e sappiano cosa dovrebbero fare. Stabilisci i ruoli, i compiti, il tempo da dedicare a loro, un piano di comunicazione e un modo per tenere conto delle pietre miliari. È meglio se includi subito anche i KPI , così come le prossime riunioni programmate quando farai un aggiornamento.

La comunicazione è fondamentale in questa fase: prenditene cura, ad esempio introducendo una piattaforma adeguata per la comunicazione. Firmbee è uno di questi tipi di strumenti che, oltre alla possibilità di comunicare con i colleghi, ha molte altre funzioni utili nella gestione del progetto e nel lavoro. È una delle poche piattaforme di project management grazie alla quale non è necessario integrare più programmi e la cosiddetta fatica tecnica smette di infastidirci.


3. Comunicazione

Come puoi vedere, la parte del leone di un flusso di lavoro efficace, e quindi all'altezza delle aspettative, riguarda la capacità di comunicare in modo chiaro . Questo dovrebbe essere tenuto presente durante tutte le fasi del progetto per evitare inutili malintesi e, di conseguenza, perdita di tempo e motivazione.

Soprattutto, usa un linguaggio semplice e chiaro , comprensibile a tutti. Non dovrebbero esserci ambiguità o dubbi. Inoltre, è meglio riassumere tutte le riunioni con un rapido feedback .

Puoi anche creare un piano di comunicazione che includa:

• la modalità di comunicazione (e-mail, messaggi, strumenti di comunicazione),
• frequenza di comunicazione,
• una determinata persona responsabile di un compito specifico,
• valutazione dei rischi e potenziali problemi di comunicazione.

Garantirà che le persone coinvolte sappiano cosa aspettarsi e che anche gli scenari peggiori siano un ripensamento piuttosto che una spiacevole sorpresa. Nascondere le cattive notizie non aiuta e può comportare una perdita di fiducia e coinvolgimento del team.

4. Promessa insufficiente e consegna eccessiva

Letteralmente, sottopromessa denota sminuire le proprie promesse all'inizio di un'impresa e, al contrario, consegnare in eccesso significa superare le aspettative sulla sua consegna .

Non è difficile lasciarsi trasportare dall'entusiasmo e promettere qualcosa all'inizio del processo di pianificazione che, nel tempo e dopo che l'entusiasmo si sarà raffreddato, potrebbe rivelarsi difficile o addirittura impossibile da realizzare. Visto che il dado è tratto e non puoi riprenderlo, cosa succede allora? Probabilmente un po' di stress in arrivo. Il trucco è non lasciare che questa situazione accada in primo luogo. Come?

Dovremmo proporre un po' meno di quanto possiamo offrire . In questo modo il cliente si sente soddisfatto al termine del progetto e siamo riusciti a superare le sue aspettative. In caso di circostanze problematiche impreviste che strappano alcuni frammenti dal progetto, il cliente è comunque contento perché si spera che siamo riusciti a mantenere la nostra parola. Tuttavia, per mantenere la calma durante l'intero processo, dobbiamo fissare meticolosamente gli obiettivi e le pietre miliari nel modo più realistico possibile per calibrare la nostra strategia continua.

5. Aspettative personali

Le persone non possono leggere nel pensiero . Non indovineranno cosa intendiamo, assumiamo o prevediamo se non esprimiamo le cose in modo chiaro ed esplicito. È così che raggiungiamo l'ultimo ma non il meno significativo elemento, esprimendo le nostre aspettative. La trasparenza e la chiarezza delle nostre intenzioni, azioni e aspettative consentono ai nostri colleghi e potenziali clienti di comprendere e immaginare la prospettiva completa del progetto che intraprendiamo.

Per il futuro

Le aspettative sono parte integrante della nostra vita , compreso il suo aspetto professionale. La loro gestione proattiva può semplificare il flusso di lavoro e portare a un team più coinvolto, clienti soddisfatti e, in definitiva, al successo personale! Tienilo a mente quando lavori ai tuoi progetti e prova a mettere in pratica questi pochi principi: vedrai la differenza in pochissimo tempo.

Leggi: Quali nuove capacità di gestione dei progetti dovresti possedere nel 2021 e nel 2022.

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Autore: Caroline Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto pressione la rendono la persona migliore per trasformare in realtà progetti complicati.

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