Fallimento del progetto. 5 motivi per cui i progetti falliscono | # 23 Iniziare con la gestione dei progetti

Secondo il rapporto 2021 del Project Management Institute, la percentuale di progetti falliti diminuisce di anno in anno. Nel 2019 era il 15% dei progetti. Nel 2020 – 13% e nel 2021 solo il 12%. A cosa devono le imprese il graduale ma marcato calo della percentuale di fallimenti progettuali? E cosa fare per essere tra i team di progetto che festeggiano il successo?

Fallimento del progetto – sommario:

1. Fallimento del progetto. introduzione
2. 5x Perché?
3. 5 ragioni per il fallimento del progetto
4. Riepilogo

Perché i progetti falliscono? introduzione

Possiamo menzionare infinite ragioni per i fallimenti del progetto. Lo sponsor si è ritirato? I materiali non hanno soddisfatto le aspettative durante i test presso il sito del cliente? Si è scoperto che il budget era troppo piccolo e il team è andato in pezzi? Ciascuno di questi motivi merita di essere studiato in quanto riflette l'approccio ai fallimenti che consente di prevenirli. Quindi, come scoprire il problema di fondo?

5x Perché?

Per non essere guidato dalle emozioni e per scoprire la causa principale del fallimento del progetto, cerca metodi collaudati. La tecnica delle cinque domande è l'ideale per questo. È stato sviluppato da Taiichi Ohno per la società Toyota. Tuttavia, è diventato popolare grazie alla sua elevata efficacia. Oggi è utilizzato, tra gli altri, nella gestione dei progetti basata su metodi Lean e Six Sigma.

5 x Perché? funzionerà fintanto che saremo disposti a dare loro risposte oneste ed esaurienti. In questo modo, potrebbe essere possibile arrivare alla fonte del problema. A sua volta, questo aiuterà a prevenire il ripetersi di errori simili.

Se il motivo del fallimento del progetto è, ad esempio, le dimissioni dello sponsor, la seguente domanda richiede una risposta:

Perché gli sponsor si sono dimessi?

Le risposte successive alle domande potrebbero essere simili a queste:

1. Perché? – Perché hanno perso interesse per il progetto.
2. Perché? – Perché non conoscevano lo stato attuale del progetto.
3. Perché? – Perché erano troppo raramente informati sullo stato di avanzamento del suo lavoro.
4. Perché? – Perché durante la pianificazione della comunicazione, la frequenza delle riunioni e le scadenze dei rapporti non sono state determinate
5. Perché? – Perché il Project Manager non è riuscito a garantire trasparenza e comunicazione nel progetto.

Esamineremo quindi le ragioni dei fallimenti del progetto che rispondono al quinto "Perché?" domanda, cioè problemi di origine . Vale la pena prestare molta attenzione ai potenziali problemi alla radice quando si pianifica una nuova impresa.

5 ragioni per il fallimento del progetto

I problemi più difficili da risolvere che possono causare il fallimento del progetto sono relativi ai domini:

• stakeholder – capita che già in fase di progettazione ci siano insinuazioni che non vengono realizzate dagli stakeholder che concordano sui dettagli della realizzazione del progetto,
• team : sia il compito di creare un team che di gestirne efficacemente il lavoro può essere impegnativo,
• il lato tecnico del progetto – sia la disponibilità di risorse che le competenze delle persone impiegate nel progetto,
• ambiente aziendale : il monitoraggio e la risposta agli eventi esterni è particolarmente importante quando si verificano rapidi cambiamenti, che a loro volta richiedono un elevato grado di flessibilità e una risposta rapida, ovvero una gestione efficiente del cambiamento.

Discuteremo di seguito i motivi dei fallimenti del progetto nelle seguenti aree:

Errori di comunicazione

I problemi di trasparenza e comunicazione riguardano principalmente i contatti con le parti interessate. Gli accordi dovrebbero essere inclusi nel piano di progetto per evitare malintesi che possono portare al fallimento dell'intero progetto.

Vale la pena applicare gli stessi principi anche quando si pianifica il flusso di informazioni all'interno del team. Qui sarà molto importante non solo rendere trasparente e comprensibile l'elenco dei compiti, ma anche comunicare e ricordare gli obiettivi perseguiti dal team.

Scopo del progetto poco chiaro

Definire l'ambito di un progetto e prevenirne le modifiche durante l'implementazione è uno dei compiti principali di un Project Manager. Lui o lei deve comprendere a fondo le aspettative del cliente e, se vengono apportate modifiche, tenere il cliente informato del loro impatto sull'ambito del progetto.

Poiché il progetto è un'impresa una tantum, limitata da un tempo e un budget specifici, un ambito vago può facilmente diventare una causa di fallimento. Ad esempio, ci impegniamo a creare un prototipo di bicicletta elettrica da $ 10000 in un mese. Tuttavia, siamo d'accordo con le mutevoli aspettative del cliente. Pertanto, nel corso dell'implementazione, scopriamo che con gli stessi tempi e budget, e con lo stesso team, dovremmo creare un prototipo di motocicletta a idrogeno.

Le modifiche dell'ambito nel software o nei progetti di eventi a volte sono meno illustrative rispetto al nostro esempio. Ma un cambiamento nei requisiti e nei risultati attesi, minuscolo dal punto di vista del cliente, può far finire nel cestino le attività completate, mentre le attività pianificate del team richiedono nuove risorse.

Problemi di risorse

Problemi con materie prime o componenti necessari per compiti tecnici possono effettivamente bloccare il progetto. Pertanto, il Project Manager deve orientarsi all'ambiente aziendale e consultarsi con i membri del team , anche sulle risorse necessarie per il progetto. Le consegne intempestive e la mancanza di disponibilità possono portare il progetto a un punto morto.

Un grosso problema è posto anche da soluzioni di bassa qualità che, invece di facilitare il progetto, lo rendono più difficile. Ciò può valere per il software di gestione del progetto, nonché per soluzioni specializzate specifiche per il progetto: prodotti semilavorati, materiali visivi o disponibilità di trasporto.

Un problema separato relativo alla gestione delle risorse è il tempo richiesto dal cliente per completare le attività. Un motivo comune per la mancanza di realismo nella valutazione delle scadenze è la pressione del cliente o la mancanza di esperienza dell'azienda in progetti simili. Ci sono anche progetti la cui area di esecuzione non consente date di completamento specifiche. Questi includono progetti in cui vengono sviluppate soluzioni di deep learning. Raggiungere la presunta accuratezza del modello potrebbe non solo essere impossibile da raggiungere entro il periodo di tempo specificato, ma in generale irraggiungibile a causa del difficile accesso ai dati o della potenza di calcolo necessaria.

Difficoltà nella cooperazione

Un'altra difficoltà che può causare un fiasco del progetto sono le difficoltà di cooperazione all'interno del team. Possono essere causati da problemi interpersonali, tuttavia, la causa più comune è una divisione mal concepita delle responsabilità, quando una persona è oberata di lavoro e gli altri aspettano che completi i propri compiti.

Quando si forma un nuovo team, possono verificarsi anche problemi imprevisti nella ricerca e nell'assunzione di specialisti, nonché difficoltà nella gestione di un team remoto o ibrido.

Mancanza di flessibilità

La mancanza di flessibilità e l'incapacità di adattarsi al mutevole contesto aziendale è una causa frequente di fallimenti di progetti a lungo termine. Ambienti in evoluzione, requisiti normativi e dinamiche competitive possono lasciare un project manager incapace di tenere il passo con i cambiamenti. Oppure, come accade ancora più spesso, non riesce a convincere i principali stakeholder della necessità di rispondere dinamicamente al cambiamento. Pertanto, quando il progetto è completato, potrebbe risultare che il risultato è già obsoleto o non soddisfa i requisiti dell'ambiente.

Riepilogo

I fallimenti dei progetti sono talvolta associati a eventi imprevedibili, quindi la percentuale di progetti falliti non sarà mai zero. Tuttavia, esistono strumenti per anticipare i rischi e piani di emergenza per affrontarli. Anche in fase di progettazione è fondamentale prestare molta attenzione alla trasparenza e alla comunicazione con le parti interessate. È anche importante definire rigorosamente l'ambito del progetto e concordare le aspettative del cliente e le capacità tecniche dell'appaltatore.

Se ti piacciono i nostri contenuti, unisciti alla nostra community di api indaffarate su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

Visualizza tutti i post

Iniziare con la gestione del progetto:

1. Cos'è un progetto?
2. Cos'è la gestione del progetto?
3. Come gestire i progetti?
4. Metodi di gestione del progetto
5. Tipi di progetti
6. 4 esempi di progetti
7. Priorità dei progetti
8. Aree di attività del progetto
9. Definizione di successo nella gestione dei progetti
10. Perché utilizzare un software di gestione dei progetti?
11. Come scegliere il miglior software di gestione dei progetti?
12. Panoramica del software di gestione dei progetti
13. Ciclo di vita del progetto
14. A cosa serve la visione del progetto?
15. Obiettivo del progetto. Cos'è e come definirlo bene?
16. Fase di avvio del progetto: a cosa prestare attenzione?
17. Il dominio della pianificazione nella gestione dei progetti
18. Che cos'è un programma di progetto e a cosa serve?
19. Come utilizzare le pietre miliari in un progetto?
20. Esecuzione del progetto
21. Come preparare un piano di emergenza per un progetto di successo?
22. Importanza della chiusura del progetto
23. Fallimento del progetto. 5 motivi per cui i progetti falliscono
24. 4P del management: progetto, prodotto, programma e portfolio
25. Compiti e responsabilità più importanti del Project Manager
26. Competenze di project manager più utili
27. Come diventare un project manager?
28. 5 libri che ogni project manager dovrebbe leggere
29. Come creare un team di progetto?
30. Struttura di suddivisione del lavoro: come delegare il lavoro in un progetto?
31. Come guidare una squadra durante il lavoro ibrido?
32. Sfide che i project manager devono affrontare quando lavorano con un team
33. Tipi di riunioni di progetto
34. Monitoraggio del progetto. Quali parametri osservare?
35. Come scrivere un avvincente
36. Come definire l'ambito di un progetto ed evitare lo scorrimento dell'ambito?
37. Studio di fattibilità: possiamo realizzare questo progetto?
38. Analisi del rischio nei progetti e strumenti per facilitarla
39. Come creare un project charter?
40. Che cos'è un registro delle parti interessate?
41. Diagramma di Gantt nella pianificazione della gestione dei progetti
42. Come creare un budget di progetto?
43. Gestione del tempo nel progetto
44. Come creare un registro dei rischi di progetto?
45. Strategie di gestione del rischio di progetto
46. Marketing del progetto
47. Fonti e aree di cambiamento nel progetto
48. Modelli di cambiamento della gestione del progetto
49. Cosa c'è dopo Agile? Metodi nella gestione dei progetti