Obiettivo del progetto. Cos'è e come definirlo bene? | # 15 Iniziare con la gestione dei progetti

L'obiettivo del progetto, o ciò che vogliamo ottenere eseguendo il progetto, deve essere chiaro a tutti i soggetti coinvolti. Per il team, il Project Manager, i clienti, i beneficiari e la direzione dell'organizzazione. È la base per il coordinamento delle attività, la definizione degli obiettivi individuali e l'assegnazione dei compiti. È dalla distanza del suo raggiungimento che si misura lo stato del progetto. Quindi come definire bene l'obiettivo del progetto?

Obiettivo del progetto – sommario:

1. introduzione
2. Qual è l'obiettivo del progetto?
3. Gli errori più comuni nella formulazione dell'obiettivo del progetto
4. Come definire l'obiettivo del progetto?
5. Riepilogo

introduzione

L'obiettivo del progetto include molti obiettivi minori e pietre miliari . Li scavalca tutti nel rispondere alla domanda "Cosa facciamo?". Quindi cosa dovrebbe essere incluso in una formulazione appropriata di un obiettivo del progetto per supportare al meglio un avvio regolare dell'implementazione?

Qual è l'obiettivo del progetto?

Nella settima edizione del PMBOK, l'obiettivo del progetto è definito come:

“Qualcosa verso cui le azioni sono dirette una posizione strategica, un obiettivo da raggiungere, un risultato da elaborare, un prodotto realizzato o un servizio fornito.”

Pertanto, l'obiettivo del progetto non deve essere materiale. Sebbene il risultato di molti progetti includa la produzione di un articolo, contenuto o software, può anche includere un servizio o un cambiamento nel cliente o nell'organizzazione stessa. Un obiettivo del progetto è, ad esempio:

• Implementazione del processo presso il cliente A entro la fine di dicembre di quest'anno
• Azzerare le emissioni di gas serra entro il 2025
• Lancio del prodotto B sul mercato europeo entro fine gennaio 2023
• Organizzazione di un evento C per 1.000 persone il prossimo maggio
• Ottimizza le spese e riduci i costi del 30% nel reparto D della società E
• Ridurre il numero di reclami del 10% nel prossimo trimestre.

L' obiettivo perseguito è quindi strettamente correlato alla visione progettuale , che indica il motivo per perseguire l'obiettivo rispondendo alle domande “perché?” e "per cosa?".

Gli errori più comuni nella formulazione dell'obiettivo del progetto

Uno degli errori più comuni che sorgono quando si formula l'obiettivo di un progetto è presumere che tutti i soggetti coinvolti “sappiano cosa fare” . Di conseguenza, non è necessario formulare un obiettivo del progetto o creare documenti correlati. Sfortunatamente, anche se questo è vero nella prima settimana di implementazione del progetto, l'obiettivo diventa rapidamente sfocato e l'ambito del progetto si espande e cambia. Pertanto, l'attuazione spontanea del progetto raramente produce i risultati attesi.

Per questo motivo, il raggiungimento di un obiettivo di progetto imprenditoriale è solitamente determinato, oltre che dai documenti di progetto, anche dai KPI, Key Performance Indicators. Questi di solito riguardano la realizzazione del budget del progetto, la qualità dell'esecuzione e il tempo impiegato per completare il progetto. È con questi che sono correlati gli errori che più spesso si verificano nella formulazione dell'obiettivo del progetto. Questo perché riguardano il fatto che il risultato previsto non è misurabile in nessuno degli aspetti chiave. Non è specificato in esso, ad esempio:

• Quanto tempo dovrebbe durare il progetto?
• Quali caratteristiche deve avere il prodotto affinché il progetto possa considerarsi completo?
• Qual è il limite invalicabile del budget stanziato per la sua attuazione?

Per evitare che si verifichino tali problemi, vale la pena utilizzare tecniche collaudate per definire correttamente lo scopo del progetto.

Leggi anche: Tipologie di progetti

Come definire l'obiettivo del progetto?

Una delle tecniche più comunemente applicate per formulare un obiettivo di progetto è SMART , che sta per:

• S-Specific (Specific) – l'obiettivo dovrebbe essere il più specifico possibile, ma deve coprire tutte le sfere di attività incluse nel progetto
• M-misurabile: il budget, i tempi di implementazione, il numero di persone coinvolte e la capacità di stabilire misure oggettive per determinare se il progetto è stato completato sono le chiavi per un obiettivo di progetto ben definito
• A-Achievable (Achievable) – a causa di circostanze imprevedibili, può sempre accadere che l'obiettivo non possa essere raggiunto, ma al momento di fissarlo dovrebbe essere percepito come realizzabile da tutte le parti interessate e dal team di progetto
• R-realistico (rilevante): un obiettivo di progetto è realistico se è realizzabile con le risorse a disposizione dell'organizzazione, piuttosto che richiedere, ad esempio, un centinaio di specialisti difficili da trovare e assumere
• T- Time-bound - il progetto dovrebbe avere una durata chiaramente definita e il raggiungimento del risultato previsto.

Per vedere se l'obiettivo del tuo progetto soddisfa i requisiti SMART , prova a rispondere alle seguenti domande:

• Cosa accadrà una volta raggiunto l'obiettivo?
• Questo obiettivo ti ispira e ti motiva?
• In base alle tue conoscenze ed esperienze, questo obiettivo è realizzabile?
• I progressi verso questo obiettivo possono essere monitorati e come?
• Quando apparirà il risultato atteso?

Riepilogo

Un obiettivo di progetto è una risposta articolata e specifica alla domanda “Cosa stiamo facendo?”. Sebbene i risultati varieranno notevolmente a seconda del tipo di progetto in fase di attuazione, ciascun obiettivo dovrebbe soddisfare i criteri SMART sopra descritti. Con un framework di implementazione, è possibile pianificare e anche determinare se il progetto viene eseguito come pianificato.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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Iniziare con la gestione del progetto:

1. Cos'è un progetto?
2. Cos'è la gestione del progetto?
3. Come gestire i progetti?
4. Metodi di gestione del progetto
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6. 4 esempi di progetti
7. Priorità dei progetti
8. Aree di attività del progetto
9. Definizione di successo nella gestione dei progetti
10. Perché utilizzare un software di gestione dei progetti?
11. Come scegliere il miglior software di gestione dei progetti?
12. Panoramica del software di gestione dei progetti
13. Ciclo di vita del progetto
14. A cosa serve la visione del progetto?
15. Obiettivo del progetto. Cos'è e come definirlo bene?
16. Fase di avvio del progetto: a cosa prestare attenzione?
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