Fase di avvio del progetto: a cosa prestare attenzione? | # 16 Iniziare con la gestione dei progetti

La fase di avvio del progetto inizia con un'idea per un'impresa. Si conclude, tuttavia, con una decisione vincolante per l'avvio del progetto. Prima che arrivi il momento di pianificare il budget, selezionare il metodo di attuazione e la composizione del team, il Project Manager prepara uno schema della visione e dell'obiettivo del progetto. Quindi cosa richiede un'attenzione speciale durante la fase di iniziazione?

Fase di avvio del progetto – sommario:

1. introduzione
2. Documenti e stakeholder
3. Determinare come gestire il nuovo progetto
4. Dall'iniziazione alla progettazione
5. Riepilogo

introduzione

La fase di avvio del progetto avviene una sola volta, indipendentemente dal metodo di attuazione. Il suo scopo è definire di cosa tratta il progetto. È anche il momento migliore per abbandonare un progetto se ci sono seri dubbi sulla sua possibilità di completamento. In questa fase iniziale, l'organizzazione non dovrà sostenere grandi costi, mentre è relativamente facile per il Project Manager separarsi da un progetto ancora abbozzato. Tuttavia, se un nuovo progetto sembra promettente, a cosa vale la pena prestare attenzione durante la sua fase di avvio?

Documenti e stakeholder

Dopo i primi accordi, è il momento di fare uno studio di fattibilità e un project charter . Il primo documento determinerà le possibilità di successo della nostra impresa. Mentre nel secondo il Project Manager scriverà un quadro abbozzato per l'impresa. Sebbene ancora privi di dettagli, sono questi due documenti che serviranno a convincere le parti interessate che vale la pena portare avanti il ​​nuovo progetto.

Ma chi ha bisogno di essere convinto? Ciò è determinato anche dalla fase di avvio del progetto, in cui viene redatto il registro degli stakeholder . Si tratta di un elenco di persone direttamente collegate al progetto , ad esempio rappresentanti del cliente, del consiglio di amministrazione dell'organizzazione o di potenziali appaltatori, tra gli altri. Tuttavia, le parti interessate possono includere persone che saranno influenzate indirettamente dall'implementazione del nostro progetto. Questi potrebbero essere, ad esempio, i residenti della strada in cui eseguiremo il lavoro o i dipendenti del servizio clienti in cui implementeremo l'automazione. Non saranno coinvolti nel progetto, ma le nostre azioni cambieranno il loro ambiente di vita o di lavoro.

Determinare come gestire il nuovo progetto

Ma chi è coinvolto nella preparazione dei piani per la nuova impresa? Il Project Manager ne è il principale responsabile . Stabilisce un contatto con le persone che sovrintenderanno all'esecuzione del progetto e stabilisce con loro, tra l'altro, questioni quali:

• responsabilità
• modalità di comunicazione: formale, come la segnalazione, e informale, come porre domande su questioni in corso nella pianificazione e attuazione del progetto
• intervalli di tolleranza, ad esempio per il budget e il tempo di consegna di un progetto pianificato o per i rischi assunti.

Se più persone nel consiglio saranno coinvolte nel progetto, a volte si tiene a questo scopo una riunione chiamata riunione di iniziazione . Di solito avviene quando il Project Manager ha già finito di lavorare sulle prime versioni dei documenti di cui abbiamo scritto sopra:

• studio di fattibilità
• carta del progetto
• registro delle parti interessate e talvolta una versione preliminare del
• registro dei fattori di rischio.

Dall'iniziazione alla progettazione

Il modo più semplice per indicare la differenza tra l'avvio del progetto e la pianificazione è porre le domande chiave a cui è necessario rispondere in entrambe le fasi. Il loro confronto è mostrato nella tabella seguente:

La pianificazione è più dettagliata : tende a rispondere a domande su come fare qualcosa, nonché a fatti relativi ai tempi di attuazione e al budget. L'iniziazione, d'altra parte, si concentra su domande sullo scopo e sul significato generali, nonché sulla fattibilità del progetto nel suo insieme.

Sebbene la pianificazione avvenga spesso contemporaneamente all'interno della fase di avvio e prima che il progetto sia formalmente avviato , queste due aree del progetto hanno una portata diversa. La fase di pianificazione può ripetersi molte volte durante il progetto. Questo perché riguarda come e in quale ordine si svolgono compiti specifici e vengono implementati gli obiettivi che portano al raggiungimento dell'obiettivo del progetto. La fase di avvio, invece, si concentra sulla definizione dell'obiettivo del progetto e sulla valutazione se la sua attuazione sia possibile e sensata. In tal caso, parte di quella fase include anche il convincere le principali parti interessate.

Riepilogo

Nella fase di avvio del progetto, poni ripetutamente la domanda fondamentale: ha senso implementare questo progetto? Dopotutto, una volta data, la risposta finale completerà e bloccherà, per così dire, lo stadio dell'iniziazione. Ciò determinerà la direzione e la portata del lavoro del team di progetto per l'intera durata delle attività pianificate.

Per fare la scelta giusta, vale la pena dedicare energie alla preparazione diligente dei documenti e stabilire un modo chiaro per gestire il nuovo progetto. Questi investimenti ripagheranno sicuramente nelle prossime fasi della sua implementazione.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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