10 più grandi sfide di gestione dei progetti e come evitarle

Se il progetto è una nave, il project management è la sua vela. La gestione del progetto è ciò che fornisce una direttiva a un particolare progetto in modo che possa essere orientato verso il successo. Tuttavia, durante l'esecuzione di un progetto si potrebbero incontrare sfide di gestione del progetto senza precedenti.

Creately, insieme al team di Proofhub e al suo Chief Marketing Officer Vartika Kashyap, ha ospitato una chat su Twitter, con l'intenzione di far luce sulle 10 maggiori sfide di project management e su come evitarle.

Di seguito è riportato un elenco curato delle sfide e delle risposte dei partecipanti, sull'affrontarle.

Sfide

1. Smantellare i silos e costruire un ambiente che incoraggi la collaborazione e la comunicazione progettuali efficaci ed efficienti
2. Il contributo di una corretta pianificazione al successo del progetto
3. Gestire le sfide di gestione del progetto che sorgono quando il team di progetto non ha le competenze necessarie per affrontare il problema in questione
4. Importanza di un piano di emergenza nella gestione dei progetti
5. Creare un ambiente di responsabilità in cui il team si assuma la responsabilità delle proprie azioni e adempia debitamente i ruoli assegnati
6. Migliorare il coinvolgimento degli stakeholder e garantire che tutti siano d'accordo
7. Stabilire obiettivi chiari e criteri di successo per garantire il successo del progetto
8. L'importanza di ottenere il giusto software di gestione dei progetti
9. Migliorare la collaborazione del team di progetto e creare fiducia
10. Assegnazione di risorse a un progetto

Come smantellare i silos e costruire un ambiente che incoraggi una collaborazione e comunicazione progettuale efficace ed efficiente?

Un team di progetto non può funzionare in silos. La corretta esecuzione di un progetto dipende dall'efficacia con cui ciascun membro del team collabora l'uno con l'altro nell'adempimento dei compiti. A tal fine, il team di Proofhub ha sottolineato l'importanza di condurre tutte le comunicazioni relative al progetto tramite un portale comune accessibile a tutti i membri del team.

“Porta tutti sullo stesso portale di comunicazione e lascia che tutte le squadre nucleari partecipino senza restrizioni creative. Ognuno insegna a uno!"

Proofhub

Complimentando la dichiarazione di Proofhub, anche il CMO Vartika Kashyap ha affermato che l'utilizzo di strumenti di comunicazione e la creazione di team interfunzionali può garantire una collaborazione progettuale efficace ed efficiente.

“Costruisci team interfunzionali. Uso strumenti di comunicazione. Consentire una cultura più aperta e trasparente”.

Vartika Kashyap

E il lavoro a distanza? La pandemia ha spinto a un rapido aumento dei modelli di lavoro a distanza a causa di blocchi e restrizioni di viaggio. Creatamente indirizzato una domanda a Kashyap sui passaggi aggiuntivi che un'azienda dovrebbe intraprendere per sbarazzarsi dei silos in un ambiente di lavoro remoto.

In risposta, Kashyap ha sottolineato l'importanza di una cultura del lavoro trasparente.

“Fai della trasparenza la nuova cultura. Tratta la comunicazione come una strada a doppio senso. Combatti i pozzi di produttività/coinvolgimento con iniziative culturali virtuali”.

Vartika Kashyap

Uno studio afferma che circa il 39% dei progetti fallisce a causa di carenze nella pianificazione dei progetti. In che modo la pianificazione contribuisce al successo del progetto?

L'ex presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower una volta ha affermato che “I piani non sono niente; la pianificazione è tutto”. Un piano è fondamentale quando si realizza un progetto.

Proofhub ha sottolineato l'importanza di avere un piano di progetto adeguato.

“La pianificazione del progetto è simile alla bussola e al timone di un veliero. Potresti ancora raggiungere la tua destinazione senza di loro, ci vorranno solo 100 anni in più.

Proofhub

Il partecipante Nandini Sehedev ha sottolineato i numerosi vantaggi di avere un piano di progetto.

“La pianificazione del progetto è fondamentale per prevenire o ridurre al minimo gli eventi di rischio e le percentuali di fallimento. La pianificazione del progetto aiuta a guidare gli sponsor, i team, le parti interessate; e il project manager naviga attraverso le fasi difficili del progetto".

Nandini Sehdev

Come gestire le sfide di gestione del progetto che sorgono quando il team di progetto non ha le competenze necessarie per affrontare il problema in questione?

Potresti dover affrontare sfide o problemi senza precedenti quando lavori a un progetto. In tali circostanze, potresti essere in grado di risolverli senza un notevole impatto sull'avanzamento del progetto, se sei armato delle competenze necessarie per affrontarli. Immagina uno scenario in cui non sai come risolvere un problema? Qual è la strada da seguire allora?

Proofhub ha sottolineato che una collaborazione di gruppo per visualizzare il problema in questione si tradurrebbe in una prospettiva diversa e in probabili risoluzioni.

“Riunisci il team, fallo parlare, ascoltalo e aiutalo a visualizzare cosa c'è che non va. La maggior parte delle squadre è in grado di risolvere i problemi, ma è lenta a raggiungerli. Se diventi la loro luce guida, troveranno la fine del tunnel".

Proofhub

Gli spazi di lavoro visivi come Creately possono essere efficaci per ripercorrere i tuoi passi e rivalutare i processi. Ad esempio, puoi utilizzare un diagramma di causa ed effetto per capire le cause alla radice del problema e utilizzare le mappe mentali per trovare soluzioni.

Come colmare i divari di competenze? Comunicare apertamente e creare un ambiente in cui i membri del team possono partecipare a coinvolgenti esperienze di apprendimento.

“Una comunicazione aperta è essenziale se si spera di ridurre con successo i divari di competenze. Puoi anche creare esperienze di apprendimento coinvolgenti e non è sufficiente condurre solo programmi di apprendimento, ma valutare se le tue strategie sono efficaci o meno".

Proofhub

Quanto è importante un piano di emergenza nella gestione dei progetti?

Una vela liscia può trasformarsi in una tempesta in qualsiasi momento; e se non sei armato dell'abilità per resistergli, l'intera missione potrebbe fermarsi. Un piano di emergenza può prepararti ad affrontare con successo circostanze impreviste.

“Spesso dicono che il tuo piano A non dovrebbe mai aver bisogno di un piano B. Ma in realtà, hai bisogno del piano C, D, E ed F, per ogni evenienza. La contingenza consiste nel preoccuparsi dei problemi di oggi che hanno il potenziale per farti impazzire domani".

Proofhub

Come puoi creare un ambiente di responsabilità in cui il team si assume la responsabilità delle proprie azioni e adempie debitamente i ruoli assegnati?

Il primo passo per garantire la responsabilità nella gestione del progetto è identificare chiaramente gli obiettivi del progetto e assegnare di conseguenza le responsabilità ai membri del team. Tuttavia, è importante notare che esiste una differenza tra responsabilità e responsabilità.

Ad esempio, un individuo che è stato assegnato a un'attività specifica può essere un membro responsabile del team. La responsabilità è condivisibile. Un membro del team responsabile è l'ultimo decisore di un'attività.

Kashyap ritiene che conferire alle persone le competenze e le risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro consentirà loro di essere responsabili.

"Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di fornire alle persone le competenze e le risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro, quindi creare un ambiente in cui sia facile per loro assumersi la responsabilità delle proprie decisioni e azioni".

Vartika Kashyap

D'altra parte, Proofhub ha evidenziato che una chiara comprensione delle aspettative del progetto e delle conseguenze delle responsabilità di ciascun individuo creerà un ambiente di responsabilità.

“La responsabilità si comprende meglio quando le aspettative sono chiare e le conseguenze sono più chiare. Mostra loro l'intero set di gioco: il bersaglio, il dardo, come colpire e cosa succede quando mancano.

Proofhub

Creatamente ha posto una domanda su "cosa succede quando i membri del team non riescono ad adempiere alle proprie responsabilità?" In risposta, Proofhub ha ritenuto che il primo passo sia parlare con l'individuo e di conseguenza fornire un feedback su come cambiare la linea di condotta.

“Il primo passo è parlare con le persone interessate. Quindi fornire feedback, in modo che le persone sappiano cosa deve cambiare. Quello che impari nella tua discussione fornisce il contesto per le prossime azioni che intraprendi".

Proofhub

Un cliente non coinvolto può causare molti problemi. Come migliorare il coinvolgimento degli stakeholder e garantire che tutti siano d'accordo?

Un altro fattore determinante per il successo del progetto è il coinvolgimento degli stakeholder. Il coinvolgimento degli stakeholder consiste nel cercare il supporto e il feedback degli stakeholder del progetto per garantire che i suoi obiettivi siano raggiunti.

Una buona gestione degli stakeholder include un'analisi corretta degli stakeholder utilizzando un registro degli stakeholder per identificare i loro requisiti. Il coinvolgimento delle parti interessate tende ad essere maggiore all'inizio di un progetto e diminuisce durante l'avanzamento del progetto. Per evitare ciò, è importante mantenere una comunicazione costante con le parti interessate tramite strumenti di collaborazione, strumenti di comunicazione a distanza e così via.

"Offri ai tuoi clienti aggiornamenti minuto per minuto, scoop interni, rapporti tempestivi e parla con loro a orari prestabiliti. Attirali al coinvolgimento e non avrai mai bisogno di voltare pagina su di loro. Questo è ciò che i nostri clienti amano di più dell'utilizzo di ProofHub!”

Proofhub

Obiettivi e obiettivi mal definiti potrebbero far fallire un progetto. Come stabilire obiettivi chiari e criteri di successo per garantire il successo del progetto?

Dovresti sempre fissare obiettivi SMART. Il passo successivo è definire una strategia di un piano d'azione chiaro per raggiungere questi obiettivi, entro la durata del progetto. Avere un tale piano d'azione fornirà una chiara comprensione di chi è responsabile di cosa, con scadenze per ogni attività.

“Un obiettivo chiaro è qualcosa su cui il cliente, il manager e il dipendente possono essere tutti d'accordo. La chiave è non permettere a nessuno di superare se stesso nella definizione degli obiettivi".

Proofhub

Sehdev ha ribadito che la definizione degli obiettivi porta alla definizione degli obiettivi per raggiungere tale obiettivo. Questa sarà la tua luce guida per tutto il progetto.

“La definizione di un obiettivo tende a sviluppare una proposta e quindi a definire obiettivi che aiutino a raggiungere l'obiettivo. Quando conosci i tuoi obiettivi, puoi definire gli obiettivi che sono: come, perché e cosa devi fare per la pianificazione del progetto".

Nandini Sehdev

Nel frattempo, Kashyap ha sottolineato che il giusto mix di pianificazione, controllo e monitoraggio può determinare come completare il progetto entro i tempi e il budget previsti.

"Il giusto mix di pianificazione, controllo e monitoraggio può fare la differenza nel modo in cui i project manager completano il progetto in tempo, rispettando il budget e con risultati di alta qualità".

Vartika Kashyap

Quanto è importante ottenere il giusto software di gestione dei progetti?

Il giusto software di gestione dei progetti può migliorare la produttività e l'efficienza dei team interfunzionali. Rende la comunicazione più veloce, più facile e aiuta il processo decisionale.

A tal fine, Proofhub ha sottolineato che è una delle decisioni più importanti quando si tratta di condurre un progetto.

“Di gran lunga una delle decisioni più importanti. La maggior parte dei team è troppo tardi per rendersi conto di quanto possono migliorare con il giusto strumento di gestione dei progetti a loro disposizione. Oltre 85.000 dei nostri utenti sarebbero d'accordo!"

Proofhub

Quali sono i fattori principali da considerare quando si acquista uno strumento di gestione dei progetti? Un'analisi dei requisiti del progetto e degli obiettivi stabiliti dal team ti aiuterà a determinare il software di gestione del progetto che funziona meglio per te.

"Conosci le tue sfide, in modo da poter delineare meglio le tue esigenze, capire come gli strumenti possono aiutare e definire i criteri per valutare gli strumenti".

Proofhub

Come migliorare la collaborazione del team di progetto e creare fiducia?

La comunicazione è fondamentale per migliorare la collaborazione al progetto e creare fiducia. È importante creare un ambiente in cui i membri del team possano condividere le conoscenze e lavorare insieme per superare le sfide.

“Condividi la conoscenza liberamente. Imparate gli uni dagli altri. Sposta i carichi di lavoro in modo flessibile per eliminare colli di bottiglia imprevisti, aiutarsi a vicenda a completare i lavori e rispettare le scadenze e per condividere le risorse".

Vartika Kashyap

Anche Proofhub ha evidenziato che una migliore comunicazione si tradurrà in una migliore collaborazione poiché a tutti è consentito condividere le proprie idee.

“La collaborazione consiste nel parlare e incoraggiare le persone della tua squadra ad esprimersi. I manager devono incoraggiare nuove idee e lasciare che tutti si esprimano liberamente. Ne conseguirà una migliore collaborazione".

Proofhub

Strumenti come Creately possono aiutarti a collaborare meglio, in tempo reale, anche se lavori da remoto. Tali strumenti garantiscono una collaborazione interfunzionale senza intoppi.

Ci sono alcune tecniche rompighiaccio che possono essere utilizzate per creare fiducia?

"Trasparenza, offri fiducia al tuo team, chiedi comunicazione e feedback e rispondi a comunicazioni e feedback"

Proofhub

Quali fattori dovrebbero essere considerati quando si assegnano risorse a un progetto?

Un'efficace allocazione delle risorse mira ad assegnare le scarse risorse nel modo più appropriato ed economico possibile. Questa responsabilità spesso spetta al project manager per garantire che ogni risorsa sia adeguatamente allocata e contabilizzata.

Sottolineando ulteriormente la scarsità di risorse, Kashyap ha affermato che la gestione del progetto consiste nel ottenere di più con meno.

“L'allocazione delle risorse nella gestione dei progetti riguarda il raggiungimento di più con meno. Analizza l'ambito del tuo progetto Identifica le risorse Disponi di un piano di backup per le modifiche del cliente Dividi il progetto in attività più piccole”

Vartika Kashyap

Proofhub, d'altra parte, ha sottolineato l'importanza di disporre di uno strumento di gestione dei progetti per rendere più efficiente la gestione dei progetti.

“ Disponibilità della fonte Requisiti delle competenze del progetto obiettivi del progetto Compiti esistenti a portata di mano Carico del progetto Sebbene tutti questi aspetti siano necessari, uno strumento intelligente di gestione dei progetti può aiutarti a rendere questi punti meno preoccupanti."

Proofhub

Sei destinato ad affrontare sfide e barriere impreviste durante la gestione del tuo progetto. L'importante è che tu sia dotato delle abilità e degli strumenti giusti per superare tali sfide e completare il progetto con successo.