Monitoraggio del progetto. Quali parametri osservare? | # 34 Iniziare con la gestione dei progetti

I dati di progetto sono uno strumento potente che i Project Manager devono imparare a gestire. Raccoglierlo è solo l'inizio. Il successo del progetto risiede anche nel monitoraggio dei risultati rilevanti e nell'osservazione delle relazioni tra di essi. Come decidere allora quali parametri vale la pena osservare? Continuate a leggere per scoprirlo!

Monitoraggio del progetto – sommario:

1. introduzione
2. Budget – monitoraggio delle risorse
3. Programmazione – rispetto delle scadenze
4. Livello di prestazione – controllo di qualità
5. Controllo: intervalli di parametri
6. Riepilogo

introduzione

Indipendentemente dal metodo di gestione applicato in un progetto, uno dei compiti principali del Project Manager durante tutto il progetto è monitorarne l'avanzamento. Senza parametri e criteri di valutazione chiaramente definiti, non è possibile determinare se il progetto si sta muovendo verso l'obiettivo giusto al ritmo giusto. Quali parametri osservare per individuare i potenziali problemi il prima possibile e sfruttare le opportunità che si presentano?

Budget – monitoraggio delle risorse

In quasi tutti i progetti, il budget è il parametro osservato più essenziale. Pertanto, il Project Manager dovrebbe monitorare tutti gli aspetti del finanziamento delle attività, tra cui:

• costo del lavoro,
• materiali,
• Software,
• acquisto o utilizzo di strumenti e attrezzature,
• consulenza di esperti,
• viaggi e partecipazione a eventi di settore.

Per monitorare le spese, è più semplice utilizzare un software, ad esempio Firmbee. Quindi tutte le deviazioni dal budget impostato sono immediatamente visibili. Tuttavia, non vale la pena dare troppo peso a una spesa eccessiva una tantum. È meglio assumere un margine di errore per obiettivi o pietre miliari. Quindi puoi compensare i costi più elevati di un'attività con risparmi in un'altra area.

I metodi di gestione agile dei progetti funzionano particolarmente bene nella gestione flessibile del budget. Secondo il rapporto Pulse of Profession 2021 intitolato "Beyond Agility", mantengono ben il 64% dei progetti all'interno del quadro di finanziamento ipotizzato.

Programmazione – rispetto delle scadenze

La seconda area chiave è vedere se il progetto rispetta i tempi stabiliti. Anche in questo caso, il software si rivela utile in quanto puoi controllare non solo i progressi della squadra in tempo reale, ma anche generare report. Vale anche la pena utilizzare tecniche comprovate di gestione del tempo.

Soprattutto, ricorda di osservare la relazione e l'interdipendenza tra le attività. Se il coordinamento è importante, devi assicurarti che la scadenza sia rispettata e che le attività mantengano il giusto ordine.

Livello di prestazione – controllo di qualità

Il controllo della qualità dei compiti è in qualche modo più difficile da monitorare rispetto al budget e al calendario per la loro attuazione. Questo perché qui è difficile non solo per la standardizzazione ma anche per criteri di valutazione univoci.

Quando si pianifica di monitorare il livello delle prestazioni del compito, vale la pena distinguere tra due parametri utilizzati nella metodologia Scrum:

• Definizione di fatto e
• Criteri di accettazione

La definizione di completamento si riferisce alla qualità delle prestazioni di un'attività, ovvero se tutti i requisiti tecnici imposti su di essa sono stati soddisfatti. I criteri di accettazione, d'altra parte, sono un elenco di aspettative riposte su di esso dagli stakeholder.

La differenza tra soddisfare la definizione di completamento e soddisfare i criteri di accettazione può essere illustrata dall'esempio di una casa in costruzione. Soddisfa la definizione di completamento quando le pareti sono state murate in modo sufficientemente uniforme e l'investimento è stato accettato dal direttore dei lavori. Tuttavia, la casa potrebbe non soddisfare le aspettative del costruttore, che si aspettava che le pareti fossero perfettamente piane e che il colore fosse come nella brochure.

Controllo: intervalli di parametri

Altrettanto importante del monitoraggio di parametri specifici è determinare i loro intervalli, in altre parole, rispondere alla domanda: "Quanta deviazione dalla norma dovrebbe destare preoccupazione?"

A causa delle differenze nei requisiti delle organizzazioni e delle parti interessate, nonché delle esigenze individuali di ciascun progetto, è difficile parlare di raccomandazioni di deviazione. Tuttavia, che si tratti del 10 o del 25 percento, durante la pianificazione del progetto è una buona idea stabilire valori specifici con le parti interessate che finiranno solo con riunioni aggiuntive e azioni frenetiche e spontanee.

Riepilogo

Il monitoraggio di un progetto aiuta a garantire che sia sulla buona strada per raggiungere i suoi obiettivi. Abbiamo discusso le aree chiave sopra: budget, pianificazione, prestazioni e intervalli di parametri.

Non esiste una ricetta semplice per un set di parametri che descriva in modo ottimale ogni progetto. Tuttavia, nella maggior parte dei progetti, l'estrazione efficiente di queste nozioni di base consentirà di completare le attività in tempo, nel rispetto del budget e al livello richiesto.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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Iniziare con la gestione del progetto:

1. Cos'è un progetto?
2. Cos'è la gestione del progetto?
3. Come gestire i progetti?
4. Metodi di gestione del progetto
5. Tipi di progetti
6. 4 esempi di progetti
7. Priorità dei progetti
8. Aree di attività del progetto
9. Definizione di successo nella gestione dei progetti
10. Perché utilizzare un software di gestione dei progetti?
11. Come scegliere il miglior software di gestione dei progetti?
12. Panoramica del software di gestione dei progetti
13. Ciclo di vita del progetto
14. A cosa serve la visione del progetto?
15. Obiettivo del progetto. Cos'è e come definirlo bene?
16. Fase di avvio del progetto: a cosa prestare attenzione?
17. Il dominio della pianificazione nella gestione dei progetti
18. Che cos'è un programma di progetto e a cosa serve?
19. Come utilizzare le pietre miliari in un progetto?
20. Esecuzione del progetto
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49. Cosa c'è dopo Agile? Metodi nella gestione dei progetti