La guida visiva alla pianificazione di un progetto

Alcuni progetti sono facili da gestire, mentre altri richiedono molto impegno. In entrambi i casi, avere un piano di progetto adeguato ti aiuterà ad assicurarti che venga completato in modo impeccabile.

Se hai una visione chiara di tutto ciò che deve accadere e di come lo realizzerai entro un periodo di tempo specifico, puoi ridurre al minimo, se non eliminare del tutto, la possibilità di fallimento del progetto.

In questo post, abbiamo compilato un elenco di tecniche di pianificazione del progetto che puoi utilizzare per creare un solido piano di progetto ed eseguirlo con successo. Esamineremo diverse aree della pianificazione del progetto come il processo di pianificazione, la pianificazione delle risorse, la gestione della conoscenza, la mappatura dei processi, il processo decisionale e la gestione del rischio.

Processo di pianificazione

Nella prima fase della pianificazione del progetto, è necessario definire gli obiettivi, creare uno schema del piano di progetto e analizzare le esigenze di budget. È possibile utilizzare le tecniche di pianificazione del progetto riportate di seguito per completare rapidamente queste attività.

Obiettivi SMART

SMART è un criterio per fissare obiettivi e obiettivi per i progetti. Secondo SMART, gli obiettivi del tuo progetto dovrebbero essere Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Limitati nel Tempo.

Criteri obiettivo SMART

Consulta la nostra Guida SMART per ottimizzare il processo di pianificazione del progetto per apprendere come utilizzare correttamente i criteri SMART nella pianificazione del progetto.

Struttura di ripartizione del lavoro

La struttura di ripartizione del lavoro (WBS) è uno strumento di gestione del progetto utilizzato per visualizzare i risultati che un progetto fornirà in una struttura gerarchica. Aiuta i project manager a scomporre le attività di progetto complesse in attività semplici e gestibili.

Come usarlo

Fase 1 : la prima fase della creazione di una WBS consiste nel comprendere l'ambito del progetto. Ciò significa che è necessario identificare gli obiettivi del progetto, i risultati finali, le attività, le scadenze ecc.

Passaggio 2: identificare i risultati chiave. Questi risultati chiave sono quelli essenziali per il successo del progetto e dovrebbero apparire al livello 2 della tua struttura di suddivisione del lavoro.

Passaggio 3: identifica i pacchetti di lavoro o i risultati del progetto al livello più basso della tua WBS. Riunisci il tuo team di progetto e le parti interessate per capire tutto il lavoro necessario per completare i risultati chiave.

Passaggio 4: creare un dizionario WBS che contenga la definizione e l'ambito degli elementi (pacchetti di lavoro) nel grafico.

Esempio di struttura di ripartizione del lavoro (fare clic sul modello per modificarlo online)

Matrice di priorità d'azione

La matrice delle priorità dell'azione è uno strumento di pianificazione del progetto che viene utilizzato per determinare quali attività dare priorità e quali attività evitare per utilizzare al meglio tempo e risorse. Aiuta a prendere decisioni migliori.

Come usarlo

Nella matrice delle priorità dell'azione, lo sforzo dell'attività dovrebbe essere contrassegnato sull'asse x e il suo impatto sull'asse y. La matrice delle priorità d'azione crea 4 possibilità;

1. Vittorie rapide/Urgenti : queste sono le attività che hanno un impatto elevato e richiedono uno sforzo minimo per essere completate. È meglio concentrarsi il più possibile su questo tipo di progetti.
2. Progetti importanti/Non urgenti : questi sono i progetti/attività che hanno un impatto elevato e richiedono uno sforzo elevato. Anche se non dovresti lasciare che questi progetti offuschino le vittorie rapide, dovresti pianificare bene per loro prima di eseguirli.
3. Fill-in/Delegato : questi sono i progetti a bassa priorità che hanno un basso impatto e uno sforzo ridotto. Puoi lavorarci su quando hai tempo tra vittorie rapide e grandi progetti. Oppure puoi delegarli a un'altra squadra.
4. Slog difficili/Rinviare o ignorare : queste sono le attività che hanno un basso impatto ma richiedono uno sforzo elevato. Si consiglia di evitare di eseguirli o, se non possono essere evitati, di farsi aiutare da un esperto che possa rifinirlo in modo efficiente

Matrice priorità azione (fare clic sul modello per modificarlo online)

Struttura di ripartizione dei costi

La struttura di ripartizione dei costi (basata sulla WBS) è una delle tecniche di pianificazione del progetto utilizzata per allocare i costi a diverse parti di un progetto (alle attività nel livello più basso della struttura di ripartizione del lavoro). Viene utilizzato per confrontare i costi effettivi con il budget.

Come usarlo

Passaggio 1: nella struttura di suddivisione del lavoro, assicurati che tutti i pacchetti di lavoro rappresentino un'attività distinta e definibile l'uno dall'altro. E assegna a ogni pacchetto di lavoro una data di inizio e di fine.

Passaggio 2: Assegna a ciascun pacchetto di lavoro che hai identificato un importo di budget specifico. Assicurati di aver assegnato anche un proprietario del budget responsabile per questo.

Passaggio 3: esamina i costi e determina quanto ti costerà il progetto a ciascun livello della struttura di ripartizione del lavoro.

Struttura di ripartizione dei costi (fare clic sul modello per modificarlo online)

Analisi delle tendenze fondamentali

L'analisi delle tendenze delle tappe fondamentali è una tecnica di pianificazione del progetto per tenere traccia delle tappe fondamentali in un progetto. Aiuta a identificare se il lavoro relativo a una pietra miliare del progetto è in anticipo o in ritardo rispetto alla pianificazione.

Come usarlo

Passaggio 1: fai riferimento alla pianificazione del tuo progetto e definisci le pietre miliari del tuo progetto. È meglio non avere molte pietre miliari, per non creare confusione sul grafico di analisi delle tendenze delle pietre miliari.

Passaggio 2: nel grafico MTA, l'asse y rappresenta la scala temporale del progetto e l'asse x rappresenta la scala temporale del report. Puoi utilizzare una linea specifica con un colore specifico o una forma specifica dell'indicatore per simboleggiare la pietra miliare nel grafico. Aggiungi le pietre miliari al grafico alla fine di ogni periodo di rendicontazione.

Passaggio 3: fai riferimento al grafico MTA per identificare le tendenze fondamentali nel tuo progetto.

Fare riferimento a questo post per scoprire come funziona in dettaglio l'analisi delle tendenze cardine.

Milestone Trend Analysis (fare clic sul modello per modificarlo online)

Pianificazione delle risorse

Per eseguire i progetti in modo più efficace, è necessario allocare correttamente le risorse. Nella fase di pianificazione delle risorse, è necessario prendere nota dei tipi di risorse necessarie per le attività del progetto e determinare la durata di ciascuna attività.

Diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt sono uno strumento e una tecnica di pianificazione del progetto utilizzati per pianificare e monitorare le attività. Possono anche essere utilizzati per trasmettere costi e spese in diverse fasi di un progetto.

Come usarlo

Passaggio 1: suddividi il progetto in singole attività e assegna loro delle righe nel diagramma di Gantt.

Passaggio 2: ogni attività ha una sequenza temporale e puoi codificarla con i colori di cui hai bisogno. Sovrapponendo la sequenza temporale c'è una linea di avanzamento e utilizzandola, segna quanto lavoro è stato svolto sull'attività.

Fare riferimento al nostro post Come utilizzare i diagrammi di Gantt per pianificare i progetti come un capo per saperne di più sull'utilizzo dei diagrammi di Gantt nei progetti di pianificazione.

Diagramma di Gantt per il piano di progetto di alto livello (fare clic sul modello per modificarlo online)

Altri modelli di diagramma di Gantt

Organigramma

Gli organigrammi sono tecniche di pianificazione del progetto che puoi utilizzare per visualizzare il team di progetto, i suoi ruoli e responsabilità. Usandolo non solo puoi evidenziare la gerarchia e la struttura dei rapporti, ma puoi effettivamente utilizzarlo durante l'assegnazione di compiti alle persone.

Come usarlo

Passaggio 1: esamina le risorse disponibili e associale alle attività.

Passaggio 2: comprendere la struttura gerarchica/di reporting del team di progetto.

Passaggio 3: utilizzando un modello di organigramma come quello di seguito, puoi assegnare a ciascun individuo un posto nel grafico. È possibile aggiungere le informazioni necessarie, come ruoli e responsabilità, disponibilità, ecc. nell'organigramma. Facendo riferimento ad esso, puoi assegnare a ciascuno compiti rilevanti.

Organigramma di Project Management (fare clic sul modello per modificarlo online)

Altri modelli di organigramma

Gestione della conoscenza

Quando lavora su progetti, il team deve fare riferimento a diverse risorse come tutorial, verbali di riunioni, documenti di processo ecc. per portare a termine alcune aree del proprio lavoro. Se esistesse un unico luogo – qualcosa come un database – dove poter accedere a tutte le informazioni, risparmierebbe molto tempo.

Mappe della conoscenza/Mappe mentali

Le mappe mentali sono uno strumento utilizzato per organizzare le informazioni. I team di progetto utilizzano le mappe mentali durante le sessioni di brainstorming per catturare il libero flusso di idee e strutturarle in modo facile da capire. Possono anche essere usati come mappe della conoscenza che memorizzano le informazioni necessarie.

Come usarlo

Passaggio 1: raccogli le risorse a cui il team ha bisogno di fare riferimento e classificale. Ad esempio: in un progetto di creazione di siti Web, post di blog, video, infografiche sulla pianificazione di siti Web possono essere classificati come Tutorial per la pianificazione di siti Web.

Passaggio 2: utilizzando Creately, puoi aggiungere i collegamenti pertinenti. Basta fare clic sulla forma, accedere a Proprietà e aggiungere il collegamento in Collegamento a un URL o a un diagramma

Passaggio 3: se stai incorporando il diagramma in una pagina Web, pubblicalo come diagramma interattivo con Creately Viewer.

Mappa mentale delle risorse del progetto

Mappatura dei processi

Se hai chiarito come eseguire un determinato compito passo dopo passo, sarebbe facile per chiunque, che abbia o meno familiarità con il processo, portarlo avanti senza fatica. È qui che entra in gioco la mappatura dei processi.

Mappe di processo

Le mappe di processo sono uno strumento utilizzato per visualizzare le fasi di un'attività lavorativa e le persone che ne sono responsabili.

Per sapere cosa sono le mappe dei processi, i simboli delle mappe dei processi, i tipi di mappe dei processi e come disegnare una mappa dei processi, fare riferimento alla nostra Guida facile alla mappatura dei processi.

Modello di mappa del processo di gestione del progetto (fare clic sul modello per modificarlo online)

Grafico PERT

PERT sta per Project Evaluation Review Technique. Aiuta a mappare i tuoi processi dall'inizio alla fine.

Il grafico PERT aiuta i team a identificare rapidamente i "colli di bottiglia" nei progetti che possono quindi essere affrontati immediatamente. Questo aiuta a risparmiare così tanto tempo a lungo termine, piuttosto che aspettare che si presentino problemi.

In questa guida dettagliata ai grafici PERT, abbiamo spiegato come utilizzare questa tecnica di pianificazione del progetto e quali vantaggi puoi ottenere utilizzandola.

Grafico PERT per la pianificazione del progetto (fare clic sul diagramma per modificarlo online)

Altri modelli di grafici PERT

Brainstorming/ processo decisionale

Le sessioni di brainstorming e decisionali tendono a richiedere molto tempo durante il processo di pianificazione del progetto e durante tutto il progetto. Sebbene il brainstorming sia necessario per elaborare idee creative, è una tecnica indispensabile quando si prendono decisioni e si risolvono problemi.

Diagrammi di affinità

I diagrammi di affinità vengono utilizzati per raggruppare un'ampia serie di idee/dati/opinioni sotto un particolare tema o categoria in base alla loro rilevanza reciproca. Può essere utilizzato per organizzare le idee generate da una sessione di brainstorming, in modo logico.

Come usarlo

Passaggio 1: riunisci un team competente per la sessione di brainstorming

Passaggio 2: registra ogni idea/opinione condivisa durante la sessione

Passaggio 3: ordina le idee in base alle loro somiglianze

Passaggio 4: raggruppali insieme e assegna a ciascun gruppo un nome per l'identificazione

Modello di diagramma di affinità (fare clic sul diagramma per modificarlo online)

Grafico SCELTA

Il grafico PICK è un'altra tecnica di pianificazione del progetto che puoi utilizzare per organizzare le idee dopo una sessione di brainstorming. Ti aiuta a identificare quali idee sono facili da implementare e quali hanno un alto guadagno o in altre parole quali idee sono le più utili.

Come usarlo

Secondo il grafico PICK, puoi etichettare le tue idee come

• Possibile: queste sono le idee che sono facili da implementare ma hanno un basso payoff
• Implementa: le idee in questa sezione del grafico sono facili da implementare e hanno un alto guadagno
• Sfida: qui le idee sono più difficili da implementare e il payoff è difficile da determinare
• Uccidi: queste idee sono più difficili da implementare e hanno un basso guadagno

Una volta che hai posizionato le tue idee di brainstorming sulla matrice, diventerà più chiaro su quale idea dovresti lavorare per prima e quale dovrebbe essere evitata.

Scegli il grafico per la pianificazione del progetto (fare clic sul modello per modificarlo online)

Albero decisionale

Quando ti vengono presentate diverse linee d'azione, puoi utilizzare un albero decisionale per analizzare i diversi risultati della scelta di tali opzioni.

Come usarlo

Passaggio 1: identificare e definire la decisione e posizionarla all'inizio del diagramma

Passaggio 2: annotare le possibili soluzioni sulle linee collegate al livello successivo di forme dell'albero decisionale.

Step 3: Metti il ​​risultato di queste soluzioni sulle forme collegate alle linee. Puoi utilizzare un ovale per rappresentare risultati certi. E se un risultato porta a una nuova decisione, posizionalo su un rettangolo.

Passaggio 4: riunisci il tuo team di decisori e rivedi l'analisi per fare una scelta finale

Modello di diagramma dell'albero decisionale (fare clic sul diagramma per modificarlo online)

Altri esempi di albero decisionale

Gestione del rischio

I rischi sono un elemento inevitabile nei progetti e il modo migliore per ridurre al minimo l'impatto che potrebbero avere sui tuoi obiettivi è prepararli in anticipo. Identificando e analizzando in anticipo i rischi, è possibile evitare risultati negativi che potrebbero influire sui risultati del progetto.

Nel nostro elenco definitivo di tecniche di gestione del rischio visivo abbiamo trattato 11 tecniche di gestione del rischio efficaci che puoi utilizzare per identificare, valutare e controllare i rischi.

Espandi l'elenco delle tecniche di pianificazione del progetto

Qui abbiamo trattato utili tecniche visive che puoi utilizzare come tecniche di pianificazione del progetto. Non sono solo facili da usare ma efficaci quando si tratta di pianificazione di progetti, processo decisionale, risoluzione di problemi, gestione delle conoscenze, ecc.

Hai altre tecniche di pianificazione del progetto da aggiungere all'elenco? Facci sapere nella sezione commenti qui sotto.