La tua guida completa alle tecniche di pianificazione del progetto

La maggior parte dei project manager sa che la creazione del piano di progetto è solo l'inizio del percorso di gestione del progetto. Tutta l'attenta pianificazione e previsione non contano molto se non c'è un modo concreto per eseguire il piano del progetto. E poiché la maggior parte dei progetti ha così tante parti mobili, la creazione di un programma che sia attuabile e tenga conto di tutte le realtà del progetto può diventare la parte più critica del processo di gestione del progetto.

Che cos'è la pianificazione del progetto?

Un programma di progetto è la sequenza temporale del tuo progetto, consiste in tutte le attività, le attività e le pietre miliari in sequenza che devono essere completate in un determinato periodo di tempo.

La creazione di una pianificazione del progetto è un modo per comunicare tutte le attività che devono essere eseguite, chiarendo al contempo quali risorse sono necessarie e in quale periodo di tempo.

Una pianificazione efficace del progetto porta al successo di un progetto, costi ridotti e maggiore soddisfazione del cliente

La pianificazione del progetto in generale consiste in 3 fasi

• Determina cosa deve essere eseguito
• Determina chi deve eseguire il lavoro
• Determina quanto tempo ci vorrà per eseguire il lavoro.

Creazione del programma di progetto

Anche i progetti grandi e complessi devono essere suddivisi in attività gestibili più piccole con obiettivi e scadenze chiare. La creazione di una pianificazione del progetto può essere eseguita seguendo questi passaggi:

1. Gestione della pianificazione del piano: include tutte le basi coinvolte nell'impostazione di una pianificazione. Consiste nello stabilire tutte le politiche, le procedure e le linee guida che regoleranno il tuo progetto. Identifica tutte le parti interessate nel processo di gestione del progetto, identifica chi deve approvare il programma e chi ha l'autorità per apportare modifiche allo stesso.

2. Definire le attività del progetto: consiste in tutte le attività che devono essere completate per completare il progetto. Ciò implica affermare chiaramente la natura di ogni attività, quali sono le attività secondarie sottostanti e determinare le tappe fondamentali per tenere traccia dell'avanzamento del progetto lungo il percorso. Le attività dovrebbero essere misurabili, facilmente stimabili e correlate sia al risultato finale del progetto che al costo preventivato.

3. Determinare le dipendenze: identificare le dipendenze implica elencare tutte le attività che dipendono dagli altri per essere completate. Questo ti aiuta a strutturare il tuo programma in base a quali attività devono essere eseguite in parallelo e quali devono essere eseguite in sequenza.

4. Attività in sequenza : dopo aver identificato le dipendenze, è possibile iniziare a mettere in sequenza le attività in un progetto. Ciò non comporta l'assegnazione di tempistiche a ciascuna attività, ma implica la creazione di un flusso di lavoro efficiente in cui viene identificato l'ordine delle attività.

5. Stima delle risorse : ogni attività nel tuo progetto richiede risorse. Questo potrebbe essere sotto forma di personale, software, spazio di lavoro e molto altro. La stima delle risorse garantisce che la quantità ottimale di risorse sia disponibile in ogni fase del progetto, in modo da non incontrare ritardi durante l'esecuzione del progetto.

6. Stabilire le durate: documentare accuratamente quanto tempo impiegherà ciascuna attività è la chiave per garantire che il progetto nel suo insieme rimanga in linea. Sottovalutare quanto tempo impiegherebbe un'attività può avere effetti a cascata sull'intera pianificazione, mentre sopravvalutare quanto tempo impiegherà un progetto può portare a uno spreco di tempo e risorse.

7. Monitoraggio e controllo : questo processo si svolge per tutta la durata del progetto. Implica l'esecuzione di report e la valutazione dello stato di avanzamento di un progetto rispetto alla pianificazione, la gestione delle prestazioni e la comunicazione con il team.

Tecniche di Project Scheduling

La pianificazione del progetto include in genere varie tecniche, alcune delle tecniche più comuni sono:

Metodi matematici:

Questi modelli calcolano la data di inizio e di fine di varie attività nel progetto in base al loro ambito noto.

Percorso critico:

Il Critical Path Method è un modello che identifica il tempo massimo e minimo necessario per completare un progetto. Aiuta anche a identificare tutte le attività critiche che devono essere completate in un progetto affinché rimanga in pista. Identifica anche altre attività in cui il tempo di consegna non influisce sulla pianificazione. Il CPM viene implementato elencando le attività necessarie per il completamento di un progetto e annotando le dipendenze tra di esse.

Un percorso critico aiuta a visualizzare il flusso del progetto e calcolarne la durata quando tutte le dipendenze e i risultati finali sono noti.

Grafico PERT:

Proprio come un diagramma del percorso critico, un grafico PERT aiuta anche a visualizzare il flusso delle attività in un progetto e stima una sequenza temporale in base alla durata presunta. Come in CPM, è necessario definire le attività e ordinarle in base alle tempistiche del progetto. È quindi possibile creare una rete stimando diverse tempistiche del progetto a seconda dei vari livelli di confidenza da creare,

• Cronologia ottimista
• Molto probabilmente la sequenza temporale
• Cronologia pessimistica

I grafici PERT utilizzano una durata media ponderata per calcolare le possibili linee temporali.

Compressione della durata

Queste sono tecniche per abbreviare un programma, viene utilizzato per regolare il programma senza modificare l'ambito.

Tracciamento rapido

Questo è un altro modo per utilizzare un percorso critico. Ti aiuta a trovare attività che potrebbero essere eseguite contemporaneamente o parzialmente sovrapposte per accelerare la consegna del progetto. Analizzando il percorso critico, puoi identificare quali attività possono essere accelerate.

Schiantarsi

Questa è una tecnica in cui vengono introdotte risorse aggiuntive per completare un progetto in tempo. Questo può essere utilizzato in casi unici in cui un progetto ha risorse extra da risparmiare. Può essere applicato anche a situazioni in cui la semplice aggiunta di più risorse può accelerare il completamento di un progetto. Questa tecnica aumenta notevolmente il costo di un progetto.

Elenco delle attività:

Questa è la tecnica più semplice di pianificazione del progetto e comporta la creazione di un foglio di calcolo o di un documento di tutte le possibili attività coinvolte in un progetto.

Diagramma di Gantt

Viene utilizzato dai project manager la maggior parte del tempo per avere un'idea del tempo medio necessario per completare un progetto. Un diagramma di Gantt della pianificazione del progetto è un grafico a barre che rappresenta le attività chiave in sequenza a sinistra rispetto al tempo. Ogni attività è rappresentata da una barra che riporta l'inizio e la data dell'attività, e quindi la sua durata.

Suggerimenti per padroneggiare la pianificazione del progetto

Input delle parti interessate: la creazione di una pianificazione del progetto non può essere eseguita in modo isolato. Consultare il tuo team e le altre parti interessate ti consente di identificare attività, risorse e dipendenze in modo più accurato in modo da poter stimare le durate con tempistiche realistiche.

Fare riferimento a progetti passati: fare riferimento a progetti precedenti con portata simile può aiutare a creare una pianificazione più completa con stime realistiche e un elenco di attività più completo.

Identifica i rischi: l'identificazione e la documentazione proattiva di tutti i fattori che potrebbero potenzialmente far deragliare il tuo progetto ti consentono di creare un piano di gestione del rischio che potrebbe mitigare efficacemente i rischi se si verificano senza influire drasticamente sulla pianificazione del progetto.

Presupposti per la pianificazione dei record : definisci chiaramente il tuo ragionamento per il calcolo di una stima. Gran parte della pianificazione consiste nel fare previsioni, ciò implica fare ipotesi basate sulle informazioni attuali disponibili. Elencare queste ipotesi rende più facile identificare come l'intero programma potrebbe cambiare se alcune delle tue ipotesi cambiano lungo il percorso.

Raccontaci la tua esperienza con la pianificazione del progetto

Le tecniche di pianificazione dei progetti sono in continua evoluzione. Hai qualche esperienza con l'implementazione di tecniche di pianificazione dei progetti, ci piacerebbe sentirti. Raccontaci le tue intuizioni nei commenti qui sotto.