Come creare una diapositiva sullo stato del progetto [+ Modelli]
Pubblicato: 2022-11-17Una diapositiva sullo stato del progetto è una parte fondamentale della presentazione del progetto.
Indipendentemente dal fatto che tu abbia raggiunto traguardi o ostacoli nel tuo progetto, questa diapositiva aiuta a comunicare chiaramente ciò che le parti interessate devono sapere al riguardo.
Sfortunatamente, è qui che inizia il problema.
Creare una diapositiva che "comunica chiaramente" non è così facile come sembra. A peggiorare le cose, non conoscere le migliori pratiche ti farà commettere errori nella diapositiva lungo il percorso.
Per fortuna, questo post discuterà su come progettare la diapositiva sullo stato del progetto che raggiunge questo obiettivo.
Oltre a discutere gli errori che dovresti evitare, presenta modelli Visme che puoi utilizzare per creare diapositive sullo stato del progetto migliori più velocemente. In questo modo, porti i clienti al passo con il tuo progetto e stabilisci le aspettative per i tuoi prossimi sforzi.
Ma prima di iniziare, gettiamo le basi di cosa sia una diapositiva sullo stato del progetto e dei suoi vantaggi.
Sommario
- Che cos'è una diapositiva sullo stato del progetto?
- 5 modi per utilizzare una diapositiva sullo stato del progetto
- 10 eccellenti modelli di diapositive sullo stato del progetto per te
- Errori da evitare nella diapositiva sullo stato del progetto
Che cos'è una diapositiva sullo stato del progetto?
Una diapositiva sullo stato del progetto è un rapporto sul tuo progetto. Contiene informazioni essenziali sul progetto e racconta la storia del tuo progetto: come è nato, i suoi vantaggi, svantaggi, caratteristiche e altro ancora.
Oltre ad aggiornare i clienti in merito al progetto, questa diapositiva spiega alle parti interessate perché sei in ritardo nella sequenza temporale del progetto o non sei riuscito a completare le tue attività.
Ad esempio, c'erano fattori al di fuori del tuo controllo che ti hanno impedito di finire il progetto in tempo. La diapositiva dovrebbe condividere queste informazioni con i tuoi clienti in modo che comprendano la situazione.
Ecco le cose che potresti voler includere nella tua diapositiva di stato:
- Titolo del progetto e introduzione
- Una versione riassuntiva del tuo progetto
- Avanzamento del progetto, tempistica e fasi di sviluppo
- Pietre miliari e risultati notevoli
- Problemi, rischi e preoccupazioni future
Gestisci i tuoi progetti con stile
- Crea documenti professionali con marchio , dalle tempistiche dei progetti ai budget
- Visualizza le metriche importanti del progetto con grafici e infografiche accattivanti
- Consenti al tuo team di commentare , collaborare e passare dalla bozza al formato finale in pochissimo tempo
5 modi per utilizzare una diapositiva sullo stato del progetto
Pensa alla diapositiva sullo stato del tuo progetto come alla rappresentazione visiva del tuo progetto.
Progettando correttamente la tua presentazione, il tuo pubblico capirà tutto ciò che deve sapere sul progetto e si preoccuperà della posta in gioco.
Per aggiornarli correttamente su come sta andando il progetto, di seguito sono riportati i modi in cui puoi utilizzare una diapositiva sullo stato del progetto:
1. Migliora la pianificazione del progetto
Fondamentalmente, mostra come puoi sviluppare il progetto. Dopotutto, una migliore pianificazione si traduce in migliori prestazioni.
Esistono molti modi per pianificare il tuo prodotto in futuro utilizzando questa diapositiva. Uno di questi è misurare i tuoi progressi utilizzando gli indicatori chiave di prestazione (KPI).
Quando scegli esempi di KPI, assicurati di selezionare quelli su misura per il tuo progetto. Ad esempio, supponiamo che tu debba completare un progetto entro un lasso di tempo. Esempi di KPI che è possibile utilizzare includono la pianificazione del progetto e le fasi di sviluppo correnti e il tempo stimato per il completamento.
La creazione di una roadmap realistica è un altro modo per migliorare la pianificazione del prodotto. Dettaglia un processo passo dopo passo che riconosca i tuoi obiettivi. Quindi, perfeziona la diapositiva per concentrarti su un quadro più ampio o su un obiettivo a lungo termine.
Infine, presenta gli sviluppi nella tua diapositiva che potrebbero influire sull'avanzamento del tuo progetto. Ad esempio, se hai intenzione di completare il progetto più tardi della data prevista, devi elencare i fattori che giustificano la data di completamento suggerita.
Lo stesso vale se pensi di poterlo finire prima. Facendo il possibile per completare il progetto in anticipo, impressionerai i tuoi clienti e creerai un rapporto migliore con loro.
2. Promuovere una comunicazione efficace
Un progetto potrebbe non raggiungere il completamento se una squadra non può comunicare bene. Una scarsa comunicazione si traduce in disfunzionalità, bassa produttività e maggiori effetti negativi.
Le diapositive sullo stato del progetto mantengono la comunicazione costante e coerente impostando un flusso di lavoro semplificato. Aiuterà a eliminare le incomprensioni, ridurre i conflitti e incoraggiare una comunicazione efficace.
Per cominciare, accetta commenti o domande e crea dialoghi aperti durante le presentazioni del progetto. Assicurati che la comunicazione sia una strada a doppio senso. Se un membro del team vuole condividere un'idea, invita gli altri membri ad ascoltare.
Un'altra chiave per una comunicazione efficace consiste nel migliorare l'accessibilità dei dati. Utilizzando Visme, puoi centralizzare i tuoi dati per renderli accessibili a tutti i membri utilizzando le sue funzionalità di collaborazione.
Inoltre, l'utilizzo dei campi dinamici di Visme aiuta a informare le parti interessate che hanno lavorato con te sullo stato del progetto. Ciò ti consente di dare credito alle persone che hanno contribuito a creare il rapporto.
3. Evidenziare le caratteristiche del progetto
Cattura il pubblico descrivendo in dettaglio gli elementi che rendono unico il tuo progetto. Fai sapere loro in che modo differisci dalla concorrenza.
Innanzitutto, devi concentrarti sui vantaggi del tuo progetto sottolineando i suoi vantaggi. L'idea è convincerli in che modo il tuo progetto può migliorare le loro vite.
Inoltre, usa sempre un linguaggio potente e descrittivo nella presentazione delle diapositive.
Descrivi il tuo progetto utilizzando termini precisi. Un ottimo approccio è mettersi nei panni del pubblico e usare un linguaggio che possa capire.
Se non hai tempo per presentare lo stato del progetto in modo dettagliato, indirizza il pubblico a risorse extra pertinenti. Questi potrebbero essere articoli su un progetto simile e video contenenti approfondimenti del settore.
Da qui, il tuo pubblico può fare ulteriori letture anche dopo il rapporto.
4. Bilancio attuale
I dati finanziari possono avere una reputazione per il loro aspetto poco divertente. Tuttavia, la tua presentazione può essere molto più divertente e istruttiva se padroneggi la narrazione dei dati.
Ecco alcuni suggerimenti su come utilizzare una diapositiva sullo stato del progetto per presentare il tuo budget:
Per fare ciò, racconta al pubblico ogni dettaglio finanziario e invitalo a fare domande. Quindi, preparati a rispondere a tutto ciò che ti lanciano per lettera.
Quando riferisci la valutazione del budget, non lasciare che i numeri parlino da soli. Invece, aumenta il loro appeal visivo trasformandoli in diagrammi, grafici, mappe e widget utilizzando gli strumenti di visualizzazione dei dati di Visme.
Puoi persino aggiungere icone e foto d'archivio per dare alla diapositiva sullo stato del tuo progetto un aspetto più professionale.
Dai dati raccolti, puoi fornire un piano attuabile progettato per rimanere nei limiti del budget. Fai lo stesso per eventuali deficit di bilancio. Mostra loro le misure preventive. E se esaurisci il budget, condividi una proposta di soluzione.
5. Rischi di controllo
La maggior parte dei progetti comporta dei rischi. E sebbene tu non possa impedire loro di mettere a repentaglio un'operatività di progetto senza soluzione di continuità, puoi superarli.
Innanzitutto, definire i rischi rivelando tutti i pericoli e le situazioni rischiose. Aiuta il pubblico a capire l'accordo che inserirà se decide di investire nel tuo progetto.
Successivamente, fornire una valutazione completa del rischio. Elaborare quanto sono minacciosi i rischi. Includere i dettagli degli effetti negativi dei rischi per il progetto.
Infine, presenta un ipotetico scenario privo di rischi in cui hai mitigato ed eliminato i rischi. Aumenta la loro fiducia nella tua capacità di controllare i rischi.
10 eccellenti modelli di diapositive sullo stato del progetto per te
Per aiutarti a far scorrere lo stato del progetto ideale, sentiti libero di utilizzare uno dei modelli Visme di seguito. Basta registrarsi per un account e scegliere il modello che cattura meglio il tuo progetto. Da qui, modifica i dettagli e progetta la diapositiva in modo che corrisponda al tuo marchio.
Dopo aver creato il tuo it, ricordati di visualizzare la dashboard di analisi. Scopri chi ha visualizzato la tua presentazione, valuta le prestazioni della diapositiva di stato, identifica le parti interessate e altro ancora.
Di seguito è riportata una serie di modelli che puoi facilmente personalizzare.
1. Modello di presentazione del rapporto sullo stato del progetto
Questo modello è ideale per i minimalisti. Puoi usarlo per mostrare una semplice presentazione delle attività del progetto completate o di quelle ancora in corso.
E poiché è completamente personalizzabile, puoi usarlo come preferisci. Puoi facilmente modificare elementi di design come carattere e colore per adattarli al tuo marchio. Puoi anche aggiungere immagini e trasformare i dati in diagrammi e grafici per aiutare i clienti a elaborare le informazioni più velocemente.
2. Modello di consulenza per la presentazione dell'aggiornamento dello stato del progetto tecnologico
Presentare un aggiornamento sullo stato di un progetto tecnologico può essere impegnativo. Devi suddividere il tuo rapporto in blocchi digeribili. Fortunatamente, questo modello può aiutarti a presentare informazioni dettagliate e di facile comprensione sul tuo progetto tecnologico.
3. Modello di infografica del progetto di progettazione UX / UI del negozio di e-commerce
Questo modello di infografica ti consente di comunicare visivamente i progressi del tuo team nelle diverse fasi del progetto. Il widget percentuale mostra anche quanto lavoro richiede ciascuna fase. Sostituisci semplicemente il marchio e il testo in questo modello e puoi inviarlo ai tuoi clienti in pochi minuti!
4. Strumento di gestione del progetto - Modello di manuale di formazione
Con questo modello completamente personalizzabile, la presentazione di nuove regole di formazione può essere semplice. Puoi introdurre nuove regole una per una (o passo dopo passo). Se esegui bene la formazione, puoi trasmettere efficacemente il tuo messaggio in meno tempo!
5. Finanziario - Modello di piano di progetto
Questo modello può aiutarti a delineare il tuo piano finanziario con un approccio pulito e strutturato. Poiché presenta semplici scelte di colore, non distrae il pubblico. Di conseguenza, li aiuta ad assorbire il messaggio della tua proposta.
6. Modello di rapporto sullo stato del progetto aziendale
Questo modello completo di 11 pagine copre tutto ciò che i clienti vorrebbero sapere sul modello. Discute gli obiettivi del progetto, l'ambito, i KPI e le pietre miliari per condividere i risultati con le parti interessate. Condivide anche potenziali ostacoli e attività imminenti per aiutare i clienti a mitigare le loro aspettative andando avanti.
7. Modello di rapporto sullo stato della gestione del progetto del sito web
Questo modello presenta pagine in cui puoi elencare lo stato del progetto di sviluppo del tuo sito web. Puoi condividere un elenco delle attività correnti, delle priorità imminenti e dei progressi del team.
8. Modello di rapporto sullo stato della gestione dei progetti di costruzione
Se lavori nel settore delle costruzioni, questo modello pulito fa per te. Descrive in dettaglio i KPI e i progressi della costruzione, nonché i requisiti legali, le decisioni in sospeso e altro ancora. Sono incluse immagini di foto d'archivio segnaposto che puoi utilizzare per la tua presentazione. Ma puoi caricare le tue foto invece per una diapositiva più personalizzata per i tuoi clienti.
9. Rapporto sullo stato del progetto della pagina di destinazione
Il modello è ideale per monitorare le prestazioni della tua pagina di destinazione. Innanzitutto aiuta a identificare i suoi obiettivi come l'aggiornamento della copia web, l'aggiunta di prove sociali e altri. Da qui, puoi determinare lo stato del progetto, le pietre miliari, i KPI e altro. Il modello ha un design molto minimalista, ma puoi personalizzarne l'aspetto utilizzando la funzionalità di progettazione di Visme.
10. Rapporto settimanale sullo stato del progetto
Questo modello viene fornito con un'elegante combinazione di colori, caratteri di facile lettura e un layout di design con molto spazio bianco. È ottimo per chiunque desideri presentare un rapporto interessante al management superiore.
Errori da evitare nella diapositiva sullo stato del progetto
Fare errori nella diapositiva sullo stato del progetto può portare a terribili conseguenze. Potresti perdere il tuo pubblico e il loro rispetto per il tuo marchio.
Di seguito sono riportati gli errori comuni nelle diapositive sullo stato del progetto e i modi per correggerli.
Errore n. 1: creare una diapositiva difficile da navigare
Non guidare il pubblico attraverso la tua presentazione può fargli perdere interesse per la tua proposta. Se queste persone non riescono a capire facilmente una diapositiva sullo stato del progetto, potrebbero rinunciare alla tua offerta.
Un modo per risolvere questo errore è identificare la dimensione, il tipo, il colore e il contrasto del carattere corretti da utilizzare. Scegli uno stile di carattere altamente leggibile.
Quindi, stabilisci un contrasto elevato tra lo sfondo e il testo.
Puoi personalizzare facilmente la tua presentazione utilizzando l'ampia gamma di opzioni di progettazione di Visme.
Per quanto riguarda rendere lo stato del tuo progetto molto più comodo da navigare e comprendere, suddividi i testi in sezioni. Usa anche frasi brevi, elenchi numerati e punti puntati.
Inoltre, utilizzare titoli informativi e descrittivi per ogni sezione. Oltre a mettere in evidenza le parole chiave, fai risaltare i tuoi titoli per attirare l'attenzione di coloro che sfogliano le informazioni.
Errore n. 2: non seguire un processo
Fare una diapositiva di progetto per la prima volta può essere travolgente. Può anche essere allettante diventare un ladro, ignorare l'uso di modelli e non creare e seguire un processo.
Una semplice soluzione a questo problema consiste nel descrivere la diapositiva sullo stato del progetto e ciò di cui parlerai in essa. Ciò ti consente di dare al tuo pubblico un'idea di cosa aspettarsi.
Parte della descrizione dovrebbe anche servire a chiarire l'obiettivo del progetto. Condividi ciò che vuoi che il progetto realizzi. Inoltre, dedica del tempo per intrattenere domande e preoccupazioni.
Quando riassumi il tuo rapporto, rendilo breve evidenziando solo le sue parti più cruciali. Questo aiuta a stimolare la memoria del pubblico e consente loro di concentrarsi su ciò che è veramente importante.
Errore # 3 - Presentazione di informazioni irrilevanti e errate
Scorri ogni diapositiva e guarda le cose dal punto di vista del tuo pubblico. Se l'informazione è comprensibile, è una buona notizia. In caso contrario, il rapporto sullo stato deve essere rivisto.
Puoi iniziare verificando ogni dettaglio nella diapositiva e assicurandoti che contenga informazioni aggiornate. In caso contrario, sostituirlo o aggiornarlo.
Quindi, rendi il tuo marchio prominente nella tua presentazione. Allinea il tuo marchio con le diapositive sullo stato del progetto per aiutare il tuo pubblico ad associare la tua presentazione di prim'ordine con il tuo marchio di alta qualità.
L'utilizzo del Brand Wizard di Visme ti consente di incorporare perfettamente le tue risorse come logo, tipo di carattere e combinazioni di colori in qualsiasi progetto.
Allo stesso modo, l'utilizzo di combinazioni di colori efficaci correlate al tuo marchio aiuta a stabilire un tema per la tua presentazione.
Infine, menziona chiaramente il tempo necessario per completare un progetto sulla diapositiva di stato. Per fare ciò, devi presentare dati semplificati nella tua sequenza temporale concentrandoti sulla durata di ogni attività e sul motivo per cui ci vorrà così tanto tempo.
Errore n. 4 - Usare i colori in modo incoerente
In relazione al punto precedente, il modo in cui usi il colore nelle tue diapositive determina l'efficacia con cui trasmetti un messaggio a un pubblico.
L'uso incoerente del colore può disorientare e impedire alle parti interessate di comprendere la tua presentazione.
Puoi iniziare a risolvere questo errore usando il colore in base ai sentimenti e alle emozioni associati. Ad esempio, il rosso è sinonimo di avvertenze e rischi. Quindi, attribuire un significato diverso al colore confonderà il tuo pubblico.
Puoi usare lo stesso concetto di colore per determinare lo stato del tuo progetto. Ad esempio, "verde" significa che l'attività è attiva ed è in linea per il completamento in tempo. Se un'attività è attiva ma richiede un attento monitoraggio, utilizza "ambra". Infine, "rosso" indica che l'attività è attiva ma necessita di una correzione importante.
Allo stesso tempo, i colori da soli non fanno la tua relazione, anche se servono come importanti segnali visivi.
Comprendi che alcune persone hanno percezioni limitate dei colori, specialmente quelle con deficit della visione dei colori. Se non riescono a percepire un colore presente nella tua presentazione, potrebbero non capire il tuo rapporto.
Errore n. 5 - Visualizzazione di dati poco interessanti
I tempi di attenzione stanno diminuendo. A nessuno piace prestare attenzione alle presentazioni a metà e a quelle che contengono dati ordinari.
Per rendere i tuoi rapporti più accattivanti, organizza i dati nella diapositiva. Tienili puliti e ordinati. Inoltre, evita di sovraccaricare il pubblico di informazioni.
Inoltre, l'incorporazione di elementi interattivi come le animazioni 3D rende la tua presentazione più entusiasmante. Puoi persino incorporare un video che hai creato in modo da stupire ancora di più il tuo pubblico.
Aumenta ancora di più l'interattività della tua presentazione creando giochi e sessioni di domande e risposte. L'idea è quella di coinvolgere il pubblico per far risaltare la tua presentazione e renderla indimenticabile.
Crea impressionanti diapositive sullo stato del progetto utilizzando Visme
La creazione di una diapositiva sullo stato del progetto richiede una chiara comprensione di ciò che i clienti devono vedere e di ciò che desideri condividere con loro. Da qui, dovresti essere in grado di comunicare lo stato del progetto in modo chiaro.
Questo rende la tua attività migliore agli occhi dei clienti. Allo stesso tempo, i clienti sarebbero più che felici di darti le redini per portare questo progetto al traguardo.
Quindi, sei pronto per una brillante diapositiva sullo stato del progetto senza dover ricominciare da capo?
Quindi, usa Visme e fai riferimento ai modelli di diapositive sullo stato del progetto sopra. Puoi anche scegliere tra i nostri modelli di progettazione grafica gratuiti, creare diapositive professionali sullo stato del progetto e saperne di più su questo argomento.