10+ motivi per cui la tua piccola impresa diventa senza carta

Nel mondo per lo più digitale di oggi, diverse aziende stanno passando a uffici senza carta per una serie di vari motivi. Allo stesso tempo, ci sono alcuni aspetti negativi nell'andare senza carta che dovresti solo considerare prima di creare il passaggio.

Pesa i vantaggi e gli svantaggi dell'eliminazione della carta, così sarai in grado di verificare se è il percorso corretto richiesto dalla tua azienda.

Che tipo di attività si esegue?

La prima questione da considerare una volta che si decide se passare o meno senza carta è il tipo di attività che si gestisce. Ci sono alcuni settori (come contabilità o assicurazioni) che trarrebbero enormi profitti riducendo o eliminando i documenti cartacei.

Ad esempio, il settore sanitario ha iniziato a verificare i vantaggi dell'implementazione diffusa di tecnologie di gestione delle informazioni sanitarie come le cartelle cliniche elettroniche, poiché consentono ai fornitori di controllare semplicemente l'intera storia sanitaria di un paziente e di condividerla con strutture sanitarie alternative, se necessario.

Tuttavia, se gestisci un'attività di e-commerce associata e desideri incorporare fatture nelle tue spedizioni, passare senza carta potrebbe non essere così conveniente o realistico.

Andare senza carta aiuta l'atmosfera

Naturalmente, uno dei motivi principali per cui numerose aziende si stanno spostando verso operazioni senza carta è la proprietà. È una possibilità molto più rispettosa dell'ambiente rispetto al maltrattamento della carta poiché la carta aggiunge fino al venticinquesimo dei rifiuti trovati nelle discariche e provoca le emissioni di molti gas serra.

Poiché abbiamo la tendenza a muoverci verso cambiamenti di proprietà, una sorta di economia circolare, questi cambiamenti saranno un enorme vantaggio per l'atmosfera.

La carta non è l'unico rischio ambientale causato dalla stampa. L'inchiostro stesso contiene sostanze chimiche e metalli significativi che causeranno un rischio per l'atmosfera se consentito di interrompersi durante una pianura ed entrare nel suolo. La produzione di inchiostro richiede anche l'impiego di combustibili fossili, che mettono a dura prova l'atmosfera.

Anche l'uso non è pulito al 100%. l'uso richiede energia e carburante per elaborare la carta per l'uso. Non tutta la carta verrà riciclata, quindi alcuni possono ritrovarsi durante una pianura a prescindere.

Economico e conveniente

Oltre ad essere rispettoso dell'ambiente, andare senza carta è ragionevole e conveniente nel tempo di lunga data. Inizialmente, creare sostituzioni e garantire che tutte le informazioni necessarie siano disponibili digitalmente sarà un metodo lento e frustrante, ma è anche più conveniente nel tempo.

questo può essere molto vero se sei come l'ottantesimo dei dirigenti aziendali che stanno per acquisire o espandere affari a livello internazionale.

Immagina di gestire e organizzare tutte quelle scartoffie! o forse contempla la proporzione di denaro risparmiata non dovendo spedire documenti avanti e indietro. Qualsiasi azienda che tenti di tagliare i prezzi e aumentare la potenza nel 2018 dovrebbe prendere in considerazione la creazione del passaggio.

L'eliminazione della carta significherà che le attività aggiuntive saranno automatiche, le informazioni verranno salvate e gli aggiornamenti verranno creati rapidamente.

Rischi per la sicurezza, rischi di incendio

Naturalmente, la carta per escissione non è mentre i suoi aspetti negativi. Gli attacchi informatici e le violazioni della conoscenza sono in aumento e sarà difficile rimanere un passo prima degli hacker. La maggior parte dei consulenti concorda sul fatto che non è possibile fermare tutte le violazioni, cosa che le aziende più semplici faranno è applicare misure di sicurezza e avere un'impostazione di controllo solo in caso di violazione della conoscenza.

Se la conoscenza dei clienti è compromessa, perderanno rapidamente la religione durante un'attività. O peggio, le informazioni potrebbero essere cancellate del tutto, interrompendo le operazioni tradizionali.

La maggior parte degli americani è vittima di attacchi informatici alle principali organizzazioni, informazioni su MasterCard e persino numeri di previdenza sociale in pericolo.

sebbene la possibilità di perdere la conoscenza fisica non sia all'altezza della conoscenza digitale, i documenti fisici possono essere in pericolo di furto, incendio o danni alternativi.

Motivi per cui andare senza carta

1) Banca in linea

La creazione di un conto corrente web può ridurre la carta nella tua azienda, risparmiare tempo e aumentare la gestione del contante in modo più conveniente. La maggior parte dei servizi bancari online è mobile-friendly, quindi sarai in grado di creare transazioni nel tuo tempo libero.

L'attività bancaria online ti dà la libertà di pagare bollette, trasferire fondi e pensare ai saldi dei conti senza le restrizioni di una posizione fisica. hai accesso 24 ore su 24 ai tuoi account e non ci sono lunghe file o moduli da compilare a mano. bastano pochi semplici clic e il gioco è fatto.

Separare le finanze aziendali e private semplifica l'organizzazione delle transazioni commerciali e la dichiarazione delle tasse. Apri un conto corrente separato per le aziende e utilizza il conto solo per le transazioni commerciali.

2) Conserva i libri con il pacchetto.

Come piccolo imprenditore, probabilmente non hai un team di persone che tengono i tuoi libri contabili. Ma ciò non significa che la gestione dei record debba essere un enorme fardello sulle tue spalle. Usa un pacchetto di contabilità online per definire i processi di contabilità e ridimensionare la carta.

Il monitoraggio manuale del contante aggiungerà alla tua attività spese aggiuntive di quelle che potresti riconoscere. è lento è efficace. Se paghi ore registrando voci ogni settimana, sei un ostacolo che verrebbe speso per generare entrate.

Il costo per formare e archiviare documenti contabili cartacei mette a dura prova il tuo portafoglio. Inoltre, le registrazioni scritte sono soggette a errori. Gli errori offrono un'immagine imprecisa delle tue finanze e potrebbero causare scelte aziendali malsane. Dichiarazioni fiscali errate ti rendono vulnerabile alle sanzioni e agli addebiti dell'autorità durante la stagione fiscale.

Evita costi aggiuntivi con un programma di contabilità senza carta. Questo pacchetto è veloce e calcola le cifre per te. le informazioni sono mantenute all'interno del cloud, quindi hai accesso ad esso da qualsiasi dispositivo che si connette alla rete.

3) Utilizzare strumenti di collaborazione digitale

La comunicazione è un aspetto molto importante di una forza lavoro potente. una volta che il personale collabora durante la giornata lavorativa, la tua azienda funziona come una macchina ben oliata. Usa gli strumenti di collaborazione digitale per mantenere le conversazioni in corso senza sprecare carta.

Molti strumenti online ti consentono di condividere documenti, cartelle e arriva. sarai in grado di utilizzare congiuntamente la gestione delle attività e le applicazioni di chat video. invece di scambiare file cartacei, chiedi al personale di collaborare all'interno del cloud.

4) Scansione di copie digitali

C'è una piccola domanda che desideri mantenere i registri per la tua attività. Voci contabili, contratti, fatture: l'elenco potrebbe continuare all'infinito. Ridurre la quantità di estenuanti copie archiviate è una tecnica per tenere sotto controllo i documenti.

Per ridurre il maltrattamento della carta all'interno del punto geografico, scansionare le copie digitali. potrai importare documenti in un prodotto o salvarli come file sul tuo pc. contemplare l'archiviazione di documenti aziendali all'interno del cloud. In questo modo, i moduli non andranno persi se il tuo PC si arresta in modo anomalo.

5) Avere accesso a tutto a portata di mano

"Quando scade la mia fattura?" chiede il tuo cliente. Se desideri apparire attraverso scatole di scarpe piene di documenti accartocciati per cercare la soluzione, sarebbe il momento di utilizzare un file system senza carta.

Con i sistemi aziendali senza carta, non devi essere obbligato a lavorare attraverso montagne di lavoro per cercare documenti. Se utilizzi un file system basato su cloud, sarai in grado di accedere alla conoscenza da qualsiasi dispositivo con un'associazione online. ad esempio, se utilizzi un pacchetto di contabilità online, potrai aggiornare i tuoi libri ogni volta che lo desideri, da qualsiasi luogo desideri.

I sistemi paperless creeranno informazioni sui clienti più rapidamente e più accessibili. Inoltre, sarai in grado di inviare campagne e-mail personalizzate ai clienti anziché inviare promozioni.

Quando effettui operazioni bancarie online, non sei limitato dagli orari bancari. hai accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7 ai tuoi account, offrendoti la libertà di controllare i saldi dei conti e pagare le bollette in qualsiasi momento lo desideri. Questo ti fa anche risparmiare tempo perché non devi essere obbligato a decidere ogni volta che desideri verificare i fondi.

6) Informazioni sul trasferimento Tra il personale.

La condivisione delle informazioni tra i tuoi dipendenti può essere una parte fondamentale per avere un'attività prospera. tuttavia, una volta che tutto è stato scarabocchiato sulle notecard, il trasferimento delle informazioni sarà problematico.

L'uso degli strumenti di collaborazione digitale non solo riduce la carta all'interno del posto di lavoro, ma renderà più semplice condividere le informazioni e fluire nelle informazioni. ciò potrebbe migliorare la cooperazione, incoraggiare l'innovazione e prevenire il segnale informativo.

Gli strumenti online consentono al personale di condividere documenti, cartelle, maltrattamenti associati e un sistema economico. il personale collaborerà all'interno del cloud piuttosto che attendere con impazienza i colleghi a portata di mano dei file cartacei.

7) Ricevi i pagamenti dei clienti più rapidamente

Se estendi il credito ai clienti, miri a dover essere obbligato a fatturarli per uno scopo o per l'altro. invece delle fatture cartacee di causalità, sarai in grado di passare alle fatture elettroniche, risparmiando denaro su carta, buste e spese di spedizione. oltre al risparmio sul prezzo delle offerte, c'è anche la possibilità che tu possa accelerare il pagamento.

Quando invii una fattura e-mail associata, il tuo cliente può probabilmente riceverla ora, il che potrebbe accelerare ma in breve tempo pagherà. Se utilizzi un pacchetto che ti consente di produrre e tenere traccia delle fatture, sarai in grado di gestire le fatture non pagate ulteriormente rapidamente tramite richieste di pagamento successive alla causalità, una volta accettate.

Tieni presente che la fatturazione online potrebbe non funzionare per ogni cliente. Alcuni clienti preferiscono ricevere fatture fisiche. devi avere la possibilità di affiliato che consenta ai clienti di preferire la fatturazione elettronica, se lo desiderano.

8) Responsabilità del titolare dell'attività di contorno

Ritenere e rimettere le tasse può essere un compito a cui nessun imprenditore potrà sfuggire. nonostante la tua struttura aziendale, devi delle tasse al governo. E se hai personale, potresti dover pagare anche tasse aggiuntive.

Per modificare le tue responsabilità di pagamento delle tasse, potrai registrarti con il sistema elettronico federale di pagamento delle tasse (EFTPS). maltrattamento EFTPS è gratuito e snellisce i pagamenti delle tasse. E potrai accedere semplicemente alla cronologia dei pagamenti.

Cerca alternative digitali alle responsabilità degli imprenditori alternativi. ad esempio, potrai richiedere un EIN (Employer Identification Number) associato online anziché presentare un SS-4 di tipo cartaceo. dopo che hai presentato la domanda online e sei stato approvato, l'autorità ora fornisce il tuo EIN. tuttavia dopo aver inviato un fax o una mail con il tipo SS-4, non riceverai il tuo EIN per giorni o settimane.

Ambiente di lavoro senza carta Vantaggi per le aziende

La riduzione dell'impiego della carta all'interno del punto geografico avrà diversi effetti positivi. Qui ci sono semplicemente una serie di vantaggi sul posto di lavoro senza carta:

Risparmio di tempo: la natura automatica dei documenti elettronici consente di risparmiare tempo dalle informazioni sulla scrittura a mano.

Informazioni accessibili: grazie all'archiviazione delle conoscenze all'interno del cloud, potrai accedervi da qualsiasi dispositivo con un'associazione online.

Servizio clienti migliorato: un ambiente di lavoro senza carta ti aiuta a gestire le informazioni e le comunicazioni sui clienti in modo più rapido.

Soluzioni di archiviazione facili: i record digitali occupano meno spazio rispetto agli armadi di archiviazione pieni di lavoro.

Dati protetti: i sistemi online funzionano su server sicuri, quindi solo gli utenti autorizzati accederanno alle informazioni.

Conclusione

È estremamente improbabile che la tua attività sia completamente priva di carta. Tuttavia, riducendo la quantità di carta si utilizzano operazioni semplificate. Con processi più pratici, potrai iniziare a viaggiare senza carta, far crescere la tua azienda e ridurre i tuoi prezzi.

Ecco l'infografica che contiene le migliori informazioni sul perché andare senza carta. Leggi sotto Infografica per ulteriori informazioni

Fonti aggiuntive