5 potenti strumenti di collaborazione per lavorare dai team domestici

La collaborazione è un elemento cruciale che guida le prestazioni della forza lavoro.

Rafforza il lavoro di squadra e incoraggia il pensiero innovativo e l'eguale contributo dei membri del team nel raggiungimento degli obiettivi in ​​modo efficiente.

Uno studio di Stanford di alcuni anni fa mostra che anche la semplice percezione di lavorare insieme a un team aumenta le prestazioni di un individuo.

Con il COVID-19 che ha influenzato e cambiato il modo in cui le aziende operano a livello globale, il lavoro di squadra e la collaborazione sono diventati ancora più importanti.

E difficile da eseguire a causa dei team che lavorano da casa. Di conseguenza, le aziende sono diventate sempre più dipendenti da strumenti di collaborazione remota online per continuare a guidare l'innovazione, aumentare la produttività dei dipendenti e rimanere rilevanti.

Di seguito abbiamo elencato 5 popolari strumenti di collaborazione remota che puoi utilizzare per migliorare la comunicazione e il lavoro di squadra tra i dipendenti, in particolare tra coloro che attualmente lavorano da casa.

Strumento di collaborazione per documenti e file – Google Docs/Google Drive

Le app per la condivisione di documenti e file svolgono un ruolo importante in un toolkit di collaborazione. Aiutano i team a condividere e collaborare facilmente su documenti comuni online.

La ricerca mostra che i team possono creare documenti il ​​33% più velocemente con uno strumento di gestione dei documenti che elimina la necessità di allegati .

Uno dei principali attori in questa categoria è Google Docs con il quale puoi creare documenti, modificarli/ rivederli e condividerli con altri, da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi parte del mondo.

Puoi anche scaricare documenti in più formati di file, se necessario. Integrato con Google Drive, ti consente di organizzare i tuoi documenti in modo ordinato e di gestirne le autorizzazioni all'interno dell'organizzazione.

Quando usare:

• Durante le riunioni online per prendere appunti
• Sviluppare idee in modo collaborativo durante una sessione di brainstorming online
• Per collaborare in tempo reale alla modifica di un documento
• Tieni traccia dell'avanzamento del documento con la cronologia delle versioni
• Per condividere documenti importanti con i membri del team, i clienti o le parti interessate
• Fornisci un feedback immediato sui documenti o dai suggerimenti per le modifiche

Spazio di lavoro visivo per la collaborazione: in modo creativo

Si stima che oltre il 60% della Generazione X e dei Millennial collaborino maggiormente attraverso mezzi visivi.

Gli elementi visivi aiutano le persone a comunicare meglio idee, processi, flussi di lavoro, progetti, ecc. Questo è il motivo per cui la maggior parte delle sale conferenze dispone di lavagne bianche; per aiutare ad aggiungere un aspetto visivo a ciò che viene discusso.

Le piattaforme di collaborazione visiva sostituiscono questa tradizionale lavagna con una tela infinita basata su cloud in cui più persone possono lavorare insieme per sviluppare le proprie idee e progetti utilizzando elementi visivi e diagrammi.

Un gigante del settore è Creately. Offre una tela online scalabile e infinita con funzionalità di disegno intuitive per aiutare i team a collaborare in tempo reale per visualizzare i concetti più velocemente.

Dispone inoltre di migliaia di modelli predefiniti basati su vari scenari per marketing, sviluppo, design, ingegneria, risorse umane, gestione dei progetti e team agili.

La sua perfetta integrazione con Google Drive, Confluence e Slack aiuta ulteriormente a rafforzare la collaborazione tra i team interfunzionali.

Quando usare:

• Per fare brainstorming su idee usando mappe mentali, bacheche di idee, diagrammi a lisca di pesce, ecc.
• Per fare lo Sprint Planning online con il tuo team Scrum
• Per collaborare in tempo reale allo sviluppo di idee/piani utilizzando immagini e diagrammi, da qualsiasi luogo
• Per pianificare e rivedere i flussi degli utenti, i wireframe e i modelli dell'interfaccia utente
• Per visualizzare statistiche e informazioni per report, documenti, presentazioni, ecc.
• Condividere e ottenere feedback sui documenti da colleghi, parti interessate e clienti

App di messaggistica del team - Slack

La collaborazione inizia con una corretta comunicazione tra i dipendenti.

E ci sono molte applicazioni appositamente create per facilitare la comunicazione tra i team, sia che lavorino dalla stessa posizione o da remoto.

Sebbene Microsoft Teams sia progettato per aziende di grandi dimensioni, è spesso considerato difficile da configurare rispetto a Slack, che è più facile da configurare e amministrare.

Quindi, per questo post, abbiamo deciso di restare con Slack sebbene Microsoft Teams abbia una base di utenti più ampia, perché è più facile da configurare e utilizzare ed è la scelta giusta per la messaggistica istantanea per le aziende.

Slack è un ottimo strumento di comunicazione per team di tutte le dimensioni, interni o remoti. Consente ai team di connettersi con i colleghi tramite messaggi istantanei, videochiamate e persino creare canali separati non correlati al lavoro per socializzare.

Quando usarlo;

• Sostituisce e-mail, telefonate e messaggi di testo quando desideri comunicare con il tuo team
• Per mantenere informazioni importanti, documenti, collegamenti a risorse, ecc. salvati nella cronologia della chat. Puoi scoprirli rapidamente con l'opzione di ricerca
• Per impostare promemoria per te e il tuo team per eventi importanti (es. daily scrum)
• Per connetterti con i tuoi colleghi tramite audio o videochiamata
• Per creare spazi comunitari divertenti in cui il tuo team possa legare su cose non legate al lavoro
• Per risolvere problemi, avvisare altre persone, scambiare idee su idee e condividere aggiornamenti su attività/progetti
• Per condividere lo stato della tua disponibilità durante l'orario di lavoro

Strumento per riunioni online – Zoom

Quando si lavora in remoto, non è possibile incontrarsi e lavorare di persona; ma la videoconferenza consente virtualmente conversazioni "faccia a faccia".

E per un team remoto, sono fondamentali per creare fiducia e fornire i segnali visivi necessari per una comunicazione efficace.

Ci sono molti strumenti là fuori nel mercato. Bloomberg riferisce che il mercato globale delle videoconferenze si espanderà a un tasso di crescita annuale composto del 9,2% fino al 2025, portando quel mercato a un valore di 6,7 miliardi di dollari . Afferma inoltre che il 51% dei lavoratori aveva effettuato videochiamate per lavoro, da un ufficio a casa mentre il 33% lo aveva fatto da una struttura di coworking .

Uno strumento popolare utilizzato in tutto il mondo per le videoconferenze è Zoom. Dall'inizio della pandemia di COVID-19, Zoom ha aumentato la sua base di utenti a livelli record. Si stima che la società abbia finora aggiunto 2,22 milioni di utenti attivi mensili nel 2020, mentre nel 2019 ne ha aggiunti 1,99 milioni .

Quando usarlo;

• Per videoconferenze e audioconferenze con i colleghi
• Per condurre riunioni a distanza con membri del team, clienti, stakeholder, ecc.
• Per condurre interviste a distanza e condurre sessioni di formazione per i nuovi assunti a distanza
• Per condurre webinar e altri eventi di marketing
• Per programmare e registrare le riunioni
• Per la condivisione dello schermo

Project Management – ​​Favro

Negli ultimi anni, i software di gestione di progetti/attività sono diventati estremamente popolari, ora ancora di più poiché la maggior parte dei team ha membri che lavorano in remoto.

Che tu stia cercando di organizzare semplicemente le attività del progetto o di un sistema di livello aziendale per pianificare e monitorare i progetti, c'è una soluzione per tutti.

Favro offre un unico spazio per i team distribuiti per collaborare alla pianificazione, organizzazione e monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività/progetti su cui stanno lavorando.

Quando usarlo:

• Per visualizzare il lavoro in corso utilizzando roadmap, elenchi e fogli, identificare i colli di bottiglia e rimanere sincronizzati come una squadra
• Per creare e collaborare al contenuto necessario per i progetti all'interno dell'app
• Per pianificare progetti e assegnare compiti e doveri tra i membri del team
• Per creare arretrati di lavoro da fare in futuro e raccolte (spazi di lavoro) per team separati
• Per rivedere e lasciare feedback sui progetti per i colleghi

Quali sono i tuoi strumenti di collaborazione remota preferiti?

La chiave per una collaborazione remota senza interruzioni è utilizzare lo strumento giusto per lo scopo giusto e utilizzare un insieme limitato di strumenti per evitare di creare confusione. Per promuovere un uso più efficiente degli strumenti, disporre di linee guida chiare su quando e come utilizzarli, scritte e condivise con il team.

Ci auguriamo che questi 5 strumenti di collaborazione remota ti aiutino a portare a termine il lavoro in modo efficiente.

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