La guida definitiva per condurre un'intervista a distanza di successo

Il Team Creately lavora da casa da quasi due mesi, dall'inizio della pandemia di COVID-19.

Come stanno le cose , vi chiederete.

Ormai tutti nel team hanno imparato con successo la tecnica di lavorare da casa rimanendo produttivi come sempre. Abbiamo lavorato più duramente (attenzione, senza esaurirci e mantenendo un sano equilibrio tra lavoro e vita privata) di quanto non avessimo mai fatto prima che l'intera situazione di blocco ci cadesse addosso.

E, soprattutto, siamo stati in grado di espandere il nostro team, e questo è mentre tutti lavorano da casa.

In questa guida faremo luce sui processi, le migliori pratiche e gli strumenti che abbiamo seguito e utilizzato per intervistare e assumere con successo nuovi dipendenti, senza nemmeno incontrarli di persona. Continua a leggere per trovare,

Best practice per le interviste a distanza

Per noi, il processo per l'assunzione di un nuovo membro del team da remoto rimane lo stesso di un processo di assunzione generale fino al momento della selezione dei candidati.

Il nostro processo di assunzione standard è discusso passo dopo passo nel nostro post Come aumentare il tasso di conversione dei candidati e l'esperienza dei candidati; in esso puoi imparare a,

• Identificare le esigenze di assunzione
• Prepara le descrizioni dei lavori
• Elabora la tua strategia di reclutamento
• Selezionare e selezionare i candidati

Le seguenti best practice ti aiuteranno a semplificare il processo di colloquio e assunzione di un candidato da remoto .

Conduzione di interviste

In Creately, facciamo tre incontri di colloquio con il candidato; Screening delle risorse umane, discussione individuale con il team manager e discussione individuale con il CEO.

Di seguito sono riportate alcune delle pratiche che seguiamo per mantenere le cose efficaci durante ciascuno di questi incontri.

Usare gli strumenti giusti per condurre l'intervista

Quando si intervista un candidato a distanza, i colloqui telefonici e video sono i principali canali disponibili per la comunicazione.

Sebbene tu possa fare affidamento su una chiamata audio per condurre il colloquio preliminare, è fondamentale utilizzare le videochiamate per le discussioni successive.

Un colloquio svolto in loco ti dà l'opportunità di entrare in contatto facilmente con il tuo candidato poiché puoi vedere e leggere correttamente il suo linguaggio del corpo. Durante un colloquio a distanza, il video può aiutarti a farlo virtualmente.

Preparazione per le interviste

Per un colloquio di persona, ti prepareresti esaminando la serie di domande che presenterai al tuo intervistato, allestendo la sala riunioni, magari anche verificando con il candidato per assicurarti che sia ancora presente.

Anche un colloquio a distanza richiede preparazione.

• Stabilisci le aspettative in anticipo .

È importante far sapere al candidato cosa ti aspetti; ciò includerà dettagli chiarificatori come l'ora in cui si svolgerà il colloquio, la comunicazione e qualsiasi altro strumento che verrà utilizzato durante la riunione, i nomi e la designazione delle altre persone che si uniranno alla chiamata dalla tua parte, l'ordine del giorno della riunione , ecc. Questi dettagli possono essere elencati in un'e-mail introduttiva che puoi inviare in anticipo.

• Assicurati che la tua tecnologia sia in ordine.

Interrompere il colloquio a causa di una connessione Internet difettosa potrebbe non sembrare molto professionale. Assicurati di aver installato o effettuato correttamente l'accesso agli strumenti che utilizzerai, che i tuoi dispositivi siano caricati correttamente e, soprattutto, che la tua connessione Internet funzioni correttamente, almeno un'ora prima del colloquio.

• Sbarazzati delle distrazioni.

Assicurati di essere seduto in un posto tranquillo senza deviazioni (es. persone che camminano, uno schermo TV, camera da letto disordinata, ecc.) sullo sfondo. Inoltre, assicurati di mettere il telefono in modalità silenziosa e disattivare tutti gli altri avvisi sui tuoi dispositivi. E minimizza i tuoi movimenti durante il colloquio; se sei impegnato in un altro compito o ti muovi durante la discussione, sarà più difficile per il candidato mantenere la concentrazione.

• Tieni pronte le domande del colloquio.

Preparare le domande in anticipo ti aiuterà ad avere una conversazione significativa con il partecipante. E ti aiuterà anche a valutare correttamente il tuo candidato. Ciò è particolarmente importante durante un colloquio a distanza poiché non è possibile prolungare la riunione oltre l'agenda cercando di pensare alle domande che dovresti porre.

• Vesti la parte.

Sebbene tu possa lavorare da casa, stai ancora intervistando un estraneo. Quindi è importante avere un aspetto professionale e dare una buona prima impressione.

Durante l'intervista

A differenza di un colloquio di persona, ci sono diverse cose che devi fare e astenersi dal farlo durante un colloquio a distanza.

• Non renderlo troppo affollato .

Perché creerà inutili distrazioni come domande non coordinate. Fai in modo che siano presenti solo i membri del team necessari e, a meno che non stiano parlando, dovrebbero tenere il microfono disattivato consentendo a chi interroga il candidato di farlo senza causare interruzioni.

• Comportati come faresti di persona .

Sii consapevole delle tue espressioni facciali, del tono e del modo in cui ti comporti durante il colloquio. Sorridi e ridi come appropriato e aiuta il candidato ad entrare facilmente nella conversazione. Aspetta qualche secondo alla fine di ogni frase per assicurarti di non parlarti. E, soprattutto, tieni gli occhi sulla fotocamera o sullo schermo, non sul tuo riflesso.

• Avere un piano di riserva.

Non importa quanto sei preparato, le cose potrebbero comunque andare storte (es. mancanza di corrente). Se dovesse verificarsi una situazione del genere, devi essere preparato a gestirla con successo. Avere al tuo fianco dettagli di contatto alternativi come il loro numero di telefono o e-mail. In questo modo, puoi optare per una conversazione audio con il candidato al telefono.

Valutazione del candidato

Dopo lo screening delle risorse umane, e prima del confronto con il team manager, il candidato sarà valutato con un test attitudinale. Sulla base dei risultati del test, il candidato avrà quindi un colloquio con il capogruppo.

Ecco alcuni degli approcci che hanno funzionato per noi durante la valutazione di un candidato online.

• Utilizzare un software di monitoraggio del comportamento e del tempo per tenere traccia dell'attività del candidato durante il test. Prima del test, avvisa il candidato che il suo schermo sarà condiviso e quindi dovrà rimuovere tutte le informazioni riservate dalla vista.

• Oppure usa un software di condivisione dello schermo per monitorare le loro prestazioni. Durante la nostra sessione di peer coding, al candidato viene chiesto di condividere il proprio schermo, in modo che il team leader possa osservare mentre scrivono codice e valutare le proprie abilità.

• Preparare il candidato al test spiegandogli cosa ci si aspetta. Inviamo loro un'e-mail introduttiva che fornisce loro un link per prenotare una comoda fascia oraria per il test utilizzando un software di pianificazione degli appuntamenti online. L'e-mail li informa anche degli strumenti che dovranno utilizzare e spiega le linee guida su come procedere durante il test.

• Dedica qualche minuto prima del test per ricordare al candidato le linee guida tramite videochiamata.

Assumere il candidato

Nell'ultimo mese, cinque nuovi membri si sono uniti a Creately mentre tutti lavoravano da casa, sparsi per il paese. La cosa fuori dall'ordinario è che il loro reclutamento è stato fatto interamente online. Senza un solo colloquio di persona.

Come abbiamo fatto?

• Per fare le verifiche in background, di solito ci affidiamo alle telefonate, proprio come faremmo con qualsiasi altra recluta. Manteniamo anche un database con le registrazioni di tutte le informazioni che raccogliamo.

• Dopo il colloquio finale con il CEO, inviamo la lettera di offerta tramite un servizio di firma elettronica. Ciò consentirà loro di fornire la propria firma agli accordi utilizzando un browser o un dispositivo mobile.

Strumenti per condurre un colloquio a distanza

Ecco gli strumenti che utilizziamo per semplificare il nostro processo di reclutamento.

Airtable : Airtable consente di archiviare informazioni in un foglio di calcolo, ma in un modo visivamente più accattivante. Utilizziamo questo software per conservare un registro delle informazioni sui candidati e per generare moduli che utilizziamo per raccogliere dati (ad es. indirizzo e-mail, numero di telefono, profilo LinkedIn, ecc.) dai candidati.

Calendly – ​​È perfetto per la pianificazione degli appuntamenti online. Questo ci aiuta a convincere i candidati a selezionare un orario conveniente per loro dalle fasce orarie disponibili per i colloqui/prove attitudinali.

Google Meet – Conduciamo le nostre videochiamate tramite Google Meet, che consente anche la condivisione dello schermo, utile durante i test attitudinali.

Moduli Google – I nostri test attitudinali sono creati con moduli Google. E si integra con software di monitoraggio del comportamento e del tempo come Timify che utilizziamo per monitorare l'attività dei candidati durante i test.

Adobe Sign : si tratta di un software crittografato di firma elettronica che consente di inviare, firmare, monitorare e gestire i processi di firma utilizzando un browser o un dispositivo mobile. Lo usiamo per ottenere firme per accordi e contratti online.

Hai più suggerimenti?

Laddove la tecnologia ha permesso di lavorare comodamente da casa tua, intervistare e assumere il dipendente perfetto per la tua organizzazione non è impossibile. Ci auguriamo che questa guida ti aiuti con il processo.

In bocca al lupo per le tue interviste a distanza!

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