Come condurre le revisioni delle prestazioni in remoto: una guida completa

Più a lungo rimaniamo in isolamento, più importante è trovare il modo di ripristinare le normali routine aziendali in modo che i dipendenti non si sentano lasciati in questo stato di limbo per sempre. Ma mentre ci sistemiamo nei nostri nuovi ritmi e strategie, ci si potrebbe chiedere se le revisioni a distanza delle prestazioni abbiano ancora spazio. Dobbiamo resistere all'impulso di cancellare completamente quest'anno e presumere che dovremmo tornare alle revisioni delle prestazioni solo una volta che le cose torneranno alla normalità.

Le revisioni delle prestazioni sono essenziali per garantire la gestione efficiente di individui e team, al fine di raggiungere i loro obiettivi e il successo organizzativo. E in un momento in cui la sopravvivenza delle aziende dipende dall'efficacia con cui possono gestire il proprio personale da remoto, un'efficace gestione delle prestazioni è la chiave per creare allineamento e una comprensione condivisa. Chiarisce ciò che deve essere raggiunto e ciò che gli individui oi team devono fare, imparare e sviluppare per avere successo in questi tempi difficili.

Come adeguarsi al COVID

Anche prima della pandemia, le revisioni delle prestazioni portavano con sé un livello di stress tra i dipendenti. Le persone esitano a essere criticate e preferiscono evitare conversazioni difficili. Lavorare da casa ha creato un senso di isolamento e solitudine che potrebbe essere esacerbato da revisioni a distanza delle prestazioni.

Dobbiamo riconoscere che questa non è una recensione ordinaria e non sarà trattata come tale. Comunicare ai dipendenti la necessità di revisioni a distanza delle prestazioni e definire chiaramente come si svolgerà il processo.
È importante apportare modifiche che tengano conto della distanza fisica, dei problemi tecnologici, delle difficoltà di comunicazione e di altri fattori che rendono le revisioni delle prestazioni a distanza meno che intuitive per molti manager. E, soprattutto, le organizzazioni non possono fare affidamento su strategie che funzionano bene solo per le conversazioni in ufficio.

Impostazione delle aspettative

Riconoscere che sia l'organizzazione che i suoi dipendenti hanno dovuto affrontare sfide significative quest'anno. Durante le restrizioni COVID-19, una leadership compassionevole dovrebbe essere una priorità. In qualità di manager, devi adattarti e legare le prestazioni dei dipendenti al benessere.

Il formato: Spiegare per iscritto come sarà condotta la revisione delle prestazioni a distanza. Descrivi chiaramente i passaggi, come deve prepararsi il dipendente, se sarà fatto attraverso una videochiamata e su quale piattaforma ecc.

Invitati : delineare chi sarà presente durante la revisione. Quanti round comporterà e lo scopo della presenza di ciascun membro presente.

Durata : invia un invito al calendario con largo anticipo. Di solito, è meglio dare ai dipendenti un preavviso da una a due settimane in modo che possano preparare tutto il materiale necessario per la revisione remota delle prestazioni. Includere la durata prevista della riunione nell'invito.

Struttura : nell'invito del calendario e/o nell'e-mail corrispondente, scomponi ciò di cui parlerai. Gli argomenti che affronterai e come misurerai le loro prestazioni.

Condurre la revisione delle prestazioni a distanza

Collegati tramite video

Il linguaggio del corpo comunica molti dettagli e il modo migliore per avere conversazioni significative è con l'interazione faccia a faccia. Le videochiamate sono la cosa migliore dopo essere nella stessa stanza con un dipendente. Puoi utilizzare la funzione di videoconferenza integrata di Creately per conversare con i dipendenti mentre esamini i loro criteri di prestazione, rivedi il lavoro dell'anno precedente e stabilisci un obiettivo per il futuro, tutto in tempo reale sulla sua tela infinita.

Avere una guida alla conversazione

Le revisioni delle prestazioni non sono una riunione generica di recupero. Le riunioni mirate, concise e ponderate sono le più efficaci. Prepara una guida alla conversazione con gli argomenti che devi toccare, i diversi parametri di valutazione che devi affrontare e le sezioni specifiche di cui hai bisogno per il feedback del dipendente. Sii strutturato e concentrato; mentre dovresti avere una certa flessibilità, è importante superare tutte le aree di valutazione nel tempo stabilito.

Fornisci l'opportunità di porre domande prima della sessione: riserva un periodo designato per i membri del tuo team per discutere eventuali domande o dubbi che hanno. Ciò consente loro di prepararsi e condividere.

La definizione di aspettative chiare può aiutare te e il tuo team a rimanere in attività durante la revisione, anche in un ambiente virtuale.

Usa modelli e strumenti di analisi

È importante capire cosa stai valutando e come misurerai le prestazioni. I modelli strutturati garantiscono chiarezza di pensiero e semplificano il processo di revisione delle prestazioni in remoto in modo che tutti nell'organizzazione possano essere sulla stessa pagina. I dipendenti possono avere un'idea migliore di cosa aspettarsi in modo da potersi preparare e avere discussioni più significative quando si tratta di conversazioni faccia a faccia.

SWOT personale

Questo strumento è ottimo per l'autoriflessione individuale. Fornisce ai dipendenti una struttura in cui possono valutare onestamente i loro tratti positivi e negativi e scoprire aree di miglioramento e potenziale nascosto. È possibile inviare l'esercizio di autovalutazione ai dipendenti alcuni giorni prima della revisione remota delle prestazioni. Con Creately, i manager possono rivedere l'analisi SWOT completata e aggiungere i propri input e commenti a ciascuna sezione.

Obiettivi SMART

Le revisioni delle prestazioni riguardano tanto la tracciatura dei percorsi di carriera individuali con i dipendenti quanto la valutazione delle prestazioni passate. Durante una revisione remota delle prestazioni, è importante rassicurare i dipendenti sul fatto che il loro contributo è fondamentale per l'azienda e seguire una traiettoria lungimirante sia per l'individuo che per l'organizzazione.

La definizione degli obiettivi può riorientare l'intenzione e fornire un contesto agli sforzi.

Gli obiettivi SMART sono obiettivi concreti che ti sforzi di raggiungere nel tempo. Manager e dipendenti dovrebbero elaborare questi obiettivi insieme. “SMART” è un acronimo che descrive le caratteristiche più importanti di ogni obiettivo.

Piani di azione

Questo documento illustra le attività che devi completare per raggiungere il tuo obiettivo. Suddivide il processo in incarichi attuabili basati su una sequenza temporale. Un piano d'azione delineerà tutti i passaggi necessari per raggiungere il tuo obiettivo e ti aiuterà a raggiungere il tuo obiettivo in modo efficiente. È possibile assegnare un periodo di tempo a ogni fase del processo. A seconda delle tue esigenze e preferenze, puoi utilizzare questo documento per impostare obiettivi singoli o multipli.

Cose da tenere a mente

Cosa fare

• Avvicinati alle tue valutazioni con maggiore flessibilità, clemenza, empatia e compassione.
• Riconosci e mostra apprezzamento per le persone che stanno lavorando sodo e sono impegnate. È fondamentale per il loro morale e per la capacità della tua organizzazione di trattenerli.

Non

• Sii troppo critico nei confronti dei pessimi artisti. Concedi loro un periodo di grazia per abituarsi a lavorare in remoto e per cambiare le cose.
• Lascia che i pregiudizi si insinuino. Prendi decisioni basate sui dati. Chiedi ai colleghi e ottieni maggiori informazioni su come gli altri dipendenti comunicano, collaborano e aiutano.
• Pensalo solo come qualcosa che deve essere completato. Utilizza le revisioni remote delle prestazioni come strumento per identificare i punti ciechi e le opportunità nascoste nel modo in cui opera la tua azienda.

Tutto sommato, nonostante le sfide delle revisioni remote delle prestazioni, i vantaggi possono essere estremamente positivi. Ti dà la possibilità di entrare in contatto con i dipendenti e di avere conversazioni significative con loro sulle loro prestazioni. Ma, cosa ancora più importante, ascoltare direttamente i dipendenti in questi tempi particolari ti darà una migliore comprensione delle sfide che devono affrontare. È quindi possibile creare criteri che tengano conto di questi fattori e prendere decisioni che creino un ambiente di lavoro remoto più efficiente.