Come gestire efficacemente un progetto da remoto

Gestire un progetto stesso è un compito impegnativo. E ora devi farlo con un team che non lavora nemmeno dalla tua stessa posizione.

Il COVID-19 ha cambiato notevolmente il nostro modo di lavorare e, quando si tratta di project management, c'è una serie completamente nuova di ostacoli da superare.

In questo post condivideremo le best practice che Creately segue durante la gestione dei progetti.

Processo di gestione del progetto

Fondamentalmente il ciclo di vita della gestione del progetto comprende 5 fasi; avvio del progetto, pianificazione del progetto, esecuzione del progetto, monitoraggio del progetto e chiusura del progetto. Abbiamo trattato queste fasi in modo approfondito nella nostra Guida alla comprensione delle fasi del ciclo di vita della gestione dei progetti.

Ma per semplificarti le cose, ecco i passaggi generali nella gestione del progetto in ogni fase.

Best practice per la gestione remota dei progetti

Ora la sfida è svolgere questi passaggi mentre tutti lavorano da remoto.

Anche il metodo di gestione di un progetto da remoto o in loco può differire da azienda ad azienda. Tuttavia, con le migliori pratiche fornite di seguito, puoi adattare il tuo processo per rendere le cose più efficaci.

Investi nei giusti strumenti di gestione dei progetti a distanza

L'importanza di utilizzare i giusti strumenti online quando si lavora in remoto non può essere sottolineata abbastanza. L'efficienza della collaborazione del team dipende dagli strumenti utilizzati e da come li utilizzi.

Sebbene ci siano molti strumenti di gestione dei progetti, dovrai anche fare affidamento su strumenti di comunicazione e collaborazione. Di seguito sono elencati alcuni strumenti essenziali.

Strumenti di gestione di progetti/attività : aiutano i team di progetto remoti a collaborare per suddividere i progetti in attività più piccole, impostare pietre miliari, assegnare responsabilità e monitorare i progressi online.

• Trello
• Asana
• Favrò

Strumenti per lavagna/tela online: con una lavagna online, puoi fare affidamento su elementi visivi, diagrammi e schizzi per descrivere ciò che stai dicendo durante le riunioni o le sessioni di pianificazione.

Creately offre uno spazio di lavoro visivo avanzato su cui i team remoti possono collaborare. La videoconferenza in-app, il rilevamento in tempo reale del mouse e le funzionalità di anteprima delle modifiche rendono la collaborazione ancora più fluida.

Strumenti di gestione dei documenti : conserva tutti i documenti e le risorse relative ai progetti in una posizione online centrale accessibile da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo. Strumenti come Google Drive, One Drive e così via semplificano anche la gestione delle autorizzazioni e l'accesso a tutti i file aziendali.

Strumenti di comunicazione : è necessario utilizzare una piattaforma di chat e uno strumento di videoconferenza per mantenere il team connesso durante il progetto. Slack, Zoom, Google Meet, MS Teams e Skype sono alcune delle scelte popolari dei team di progetto in tutto il mondo.

Sebbene l'utilizzo di questi strumenti per collaborare online sia necessario durante un progetto, stabilire regole di base su come utilizzarli per eliminare qualsiasi confusione e promuovere l'efficienza.

Risorse:

5 potenti strumenti di collaborazione per lavorare dai team domestici

29 Strumenti di lavoro a distanza per rimanere produttivi

Comunicare regolarmente con il team

La comunicazione è la chiave per gestire con successo i progetti da remoto.

Uno dei vantaggi di lavorare dalla stessa posizione è che la comunicazione avviene in modo naturale. Ogni volta che vuoi chiarire qualcosa, puoi voltarti e chiedere al tuo team.

Anche se non è lo stesso quando lavori in remoto, puoi fare affidamento sulla videoconferenza per emulare quella ricca comunicazione di persona.

• Attieniti ai messaggi istantanei per esigenze di comunicazione urgenti, mentre accendi i video per conversazioni più lunghe o serie per interagire con il team in modo più efficace.
• Mantenere un canale comune separato per il team di progetto.
• Condividi preoccupazioni, risorse e documenti relativi al progetto nel canale comune incoraggiando tutti a condividere il proprio feedback.
• Comunicare troppo per evitare confusione e incomprensioni. Quando non è possibile parlarsi faccia a faccia, affidati alla digitazione di messaggi più lunghi che spieghino le tue preoccupazioni per evitare che l'altra persona salti a conclusioni sbagliate. Inoltre, usa gli emoji per aggiungere un tocco umano.

Condividi gli aggiornamenti delle attività ogni giorno

Puoi fare affidamento sulla piattaforma di gestione delle attività per monitorare l'avanzamento del progetto su base giornaliera, ma non è sempre così. Quando il team è impegnato, spesso non riesce ad aggiornare le proprie attività utilizzando lo strumento.

Ci sono modi più semplici per imparare a cosa sta lavorando il tuo team

• Un breve incontro giornaliero preprogrammato in cui il team condivide ciò su cui sta lavorando, è riuscito a finire e i bloccanti che li stanno trattenendo
• Un thread di messaggi nella piattaforma di chat in cui il team condivide queste informazioni su base giornaliera
• Una sequenza temporale del progetto o un diagramma di Gantt che viene regolarmente aggiornato da una singola persona o dal team in modo da offrire una panoramica di alto livello dei progressi compiuti

Modifica questa sequenza temporale del progetto online e condividila con il resto del team di progetto tramite Slack; tutte le modifiche apportate si rifletteranno sull'anteprima del diagramma Slack in tempo reale. Oppure aprilo da una pagina di Confluence pertinente per aggiornarlo facilmente e consentire al tuo team un rapido accesso.

Risorsa: la guida facile per creare una sequenza temporale efficace del progetto

Avere tutte le risorse in una posizione condivisa

Una cosa che ha un team di progetto che lavora in una posizione condivisa in giro, è trovare l'accesso a documenti e risorse che non sono condivisi con loro.

Sebbene sia essenziale disporre di versioni digitali di tutti i documenti, le risorse e le risorse relative al progetto, archiviarle in una piattaforma basata su cloud che consentirà al team di accedere a tutto da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.

Puoi utilizzare uno strumento di gestione dei documenti o un wiki interno come Confluence qui.

Chiarire ruoli, responsabilità, aspettative e flussi di lavoro

Non lasciare nulla al caso quando gestisci un progetto da remoto. Dal momento che tu, come project manager, non sei disponibile a guidarli di persona, fai uno sforzo extra per chiarire cosa ti aspetti da ogni singolo membro del team.

• Crea e condividi un organigramma che evidenzi i ruoli, le responsabilità e le relazioni di reporting tra i membri del team.

• Stabilisci aspettative chiare. Assegna obiettivi e traguardi a ciascun membro del team. Spiega come dovrebbero raggiungerli passo dopo passo con un diagramma del flusso di lavoro.

Risorsa: la guida facile ai flussi di lavoro

• Effettua controlli regolari con i membri del team personalmente. Questo ti permetterà di sapere come stanno facendo progressi e problemi con cui stanno lottando.

• Stabilisci priorità chiare. Per evitare il fallimento del progetto e confondere il tuo team, dai la priorità alle singole attività su cui i membri del team dovrebbero lavorare. Se stai utilizzando uno strumento di gestione dei progetti, puoi suddividere ed elencare le attività per ogni individuo in base alla priorità.

• Crea una roadmap del prodotto per aiutare il team a vedere in che modo il lavoro svolto contribuisce agli obiettivi più ampi dell'organizzazione.

Hai altri suggerimenti per la gestione remota dei progetti?

La gestione dei progetti è una delle sfide più comuni affrontate dai team remoti. Ma se combini il giusto insieme di abilità, strumenti e pratiche, può essere superato efficacemente senza intoppi. Attenersi a queste best practice per rendere il tuo lavoro come project manager remoto più efficace e semplice.

Vuoi essere un team manager remoto a cui tutti si ispirano? Ecco una guida per manager alla gestione remota del team.

Vuoi altri suggerimenti utili sulla gestione di un team remoto? Ecco la nostra guida pratica per lavorare da casa.