La guida essenziale alla pianificazione dello sprint con i team di lavoro da casa

La pianificazione dello Sprint è un evento che si svolge all'inizio di uno Sprint. È qui che lo Scrum Team si riunisce per stabilire l'obiettivo di sviluppo del prodotto e pianificare il lavoro da svolgere durante il prossimo Sprint.

Fare questo con un team che lavora da casa potrebbe sembrare una dinamica diversa rispetto a una riunione di Sprint Planning di persona. Tuttavia, con gli strumenti e i passaggi giusti, puoi rendere le cose efficaci.

In questa guida, esamineremo come un team che lavora da casa può condurre una riunione di Sprint Planning in modo fluido ed efficiente anche se non si trova nella stessa stanza.

Scopo della pianificazione dello sprint

Lo scopo dello Sprint Planning è definire cosa si può fare durante lo Sprint e decidere come sarà svolto il lavoro scelto.

Questo incontro richiede l'input del Product Backlog, l'ultimo incremento del prodotto, la capacità prevista del team di sviluppo durante lo Sprint e le loro prestazioni passate. Poiché solo il team di sviluppo stesso può valutare ciò che può realizzare, spetta esclusivamente a lui decidere quali elementi devono essere inseriti nel Product Backlog per lo Sprint.

Lo Sprint Goal, da raggiungere implementando il Product Backlog durante lo Sprint, viene definito anche durante lo Sprint Planning meeting.

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Chi partecipa

A questo evento time-boxed partecipa l'intero Scrum Team. E il loro obiettivo principale dell'incontro è comprendere il lavoro dello Sprint.

Scrum Master : facilita l'incontro assicurandosi che l'evento si svolga entro il periodo di tempo assegnato e che i partecipanti ne siano consapevoli.

Team di sviluppo : lavora sulla stima delle funzionalità che verranno sviluppate durante lo Sprint.

Product Owner : discute gli obiettivi che devono essere raggiunti durante lo Sprint e gli elementi del product backlog che devono essere completati.

Quali strumenti utilizzare

Una riunione generale di Sprint Planning che si svolge in loco utilizza principalmente una lavagna (a volte anche le pareti della sala conferenze) e alcune note adesive.

Ma quando l'intero team lavora da casa, le cose sono diverse. E devi fare affidamento su più strumenti online per pianificare e collaborare.

• Uno strumento di videoconferenza come Zoom, Skype, Google Meet, ecc. Aiuta immensamente a vedere le reazioni, le espressioni, il linguaggio del corpo di tutti quando lavori da remoto. Inoltre puoi usarlo per condividere lo schermo con gli altri. E durante lo Sprint Planning, puoi migliorare notevolmente il coinvolgimento del team con il video attivo.

• Piattaforma di messaggistica come Slack. Puoi usarlo per la messaggistica istantanea, condividere rapidamente un link che ritieni rilevante. Puoi continuare a usarlo durante lo Sprint per comunicare tra loro.

• Uno strumento di gestione del progetto. Anche qui hai un'ampia varietà di strumenti tra cui scegliere; Asana, Favro, Trello, ecc. Puoi pianificare, tenere traccia e tenere traccia di tutte le attività discusse durante la riunione di pianificazione utilizzando tale strumento.

• Un software per lavagna online come Creately. Sia che tu voglia fare brainstorming su un'idea, creare una mappa della storia dell'utente o analizzare e discutere un wireframe del tuo prodotto, uno strumento come questo può tornare molto utile. Qualsiasi cosa tu faccia utilizzando una lavagna tradizionale durante lo Sprint Planning può essere replicata online con uno strumento online come questo.

Come condurre la pianificazione dello sprint con un team WFH

Quello che abbiamo elencato di seguito sono i passaggi comunemente eseguiti durante una riunione di Sprint Planning.

Tuttavia, l'enfasi per questo post è su Sprint Planning con un team che lavora da casa; quindi la maggior parte dei passaggi si concentra su come superare le sfide di fare uno Sprint Planning Meeting con uno Scrum Team che lavora da casa.

Prima dell'incontro

I seguenti passaggi dovrebbero essere eseguiti prima dello Sprint Planning Meeting. Contribuirà a risparmiare tempo e ad essere più preparato per l'effettivo processo di pianificazione.

Tenere una riunione di toelettatura degli arretrati

Pochi giorni prima della sessione di Sprint Planning, tieni una riunione per la preparazione degli arretrati. Ciò darà al Product Owner e al team di sviluppo la possibilità di discutere gli elementi del product backlog e prepararli per la prossima riunione di pianificazione.

Questo può essere trattenuto durante una videochiamata in cui il Product Owner può condividere il proprio schermo con altri partecipanti mentre esamina e organizza le storie degli utenti.

Puoi modificare questo modello online. Condividilo con il tuo team aggiungendoli come collaboratori. Puoi anche condividerlo sul tuo canale Slack per consentire a tutti un rapido accesso. Oppure salvalo in Google Drive con il plug-in Creately Google Drive in modo da poter gestire i permessi direttamente da lì.

Durante la riunione di grooming, puoi identificare e dare priorità alle storie degli utenti, dividere gli elementi del backlog complessi in elementi più piccoli, riscriverli per aggiungere più dettagli, eliminare gli elementi che non sono più necessari, ecc. In questo modo puoi riordinare il backlog che entrerà in aiuta a semplificare la tua riunione di pianificazione dello sprint e impedisci che si trascini per ore.

Questa può anche essere una grande opportunità per rivedere la roadmap del tuo prodotto, per assicurarti che il lavoro svolto ti aiuti a realizzare la tua visione del prodotto.

Suggerimento: la maggior parte delle persone generalmente trova le riunioni a distanza estenuanti. Mantieni le cose efficaci con riunioni più brevi; suddividere le riunioni più lunghe in sessioni più brevi (ad es. per ripulire l'arretrato, definire l'obiettivo, ecc.) per garantire un coinvolgimento di successo.

Invia un'e-mail di preparazione

Puoi farlo il giorno prima dello Sprint Planning Meeting. Con esso puoi descrivere cosa ti aspetti dalla sessione e includere collegamenti a risorse, strumenti o materiale che utilizzerai durante la riunione vera e propria. Aiuterà tutti a prepararsi in anticipo.

È anche importante verificare con il tuo team Scrum prima di decidere l'orario della riunione. Dal momento che tutti lavorano da luoghi diversi e dalle loro case, è necessario considerare anche i loro programmi personali.

Ecco un elenco di altre cose a cui devi prestare attenzione durante l'esecuzione di una riunione remota produttiva.

Definisci il tuo obiettivo di sprint per il meeting

Determina quale obiettivo vuoi raggiungere con il prossimo Sprint o cosa vuoi ottenere entro la fine di esso.

L'obiettivo che ti sei prefissato dovrebbe essere realistico e realizzabile in base alle capacità del tuo team e alla portata del lavoro.

Dovrebbe

• Sii una breve descrizione (1-2 frasi) di ciò che intendi realizzare
• Coinvolgi tutti nella sua definizione
• Essere pubblicati e condivisi con le parti interessate in modo che possano capire su cosa sta lavorando il team
• Sii ciò con cui dovrebbe essere misurato il successo dell'intero Sprint

Definisci la capacità del team

Comprendere ciò che il team di sviluppo può realizzare durante lo sprint in base alla propria disponibilità e velocità (la quantità di lavoro che in genere può completare durante uno Sprint).

Scopri la disponibilità di tutti e le festività che potrebbero cadere nel mezzo durante il prossimo Sprint.

Puoi semplicemente chiedere a tutti e contrassegnarlo in un calendario prima della riunione. E considerando la quantità media di lavoro che il team è in grado di completare durante ogni sprint, calcola quanto lavoro può essere svolto durante il successivo.

Durante lo Sprint Planning Meeting

Ora che il team è a conoscenza degli elementi del product backlog e dell'obiettivo dello sprint per il prossimo Sprint, può decidere quale lavoro pianificare di fare.

La riunione, ovviamente, dovrebbe iniziare con un buon promemoria dell'obiettivo o della visione generale. Allo stesso tempo, chiarisci le aspettative, le regole di base e assicurati che tutti siano a conoscenza del processo per la sessione.

Discuti di nuove informazioni

Molto potrebbe essere cambiato dall'ultimo sprint; nuove richieste degli stakeholder o cambiamenti nelle esigenze dei clienti, ecc. Esamina queste nuove informazioni per dare il tono a come apparirà il prossimo sprint, prima di discutere l'obiettivo dello sprint.

Suggerimento: potresti anche voler iniziare la riunione con un buon rompighiaccio per far sentire tutti a proprio agio e coinvolti. Questa è considerata una best practice efficace per le riunioni a distanza.

Vai oltre l'arretrato proposto

Studia il product backlog curato per identificare gli articoli per lo Sprint Backlog. Dal momento che tutti hanno avuto la possibilità di rivedere le storie degli utenti raccolte dal Product Owner durante la sessione di grooming, possono iniziare a discuterne e pianificare il lavoro per il periodo di tempo stabilito.

• Suddividi le storie degli utenti in attività che possono essere eseguite
• Rivedi la definizione di "fatto" (lo stato in cui ti aspetti che il prodotto sia una volta completato lo Sprint).
• Discutere i criteri di accettazione per considerare completa un'attività.
• Il team di sviluppo dovrebbe concordare sulla propria capacità di portare a termine il lavoro pianificato.

Rivedi ogni elemento nel backlog

Il team dovrebbe collaborare alla revisione di ogni elemento e decidere chi lavorerà su quale elemento. Qui è necessario considerare e discutere fattori come dipendenze, eventuali cambiamenti che potrebbero essersi verificati da quando è stata scritta la storia, le competenze necessarie per completare le attività, l'impatto della storia sul resto del prodotto, ecc.

Dovrebbe essere responsabilità dello Scrum master rispondere e chiarire queste domande.

Alla fine, devi aver finalizzato il tuo Sprint Backlog. Un modello predefinito come quello di seguito può essere condiviso tra il team di sviluppo durante la sessione in modo che tutti possano vederlo e apportare modifiche mentre lo popolano. Possono anche lasciare commenti che evidenzino le loro preoccupazioni o opinioni sulla lavagna.

Pronto per pianificare lo sprint da casa?

L'attuale tecnologia ha fatto piuttosto che colmare la distanza tra i team che lavorano in remoto. Anche se potresti dover fare affidamento su un paio di strumenti online in più, una riunione di pianificazione dello sprint può essere eseguita con successo anche quando l'intero team lavora da casa. Usa gli strumenti giusti, segui le migliori pratiche di una riunione a distanza e attieniti al tuo programma di Sprint Planning e sarai a posto.

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