Come migliorare la collaborazione tra i team di lavoro da casa

I tempi sono cambiati rispetto a quando gli uffici avevano cubicoli, orari di lavoro fissi, scrivanie dedicate e dipendenti vestiti con abiti formali.

Le cose ora sono più flessibili.

I dipendenti possono scegliere dove vogliono lavorare e per quanto tempo, e possono lavorare da casa indossando quello che vogliono.

Indipendentemente dal fatto che il tuo team lavori da casa o da un ufficio, questi suggerimenti per la collaborazione in remoto del team li aiuteranno a sostenere il lavoro di squadra.

Best practice per la collaborazione in team da remoto

Ecco alcune best practice che i team che lavorano da casa possono utilizzare per aumentare la collaborazione tra di loro.

Nei nostri post precedenti, abbiamo anche discusso alcuni argomenti più importanti a cui un team che lavora da casa può fare riferimento;

Lavorare da casa nel modo giusto

Come fare brainstorming online

Come eseguire una riunione remota produttiva

Pianificazione dello sprint con i team di lavoro da casa

Come gestire in modo efficace il lavoro dai team domestici

Imposta linee guida chiare

Le linee guida sono essenziali per mantenere ben organizzato il tuo team di lavoro da casa.

Chiarire e documentare le regole di condotta, comunicazione e collaborazione.

Ad esempio, indica come ti aspetti che il tuo team utilizzi gli strumenti di comunicazione;

• Vuoi che aggiornino lo stato delle loro attività sulla piattaforma di chat ogni giorno?
• Vuoi che discutano i problemi in un canale pubblico piuttosto che discuterli in privato tra loro?
• Preferisci un messaggio diretto a una videochiamata o e-mail quando si presenta qualcosa di urgente?

Mantieni il documento accessibile a tutti, in modo che i nuovi assunti, così come gli attuali membri del team, possano consultarlo ogni volta che non sono sicuri di come procedere. E assicurati di aggiornarlo regolarmente, mentre ti adatti alle mutevoli circostanze del lavoro da remoto.

Dai alla tua squadra gli strumenti giusti

Una collaborazione efficace è facilitata da un buon set di strumenti. Non è necessario utilizzare più strumenti qui; solo alcuni che ti aiutano a portare a termine il lavoro saranno sufficienti.

Ci sono innumerevoli strumenti là fuori e qui ce ne sono alcuni che troverai utili

Chat e videoconferenze : Slack, Zoom, Skype, Google Meet

Collaborazione ai documenti : Google Docs, One Drive, Google Drive

Visual Collaboration (lavagna online) : Creately, Figma

Project Management : Asana, Favro, Trello

Altrettanto importante è stabilire regole di base su come e quando utilizzare questi strumenti. E assicurati che anche il tuo team sappia come usarli correttamente.

Più strumenti per i team remoti.

Usa il video ogni volta che puoi

L'importanza del video quando si lavora da casa non può essere sottolineata abbastanza.

Videochiamate

• fornire la soluzione per superare le barriere geografiche
• sono più coinvolgenti
• contribuire ad aumentare l'attenzione dei partecipanti
• aiutare a ottenere una visione migliore delle espressioni dei partecipanti
• e ridurre le possibilità di comunicazione errata

E, soprattutto, le videochiamate sono le più vicine alla comunicazione di persona che puoi avere quando lavori da remoto, motivo per cui devi sfruttarle il più possibile per rafforzare la collaborazione tra i membri del team.

Fai una breve riunione quotidiana in piedi online

Avere un orario fisso ogni giorno per discutere di ciò che il team ha finito di lavorare, di fare attualmente e se ci sono blocchi che influiscono sulle loro attività. Questo può essere fatto all'inizio di ogni giornata e puoi utilizzare la tua piattaforma di chat per condividere semplicemente un aggiornamento delle attività con il resto del tuo team.

Oppure puoi accendere il tuo video e fare un breve incontro che ti darà la possibilità di approfondire le questioni.

E il video darà anche a tutti la possibilità di vedersi e puoi dedicare qualche minuto all'inizio della riunione per conversazioni casuali per mantenere le cose più impegnate.

Avere processi chiari

Processi standard chiari aiutano a tenere tutti sulla buona strada.

Avere processi ben definiti in atto renderà anche più facile l'onboarding e la formazione dei nuovi assunti e aiuterà a mantenere tutti sulla stessa pagina, chiarendo i ruoli che devono svolgere e come devono assistere gli altri.

I diagrammi di flusso e le mappe dei processi aiutano a documentare i processi in modo efficace. Disegnare la mappa del processo in sé può essere un'esperienza educativa per il team.

Puoi collaborare alla definizione dei tuoi processi con il modello Creately di seguito. Aprilo e consenti a tutti l'accesso per modificarlo con un link condivisibile.

Una volta fatto, salvali in un luogo comune a cui tutti hanno accesso (ad es. in una cartella di Google Drive o in un wiki interno).

Chiarire ruoli e responsabilità

Un team ben organizzato sa come lavorare insieme.

Sapere dove appartieni al team ed essere consapevole di ciò che devi fare per ottenere risultati concreti aiuta i membri del team a essere più collaborativi.

Un semplice organigramma che chiarisca i ruoli e le responsabilità dei membri del team può fare molto per aiutare tutti a capirlo. Aiuterà anche a evidenziare le relazioni di segnalazione tra loro.

Over-comunicare

Quando non potete vedervi, si verificano sempre problemi di comunicazione o incomprensioni.

Il modo più sicuro per evitarlo è incontrare il tuo collega di persona e spiegare le cose o comunicare eccessivamente con le piattaforme che hai.

Se non è possibile effettuare una videochiamata, ricorrere a spiegazioni eccessive fornendo informazioni dettagliate nel messaggio che si sta digitando o elaborando la questione durante una chiamata audio. In questo modo puoi trasmettere chiaramente ciò che stai pensando agli altri senza che loro fraintendano o ti interroghino.

Lavorare verso un obiettivo comune

Un obiettivo comune unisce tutti e dà loro una chiara direzione verso cui muoversi. Anche quando stabilisci obiettivi individuali per i dipendenti su base giornaliera, settimanale o mensile, collegali al quadro più ampio.

Aiutarli a capire come il lavoro che stanno facendo contribuisce all'obiettivo generale dell'organizzazione li motiverà a lavorare meglio ea rimanere produttivi come una squadra.

• Coinvolgere l'intera squadra nella definizione degli obiettivi
• Fornire regolarmente feedback positivi e costruttivi sulle prestazioni con incontri individuali

E divertiti

Crea spazio per festeggiare compleanni, condividere foto di animali domestici o notizie su argomenti di tendenza all'interno del team. Può essere un gruppo Facebook, un gruppo WhatsApp o un canale Slack separato.

Incoraggiare così la tua squadra a connettersi socialmente rafforzerà la relazione tra loro e migliorerà il modo in cui lavorano insieme.

Hai più suggerimenti?

Cogli ogni opportunità per assicurarti che il tuo team lavori insieme anche se sono fisicamente separati. Utilizzando le pratiche di cui sopra, puoi promuovere un'efficace collaborazione in team da remoto.

Quali altre pratiche hai provato per aumentare la collaborazione in team da remoto tra i tuoi dipendenti? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.

Hai già letto la nostra guida pratica per lavorare da casa? Impara tutto, dagli strumenti di cui potresti aver bisogno a come fare brainstorming e pianificare i tuoi progetti in modo efficace online.