Una guida per manager alla gestione remota del team

Con il numero di persone che lavorano da remoto almeno una volta alla settimana, cresciuto del 400% dal 2010, è probabile che tu gestisca almeno un dipendente che lavora fuori dall'ufficio o lavora da casa.

E a causa della pandemia globale di COVID-19, potresti aver finito per gestire un team completamente remoto. Forse stai anche cercando di gestirli da remoto per il resto dell'anno.

Sebbene la gestione di un team remoto sia diversa dalla gestione di un team in co-locazione, non è un mondo a parte. Fondamentalmente, stai seguendo le stesse pratiche, ma in modo leggermente diverso. In questo post, condivideremo alcuni dei migliori suggerimenti per la gestione remota del team che il team di gestione di Creately utilizza e consiglia.

Scendiamo.

Comunica e interagisci regolarmente con il team

Una delle cose che sono diverse tra la gestione di un team remoto e un team in co-locazione è il modo in cui ti impegni e comunichi con loro. In un ufficio parli spesso con il tuo team; durante le riunioni, casualmente mentre ci passi accanto, discussioni di persona, ecc.

L'unico modo per mantenere questo livello di comunicazione e coinvolgimento con un team remoto è utilizzare gli strumenti di comunicazione giusti. Slack, Zoom, Skype, Google Meet, Basecamp, ecc. sono alcuni degli strumenti popolari utilizzati dai team remoti per la comunicazione. E puoi utilizzare più piattaforme per condurre una comunicazione efficace.

Altrettanto importante quanto l'utilizzo dello strumento giusto è avere delle linee guida a cui attenersi quando li si utilizza.

• Passa alla videoconferenza quando possibile. È la cosa più vicina alla comunicazione faccia a faccia quando lavori da remoto. Inoltre, il video aiuta a costruire un legame più forte con il dipendente.
• Usa la messaggistica istantanea per i messaggi urgenti.
• Pianifica sempre le tue riunioni in anticipo, consentendo al/ai dipendente/i di prepararsi e di allocare tempo dal proprio programma.
• Effettua regolarmente il check-in con i singoli membri del team oltre alle riunioni del team.

Fidati della tua squadra

Affidati sempre ai tuoi dipendenti per portare a termine il lavoro, indipendentemente dal fatto che lavori dallo stesso edificio o da remoto. Offri supporto ove necessario, ma concedi ai tuoi dipendenti la libertà di svolgere il lavoro al proprio ritmo senza soccombere alla microgestione.

Per creare fiducia tra te e i tuoi dipendenti, puoi incoraggiare le pratiche di alcune cose,

• Presta sempre orecchio, sia che i tuoi dipendenti stiano cercando soluzioni per un problema personale o professionale.
• Impostare le linee guida per il lavoro a distanza/lavoro da casa a cui tutti dovrebbero attenersi. Ad esempio, tutti dovrebbero essere generalmente disponibili online dalle 10:00 alle 16:00
• Assicurati che tutti, incluso te stesso, aggiornino sempre lo stato di disponibilità nella piattaforma di chat che utilizzi. Uscire per fare una commissione? Fai sapere agli altri membri del team con un breve messaggio.
• Condividi gli aggiornamenti delle attività anche nella piattaforma di chat. Puoi iniziare la giornata condividendo su cosa lavorerai. Alla fine della giornata, menziona ciò che sei riuscito a fare.
• Incoraggia tutti ad avere problemi legati al lavoro nel canale del team. Ciò consentirà anche alle persone rilevanti di condividere la propria opinione per arrivare a una soluzione.
• Comunicare troppo. Compensa la tua assenza di persona condividendo tutto, dagli aggiornamenti delle attività ai permessi che hai richiesto per il mese prossimo. Ogni volta che sei preoccupato per qualcosa, spiega esattamente cosa vuoi sapere usando ogni parola che devi digitare. Se rende le cose più facili, passa al video in modo da poter osservare anche come reagiscono.

Imposta aspettative chiare

Questo è anche direttamente collegato alla creazione di fiducia con il tuo team. Quando si lavora in remoto, è facile sentirsi confusi su dove concentrarsi. Questo è il motivo per cui è importante stabilire delle aspettative per creare chiarezza e aumentare il coinvolgimento.

Ogni dipendente ha un ruolo da svolgere; di conseguenza fissare obiettivi che ciascuno dovrebbe raggiungere insieme a scadenze che dovrebbero essere rispettate. Per semplificare le cose, utilizza strumenti di gestione delle attività come Favro, Asana o Trello, in cui puoi suddividere i progetti in attività più piccole e monitorare da vicino i progressi.

Concentrarsi sulle sfide e le preoccupazioni dei dipendenti

Assicurati a tutti che li sostieni e ti prendi cura di loro. Esamina attentamente eventuali problemi che influiscono sulle prestazioni o sulla vita personale dei dipendenti mentre interagisci con loro attraverso conversazioni dirette o osservazioni indirette. Sii premuroso quando discuti di questioni delicate e offri il tuo aiuto e la tua guida.

Investi in strumenti di collaborazione affidabili

Che si tratti di pianificare riunioni, una lavagna online per sessioni di brainstorming online, condivisione di documenti, ecc. Disponi di uno strumento adeguato che semplificherà le attività quando si lavora in remoto. Faciliteranno la collaborazione senza interruzioni tra i dipendenti remoti.

Alcuni degli strumenti di collaborazione che puoi utilizzare sono;

Google Drive: semplifica l'organizzazione e la gestione dell'accesso a file e documenti creati dal team

Creatamente: funge da strumento di lavagna/tela di lavoro online in cui i team possono collaborare su idee utilizzando diagrammi, elementi visivi e testo. Ti consente inoltre di connetterti con altri membri del team tramite videoconferenza in-app.

Slack: una piattaforma di comunicazione ampiamente utilizzata che ti consente di rimanere in contatto con il tuo team tramite videoconferenze, chiamate audio e messaggistica istantanea.

Favro: consente al team di pianificare e tenere traccia delle attività del progetto in modo collaborativo.

Più strumenti;

5 potenti strumenti di collaborazione per lavorare dai team domestici

Strumenti per lavorare da casa Teams

Riconosci le buone prestazioni dei dipendenti

Essere riconosciuti per le loro prestazioni è un fattore chiave per aumentare la produttività e la motivazione dei dipendenti.

Sebbene sia importante tenere traccia dei loro progressi come team manager remoto, riconoscilo quando si sono comportati bene. Non deve includere un compenso monetario, il semplice riconoscimento pubblico o con un segno di apprezzamento sotto forma di e-mail personale o messaggio diretto genererà lo stesso risultato.

Guida con empatia

Quando non ti vedi faccia a faccia, tendi spesso a saltare in supposizioni. Forse non ti è piaciuto il modo in cui qualcuno ti ha comunicato un messaggio, ma senza saltare a una conclusione negativa, ricontrolla. Condividi il tuo feedback con loro gentilmente e fai sapere loro come ti sei sentito e come dovrebbero essere gestite le cose in futuro.

E dare l'esempio. Fai quello che ti aspetti dagli altri e guidali lungo la strada.

Hai altri suggerimenti per la gestione remota del team?

Se l'intero team è improvvisamente andato a distanza a causa della pandemia di COVID-19, potresti aver incontrato molte sfide. Ci auguriamo che questi suggerimenti per la gestione remota del team ti aiutino a trovare soluzioni semplici.

Abbiamo anche una guida pratica gratuita per lavorare dai team di casa e copre tutto, da come rimanere organizzati come team a distanza per condurre interviste a distanza. Dai un'occhiata per ulteriori suggerimenti utili sulla gestione del tuo team remoto.