6 Idee per la cultura del lavoro a distanza per creare team produttivi

È difficile connettersi in modo significativo con i colleghi quando vedi solo la loro immagine del profilo, il risultato di un vecchio servizio fotografico.

Uno studio del 2021 sull'impatto della pandemia sulla forza lavoro espone questa difficoltà. È emerso che il 36% dei dipendenti si sente disconnesso dai colleghi. Questi dipendenti hanno cercato di comunicare con i colleghi, ma il 34% ha avuto difficoltà a ottenere una risposta attraverso canali come la posta elettronica. Questo impatto è sentito ancora più pesantemente dalle organizzazioni remote. I lavoratori in ufficio e ibridi possono andare alle scrivanie dei colleghi in caso di interruzione della comunicazione, un'opzione non disponibile per qualcuno a 500 miglia di distanza dal collega più vicino.

Senza una cultura che enfatizzi la comunicazione chiara, i dipendenti affrontano i problemi da soli. Questa mancanza di collaborazione porta a perdite di produttività, aumento dello stress e un ricambio più frequente dei dipendenti che si sentono estranei.

Le organizzazioni remote possono applicare sette idee per superare queste sfide. Ognuno ti aiuta a costruire una cultura aziendale in cui i dipendenti collaborano per raggiungere lo stesso obiettivo in meno tempo.

1. Creare linee guida di comunicazione chiare

Cuffie durante la tua giornata lavorativa? Lavoro profondo. Leggere all'ora di pranzo? Non c'è tempo per i pettegolezzi. Queste sono due regole non scritte dell'etichetta del lavoro d'ufficio.

Ma le regole sono più ambigue quando si lavora in remoto, il che può causare reati involontari o stress per i dipendenti.
Un sondaggio condotto su quasi 2.000 lavoratori ha rilevato che il 70% sperimenta una comunicazione poco chiara con i colleghi almeno una volta al mese. Quando i messaggi non sono precisi, i dipendenti perdono tempo cercando di decifrare ciò che vuole il collega o eseguendo le direzioni sbagliate. Di conseguenza, i dipendenti sprecano in media quattro ore alla settimana cercando di risolvere questi problemi di comunicazione.

Lo stesso sondaggio ha rilevato che il 75% dei dipendenti avverte una mancanza di comunicazione all'interno delle proprie aziende. Se i membri del team spesso impiegano un po' di tempo per rispondere solo per inviare risposte ambigue, i dipendenti sono meno motivati ​​a cercare supporto e più propensi a cercare di risolvere il problema da soli. Invece di fissare il computer in cerca di una risposta, inventeranno la propria soluzione, anche se qualcun altro conosce un percorso più efficiente.

Puoi allegare le norme di ogni canale che usi per comunicare internamente per fornire comunicazioni efficienti e piacevoli. Il tuo elenco di norme dovrebbe spiegare quando l'utilizzo di un canale è appropriato, la migliore frequenza di messaggistica e suggerimenti per trasmettere chiaramente un messaggio.

Per esempio; motivare i dipendenti a utilizzare video in diretta per discutere di informazioni sensibili come recensioni di prestazioni o promozioni. Questo formato consente di chiarire i dubbi dell'ascoltatore in tempo reale, evitando offese non intenzionali da messaggi ambigui. Nel tuo elenco di norme, chiedi ai partecipanti di accendere le loro telecamere. Vedere il tuo oratore consente agli spettatori di vedere il loro linguaggio del corpo e di fidarsi delle loro parole.

2. Trasforma i leader in sostenitori del lavoro a distanza

I dipendenti si affidano ai leader per avere indicazioni su come comportarsi. I valori, le abitudini di lavoro e gli strumenti di un leader influenzano le opinioni dei dipendenti sul lavoro a distanza.

Supponiamo che il capo di una squadra dica costantemente che gli manca il lavoro da un ufficio a causa delle relazioni di persona. I dipendenti possono sviluppare un sentimento simile dopo aver sentito parlare degli aspetti negativi del lavoro a distanza giorno dopo giorno. Possono individuare difetti nei metodi remoti di costruzione di relazioni ed eventi di rete, pensando di non poter replicare gli eventi faccia a faccia. Con questa mentalità, costruire relazioni diventa quasi impossibile.

Fortunatamente, l'atteggiamento opposto del tuo leader influenza positivamente i dipendenti. Un leader in grado di articolare i vantaggi di uno strumento di lavoro a distanza, un nuovo flusso di lavoro asincrono o un evento virtuale imminente ricorda ai dipendenti quanto sia efficace il lavoro a distanza.

Per creare un team a cui piace lavorare in remoto e desideroso di collaborare con gli altri, chiedi ai tuoi leader di mostrare le convinzioni che desideri nella tua cultura. Se apprezzi le amicizie interne, chiedi ai leader di programmare una chiamata settimanale per incontrare qualcuno dell'azienda. Le chiamate possono durare fino a 15 minuti oppure possono trascorrere un'ora per conoscersi. L'obiettivo principale è mostrare ai leader la promozione di un approccio attivo all'incontro con i colleghi.

3. Incoraggiare la collaborazione tra i team

È normale che i dipendenti remoti collaborino meno con altre divisioni aziendali rispetto a quelle non remote. Non ci sono pranzi, corridoi o ascensori per incontrare persone al di fuori dei loro dipartimenti. La collaborazione e il supporto tra i team rari possono portare a dipendenti infelici e improduttivi.

Un'indagine su oltre 1.000 dipendenti statunitensi in diversi settori ha rilevato che i lavoratori che non condividono le conoscenze trascorrono più di cinque ore a rifare il lavoro svolto da un altro dipendente. A volte, non ripetono il lavoro, ma seguono un processo inefficiente che un altro team ha ottimizzato molto tempo fa.

Questi inutili investimenti di tempo ritardano i progetti mentre i lavoratori capiscono come affrontare una sfida da soli. Non affronteresti questi problemi con una cultura di collaborazione tra team. Per esempio; se uno scrittore di contenuti avesse una domanda sulle migliori pratiche di assunzione, pianificherebbe un colloquio di 30 minuti con le risorse umane piuttosto che leggere questo argomento per ore. La cooperazione frequente accelera i flussi di lavoro, offrendo ai dipendenti più tempo per concentrarsi su progetti ad alto impatto.

Creare linee guida per la condivisione di documenti su come i dipendenti dovrebbero sostenersi a vicenda. Gli impegni condividono i passi attuabili che le persone possono intraprendere per superare una sfida o impegnarsi in una missione. Grazie ad esso, i dipendenti sanno esattamente come migliorare una situazione e i suoi vantaggi.

Fonte: LinkedIn

All'inizio del COVID-19, il CEO di IBM ha scritto un impegno basato sulle conversazioni e sulle sfide dei colleghi. Conteneva gli impegni che avrebbe preso per alleviare la vita dei dipendenti costretti a lavorare da casa. Come il CEO di IBM, scrivi un impegno con azioni per semplificare il lavoro in remoto.

Scopri le sfide di collaborazione della tua azienda utilizzando sondaggi e conversazioni 1-to-1 con i dipendenti. Gli ostacoli informano i passaggi del tuo impegno. Se un team lavora più tardi rispetto alla maggior parte degli altri in azienda, potresti impegnarti a trascorrere un giorno alla settimana lavorando quelle ore in modo da poter interagire di più con loro. L'aggiunta di questo elemento incoraggia i team a conoscersi piuttosto che evitare il contatto.

4. Costruisci una squadra in base ai loro fusi orari

Le aziende remote possono assumere talenti da qualsiasi luogo. Ma assumere persone in fusi orari dispersi può rallentare i progetti e innescare divisioni tra i dipendenti.

I canali di comunicazione asincroni come e-mail e Slack sono l'opzione di collaborazione ideale per i team sparsi in tutto il mondo. Sebbene siano convenienti per inviare rapidamente messaggi a qualcuno, questi canali non sono efficienti nel facilitare il cameratismo. Per conoscersi, i dipendenti dovrebbero chattare per oltre 10 ore + intervalli di tempo, facendo perdere interesse a entrambe le parti.

Un altro problema con la creazione di un team in fusi orari molto diversi è trovare un orario di riunione che funzioni per tutti. Se metà della tua squadra è negli Stati Uniti e l'altra metà nell'Europa occidentale, puoi trovare un momento non troppo presto o tardi. Ma cosa succede se metà della tua squadra è in Messico e l'altra metà a Hong Kong? In questo scenario, un gruppo dovrebbe rimanere sveglio fino a tardi o svegliarsi presto, il che può stancare i dipendenti.

Potresti ospitare due sessioni nella stessa riunione. Ma supponiamo che i membri di due fusi orari non si vedano mai. In tal caso, è improbabile che costruiscano amicizie e un senso di cameratismo tra loro.

Una soluzione per un team globale sciolto è assumere talenti entro una differenza di tempo di sette ore. Quindi, se la tua squadra è principalmente in America e non riesci a trovare talenti in questo continente, cerca candidati in Europa. Questa sovrapposizione offre ai lavoratori almeno un'ora per partecipare a eventi casuali e riunioni video, dove possono costruire un rapporto con i colleghi.

5. Usa i video per presentare i nuovi membri del team

È normale che i nuovi dipendenti si sentano a disagio al lavoro durante i primi giorni. Contattare uno sconosciuto può essere scoraggiante, rendendo stressanti anche le interazioni casuali. Dal momento che non ci sono aree per incontri casuali, i lavoratori a distanza possono sentirsi più stressati e soli nel loro nuovo lavoro rispetto agli impiegati.

Nella migliore delle ipotesi, questi lavoratori si uniranno a un canale Slack o a una riunione aziendale piena di volti e nomi che non conoscono. A meno che tu non ospiti un evento per conoscere nuovi membri del team, non avranno l'opportunità di incontrare persone a livello personale. I dipendenti che non hanno nessuno con cui interagire hanno più difficoltà a condividere idee innovative o collaborare con altri.

Puoi chiedere ai nuovi assunti di registrare o animare un video condividendo i loro hobby, aspettative, background e fatti bizzarri. I loro colleghi possono guardare questo video prima del primo giorno di lavoro di un nuovo dipendente per pensare ai punti di discussione per rendere più piacevole l'inserimento dei nuovi assunti.

In Vyond, ogni nuovo assunto anima un video che si presenta durante i primi giorni. Per esempio; guarda quella di Asia, che riassume la sua vita. Dimostra anche che è divertente e una professionista di talento. I colleghi possono guardare il video per conoscerla e trovare interessi comuni di cui parlare il primo giorno dell'Asia. Questi video hanno migliorato le relazioni tra i team e le nostre iniziative di sviluppo dei prodotti.

6. Ricrea le attività di team-bonding online

Gli aperitivi, i compleanni e le celebrazioni per le pietre miliari sono eventi in cui i dipendenti possono costruire relazioni tra loro. Questi momenti consentono ai dipendenti di vedere le reciproche personalità piuttosto che pensare esclusivamente al lavoro, costruendo un team coeso e un ambiente di lavoro divertente. Tuttavia, questi eventi non sono sempre disponibili per i dipendenti remoti. È difficile per la squadra giocare a minigolf insieme quando sono sparsi in tutto il mondo. Puoi creare spazi virtuali in cui le persone possono interagire per creare amicizie interne.

Qualsiasi azienda può ospitare eventi casuali per facilitare le amicizie interne. Per esempio; Alibaba ha ospitato un evento virtuale di creazione di trapunte dopo non aver ospitato il loro evento annuale di persona, AliDay. L'evento ha promosso il lavoro di squadra ei valori dell'azienda, sviluppando una cultura di squadra unificata.

Con così tanti strumenti di comunicazione disponibili, è facile ricreare quasi tutti gli eventi di persona. Puoi ospitare sessioni di artigianato, musica o lettura su software di videoconferenza. Questi eventi consentono alle persone di entrare in contatto con coloro che hanno interessi simili.

Per un'esperienza di amicizia 1 a 1, usa un software di raffreddamento dell'acqua che accoppia casualmente i dipendenti ogni settimana. Condividi alcuni rompighiaccio per rendere la conoscenza degli altri un'esperienza rilassata piuttosto che una competizione per chi parla prima del tempo.

Usa Vyond per rafforzare la tua cultura del lavoro a distanza

Vyond è uno strumento di animazione che i team remoti possono utilizzare nelle loro attività e sforzi di team building. Grazie alle nostre dozzine di modelli gratuiti, i leader possono creare formazione di grande impatto su strumenti remoti, etichetta della comunicazione remota e lezioni su diversità, equità e inclusione (DEI) senza precedenti esperienze di animazione. Puoi anche utilizzare oggetti di scena, ambienti e personaggi per mostrare situazioni quotidiane in cui pregiudizi o convinzioni influenzano le possibilità dei dipendenti di lavorare insieme e diventare amici.

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