Dashboard di segnalazione per le agenzie: una guida passo passo per automatizzare i rapporti

Se possiedi o lavori in un'agenzia di marketing, sai che riportare i tuoi risultati e fornire business intelligence ai clienti in modo chiaro, conciso e professionale è importante tanto quanto le metriche delle prestazioni stesse.

Il modo tradizionale in cui le agenzie di marketing creano rapporti è stato quello di mettere insieme una varietà di strumenti come Documenti, Fogli e Presentazioni Google e creare manualmente rapporti per ciascun cliente da inviare periodicamente. Sebbene questo approccio possa funzionare quando hai appena iniziato, man mano che cresci, il reporting può diventare un'attività noiosa e dispendiosa in termini di tempo che in realtà non contribuisce ai tuoi profitti.

Se stai cercando di creare dashboard di reporting per un approccio più automatizzato, questo articolo fa per te.

In questo articolo parleremo di:

1. I compromessi tra l'unione di una varietà di strumenti di reporting manuali e l'utilizzo di un software di reporting dashboard in grado di automatizzare l'intero processo.
2. Un processo dettagliato per la creazione di un report con ReportGarden, incluso come automatizzare il processo di reporting e una revisione dei tipi comuni di report utilizzati dalle agenzie.

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I compromessi tra la creazione manuale di report e l'utilizzo di un software di reportistica dashboard

Quando inizi per la prima volta con la tua agenzia di marketing, devi concentrarti sull'acquisizione di nuovi clienti, sull'ottenimento dei loro risultati e sul reporting in modo conveniente.

Quando inizi a scalare, tuttavia, i rapporti possono richiedere molto tempo e potresti iniziare a sentire che i rapporti che stai inviando non sono così impressionanti come vorresti che fossero. Inoltre, poiché molte altre agenzie inviano rapporti simili, è probabile che la tua si confonda piuttosto che distinguersi e impressionare.

Prima di approfondire come automatizzare il processo di segnalazione, esaminiamo alcuni dei pro e dei contro della segnalazione manuale rispetto all'utilizzo di un software di segnalazione dashboard come ReportGarden.

Segnalazione manuale

I pro

Il vantaggio di iniziare con i rapporti manuali è che è poco costoso (a parte il costo del tempo) e relativamente facile mettere insieme strumenti come Documenti, Fogli e Presentazioni Google. Questi strumenti ti consentono di creare i rapporti di base di cui la tua agenzia ha bisogno e sono anche facili da condividere con i tuoi clienti.

I contro

Il principale svantaggio di questo approccio alla creazione di report è il tempo necessario per creare manualmente ogni report che si somma rapidamente. Il tempo che dedichi alla creazione manuale dei rapporti potrebbe essere speso in attività di maggior valore e generatrici di entrate come la ricerca di potenziali clienti o il miglioramento dei risultati che stai ottenendo per i clienti.

Un altro aspetto negativo è che molte altre agenzie riporteranno i loro risultati in questo modo, quindi perdi l'opportunità di utilizzare il reporting come vantaggio competitivo.

Segnalazione dashboard

I pro

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di un software di reportistica dashboard è la possibilità di automatizzare il processo. Naturalmente, sarà necessaria una configurazione iniziale, ma dopo sarà sicuramente più efficace in termini di tempo.

Un altro vantaggio è che puoi visualizzare un quadro più completo con il dashboard aziendale. Puoi ancora segnalare gli stessi indicatori chiave di prestazione (KPI) di un rapporto manuale, ma il fatto che il tuo cliente possa accedere e rivedere i risultati in tempo reale non solo migliora il suo processo decisionale, ma crea anche fiducia attraverso la trasparenza, mentre molti dei tuoi concorrenti potrebbero non offrire questa funzionalità.

I contro

Uno degli svantaggi di dare ai tuoi clienti l'accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ai risultati della tua agenzia è che è possibile che saltino a conclusioni infondate. Per risolvere questo potenziale problema, ReportGarden ti offre la possibilità di fornire un contesto aggiuntivo insieme ai KPI che stai segnalando, il che si basa ulteriormente sulla fiducia e sulla trasparenza fornite da una dashboard di marketing.

Come accennato, se utilizzi un dashboard che segnala SaaS, sarà necessaria una configurazione iniziale, quindi ora tratteremo un processo passo-passo che puoi utilizzare per automatizzare i rapporti della tua agenzia.

Passo dopo passo: come impostare dashboard di reporting con ReportGarden

È importante notare che con un software di reporting dashboard, puoi scegliere di fornire un accesso client 24 ore su 24, 7 giorni su 7 a un dashboard oppure puoi adottare un approccio più tradizionale ed esportare un report PDF statico che invii periodicamente ai clienti. Qualunque approccio tu scelga (e può variare da cliente a cliente), ecco la guida passo passo per automatizzare il processo con ReportGarden.

Passaggio 1: creazione di un cliente

Per iniziare a creare un nuovo cliente, tutto ciò che devi fare è inserire il suo URL e il nostro software estrae automaticamente le informazioni rilevanti sull'entità. Puoi quindi aggiungere alcune preferenze specifiche del cliente, come caricare una foto, selezionare un account manager e scegliere la lingua e il fuso orario.

Dopodiché, sei pronto per iniziare a connettere le tue origini dati e scegliere il tuo modello di dashboard. Nel tempo, puoi anche iniziare a creare i tuoi modelli personalizzati per ogni cliente come meglio credi.

Passaggio 2: collegare le tue origini dati

Sia che tu voglia utilizzare un modello o creare una dashboard personalizzata per il tuo cliente, ognuno avrà i propri requisiti per l'origine dati. Per connettere un'origine dati è sufficiente fare clic su "Collega una nuova origine dati" , autorizzare la connessione e ReportGarden fornirà quindi un elenco di entità da cui è possibile estrarre.

Un aspetto unico di ReportGarden è che all'interno di ciascuna fonte di dati puoi attingere a diversi profili di dati. Ad esempio, se un cliente ha due account Google Ads separati, puoi attingere alle origini dati da più account collegati.

Passaggio 3: creazione di un dashboard

Ora che hai creato un client e connesso le tue origini dati, sei pronto per iniziare a creare una dashboard. Indipendentemente dal fatto che tu scelga di utilizzare un modello o un dashboard personalizzato, ReportGarden estrarrà automaticamente i dati dalle origini selezionate e li compilerà all'interno del dashboard.

Uno dei superpoteri   della piattaforma è che puoi estrarre da più origini dati in un'unica dashboard. Ad esempio, se desideri incrociare Google Analytics con i tuoi dati di Facebook Ads, bastano pochi clic.

Passaggio 4: scelta di un modello di rapporto (o creazione di un rapporto personalizzato)

Dopo aver compilato la dashboard e inserito i KPI che desideri segnalare, puoi scegliere di esportare un modello di rapporto o creare il tuo rapporto personalizzato.

Se desideri creare rapporti statici da inviare periodicamente ai clienti, seleziona semplicemente l'intervallo di date e i KPI che desideri segnalare e in pochi secondi avrai un rapporto pronto per il cliente da inviare.

Se scegli di creare un rapporto personalizzato da zero, puoi prima entrare e progettarlo con dati di esempio fino a quando tutto è impostato a tuo piacimento, quindi collegare semplicemente il rapporto alle API di dati in tempo reale o a un'origine dati specifica. Rispetto alla creazione di report personalizzati in Excel, ad esempio, puoi vedere quanto tempo può essere risparmiato utilizzando un dashboard di report rispetto alla necessità di importare manualmente i dati, ordinarli e creare le tue visualizzazioni dei dati.

In termini di presentazione dei dati, hai un'ampia gamma di funzionalità tra cui scegliere. Puoi estrarre l'intera libreria connessa di punti dati o semplicemente aggiungere widget di dati per un rapporto specifico.

Inoltre, puoi scegliere da uno dei nostri numerosi modelli di progettazione che estraggono dati dalla dashboard e presentano una presentazione familiare in stile PowerPoint. Non è necessario essere un designer per fare in modo che questi report si distinguano dalla concorrenza.

Passaggio 5: pianificazione dei rapporti con ReportGarden

A seconda del tipo di servizio che stai fornendo ai tuoi clienti, dopo aver creato i dashboard dei tuoi clienti e generato i rapporti per loro, puoi quindi automatizzare l'intero processo programmandone l'invio periodico.

Inoltre, puoi anche fornire l'accesso alla dashboard del cliente in modo che possano seguire i tuoi progressi a loro piacimento.

Passaggio 6: dare al tuo cliente l'accesso al dashboard

Se scegli di fornire ai tuoi clienti l'accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, alla loro dashboard, puoi personalizzare l'aspetto di ReportGarden con la combinazione di colori del tuo marchio. Non appena la dashboard è pronta per il client, tutto ciò che devi fare è fare clic su "Invita" dall'interno della dashboard e il client riceverà un invito via email con le proprie credenziali di accesso. Il tuo cliente avrà quindi l'accesso di sola visualizzazione alla dashboard e sarà in grado di regolare gli intervalli di date come meglio crede.

Riepilogo: utilizzo dei dashboard di reporting per aumentare l'efficienza e stupire i clienti

Come abbiamo discusso, ci sono dei compromessi tra la creazione manuale di report ad hoc e l'utilizzo di un software di reportistica dashboard. Quando hai appena iniziato, l'utilizzo di strumenti gratuiti è spesso la scelta migliore, ma man mano che fai crescere la tua agenzia, è tempo di considerare l'automazione del processo di reporting.

A parte il tempo risparmiato creando report manualmente, uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di un software di report dashboard è che i tuoi clienti accedono ai loro risultati 24 ore su 24 , 7 giorni su 7. Questo crea fiducia che altre agenzie di marketing digitale "scatola nera" semplicemente non avranno.

E, soprattutto, fornendo un contesto aggiuntivo insieme ai KPI riportati nei dashboard di marketing, puoi anche raccontare una storia più completa dei risultati che stai ottenendo per i clienti.

Insieme alla possibilità di pianificare e automatizzare la consegna dei tuoi rapporti, queste funzionalità interagiscono per liberare il tuo tempo per concentrarti su ciò che conta: aumentare i profitti dei tuoi clienti.

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