La guida rapida all'esecuzione remota di retrospettive produttive

Le riunioni retrospettive sono ancora più importanti per i team remoti rispetto a quelli in co-locazione.

Poiché i team remoti non possono lavorare l'uno accanto all'altro su base giornaliera, spesso perdono l'opportunità di rilevare le complicazioni nel loro flusso di lavoro che possono influenzare le loro prestazioni e il loro spirito all'inizio, il che può eventualmente ritardare il completamento tempestivo del loro risultati del progetto.

Retrospettive regolari possono aiutare i team remoti a evitarlo fornendo la piattaforma in cui ogni membro del team può esprimere la propria opinione, parlare apertamente delle sfide o dei blocchi che ostacolano il loro lavoro, completando così tutto in modo efficiente.

Questo post ti guiderà attraverso tutti gli elementi di una riunione retrospettiva, con particolare attenzione alla loro gestione efficace, a distanza. Tutti i modelli forniti sono modificabili online e puoi usarli per iniziare subito la tua riunione retrospettiva.

Che cos'è un incontro retrospettivo

Conosciuto con molti nomi – retrospettiva Scrum, retrospettiva sprint, retrospettiva agile, revisione post-azione e talvolta anche post mortem o conclusione – questo tipo di meeting è un evento timebox in cui i team si riuniscono per discutere e riflettere su ciò che è andato bene e cosa è andato storto durante il loro ultimo Sprint o iterazione. Ciò consente loro di migliorare il loro prossimo Sprint imparando dai loro errori e trionfi passati.

Sebbene originariamente fosse generalmente utilizzato nello sviluppo di software agile, nel tempo le riunioni retrospettive sono state adottate da molti altri team dal marketing alla gestione delle risorse umane.

I passaggi fondamentali

• Esamina il lavoro pianificato, completato o incompiuto e altri eventi significativi che potrebbero essersi verificati durante lo Sprint/progetto. Puoi utilizzare un modello retrospettivo come quello qui sotto e incoraggiare i partecipanti a compilarlo. Questo ti aiuterà a tenere traccia della conversazione e delle idee importanti condivise facilmente.

• Esamina ciascuno degli elementi messi alla lavagna dai partecipanti e discutili in dettaglio.
• Decidi come migliorare i progetti futuri in base a ciò che hai appreso durante il retro e crea elementi di azione per implementare tali miglioramenti durante l'iterazione successiva. Assegna un proprietario a ciascuna di queste azioni. Durante il prossimo retro, puoi ricontrollare con il proprietario per vedere se è stato implementato; in caso contrario, continuerà all'iterazione successiva.

Chi dovrebbe partecipare

Invita solo i membri diretti del team che lavorano insieme. I retro forniscono uno spazio sicuro in cui i partecipanti possono parlare di tutto all'aperto, comprese le sfide che stanno affrontando, ciò che stanno fallendo e l'aiuto di cui hanno bisogno. Pertanto puoi evitare di invitare qualcuno (ad esempio un manager o uno stakeholder che non è direttamente coinvolto nel lavoro svolto dal team) che potrebbe farli sentire vulnerabili o a disagio a parlare apertamente.

Quello che ti serve

Per mantenere le cose organizzate e concentrate, è necessario annotare le cose, in particolare ciò che viene comunicato dal team durante la riunione. Per farlo, hai bisogno di una lavagna.

Durante una sessione di riunione retrospettiva remota, tuttavia, devi passare a una lavagna online in cui tu e il tuo team potete collaborare (forse anche meglio di quanto fareste con una lavagna fisica) per condividere idee, domande e opinioni.

• Creately è uno strumento online per lavagna/tela online progettato per la collaborazione in team. Viene fornito con una tela infinita, librerie di forme standard per oltre 50 tipi di diagrammi, videoconferenze in-app, anteprime delle modifiche in tempo reale, tracciamento del mouse e commenti in linea. Tutto ciò combinato, è un ottimo strumento per organizzare riunioni retrospettive, sessioni di brainstorming, pianificare riunioni, ecc. Online.

Inoltre, potrebbe essere necessario anche uno strumento di videoconferenza (solo se il software della lavagna online che utilizzi non supporta la videoconferenza in-app) per facilitare la riunione online. Alcune opzioni che puoi considerare sono,

• Ingrandisci
• lento
• Google Meet

In alternativa, puoi anche utilizzare uno strumento di collaborazione sui documenti come Documenti Google o Fogli Google insieme a uno degli strumenti di videoconferenza sopra per svolgere la riunione retrospettiva.

Suggerimenti per l'esecuzione di riunioni retrospettive in remoto

Gestire un incontro retrò di persona è abbastanza diverso dall'organizzarne uno online, principalmente perché il team è distribuito in tutto il continente, se non in tutto il mondo, ed è limitato dai loro dispositivi in ​​termini di comportamento durante la sessione.

Tuttavia, ciò non significa che fare un retrò produttivo da remoto sia impossibile. Ecco alcuni suggerimenti per mantenere le cose online efficaci e coinvolgenti.

Assicurati che tutti partecipino

Se il tuo team è distribuito su fusi orari diversi, assicurati di scegliere una fascia oraria conveniente per tutti. Di solito, i retros si tengono alla fine di uno Sprint (potrebbero anche essere eseguiti durante lo Sprint/progetto se si estende su un lungo periodo di tempo). Mentre pianifichi il tuo Sprint, ricordati di programmare le retros sui calendari delle squadre in anticipo. Timebox la tua sessione e cerca di terminarla entro il tempo assegnato per evitare di creare disagi ai partecipanti che potrebbero saltare il pranzo per partecipare alla riunione.

Assicurati che tutti partecipino. Se non sono in grado di farlo, assicurati che forniscano almeno il loro contributo prima della riunione in modo che possano ancora essere consultati e discussi durante la riunione con tutti gli altri. Puoi utilizzare un modello di retrospettiva predefinito per raccogliere il loro feedback.

Segui l'etichetta generale della riunione online

A volte le cose tendono a sfuggire di mano durante una riunione online e l'impostazione di linee guida aiuta a gestire tutto meglio. Per un risultato più produttivo, spiega cosa ti aspetti dai partecipanti alla riunione e come vuoi che si comportino da soli, prima della riunione.

Alcune delle etichette dell'assemblea generale da seguire come partecipanti sono,

• Vestiti in modo appropriato
• Assicurati di essere posizionato di fronte a uno sfondo adatto al lavoro (es. niente letti, stanze disordinate, ecc.)
• Disattiva il microfono quando non stai parlando
• Non distrarti. Non fissare il telefono, digitare sulla tastiera o lavorare su altre attività quando qualcun altro sta presentando
• Metti il ​​telefono in modalità silenziosa e disattiva le altre notifiche
• Non interrompere mentre gli altri parlano o parlano sopra di loro
• Se hai un commento o una domanda, porta l'attenzione su di te prima di parlare. O fai un gesto con la mano o dì "domanda" o "commenta"
• Sii pronto. Assicurati che la connessione, la videocamera e il microfono funzionino prima della riunione

Come eseguire una riunione remota produttiva | Migliori pratiche e modelli

Raccogli feedback prima della riunione

Per dedicare più tempo alla tua riunione retrospettiva effettiva ad analizzare le idee fornite e discutere di azioni per il futuro, raccogli il feedback del team prima della sessione vera e propria.

Condividi in anticipo uno dei modelli di retrospettiva di seguito con il team, consentendo a tutti di elencare i propri fallimenti e trionfi, preoccupazioni e suggerimenti. Questo approccio può anche aiutare gli introversi a sentirsi più a loro agio nel condividere le proprie idee e incoraggiare i membri che potrebbero pensare che il loro feedback sia più critico a condividerlo senza sentirsi apprensivi.

Crea un piano d'azione

I team distribuiti perdono facilmente traccia di chi è responsabile di fare cosa e quando le cose sono dovute. Al fine di evitare qualsiasi confusione e ritenere tutti responsabili, creare un semplice piano d'azione condiviso con tutti.

Oppure puoi utilizzare uno strumento di gestione dei progetti come Favro per creare attività, assegnare proprietari e monitorare i progressi.

Usa la tecnica retrospettiva corretta

La retrospettiva standard prevede che il team risponda alle domande, cosa è andato bene? cosa non è andato bene? e cosa possiamo migliorare? Anche se questo è abbastanza semplice, potrebbe rendere le cose stantie quando lo fai ripetutamente. Ecco alcune idee per incontri retrospettivi per rendere le cose più divertenti e coinvolgenti.

Inizia, ferma, continua

Questo approccio raccoglie il feedback dei partecipanti in 3 categorie;

• Su cosa dovrebbe iniziare a lavorare il team?
• Su cosa dovrebbe smettere di lavorare il team?
• Su cosa dovrebbe continuare a lavorare il team?

Piaciuto, appreso, mancato, desiderato (4 Ls)

Dividi la tela in 4 aree e chiedi ai partecipanti di fornire individualmente le loro idee su ciascuna delle L.

• Mi è piaciuto: cose che gli sono piaciute del progetto
• Appreso: cose che hanno imparato
• Mancato – cose che la squadra ha fatto ma si sarebbero potute fare meglio
• Desiderati – le cose che desideravano durante il progetto

Pazzo, Triste, Felice

Questo approccio consente al team di condividere e raggruppare i propri feedback in base alle proprie emozioni sullo sprint precedente

• Di cosa erano pazzi
• Di cosa erano tristi
• Di cosa erano contenti

Una volta raggruppate le idee, il team può votarle. Quelli con il maggior numero di voti avranno la priorità e verranno presi provvedimenti durante il prossimo sprint.

Barca a vela

Questo metodo confronta tecnicamente lo sprint con una barca a vela, facendo in modo che il team confronti le cose che hanno influenzato lo sprint con ciò che spinge una barca a vela in avanti o indietro.

• Sunshine – cose che hanno reso felice la squadra
• Ancoraggi: cose che hanno impedito alla squadra di fare progressi
• Vento e nuvole: le cose che hanno aiutato la squadra ad andare avanti
• Rocce e pirati: rischi e ostacoli che potrebbero impedire alla squadra di essere dove deve essere

KALM

KALM sta per,

• Mantieni (cose che devi mantenere)
• Aggiungi (cose che devi aggiungere)
• Di più (cose di cui hai bisogno di più)
• Meno (cose di cui hai meno bisogno)

Trova altre tecniche retrospettive qui.

Hai altri suggerimenti per l'esecuzione di riunioni retrospettive remote produttive?

Al termine dell'incontro retrospettivo, puoi prenderti un po' di tempo per riflettere su come è andata (una breve retrospettiva sulla retrospettiva!). Incoraggiare il team a condividere il proprio feedback su come migliorare la retrospettiva per renderla più produttiva la prossima volta.

Gli incontri retrospettivi ti danno l'opportunità di riflettere sugli errori che hai commesso e su dove hai prosperato per pianificare un futuro migliore. Sebbene l'esecuzione di una retrospettiva remota possa averti messo in una posizione difficile in passato, speriamo che questo post e i modelli che abbiamo condiviso ti aiuteranno a farlo con successo d'ora in poi.

Se hai qualcosa che ha funzionato particolarmente per te durante l'esecuzione di riunioni retrospettive a distanza, condividilo con noi nella sezione commenti qui sotto.