Analisi del rischio nei progetti e strumenti per facilitarlo | # 38 Iniziare con la gestione dei progetti

L'analisi del rischio aiuta ad aumentare le possibilità di completamento con successo di un progetto. Ma quali tipi di rischi possono minacciare un progetto? Quali strumenti utilizzare per individuarli in tempo?

Analisi dei rischi – sommario:

1. introduzione
2. Tipi di rischio nei progetti
3. Rischi tecnici
4. Rischio risorse
5. Rischi del contesto aziendale
6. Strumenti di analisi del rischio
7. Diagramma di Ishikawa
8. Matrice di rischio
9. Riepilogo

introduzione

L'analisi dei rischi è una componente chiave della gestione dei progetti perché consente di:

• identificazione,
• valutazione e
• rispondere a potenziali rischi, la cui trascuratezza potrebbe far fallire l'intero progetto.

Secondo il rapporto 2021 del Project Management Institute (PMI), quasi la metà dei progetti non riesce a raggiungere i propri obiettivi e più della metà è in ritardo o fuori budget.

Tipi di rischi nei progetti

I tre rischi più comuni che interessano la maggior parte dei progetti aziendali sono:

• Rischio tecnico : si riferisce a problemi relativi a software, hardware o processi che potrebbero impedire l'implementazione del progetto
• Rischio di risorse : include problemi relativi alla disponibilità di risorse, come dipendenti, budget o tempo
• Rischio dell'ambiente aziendale : riguarda problemi come i cambiamenti nelle normative o la concorrenza.

Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuno di essi per vedere come identificare, analizzare e rispondere a ciascun tipo di rischio.

Rischi tecnici

Per identificare e analizzare efficacemente i rischi tecnici, è necessario condurre un'analisi dettagliata delle specifiche tecniche del progetto rispondendo a queste domande:

• Quali compiti richiederanno l'uso di tecnologie innovative?
• L'organizzazione dispone di un team per sviluppare, implementare e gestire il lato tecnologico del progetto? Altrimenti,
• Quale fornitore di soluzioni scegliere e come formulare un contratto con gli appaltatori?

Dovresti anche condurre un'analisi dei rischi basata su scenari per individuare potenziali problemi e le loro conseguenze. Per ridurre al minimo i rischi tecnici, prestare particolare attenzione al controllo di qualità nel progetto e prevedere test e manutenzione regolari. Si può anche prendere in considerazione un piano di emergenza. Il Project Manager dovrebbe anche tenersi al passo con le innovazioni tecnologiche e consultare esperti nel campo in cui il progetto viene implementato.

Rischi delle risorse

Ridurre al minimo i rischi delle risorse richiede un'analisi della disponibilità di specialisti e lavoratori qualificati, la disponibilità realistica del budget e il tempo per l'esecuzione ininterrotta dei compiti.

Nell'analizzare questo tipo di rischio, il Project Manager dovrebbe porre le seguenti domande:

1. L'organizzazione dispone di un numero sufficiente di specialisti nelle aree chiave del progetto , come la programmazione, la progettazione o il finanziamento, ad esempio?
2. Esistono procedure e strumenti adeguati per la gestione delle risorse , come la pianificazione o il reporting delle risorse?
3. Il budget del progetto include fondi sufficienti per reclutare o esternalizzare le risorse secondo necessità?

Rischi legati al contesto aziendale

I rischi aziendali sono principalmente legati all'emergere dello sviluppo dinamico della concorrenza. Possono anche fare riferimento a nuove normative che influenzano il budget o la tempistica del progetto. Buoni esempi sono la necessità di certificazione di soluzioni o procedure ufficiali che precedono l'introduzione del risultato sul mercato o la necessità di continuare il progetto.

Esempi di domande che possono aiutare il Project Manager ad analizzare i rischi aziendali sono i seguenti:

1. Siamo a conoscenza di potenziali cambiamenti normativi nel settore in cui opera il nostro progetto?
2. Abbiamo analizzato le potenziali minacce dei concorrenti , come nuovi prodotti o servizi?
3. Disponiamo di un piano di emergenza in caso di cambiamenti avversi nell'ambiente aziendale , come un calo della domanda per il nostro prodotto o servizio?

Strumenti di analisi del rischio

Per l'analisi iniziale del rischio, uno SWOT ampiamente applicato funzionerà bene. Tuttavia, quando si effettua una diagnosi approfondita dei rischi tecnologici, delle risorse e aziendali, è meglio optare per strumenti specializzati dedicati. I seguenti sono famosi per la loro efficacia:

• Il diagramma di Ishikawa è anche chiamato diagramma dei pesci per la sua forma distintiva, e
• Matrice di rischio.

Diagramma di Ishikawa

Il diagramma di Ishikawa è uno strumento per identificare e analizzare le cause dei problemi e dei potenziali rischi. È stato sviluppato dal Dr. Kaoru Ishikawa, un ingegnere giapponese e consulente per la qualità. Ishikawa era un noto docente ed esperto di gestione della qualità e creatore di molti altri strumenti e metodi relativi alla qualità, come il diagramma di Pareto e il diagramma dell'istogramma. Ishikawa ha lavorato principalmente nell'industria, ma i suoi strumenti e metodi hanno trovato applicazione anche in altri campi, incluso il project management.

Il diagramma di Ishikawa presenta un problema sotto forma di un grafico causa-effetto, dal quale è possibile estrarre le principali cause del problema. Tra l'altro, può fornire una valutazione volta a scoprire i rischi tecnici. Questo perché può identificare potenziali carenze o problemi legati alla tecnologia e determinarne le cause.

Matrice di rischio

La matrice di rischio è apparsa per la prima volta negli anni '50 nell'industria aerospaziale, dove è stata applicata per valutare i rischi per la sicurezza del volo. Lo strumento è popolare non solo nella gestione dei progetti, ma anche nell'analisi aziendale, scientifica o della sicurezza.

La matrice di rischio consente di determinare il livello di rischio per ciascun pericolo assegnandogli un peso in base alla probabilità di accadimento e agli effetti. Si tratta di una semplice tabella in cui le righe rappresentano i vari rischi e le colonne rappresentano la probabilità di accadimento e di impatto.

Il diagramma della matrice di rischio è costituito da quadrati che rappresentano i singoli rischi. Ogni pericolo è assegnato a uno dei quattro riquadri che corrispondono al livello di rischio:

• Basso,
• medio,
• alto o
• molto alto.

I quadrati forniscono informazioni sulla probabilità di accadimento e sulle conseguenze del rischio. Utilizzando la matrice del rischio, il Project Manager può identificare quali rischi sono associati al progetto e considerare quali azioni intraprendere per minimizzarli.

Riepilogo

L'analisi del rischio identifica, valuta e risponde ai potenziali rischi che potrebbero influenzare il successo di un progetto. Tuttavia, la volatilità del contesto economico odierno rende sempre più difficile analizzare e trarre conclusioni accurate. Stanno emergendo nuovi tipi di rischi legati, ad esempio, alla sicurezza informatica, all'inflazione o alla disponibilità di materie prime. Pertanto, vale la pena ricordare che l'analisi del rischio è un processo continuo, ripetuto e aggiornato durante tutto il progetto.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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