La gestione del rischio nelle relazioni d'affari: quattro consigli di base per agenzie e imprese

La gestione del rischio è essenziale per il successo della tua azienda. Qualsiasi grande azienda richiede anni per essere costruita e per tutto questo tempo non puoi muoverti senza rapporti commerciali!. Qui non sono tollerate infradito o rinnegati. I partner di qualità vengono scelti per un lungo periodo le alleanze vengono costruite strategicamente. I clienti si affidano da sempre a professionisti che conoscono il loro mestiere, che sono propensi a studiare il business, che sono affidabili in materia finanziaria e felici di crescere insieme.

Tuttavia, non ha senso credere che trovare il partner giusto sia un “lavoro a metà”. Una grande idea non è nulla senza attuazione, la conclusione del trattato non è nulla senza una forte collaborazione durante l'obiettivo generale.

Ci sono diverse fasi nel processo di gestione dei rischi quando si integra un'azienda e un'agenzia. E questi sono strettamente correlati alle fasi di sviluppo del progetto.

La prima fase: conoscersi

Ciascuna parte dimostra i propri punti di forza, indica i propri risultati professionali e condivide le proprie esperienze. Questa fase segue una valutazione preliminare del potenziale dell'altra parte. Questa è la prima vera conversazione che può mostrarci se saremo una buona partita o meno.

L'agenzia è naturalmente interessata a una decisione a loro favore. L'azienda spera che la loro missione e le loro risorse vengano passate alle persone giuste, che non spariranno o passeranno a un altro progetto entro una settimana. L'azienda vorrà fare affidamento su un'agenzia proattiva per stimare i rischi e assicurarsi che si distinguano dalla massa ottenendo i risultati necessari per aumentare le entrate.

Consigli per un'agenzia: non illudere un'azienda instillando false percezioni del tuo lavoro. Esamina il business: il loro sito web, la posizione di mercato, i punti deboli e di forza, così come i loro principali concorrenti. Assicurati che il cliente abbia un compito distinto e capisca gli obiettivi. Pensa ai tuoi rischi finanziari negli affari. Sii positivo su tutti questi punti che corrispondono al tuo profilo e hai esperienza nella risoluzione di problemi simili. Prepara una previsione con la tua visione della situazione. Parla delle tue reali possibilità. Non mentire. E non dare l'impressione di voler competere con il team di marketing interno del cliente: concentrati sull'interazione. Discuti i rischi. Prepara un elenco di KPI e metriche che ti aiuteranno entrambi a muoverti nella giusta direzione.

Un consiglio per un'impresa: non perdete tempo e cercate di evitare le aspettative eccessive. Esamina l'esperienza dell'agenzia nella risoluzione di compiti simili, leggi le recensioni degli altri clienti sui loro servizi. Formula compiti specifici e non astratti sulla base dell'analisi della tua situazione attuale. Cerca di evitare le aspettative gonfiate, perché durante il periodo iniziale non sarà così facile per il team dell'agenzia far fronte anche a quei compiti che si sono prefissati. Per non parlare del superamento dei loro risultati. Sarebbe fantastico affrontarlo da soli, altrimenti non essere timido ad assumere un dipartimento di gestione del rischio.

La seconda fase: inizio del progetto

Nella seconda fase delle relazioni, un'azienda ha spesso aspettative eccessive. E un'agenzia incontrerà spesso i primi seri problemi. La gestione razionale del rischio qui può rendere vincenti entrambe le parti. Questi possono essere una o due attività aggiuntive con una priorità più alta, errori nel tempo stimato per le attività o la necessità di supportare soluzioni precedenti implementate in precedenza. Questo può portare a ritardare prima la scadenza, le discrepanze tra i risultati attesi ed effettivi e altre sottigliezze che sono così minori a lungo termine, ma così tangibili all'inizio.

Consigli per un'agenzia: questo è fondamentale per iniziare il tuo lavoro sul progetto stabilendo una sequenza temporale e una divisione delle responsabilità tra i membri del tuo team di progetto. Ognuno dovrebbe capire la propria area di interesse. Presta attenzione ai dettagli e cerca di monitorare costantemente il flusso di lavoro. Errori che potrebbero passare inosservati sei mesi dopo possono avere un effetto valanga all'inizio. Pertanto, questa sarà l'opzione perfetta se i membri del tuo team mantengono le loro attività in un unico sistema di gestione delle attività collettivo, dove possono annotare i loro risultati, problemi, richiedere dati aggiuntivi, dare priorità alle attività o lasciare commenti. Questa soluzione può dimostrare il quadro generale in qualsiasi fase della cooperazione, nonché trovare un "collo di bottiglia" se qualcosa va storto. Non dimenticare di programmare riunioni regolari.

Consigli per un'impresa: non spingere troppo. Evidenzia gli errori, fornisci suggerimenti, condividi la tua visione e fornisci feedback di qualità. Ma per favore, cerca di essere il più educato possibile. Dì loro che controllerai il processo, ma evita la microgestione. Una squadra dalla parte opposta ha davvero bisogno del tuo supporto. È vero, la fedeltà non è stata ancora guadagnata, ma il tuo supporto può essere un pagamento anticipato che darà energia alla squadra. Credi in loro e la tua fiducia si tradurrà in un'eccellente conseguenza per te.

La terza fase - Il primo traguardo

Un'agenzia fornirà un rapporto per un periodo specifico: un mese o un trimestre. Discuti dei risultati raggiunti. In che modo questi risultati differiscono da quanto originariamente pianificato?

È importante discutere apertamente di tutte le questioni. Cosa è stato fatto bene e perché in questo periodo? Quale parte del piano non è stata attuata e perché? Quali cambiamenti sono avvenuti durante il processo e qual è stata la nostra reazione a questi? In che modo ciascuna squadra ha svolto compiti specifici? Cosa dovrebbe essere migliorato nel prossimo periodo? Tutti questi sono esempi di rischi che dovresti sempre tenere a mente.

Consigli per un'agenzia: monitora quotidianamente i tuoi risultati. Se hai notato un possibile problema, parlane con il tuo cliente, offri soluzioni e il tuo aiuto. Non ti consigliamo di attendere fino a quando questo problema non si risolve da solo. Anche se il tuo cliente non ti fornisce alcuna informazione, o un manager del suo ufficio è sovraccarico e non può rispondere in tempo alle domande che poni, almeno il 50% della responsabilità ricade su di te. Quindi è tempo di agire di propria autorità, soprattutto se sai come risolvere questo problema in modo tempestivo.
Nella maggior parte dei casi, ciò avrà un effetto positivo se superi le aspettative degli imprenditori e quindi confermerai la tua qualità e abilità.

Fai quel qualcosa in più, dedica un po' più di tempo ai dettagli. Guarda il vero nucleo del compito a portata di mano. Se hai eseguito o addirittura rispettato eccessivamente l'accordo, se sei riuscito a eliminare i rischi , ben fatto, ora è il momento di pensare a cos'altro si può fare. Continuare ad andare avanti!

Consigli per un'impresa: valutare la situazione. La performance è in linea con ciò che ti aspettavi in ​​cambio? La squadra ha soddisfatto le tue aspettative? Quali approfondimenti sono stati ottenuti dalla collaborazione? In cosa è brava l'agenzia? Cosa c'è che non va e perché?

Parla, il tuo feedback è importante. Se qualche curiosità ti sembra ovvia, potrebbe essere qualcosa di nuovo sul lato opposto.

Racconta loro dei tuoi piani. Racconta loro cosa è successo dalla tua parte durante questo periodo di tempo. Cosa è cambiato nella tua azienda, quali cambiamenti sono previsti per il prossimo futuro?
In questa fase, entrambe le parti di solito concordano obiettivi a lungo termine: sei mesi, un anno o più. Quindi, ciascuna parte deve essere sicura che la strategia si muova nella giusta direzione con risorse sufficienti e che la comunicazione sia chiara. È estremamente importante concordare le pietre miliari: mesi, trimestri. Se ci sono problemi con la collaborazione, questi devono essere portati alla luce, discussi e risolti. La maggior parte dei problemi in cui risiede un progetto tipico è nella comunicazione. Piccoli problemi e incomprensioni spesso si evolvono in lunghi conflitti. E questo porta alla perdita di efficacia.

La quarta fase: una collaborazione di successo

Il progetto si sta evolvendo, i KPI stanno funzionando come previsto, i team hanno elaborato un modello per una collaborazione di successo.

Un consiglio per un'agenzia: a parte il buon lavoro creato ora, dovresti offrire un'immagine del futuro. Investi tempo nello sviluppo del tuo cliente. Analizza i tuoi risultati, presenta loro nuove opportunità, offri nuovi strumenti. Prepara un elenco di raccomandazioni e mostra loro i "numeri" dei nuovi possibili profitti. Questo è il momento di proporre altri tuoi servizi.
Ricorda che fare bene il tuo lavoro non è abbastanza. Tutti hanno a cuore il futuro. E tu hai il potere di partecipare alla creazione di questo futuro, condiviso insieme da te e dal tuo partner.

Consigli per le imprese: andare avanti. Continua a organizzare riunioni regolari, porre domande, condividere approfondimenti e notizie sulla tua attività. Cerca alcuni vantaggi per il tuo team interno dalla collaborazione con l'agenzia. Fidati del tuo partner ma non dimenticare di osservare da parte e fornire feedback.

Ultime parole sulla gestione del rischio

Non si può negare che ogni rapporto d'affari ha le sue specificità. Non possiamo assolutamente darti uno script generale perfetto che ti aiuti a collaborare con successo con il tuo cliente o ad esternalizzare l'agenzia ed evitare tutte le difficoltà. I tuoi rapporti con un cliente di piccola impresa saranno completamente diversi da quelli di un grande cliente di affari, il rapporto con l'azienda europea sarà diverso da quello americano o asiatico. E ci sono milioni di altri fattori che influenzano le tue relazioni commerciali anche all'interno della tua azienda.

Consigli per un'agenzia:
– Analizzare a fondo l'attività del cliente
– Analizza attentamente la forza della tua squadra
– Non iniziare il lavoro se il tuo cliente ha un compito troppo astratto
– Rimani onesto con il tuo cliente in ogni situazione
– Assegna le responsabilità tra i tuoi team sulla base delle loro reali capacità
– Monitorare costantemente il processo di lavoro
– Incontra e discuti sistematicamente i tuoi risultati e problemi con un cliente
– Fai del tuo meglio per raggiungere gli obiettivi del cliente
– Cerca di mantenere la relazione con un cliente dopo che il progetto è stato completato se ti rendi conto di una prospettiva ampia nella partnership

Alcuni consigli per le imprese:
Analizza il tuo business e definisci i tuoi veri punti deboli e le aree da migliorare
Stabilisci i tuoi obiettivi e prepara un elenco di richieste tecniche leggibili
Sii al passo con i tempi, coordina la loro strategia se questo non si adatta completamente alla tua visione
Controlla il processo, ma evita la microgestione
Prova l'agenzia per le dimensioni, se davvero buone: potrebbero aiutare il tuo team interno a progredire e migliorare le altre aree di attività