Automazione robotica dei processi: la chiave per una gestione della catena di approvvigionamento economicamente vantaggiosa
Pubblicato: 2019-05-26Robotic Process Automation nella catena di approvvigionamento serve ad automatizzare i processi che vengono eseguiti manualmente
Le catene di approvvigionamento ben curate si prendono cura di un aspetto: la comunicazione
La selezione del fornitore è solitamente un processo interamente manuale e RPA mira a cambiarlo
Un rapporto di ricerca di Deloitte afferma che circa il 64% delle aziende ha intrapreso il viaggio per implementare Robotic Process Automation (RPA) al fine di automatizzare le attività di supporto. Lo stesso rapporto ha delineato un fatto critico che non i lavori, ma le attività vengono automatizzate, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività di alto valore, liberandoli da lavori monotoni in una miriade di settori.
Nel corso dei decenni, le aziende hanno investito tempo, denaro e molte altre risorse nella costruzione delle infrastrutture e dei processi della catena di approvvigionamento. Anche se la maggior parte delle parti interessate, dai produttori ai rivenditori ai fornitori di servizi logistici, ha adottato un qualche tipo di sistema di gestione della catena di approvvigionamento, la sfida chiave dell'integrazione dei dati end-to-end insieme all'automazione dei processi rimane.
Gli utenti ancora, ancora oggi, continuano a copiare/incollare i dati manualmente tra sistemi diversi per mantenere la comunicazione e lo scambio di dati su base giornaliera. La continua dipendenza da fogli di calcolo, flussi di lavoro e processi arcaici che tendono a coinvolgere un sacco di "sedia girevole" funzionano come saltare da un'app all'altra, copiare e incollare dati e mostra più chiaramente quanto spazio c'è per ulteriori miglioramenti.
Queste attività manuali, banali e ripetitive non solo sono inefficienti, ma svolgono un ruolo importante nel rallentare le operazioni e vincolare le risorse che possono concentrarsi su attività più mission-critical e contribuire in modo molto più creativo. L'automazione dei processi robotici nella catena di approvvigionamento ha il potenziale per avere un impatto drastico in termini di produttività, efficienza e precisione nel settore dei processi aziendali.
Robotic Process Automation nella supply chain serve ad automatizzare i processi che vengono eseguiti manualmente, lasciando poco spazio a errori e anomalie. Gli strumenti RPA sono fondamentalmente soluzioni software che risiedono su server virtuali che possono essere eseguite e spente all'ora desiderata.
L'automazione attraverso i robot consentirà alle organizzazioni di reclutare e formare dipendenti per il lavoro di risoluzione dei problemi e di brainstorming, invece di compiti robotici ripetitivi.
Non è scioccante quando lo studio evidenzia che l'automazione dei processi robotici ha portato a una riduzione del 43% del tempo per attività come credito, riscossione, fatturazione, ecc. Si tratta di enormi vantaggi per qualsiasi impresa, ma avvantaggerebbe enormemente le organizzazioni che cercano di gestire efficacemente i propri filiere complesse.
L'implementazione dell'RPA per il bene della catena di approvvigionamento è stata lenta, ma guardando ai vantaggi in gioco, le organizzazioni si stanno ora rivolgendo all'automazione per semplificare il flusso dei prodotti e ottenere un vantaggio competitivo con i clienti.
Ma in che modo esattamente questa tecnologia leader può cambiare il modo in cui le catene di approvvigionamento hanno tradizionalmente operato? Quali sono le modifiche di base che le aziende devono apportare prima di potersi tuffare a capofitto nell'implementazione dell'RPA nella catena di approvvigionamento?
RPA nella gestione della catena di approvvigionamento - Casi d'uso
L'automazione dei processi robotici è ancora agli inizi nelle operazioni della catena di approvvigionamento, tuttavia, le organizzazioni hanno accelerato verso l'inclusione dell'automazione nelle loro catene di approvvigionamento per renderle snelle ed efficienti. Le aziende di settori come l'assistenza sanitaria, la vendita al dettaglio e la produzione si sono tradizionalmente affidate a tecnologie come RFID (identificazione a radiofrequenza), ERP (pianificazione delle risorse aziendali), CRM (gestione delle relazioni con i clienti), ecc.
Nelle fasi iniziali di RPA, i robot software non erano sufficientemente flessibili per gestire gli scenari complessi che a volte si presentavano poiché non erano intelligenti e potevano automatizzare solo parti della catena di approvvigionamento che erano semplici e seguivano uno schema prestabilito.
Per qualsiasi altra cosa, l'intervento manuale era fondamentale. Avanti veloce fino ad oggi, l'inclusione di robot intelligenti con capacità di apprendimento automatico e capacità cognitive ci ha portato a fare in modo che i sistemi RPA assomiglino in una certa misura agli esseri umani. Con queste tecnologie in vista, ci stiamo muovendo verso l'automazione delle attività definite dalle regole aziendali e preparando le istruzioni per l'elaborazione degli input.
A un livello superiore, l'RPA può essere utilizzato per prevedere i risultati e supportare processi decisionali complessi, aiutando così i dipendenti con qualcosa di più delle semplici attività robotiche. Ecco alcune aree del dominio della catena di approvvigionamento che sono pronte a cambiare con l'RPA:
Elaborazione ordini e pagamenti
La parte di immissione ed elaborazione dell'ordine di una catena di approvvigionamento consiste essenzialmente in tre fasi:
- Selezione del prodotto
- Processo di pagamento
- Conferma dell'effettuazione dell'ordine
Ci sono ancora aziende all'interno di una serie di settori oggi che fanno affidamento su vecchi documenti manuali per elaborare transazioni che possono essere interamente digitalizzate. L'elaborazione degli ordini e i pagamenti possono essere automatizzati in modo tale che le informazioni possano essere ingerite direttamente nel database dell'azienda, i gateway di pagamento possono elaborare l'importo desiderato e una soluzione software può inviare e-mail e messaggi di testo di conferma per l'effettuazione dell'ordine.
Come oggi, con l'avvento di AI e RPA, più compagnie assicurative si affidano ai bot anche per automatizzare l'elaborazione dei sinistri e automatizzando questo lavoro di back-office, le organizzazioni possono garantire che i propri dipendenti si concentrino su attività di qualità che richiedono intelligenza umana.
Per ottimizzare la produttività e creare una catena di approvvigionamento regolare, le organizzazioni dovranno garantire che queste attività siano strettamente integrate e assicurarsi che non vi siano problemi dall'inserimento dell'ordine alla consegna.
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Automazione della posta elettronica
Le catene di approvvigionamento ben mantenute si prendono cura di un aspetto. Comunicazione. Gran parte di qualsiasi catena di approvvigionamento è mantenere una comunicazione adeguata con fornitori, produttori, agenzie di servizi di trasporto e clienti. Anche se una comunicazione concisa ed efficace è una parte così critica delle catene di approvvigionamento, spesso è anche quella che ha maggiori esigenze di miglioramento.
Per garantire una corretta collaborazione tra il personale dei diversi reparti, è necessario impostare la comunicazione e-mail con RPA. È fondamentale stabilire processi di comunicazione quando le spedizioni sono state consegnate con successo, quando sono bloccate a metà o in ritardo e quando devono essere annullate. È necessario garantire una comunicazione efficace tra tutte le parti coinvolte in modo tale che il cliente ottenga un'esperienza senza intoppi.
L'RPA può essere utilizzato per automatizzare questo processo di comunicazione attivando e-mail e messaggi di testo quando si verifica un evento specifico.
Automazione della gestione dell'inventario
Al centro della catena di approvvigionamento c'è la gestione dell'inventario. Fornitori e produttori devono sempre essere consapevoli dei loro livelli di inventario e assicurarsi di avere abbastanza prodotti e ricambi per soddisfare le richieste. L'RPA può semplificare la gestione dell'inventario tenendo una scheda sui livelli di inventario, avvisando i gestori quando i livelli di scorte di prodotti sono bassi e riordinando automaticamente i prodotti che scendono al di sotto di un determinato livello di soglia.
Inoltre, un sistema RPA può aiutare a prevedere i livelli di inventario ottimali tenendo conto dei dati storici e delineando i modelli della domanda. Renderebbe il processo di gestione dell'inventario efficiente e sempre aggiornato per far fronte ai picchi di domanda.
Approfondimenti avanzati possono portare a un migliore processo decisionale quando si tratta di rifornire le scorte, con conseguente ottimizzazione dei costi in ogni momento riducendo i ricambi. Man mano che i dipendenti vengono liberati dal compito monotono di mantenere i registri dei livelli di inventario, possono concentrarsi su altre aree mission-critical della catena di approvvigionamento.
Selezione del fornitore
La selezione del fornitore è solitamente un processo interamente manuale e RPA mira a cambiarlo. A livello di base, un processo di selezione del fornitore consiste in diversi passaggi come:
- Preparazione di una richiesta di preventivo
- Comunicazioni e discussioni con i fornitori
- Analisi dei documenti dei fornitori
- Valutazione del venditore e controllo incrociato dei suoi crediti
- Finalizzare il venditore
Con la giusta strategia di implementazione RPA, tutte queste attività possono essere rese più efficienti, produttive e automatiche. L'intervento umano, quindi, è necessario solo per svolgere le fasi iniziali di specificazione del progetto, generazione di un elenco di fornitori e negoziazione faccia a faccia. A parte questi casi, gli esseri umani non dovranno intervenire nel processo di selezione del fornitore una volta completata l'implementazione dell'RPA per un'impresa.
Comunicazione sullo stato della spedizione
La maggior parte delle aziende riceve regolarmente richieste dai clienti sullo stato della spedizione. Il processo manuale si presenta così: un dipendente apriva personalmente ogni e-mail, rispondeva alla domanda prendendo nota della spedizione e quindi cercandola nel software ERP per rispondere al cliente con lo stato esatto della spedizione.
Tuttavia, con l'introduzione dell'RPA in questo caso, l'intero processo, dall'apertura dell'e-mail, alla comprensione di ciò di cui il cliente ha bisogno, all'accesso al sistema ERP, alla comunicazione dello stato esatto al cliente, può essere automatizzato. In tal caso, l'intervento umano sarebbe necessario solo per alcune circostanze eccezionali che esulano dal potenziale di manipolazione di un robot.
Pianificazione della domanda e dell'offerta
Prima dell'automazione, la pianificazione della domanda e dell'offerta non era esattamente una passeggiata per i dipendenti di qualsiasi organizzazione. Hanno dovuto cercare e raccogliere i dati richiesti, combinare i dati e gestirli in formati presentabili, analizzare le eccezioni ai dati e quindi comunicare il piano.
L'RPA, con l'aiuto di Machine Learning e Intelligenza Artificiale, può consentire alle organizzazioni di prevedere le richieste ed essere preparate a soddisfare i picchi imprevisti della domanda. Automatizzando la maggior parte delle attività nella catena di approvvigionamento, le organizzazioni possono ora eliminare la possibilità di errori manuali e rendere le operazioni efficienti, autonome e intelligenti.
Per mettere le cose in prospettiva, è auspicabile pensare che l'automazione dei processi robotici possa automatizzare un'intera catena di approvvigionamento in questa fase. Perché le operazioni della catena di approvvigionamento includono anche le operazioni di front desk, la costruzione e il mantenimento delle relazioni con i clienti e così via, il che continua a dimostrare che l'intervento umano è ancora in una certa misura necessario in una catena di approvvigionamento.
Sfide nell'implementazione dell'RPA per le catene di approvvigionamento
Secondo un rapporto pubblicato da Deloitte, ci sono ancora molte sfide che le organizzazioni devono affrontare quando iniziano a definire strategie RPA o ci affrontano per la prima volta.
Ecco le 5 principali sfide evidenziate dal rapporto:
Standardizzazione dei processi – I processi complessi portano alla complessità nel robot. In tutte le fasi del percorso RPA, le organizzazioni affrontano la standardizzazione dei processi come una sfida fondamentale. La complessità dei processi fa aumentare i costi di implementazione dell'RPA, aumentando i costi operativi e l'interruzione dell'attività. Le organizzazioni, purtroppo, si rendono conto che dove esiste una documentazione adeguata, anche in quei luoghi, i processi non sono sempre ben compresi.
Supporto IT : il supporto e la consulenza di un'organizzazione IT sono vitali durante la strategia dell'RPA nella catena di approvvigionamento. È essenziale e consigliabile includere un'organizzazione IT durante il processo di implementazione dell'RPA.
La flessibilità della soluzione – RPA, all'inizio, era considerato un processo di automazione stagnante. Portava l'idea che i robot impareranno solo una volta e che devono ricevere lezioni perfette per essere eseguiti in seguito. Grazie all'intelligenza artificiale e all'apprendimento automatico, la flessibilità della soluzione può ora essere aggiunta a tutte le fasi dell'automazione, sebbene l'agilità sia percepita come una sfida.
Aspettative delle parti interessate: le parti interessate hanno ora iniziato a prepararsi all'RPA, ma è una sfida significativa per far salire la scala delle priorità e assicurarsi che non si traduca in un'interruzione completa.
Coinvolgimento dei dipendenti : le organizzazioni che sono riuscite a scalare l'RPA hanno prima coinvolto i propri dipendenti e creato il consenso per modificare i processi a livello di organizzazione. Sebbene le cose varino tra le organizzazioni, è necessario che le aziende adottino misure in modo che i dipendenti accettino l'RPA con una resistenza minima.
Osservazioni finali
Per un'implementazione di successo dell'RPA nella catena di approvvigionamento, è necessario affrontare quattro elementi:
- Bot per il movimento del prodotto attraverso la struttura
- Sensori per raccogliere dati sulla qualità del prodotto
- Sistemi software di apprendimento cognitivo
- Implementazione dell'Intelligenza Artificiale per rendere il processo lucido e flessibile
Mettere insieme questi pezzi è una sfida comprensibile, ma la strategia e la pianificazione di ogni parte del processo di implementazione e l'integrazione di una mentalità di trasformazione in tutti i membri dell'organizzazione aiuterebbe a dare il tono al cambiamento.
Se cercano di collaborare con un'azienda di trasformazione digitale, le aziende devono adottare un approccio end-to-end con l'RPA nell'implementazione della catena di approvvigionamento per ottenere tutti i vantaggi e realizzare il ROI previsto.
Inoltre, la taglia unica non è un modello per il digitale. Ciò di cui le organizzazioni hanno bisogno è un partner IT in grado di adattare i servizi di implementazione RPA alle loro esigenze, tenendo conto dello stato attuale delle cose e degli obiettivi finali. L'automazione dei processi robotici rispetto all'automazione tradizionale, non solo sostituisce la manodopera, ma rinnova tutto ciò su cui è stata costruita un'organizzazione.
Potrebbero sorgere nuovi problemi nel processo di erogazione del servizio e intere operazioni potrebbero essere rilavorate, il tutto per una migliore produttività ed efficienza alla fine della giornata.
Nel corso degli anni, poiché l'RPA ha acquisito uno slancio significativo ed è stato implementato in un buffet di settori, le domande sul suo clamore, sui rischi nascosti e altro ancora hanno ricevuto una risposta esauriente. I risultati hanno avuto molto successo e l'automazione dei processi robotici sembra essere un raro esempio di una tecnologia che offre il suo clamore.
I primi utenti stanno già ottenendo un notevole vantaggio competitivo, sebbene l'adozione dell'RPA sia in una fase iniziale. Se stai pensando di bagnarti i piedi, il momento migliore per tuffarti è ADESSO!