Analisi delle cause profonde: benefici e obiettivi

In ogni impresa, indipendentemente dall’anzianità del business, dalla posizione di mercato o dal settore in cui opera quotidianamente, si verificano errori, problemi, incidenti o fallimenti. In tali situazioni, i responsabili spesso cercano di prendere contromisure il prima possibile, il che aiuta nel breve termine ma non garantisce che la situazione si ripeta (generando ulteriori costi e consumando risorse possedute)

Una soluzione migliore, quindi, è condurre uno studio come Root Cause Analysis (RCA) . Di seguito spieghiamo cos'è questo strumento, qual è il suo scopo e quali risultati positivi la sua applicazione può portare a un'organizzazione.

Che cos'è l'analisi delle cause profonde?

L’analisi delle cause profonde è uno strumento ampiamente utilizzato che funziona non solo in una varietà di campi (dall’ingegneria alla sanità, dalla medicina e dal commercio alla produzione o alla gestione della qualità), ma a volte può tornare utile anche nella nostra vita quotidiana. L'analisi delle cause profonde è un approccio che attraverso il suo processo sistematico porta a identificare la base di problemi, incidenti e guasti già verificatisi e potenziali.

Il suo utilizzo deriva dal pensare che le azioni focalizzate su questo aspetto – cioè la vera essenza della difficoltà – di solito sono più efficaci della semplice reazione ai sintomi che possono ripresentarsi qualche tempo dopo.

Vantaggi dell'analisi delle cause profonde

Il vantaggio principale associato all’analisi delle cause profonde è la prevenzione del ripetersi, che diventa possibile proprio rimuovendo le ragioni per cui si verificano problemi e fallimenti. Ciò migliora la qualità dei prodotti, servizi o processi offerti, riduce i costi sostenuti e garantisce un utilizzo più ottimale delle risorse. Questo però non è l’unico risultato positivo dell’adozione di questa tecnica – tra gli ulteriori vantaggi possiamo citare:

• Migliore gestione del rischio : l’analisi delle cause profonde aiuta a comprendere quali fattori possono causare problemi, consentendo una gestione del rischio più efficace sia per i progetti singoli che per le operazioni quotidiane,
• Maggiore sicurezza – In settori come l’industria, la medicina o i trasporti, la RCA aiuta a identificare i pericoli (il substrato degli incidenti), aumentando il livello di sicurezza,
• Migliorare la soddisfazione del cliente – Eliminando i motivi di reclami o lamentele, il rapporto del cliente con il nostro marchio migliora.

Obiettivi dell'analisi delle cause profonde

Potrebbe sembrare che l’obiettivo primario dell’analisi delle cause profonde sia quello di comprendere la vera ragione dietro il problema o il fallimento che si è verificato, il che è in opposizione al concentrarsi solo sui sintomi immediati e all’adozione di azioni correttive. Occorre però sottolineare che tale azione è solo una manifestazione dell'utilizzo dello strumento descritto. Questo perché RCA mira – attraverso passaggi specifici – a identificare aree di miglioramento, portando ad un aumento dell’efficienza, della qualità delle fasi intraprese e della velocità dei processi che si verificano.

Pertanto, l’adozione dell’analisi delle cause profonde supporta il miglioramento continuo di prodotti, servizi o processi, che dovrebbe portare un risultato positivo per tutte le parti interessate (dipendenti, clienti, partner commerciali, ecc.).

Come effettuare la RCA?

Come dovrebbe essere condotto il processo RCA per assicurarsi che produca i risultati attesi? Il modo migliore è seguire questi passaggi:

1. Identifica il problema : scegli un problema, un incidente o un guasto specifico su cui desideri indagare, quindi descrivi esattamente cosa è successo e quali sono stati gli effetti.
2. Raccogli dati : utilizza rapporti, documentazione, documenti, testimonianze e altre fonti disponibili per ottenere un quadro completo della situazione.
3. Identificare le potenziali cause – concentrarsi sull'identificazione di tutti i fattori che potrebbero aver causato il problema (ad esempio, con un diagramma di Ishikawa). Ricorda che alcuni di questi potrebbero essere nascosti o non evidenti.
4. Testare le potenziali cause : una volta identificate le potenziali cause, dovrebbero essere testate per confermare o escludere il loro coinvolgimento nella questione
5. Identificare la radice : trovare la ragione dietro il fallimento che conta di più (cioè, ha gli effetti peggiori).
6. Implementare azioni correttive – sulla base delle ragioni identificate, sviluppare azioni correttive specifiche che ridurranno o elimineranno il rischio di ricorrenza del problema. Una volta implementati, ricordati di valutarne l'efficacia e di rimanere flessibile (poiché potrebbe essere necessario adattare le azioni correttive man mano che diventano disponibili nuove informazioni).

Se non sei sicuro di quale sia veramente la fonte della difficoltà, puoi chiedere la loro opinione ai tuoi dipendenti. Un sistema di gestione di progetti e team, Firmbee, ti aiuterà a mantenere una comunicazione aperta. Con la funzione check-in, puoi inviare un messaggio automatico a tutti (o selezionati) membri del tuo team chiedendo loro di rispondere a un determinato argomento. Puoi anche impostarle come notifiche regolari (ad esempio, in determinati giorni e orari). In questo modo, acquisirai una prospettiva più ampia su un determinato problema e imparerai le potenziali ragioni alla base dal punto di vista di altre persone.

Analisi delle cause profonde – riepilogo

Se stai cercando un modo per migliorare la qualità, l'efficienza, la sicurezza o la soddisfazione del cliente nei prodotti o servizi che offri, l'analisi delle cause profonde dovrebbe essere adatta a te. Tuttavia, bisogna accettare umilmente che la RCA non è una medicina magica che fa sparire tutti i problemi. Tuttavia, l’applicazione dei principi dell’analisi della causa principale per scoprire la base di determinati problemi aumenta significativamente le possibilità di successo e di raggiungimento dei propri obiettivi aziendali. Inoltre, non dimenticare che la RCA garantisce che le questioni problematiche si verifichino meno frequentemente (o vengano eliminate), il che rappresenta sempre una buona notizia per tutte le parti coinvolte.

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Autore: Klaudia Kowalczyk

Un graphic & UX Designer che trasmette nel design ciò che non può essere espresso a parole. Per lui ogni colore, linea o carattere utilizzato ha un significato. Appassionato di grafica e web design.

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