Che cosa sono le operazioni di vendita? Guida alla strategia e alla struttura del team

Alcune aziende potrebbero pensare di avere un solido team operativo di vendita.

Quando in realtà il reparto è solo un ricettacolo di tutto il lavoro che i responsabili delle vendite non riescono a trovare il tempo di svolgere.

Analisi delle vendite, valutazione del software, miglioramento dei processi... passalo alle operazioni di vendita!

Questa è una ricetta per il caos che ostacola e sovraccarica l’efficienza delle vendite.

È essenziale definire il ruolo e la struttura del team delle operazioni di vendita prima dell'implementazione.

In questo articolo ti aiuteremo a comprendere le operazioni di vendita in modo da poter sviluppare una strategia delle operazioni di vendita in linea con le esigenze della tua organizzazione.

Che cosa sono le operazioni di vendita?

Le operazioni di vendita utilizzano sistemi e tecnologie per aiutare i team di vendita a raggiungere i propri obiettivi. Si affidano ai dati per prendere decisioni, ad esempio quanti rappresentanti assumere e dove collocarli. Gli obiettivi principali sono l'efficienza, l'eccellenza e l'ottimizzazione continua del processo di vendita.

Il team delle operazioni di vendita B2B si concentra sul rendere l'approccio di vendita di un'azienda strategico, basato sui dati e intenzionale piuttosto che reattivo o casuale.

Puoi pensare al responsabile delle operazioni di vendita come al consulente strategico del vicepresidente delle vendite.

Pensano a lungo termine, spesso per più di 18 mesi, mentre un vicepresidente delle vendite potrebbe concentrarsi maggiormente sugli obiettivi a breve termine.

In termini di responsabilità, puoi ridurre le operazioni di vendita a tre focus generali:

1. Creare una strategia di vendita e identificare gli obiettivi.
2. Supportare i rappresentanti di vendita nel raggiungimento di tali obiettivi.
3. Gestire l'analisi delle vendite per migliorare l'efficienza delle vendite e mantenere aggiornata la leadership.

Nella sezione successiva, approfondiremo ciascuna area di interesse, condividendo il lavoro quotidiano che puoi aspettarti da un professionista delle operazioni di vendita.

Cosa fanno le operazioni di vendita?

Le operazioni di vendita sono una funzione fondamentale all'interno di un'organizzazione che supporta il team di vendita nella promozione dei ricavi e nel raggiungimento degli obiettivi aziendali.

L’ obiettivo principale delle operazioni di vendita è quello di semplificare e ottimizzare il processo di vendita, aumentando in definitiva l’efficienza e l’efficacia.

Come riescono a raggiungere questo obiettivo?

Esaminiamo alcune delle responsabilità chiave del team medio delle operazioni di vendita, suddivise in tre aree di interesse armoniose: strategia e operazioni, analisi e prestazioni.

Strategia e operazioni di vendita

I professionisti delle operazioni di vendita lavorano a stretto contatto con la leadership senior per sviluppare piani strategici in linea con gli obiettivi dell'azienda.

Ciò include l'identificazione dei mercati target, la definizione di obiettivi di vendita e lo sviluppo di strategie di vendita per raggiungere tali obiettivi.

Ecco i principali compiti strategici e operativi del team SO standard:

Definire e potenziare il processo di vendita

Determinano le fasi del processo di vendita e le standardizzano nel CRM.

Determinare gli obiettivi di vendita a lungo termine

Capire quali territori perseguire, su quali soluzioni concentrarsi sulla vendita e altri obiettivi a lungo termine.

Individuare e implementare le migliori pratiche e strumenti di vendita

Le operazioni di vendita sono sempre alla ricerca delle migliori pratiche di vendita e di settore da adottare e integrare nel processo di vendita .

Mantieni la leadership aggiornata sulle vendite

Eseguono report che aiutano i dirigenti a rimanere aggiornati su tutto ciò che riguarda le vendite.

Gestire la collaborazione interdipartimentale

Altre responsabilità delle operazioni di vendita includono il supporto del team di vendita aiutando a semplificare i processi, fornendo formazione e risorse e garantendo che gli SDR dispongano degli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo.

I team leader garantiscono che le vendite siano in linea con gli obiettivi di marketing , prodotto e azienda.

Analisi e dati sulle vendite

Le operazioni di vendita sono responsabili della raccolta e dell’analisi dei dati relativi alle prestazioni di vendita, al comportamento dei clienti e alle tendenze del mercato. Questi dati aiutano a identificare le aree di miglioramento e a prendere decisioni informate sulla strategia di vendita.

Gestire le previsioni di vendita

Utilizzano dati storici e di mercato per prevedere come andranno le vendite a breve e lungo termine.

Condurre analisi di vincite/perdite

A volte conducono lo studio delle trattative di vendita per determinare quali attività comunemente portano al successo.

Determina e monitora i KPI di vendita

Le operazioni di vendita identificano quali KPI monitorare; questi parametri li aiutano a valutare e ripetere in modo efficace le loro iniziative e il processo di vendita.

Configura dashboard di vendita

Collaborano con i responsabili delle vendite per creare dashboard affinché i rappresentanti possano tenere traccia dei loro parametri chiave e dei progressi verso gli obiettivi.

Questo è molto da gestire da soli, quindi i team SO spesso lavorano a stretto contatto con l'IT, soprattutto per quanto riguarda l'igiene e la pulizia dei dati .

Andamento delle vendite

Anche le operazioni di vendita svolgono un ruolo cruciale nel misurare le prestazioni del team di vendita.

Tengono traccia degli indicatori chiave di prestazione (KPI) per valutare l'efficacia delle strategie di vendita e identificare le aree di miglioramento. Questo approccio basato sui dati consente loro di prendere decisioni informate sull’allocazione delle risorse e sugli aggiustamenti della strategia.

Inoltre, sono responsabili della previsione dei ricavi e della definizione di obiettivi realistici per il team di vendita. Analizzando i dati storici sulle vendite e le tendenze del mercato, possono fornire previsioni accurate che aiutano l'azienda a pianificare la crescita futura.

Trovare e valutare la tecnologia di vendita

Uno specialista delle operazioni di vendita è spesso responsabile della valutazione e dell'implementazione della tecnologia B2B , come CRM, software di vendita, strumenti di prospezione e piattaforme di analisi.

Pianificare e gestire la formazione alla vendita

Il team SO potrebbe creare e implementare un piano di formazione a seconda dell'organizzazione.

Facilitare la comunicazione di vendita

Le operazioni di vendita tengono informati gli DSP tramite report, come un rapporto sulla pipeline, e condividendo vittorie e cambiamenti con il team.

Identificare le attività di vendita da automatizzare

I responsabili delle operazioni di vendita sono esperti della tecnologia necessaria per semplificare la prospezione e automatizzare le vendite B2B.

Ricorda che alcune di queste attività prestazionali potrebbero cadere nelle mani di un reparto di abilitazione alle vendite , sebbene alcune aziende includano l'abilitazione nelle operazioni di vendita.

Nel complesso, le operazioni di vendita sono funzioni organizzative cruciali che aiutano a incrementare i ricavi, migliorare l'efficienza e supportare il team di vendita nel raggiungimento dei propri obiettivi.

Concentrandosi su strategia, supporto, analisi, gestione della tecnologia e misurazione delle prestazioni, i professionisti delle operazioni di vendita svolgono un ruolo cruciale nel garantire il successo del team di vendita.

Perché le operazioni di vendita sono importanti?

L'implementazione di un processo di operazioni di vendita semplifica le attività di vendita per un'efficiente generazione di entrate e, a sua volta, garantisce che tutto ciò che fanno le vendite sia al servizio dei tuoi obiettivi organizzativi.

Inoltre, concedi ai tuoi vicepresidenti e manager più tempo per concentrarsi sulla chiusura delle trattative e sulle attività di gestione anziché eseguire analisi di vincite/perdite o filtrare elenchi di lead per nuovi rappresentanti.

Ecco alcuni degli altri vantaggi derivanti dalla creazione di una struttura dinamica del team operativo di vendita:

• Semplifica i processi di vendita per renderli più efficienti e scalabili.
• Aumenta le prestazioni della pipeline di vendita.
• Creare allineamento con gli obiettivi aziendali tra i reparti.
• Implementa strategie basate sui dati per migliorare l'efficacia del tuo team di vendita.
• Introdurre nuove tecnologie e migliori pratiche nel processo di vendita.

Gli effetti a valle di un reparto operativo di vendita sono cicli di vendita più brevi, tassi di vincita migliori e, in definitiva, maggiori entrate per la tua azienda.

Come si costruisce un team operativo di vendita redditizio?

La struttura del reparto operazioni di vendita è disponibile in tutte le forme e dimensioni. Sta a te decidere quale struttura funziona meglio per la tua attività e i tuoi obiettivi futuri.

Se sei una startup, potresti aver bisogno di un solo consulente per le operazioni di vendita.

Le organizzazioni di medie e grandi dimensioni avranno bisogno di un team più ampio poiché avranno più DSP da supportare e molti più dati da analizzare.

Ecco alcuni esempi di struttura organizzativa delle operazioni di vendita:

• Alcuni team potrebbero avere una struttura alta con, in ordine decrescente di autorità, un vicepresidente, un manager e un analista.
• Altri potrebbero avere una struttura più piatta, con un capo in alto e tutti gli altri allo stesso livello.

Ad esempio, Brian Chin , Direttore delle operazioni di vendita presso Spring Health, ha quattro membri del team e utilizza un sistema di rotazione trimestrale in cui si alternano le funzioni.

Ciò consente loro di imparare gli uni dagli altri, padroneggiare le varie funzioni delle operazioni di vendita e formare una comprensione olistica della disciplina.

Nel frattempo, altre aziende dividono il proprio team operativo di vendita in due sottodipartimenti in base alle competenze principali: uno per il know-how tecnico e il supporto e uno per la strategia generale.

Nonostante queste differenze, esiste una struttura standard del team delle operazioni di vendita che puoi utilizzare come modello. Modificalo in base alle tue esigenze di vendita e alle migliori pratiche del settore:

Suddivisione della struttura del team operativo di vendita

Di seguito è riportata una ripartizione dei ruoli significativi nelle operazioni di vendita in ordine decrescente di esperienza:

Vicepresidente delle operazioni di vendita

AKA il direttore delle operazioni di vendita. Sono i consulenti strategici del tuo responsabile delle vendite e del team leader.

Definiranno la strategia delle operazioni di vendita, si coordineranno con gli altri dipartimenti e la presenteranno alla leadership.

Responsabile delle operazioni di vendita

Spesso il secondo in comando, il manager supervisiona un team di analisti operativi o specialisti che li aiutano a migliorare il processo di vendita, trovare nuove tecnologie, eseguire progetti di analisi ed eseguire altre attività di alto livello.

Analista delle operazioni di vendita

L'analista è esperto negli strumenti di sales intelligence , Excel, modellazione dei dati e altre tecniche di analisi.

Si concentrano sull'utilizzo dei dati per rispondere a domande che aiuteranno il team di vendita a migliorare la propria strategia e processo.

Rappresentante delle operazioni di vendita

Essendo un dipendente entry-level, questo rappresentante in genere lavora più a stretto contatto con i rappresentanti di vendita rispetto agli altri ruoli, supportandoli in vari modi, dall'aiutarli a creare un dashboard di vendita al fornire loro l' automazione delle vendite .

Man mano che il tuo team di vendita cresce, scoprirai nuove esigenze operative. Di conseguenza, il tuo team operativo di vendita aumenterà e ogni membro diventerà più specializzato.

Ad un certo punto, molte aziende dividono alcuni di questi ruoli in due. Quindi, ad esempio, potresti avere un analista senior che gestisce un analista.

Le aziende possono anche assumere specialisti delle operazioni concentrandosi su un obiettivo principale (ad esempio, migliorare la velocità delle vendite o formare il team di vendita).

KPI delle operazioni di vendita: cosa monitorare

Come fai a sapere se le tue strategie di operazioni di vendita stanno dando i loro frutti?

Dovrai monitorare le prestazioni, monitorando principalmente le metriche chiave influenzate dal team del tuo sistema operativo e le metriche relative alle loro funzioni principali.

Ecco gli obiettivi delle operazioni di vendita e i KPI da monitorare:

Tasso di vincita medio

Questo è uno dei migliori KPI per le operazioni di vendita. Un aumento di questo parametro di prestazione è generalmente un segno che le capacità, le idee e i cambiamenti delle operazioni di vendita stanno dando i loro frutti.

Durata media del ciclo di vendita

Le operazioni di vendita dedicano molto tempo al tentativo di incidere sull'efficienza delle vendite; la durata media del ciclo di vendita indica se i loro metodi funzionano o meno in questo senso.

Tempi di risposta principali

Considerando quanto sia cruciale attirare l'attenzione di un lead per le vendite, i team operativi si concentrano molto sul supportare i rappresentanti con dati B2B , flussi di lavoro e tecnologia per coinvolgere i lead.

Il tempo di risposta del lead indica quanto tutto funziona bene.

Tassi di utilizzo della tecnologia

Questo è un KPI essenziale per le operazioni di vendita . I team SO devono sapere se gli SDR utilizzano la tecnologia che implementano e come la utilizzano.

Questo li aiuta a individuare i fallimenti nell’ottimizzazione delle piattaforme e li aiuta a capire quanto bene hanno funzionato. Se i tassi di utilizzo della tecnologia sono bassi, il team SO dovrebbe rispondere formando i rappresentanti su di esso.

Precisione della previsione

Le previsioni di vendita e l'analisi predittiva (identificazione di potenziali problemi) sono aspetti significativi delle operazioni di vendita. Hanno bisogno di feedback sulla situazione effettiva rispetto a quella prevista per affinare i loro metodi predittivi.

Con queste informazioni, possono ripetere le loro strategie per renderle più efficaci la prossima volta.

Il monitoraggio costante di questi KPI ti aiuterà a migliorare il tuo reparto operativo e, di conseguenza, tutto ciò che influiscono, ad esempio produttività, efficienza delle vendite e entrate annuali.

Strumenti e software di cui ogni team operativo di vendita ha bisogno

Diversi strumenti possono semplificare le attività delle operazioni di vendita. Gli strumenti principali di cui ogni team SO ha bisogno sono un CRM, uno strumento di previsione delle vendite e strumenti di pianificazione del territorio.

Vediamoli più nel dettaglio:

1. Software CRM (gestione delle relazioni con i clienti).

Un sistema CRM è essenziale per i team SO per gestire in modo efficace le interazioni con i clienti, tenere traccia dei lead e semplificare il processo di vendita.

Questo strumento per le operazioni di vendita aiuta a:

• Organizzare i dati dei clienti .
• Tieni traccia della cronologia delle comunicazioni con i clienti.
• Gestire attività e appuntamenti.
• Analizzare l'andamento delle vendite.

2. Strumento di previsione delle vendite

Gli strumenti di previsione delle vendite aiutano a prevedere le tendenze future delle vendite sulla base di dati storici e condizioni di mercato attuali.

Ciò consente ai team operativi di:

• Prendi decisioni informate sull'allocazione delle risorse.
• Bilancio.
• Piano.

3. Strumenti di pianificazione del territorio

Questi strumenti aiutano i team a gestire e ottimizzare in modo efficace i propri territori di vendita.

Consentono alle squadre di:

• Segmentare i clienti.
• Assegna rappresentanti a regioni specifiche.
• Tieni traccia delle prestazioni in ciascun territorio.

Garantiscono che i rappresentanti di vendita dispongano di risorse che supportino i loro ruoli e si concentrino sulle opportunità più promettenti.

Operazioni di vendita interne: strategia e sfide

Le strategie delle operazioni di vendita sono diventate sempre più popolari negli ultimi anni. Perché?

Perché la tecnologia ha consentito modalità più efficienti per raggiungere e coinvolgere i potenziali clienti.

Che tu stia creando un nuovo team o migliorando il reparto operativo esistente, troverai preziose le migliori pratiche e sfide delle operazioni di vendita riportate di seguito

Migliori pratiche

Prendi decisioni basate sui dati

Quando modifichi il processo di vendita o perfezioni la strategia complessiva, assicurati di utilizzare i dati per informare queste decisioni. Sebbene il “istinto” abbia certamente il suo posto, le statistiche dovrebbero supportarlo.

Il processo decisionale basato sui dati è fondamentale nelle operazioni di vendita. Consente alle aziende di identificare le tendenze, monitorare le prestazioni e prendere decisioni informate che guidano la crescita.

Analizzando i parametri delle operazioni di vendita come tassi di conversione , costi di acquisizione dei clienti e previsioni sui ricavi, le aziende possono ottenere informazioni preziose sulle loro operazioni e determinare le strategie più efficaci per raggiungere i propri obiettivi.

Abbraccia l'automazione

Adottare l'automazione nelle operazioni di vendita può apportare vantaggi significativi al tuo team aumentando l'efficienza, la precisione e la produttività.

L'automazione di attività ripetitive, come l'immissione di dati o la pianificazione di e-mail di follow-up, può liberare tempo prezioso che sarebbe meglio spendere in iniziative strategiche e nella costruzione di relazioni con i clienti.

Sono disponibili numerosi strumenti che possono aiutarti a semplificare i processi delle operazioni di vendita.

I sistemi CRM come Salesforce o HubSpot possono automatizzare attività come il lead scoring e il monitoraggio delle e-mail, mentre strumenti come Tableau possono aiutare a visualizzare i dati e identificare le tendenze.

Incorporare l'automazione nelle operazioni di vendita può migliorare l'efficienza, ridurre gli errori e, in definitiva, ottenere risultati migliori.

Rappresentanti di vendita ombra

Lo shadowing dei DSP è utile per migliorare le operazioni di vendita. Trascorrendo del tempo con i rappresentanti sul campo, puoi ottenere informazioni dettagliate sulle sfide e sulle opportunità quotidiane affrontate dal team di vendita. Ciò consente ai tuoi SO di fornire supporto e guida più efficaci.

Uno dei vantaggi fondamentali dei rappresentanti affiancati è la capacità di identificare le esigenze di formazione e le aree di miglioramento. Osservando i rappresentanti in azione, i team SO possono individuare le aree in cui sono necessarie formazione o risorse aggiuntive, contribuendo a migliorare le prestazioni e la produttività complessive.

Sfide

Qualità dei dati

Dati accurati e affidabili sono essenziali per prendere decisioni informate. Una scarsa qualità dei dati può portare a insight errati e, in ultima analisi, influire sul successo delle operazioni.

Problemi di integrazione

Un coordinatore delle operazioni di vendita può affrontare difficoltà nell'integrazione di diversi strumenti e sistemi, portando a inefficienze nella gestione dei dati e nella comunicazione.

Resistenza al cambiamento

I membri del team che si sentono a proprio agio con lo status quo potrebbero opporsi ai nuovi processi o tecnologie implementati dal team operativo. Superare questa resistenza e garantire il consenso di tutti i membri del team è fondamentale per il successo di qualsiasi iniziativa di operazioni di vendita.

Mancanza di allineamento tra le squadre

I team di vendita e operativi potrebbero non essere sempre allineati per quanto riguarda obiettivi, strategie o comunicazione. Questa mancanza di allineamento può portare a inefficienze e opportunità mancate.

evitando distrazioni

C'è così tanto che un team operativo di vendita può fare! Dare priorità e attenersi ai progetti più importanti è spesso impegnativo, soprattutto quando un team di vendita B2B chiede costantemente piccoli favori.

Affrontare la crescita aziendale

Man mano che le aziende crescono, cambiano, e così devono cambiare i framework e la tecnologia di analisi predittiva. Ciò può essere frustrante per i team delle operazioni di vendita; devono sempre imparare e adattarsi.

Standardizzazione dei processi di vendita

I flussi di lavoro automatizzati nel CRM possono aiutare i venditori a rispettare il processo, ma sappiamo tutti che alcuni rappresentanti vogliono fare le cose a modo loro. Ciò può compromettere l’analisi dei processi di vendita e compromettere l’efficienza delle vendite.

Per affrontare queste sfide, le operazioni di vendita devono dare priorità alla qualità dei dati:

• Controllare e pulire regolarmente i dati
• Investire in strumenti e tecnologie che semplifichino i processi di integrazione.
• Comunicare in modo efficace con i membri del team per ottenere il consenso per nuove iniziative.
• Promuovere la collaborazione tra i team per garantire l’allineamento su obiettivi e strategie.

Domande frequenti sulle operazioni di vendita

D: Qual è la differenza tra operazioni di ricavo e operazioni di vendita?

R: Mentre i team addetti alle vendite e alle entrate sono interessati ad aumentare l'efficienza dei team e delle attività che generano entrate, le operazioni di vendita sono più specializzate e focalizzate principalmente, se non solo, sul supporto del team di vendita.

Nel frattempo, le operazioni relative ai ricavi adottano un approccio più olistico, allineando e assistendo le vendite, il marketing e il successo dei clienti per aumentare la crescita dei ricavi e migliorare l’esperienza del cliente.

In altre parole, abbattere i silos tra i team che generano entrate è l’obiettivo finale di RevOps. E potenziare il team di vendita è l'obiettivo finale delle operazioni di vendita.

D: Qual è la differenza tra abilitazione alle vendite e operazioni di vendita?

R: Entrambe le funzioni lavorano a stretto contatto per garantire il successo e l'efficacia del team di vendita.

L'abilitazione alle vendite fornisce ai team di vendita risorse per vendere in modo efficace, come guide sui prodotti o video di marketing.

D’altro canto, le operazioni di vendita si concentrano sull’ottimizzazione del processo di vendita, sull’utilizzo della tecnologia e sulla promozione dell’efficienza all’interno dell’organizzazione di vendita.

Mentre un rappresentante di abilitazione alle vendite potrebbe inviare un report di settore che il rappresentante può utilizzare per coinvolgere un nuovo lead, un SO potrebbe impostare un'automazione per loro nel proprio CRM.

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Le operazioni di vendita dovrebbero essere sempre alla ricerca di nuovi strumenti che migliorino la produttività del proprio team di vendita.

I dati errati sui lead sono uno dei colli di bottiglia più comuni nel processo di vendita.

Fa sì che i rappresentanti inviino e-mail agli indirizzi sbagliati, setacciano il Web in uno sforzo inutile per trovare lead ideali e perdono tempo.

Pertanto, ha senso dotare i tuoi rappresentanti di vendita dei migliori dati sui lead B2B in circolazione. Per questo c'è il Cognismo.

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