Nessuno può apprezzare l'importanza di raggiungere costantemente il picco di produttività meglio dei fondatori di startup e dei proprietari di piccole imprese. Perché per loro ogni giorno è una scadenza. Ma c'è solo così tanto che si può fare in un giorno. Inoltre, ci sono altre questioni nella vita, oltre al lavoro, di cui vale la pena occuparsi.

Secondo un recente sondaggio sulla produttività:

• Il 72% dei proprietari di piccole imprese si sente abbastanza sopraffatto dai propri ruoli e responsabilità,
• Il 39 percento ritiene che trovare scartoffie sia la loro più grande perdita di tempo e
• Il 56% ritiene che la comunicazione sia la chiave per aumentare la propria produttività.
  
  

Rendendosi conto di ciò, oggi ci sono innumerevoli startup tecnologiche che offrono strumenti di produttività che promettono di semplificare la tua giornata lavorativa e aumentare la produttività senza causare un sovraccarico di informazioni. E se stai leggendo questo, è probabile che utilizzi già uno strumento di produttività ma ti rendi conto che lo strumento o l'app non stanno davvero aumentando la tua produttività.

Al contrario, lo strumento sta riducendo la tua produttività con la sua interfaccia piuttosto poco intuitiva, mal progettata e frustrante. In altre parole, se devi forzare la tua mente usando lo strumento, allora lo strumento non è davvero uno "strumento" ma più un mal di testa.

Fonte: Hubspot, Death by 1000 Apps

In effetti, la ricerca sul posto di lavoro digitale suggerisce che il 56% dei lavoratori trova la ricerca di informazioni in diverse app dirompente. Interrompe il flusso dei pensieri e porta a perdite di tempo.

Cosa fai allora? Con così tante attività da destreggiarsi contemporaneamente, non utilizzare alcuno strumento o app per gestirle tutte probabilmente non è l'idea migliore. Inoltre, l'aumento della produttività e dell'efficienza aziendale può anche essere una questione soggettiva. Ciò che funziona per qualcuno nel migliorare la propria produttività potrebbe non funzionare per te.

Quindi, prima di decidere uno strumento di produttività per la tua azienda o startup, ecco tre fattori importanti che dovresti considerare.

3 fattori nella scelta di uno strumento di produttività per la tua startup o piccola impresa

Semplicità

Uno strumento di produttività aumenterà la tua produttività solo se è facile da usare. Strumenti fantasiosi con una miriade di funzionalità possono sembrare allettanti all'inizio, ma spesso hanno un'esperienza utente pessima che a sua volta riduce la produttività.

Ecco un esempio che dimostra l'importanza di una buona esperienza utente:

Una giovane donna sottoposta a chemioterapia è morta per complicazioni perché le infermiere di turno non erano in grado di navigare nella complessa interfaccia del programma che era stato progettato per tenere traccia dei trattamenti del paziente.

Puoi capire cosa è successo guardando lo screenshot del programma:

Dimentica la produttività, non avere un'esperienza utente intuitiva può effettivamente costare vite. Pertanto, la semplicità d'uso dovrebbe essere uno dei principali fattori da considerare quando si decide su uno strumento.

Funzionalità

Ovviamente, mentre lo strumento deve essere facile da usare, deve anche soddisfare tutti i tuoi requisiti funzionali. La stessa ricerca (citata sopra) ha rilevato che il 69% dei lavoratori spreca fino a un'ora al giorno a navigare tra le app.

Quindi, è meglio se puoi ridurre il numero di strumenti che usi e, se possibile, avere un unico strumento che soddisfi tutte le tue esigenze. Quando ne scegli uno, tieni presente che sono incluse funzionalità di base come l'impostazione di promemoria, la collaborazione in tempo reale, l'integrazione con altre app e la gestione delle attività.

Detto questo, assicurati di non optare per uno strumento pieno di funzionalità che non ti servono.

Collaborazione

Con riferimento al punto sopra menzionato, la collaborazione merita un'attenzione particolare in quanto non è più raro lavorare da diverse località geografiche. Assicurati che lo strumento disponga di una funzione di messaggistica istantanea. Le funzionalità di chiamata vocale e video sarebbero un ulteriore vantaggio.

Valutare attentamente lo strumento durante il periodo di prova per avere un'idea della sua intuitività e delle prestazioni funzionali. Prenditi il ​​tuo tempo e sii meticoloso prima di decidere uno strumento per la tua attività o startup.

Passare a un altro nuovo strumento di produttività dopo alcuni mesi non sarà facile quando i tuoi team saranno finalmente abituati a uno (non importa quanto buono o cattivo sia lo strumento).

Il concetto di Kanban

Kanban è un concetto giapponese incentrato sull'ottimizzazione della produttività sul posto di lavoro. Sulla base di ciò, esistono strumenti di produttività del software noti come schede Kanban. Consentono agli utenti di visualizzare il proprio flusso di lavoro suddividendo le attività in corsie codificate a colori per processi semplici e complessi.

Un vantaggio significativo dell'utilizzo della metodologia della scheda Kanban è che ti consente di stabilire una chiara gerarchia dei tuoi compiti. Le app tradizionali delle cose da fare potrebbero non essere all'altezza quando si tratta di dare priorità e dettagliare l'elenco delle cose da fare.

E quando parliamo di schede Kanban, Trello è il primo di molti strumenti di produttività che mi vengono in mente. Probabilmente ne hai sentito parlare prima poiché ha reso popolare il concetto di scheda Kanban con la sua interfaccia snella e un layout in stile card.

Fondamentalmente, ti consente di visualizzare il flusso di lavoro del tuo team sotto forma di elenchi di cose da fare strutturati. Aiuta a scomporre un compito complesso in blocchi più piccoli sotto forma di carte. La curva di apprendimento è letteralmente zero e la gestione delle attività non potrebbe essere più semplice.

Inoltre, il piano gratuito di Trello vanta tutte le funzionalità essenziali di cui la tua piccola impresa potrebbe aver bisogno. Tuttavia, le funzionalità di base di Trello non sono sufficienti per le aziende più grandi e i team con requisiti complessi. Se stai cercando un'app Kanban che faccia più del semplice monitoraggio di attività, come la messaggistica istantanea, l'impostazione di promemoria, la gestione delle relazioni con i clienti, allora devi cercare alternative più ricche di funzionalità ma minimaliste e intuitive da usare.

La tua ultima risorsa

Ancora una volta, ciò che funziona per qualcuno potrebbe non funzionare per te. E anche con tutte le innumerevoli selezioni di strumenti sul mercato, è del tutto possibile che nessuno di essi soddisfi le tue esigenze.

In tal caso, utilizzare un semplice foglio di calcolo per gestire tutte le tue attività, collaborare con i membri del team e tenere traccia delle scadenze è la soluzione migliore. Oppure, anche usare carta e penna della vecchia scuola potrebbe funzionare.

La risposta per raggiungere la massima produttività è abbastanza semplice: usa tutto ciò che tiene te e il tuo team sulla buona strada. Solo perché i tuoi concorrenti utilizzano uno strumento di produttività costoso ed elaborato non significa che tu debba fare lo stesso. Finché il tuo team non perde tempo a capire come funziona lo strumento o si sente frustrato dalle sue prestazioni/mancanza di funzionalità, qualsiasi strumento tu scelga va bene.

Shyamal Parikh è il fondatore di SmartTask, uno strumento di gestione del lavoro online che aiuta i team a essere più produttivi avendo chiarezza su chi sta facendo cosa entro quando. Parikh ha un debole per la ricerca e la condivisione di strategie a beneficio della produttività di un team.