La guida SMART per ottimizzare il processo di pianificazione del progetto

Il tuo approccio sistematico alla gestione dei progetti è la sostanza che tiene insieme l'intera operazione aziendale. Una cattiva pianificazione può portare alla morte di un progetto prima ancora che abbia inizio.

Secondo il Project Management Institute (PMI), la gestione del progetto implica "l'applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche a un'ampia gamma di attività al fine di soddisfare i requisiti di un compito particolare".

A causa dell'immensa gamma di progetti complessi e tecnicamente impegnativi nel mondo degli affari di oggi, lo sviluppo di un solido modello di gestione è diventato un'abilità sempre più critica.

La dura verità è che molte aziende non hanno ancora trovato un ritmo efficace che si allinei ai loro obiettivi di business. Per mettere questo in prospettiva, per ogni $ 1 miliardo investito solo negli Stati Uniti, $ 122 milioni vengono sprecati a causa della mancanza di prestazioni del progetto.

Con questo in mente, per garantire il successo del tuo progetto, è fondamentale utilizzare SMART nella pianificazione del progetto.

In definitiva, includere questa strategia nel tuo approccio dovrebbe funzionare per rispondere alle 4 W.

1. Cosa bisogna realizzare?
2. Perché stiamo facendo questo?
3. Chi sarà coinvolto nel processo?
4. Da dove proverranno le risorse necessarie?

Quindi, come puoi utilizzare esattamente gli obiettivi SMART nella gestione dei progetti? Immergiamoci.

SPECIFICO

Delineare gli obiettivi

Innanzitutto, è necessario conoscere gli obiettivi principali che portano al quadro generale e quelli più piccoli necessari per arrivarci. Dai uno sguardo approfondito alla portata dei compiti a portata di mano e identifica esattamente ciò che vuoi realizzare e in che modo gioca nella tua missione generale.

Ad esempio, supponiamo che tu stia avviando una nuova funzione di chat dal vivo sul tuo sito web. Sebbene ci saranno molti obiettivi più piccoli per garantire che il nuovo sistema sia implementato correttamente, gli obiettivi generali sarebbero probabilmente migliorare il supporto degli utenti e chiarire che sei un marchio che dà priorità al successo del cliente.

Alcuni altri obiettivi generali che potresti prendere in considerazione durante un determinato progetto potrebbero essere:

• Completare il lavoro in modo tempestivo
• Rimanendo entro il budget dato
• Miglioramento della consegna del prodotto

Per questa parte del processo, inizia pensando in grande. La definizione di obiettivi colossali pone le basi per l'intero progetto e rende più facile rimanere in pista. Da qui, ottieni informazioni dettagliate su ciò che deve essere fatto esattamente per raggiungere gli obiettivi principali.

Per un po' di aiuto organizzativo, Wunderlist è uno strumento semplice ma efficace per delineare gli obiettivi più grandi ed eliminare i compiti in modo sistematico. Puoi assegnare rapidamente alle persone le cose da fare, con tutti gli aggiornamenti gestiti e sincronizzati su più dispositivi mobili.

MISURABILE

Crea un elenco di risultati finali

Stabilire un requisito per i risultati finali è la vita e il sangue di un progetto. Dai uno sguardo più approfondito e vedrai che i risultati finali vanno ben oltre i soli risultati. Servono come punti di riferimento per il modo in cui le attività vengono pianificate, gestite ed eseguite dalla A alla Z. In generale, ci sono due tipi di risultati da prendere in considerazione durante la gestione del progetto: Progetto e Processo.

In generale, ci sono due tipi di risultati da prendere in considerazione durante la gestione del progetto: Progetto e Processo.

I risultati del progetto si riferiscono ai risultati sulla base di esigenze specifiche. Questi sono in genere oggetti tangibili. Ad esempio, se il progetto sta progettando un nuovo sito Web, i risultati finali includeranno cose come pagine di destinazione o determinati elementi completati.

I risultati del processo riguardano la realizzazione dei dettagli del risultato. Ciò è in relazione al modo in cui i progetti vengono svolti. Un esempio potrebbe riguardare il modo in cui un progetto si attiene ai tempi assegnati o alla qualità complessiva del lavoro completato.

Il primo passo sarebbe identificare i risultati del progetto. Come verranno prodotti? Quali elementi hanno la priorità?

Poi vengono i risultati del processo. Cosa determinerà se il progetto viene completato o meno in modo efficiente? Quali sono i KPI?

Questi risultati fungono da modello per l'intero processo. Assicurati che ognuno sia ben definito con una quantità minima di area grigia.

RAGGIUNGIBILE

Determinare l'erogazione del contributo

Chiaro e semplice, senza un team qualificato, i tuoi progetti non hanno scampo. Tuttavia, un equipaggio di prim'ordine è gravemente composto senza un sistema adeguato per l'esborso delle attività. Dopotutto, la gestione del progetto è in genere uno sforzo di gruppo.

A seconda degli obiettivi e delle dimensioni dell'operazione, molto probabilmente sarà necessaria una collaborazione interdipartimentale durante tutto il progetto. Una volta che le attività sono state assegnate alle priorità, il manager sarà responsabile della delega per tutta la durata del progetto.

Ad esempio, supponiamo che l'obiettivo generale sia migliorare i tassi di conversione sul sito web. Il processo richiederebbe probabilmente informazioni sulle richieste di assistenza clienti trasmesse al reparto di progettazione per eliminare i colli di bottiglia.

Fortunatamente, viviamo in un'era con risorse fenomenali disponibili per aiutare a semplificare questo tipo di attività e promuovere una comunicazione aperta.

Per un'efficace collaborazione tra i reparti e il monitoraggio delle dipendenze, Workzone è uno strumento di gestione dei progetti basato sulle funzioni, che si colloca tra il semplicistico Basecamp e il complesso JIRA, che offre una visione completa di tutti i progetti in corso, con ETA, ruoli assegnati e stati di sotto-compiti in un unico posto.

REALISTICO

Identifica i fattori di rischio

Non importa quanta pianificazione precedente metti in un progetto, ci sarà quasi sempre qualcosa di inaspettato che salta fuori e manda tutto fuori rotta. Quindi, cosa fa un buon project manager in queste situazioni? Rimangono calmi e continuano a muoversi. Come mai? Perché hanno pianificato l'imprevisto!

Ad esempio, se stai lavorando con un nuovo team, un rischio comune sarebbe che le persone non siano completamente esperte nelle procedure e alcuni fattori potrebbero sfuggire alle crepe. Un altro grande potrebbe essere in relazione al cliente. Forse non hai mai lavorato con loro prima e non hai familiarità con le loro dinamiche o aspettative.

Inizia identificando tutte le tue incognite. Da lì, fai un brainstorming sul maggior numero di potenziali rischi che puoi. Gioca uno scenario peggiore. Quindi sviluppare un protocollo su cosa fare se questi problemi si ripresentano.

Ora, sarebbe impossibile pianificare ogni potenziale pericolo che potrebbe devastare la tua operazione. Sviluppare un piano solido per contrastare il singhiozzo equivale a utilizzare una rete di sicurezza per assicurarsi che i problemi non si trasformino in disastri conclamati.

A TEMPO

Imposta le linee temporali

La creazione di scadenze provoca inevitabilmente un senso di urgenza tra i lavoratori. La cosa più importante da fare qui è essere realistici. Lo stress di rispettare scadenze ridicole può causare scontenti ai lavoratori o sacrificare la qualità per la velocità.

Condurre uno studio approfondito del progetto e di tutto ciò che esso comporta. Più dettagliato è questo processo, più precise saranno le tempistiche.

Prendi in considerazione l'implementazione dei diagrammi di Gantt nelle prime fasi della tua attività. Questi diagrammi sono uno dei modelli più popolari ed efficaci per trasmettere lo stato di avanzamento del progetto e le pietre miliari raggiunte. Ogni lavoro è rappresentato da una barra corrispondente a un intervallo di date in modo da comunicare chiaramente la durata dell'attività.

La comprensione dei sistemi e dei processi di gestione dei progetti, nonché delle variabili e dei rischi coinvolti, è fondamentale per la preparazione di diagrammi di Gantt accurati. Creately offre diagrammi di Gantt dotati di questa funzione in modo da poter impostare facilmente i tempi di completamento e associarli a pietre miliari e dipendenze.

Inoltre, non fa male lasciare che il tuo personale decida le tempistiche, purché le metriche siano entro limiti ragionevoli. Ad esempio, se stai aggiungendo funzionalità di eCommerce a tutti gli effetti al sito Web della tua azienda, molto probabilmente ci saranno una serie di attività, integrazioni e input richiesti da più dipartimenti: guarda tutti i pezzi che compongono l'eCommerce. Inizia lasciando che i team di progettazione e sviluppo scelgano date provvisorie per la raccolta delle informazioni richieste.

Una volta fissate le scadenze, fai del tuo meglio per rispettarle. Assicurati che siano ben noti e contrassegnati sul calendario di tutti. Inoltre, preparati a essere un tutore. Essere eccessivamente indulgenti incoraggerà solo la procrastinazione e la sottoperformance.

Cosa ne pensi di SMART nella pianificazione del progetto?

L'uso di SMART nella gestione dei progetti è uno dei modi migliori per garantire il successo. Tuttavia, indipendentemente da quanto bene ogni compito sia premeditato, probabilmente ci vorranno alcuni tentativi prima che la tua squadra faccia il suo passo. Impegnati a fornire un feedback critico. Al termine, non fa mai male sedersi e valutare cosa è andato bene e cosa può essere migliorato in futuro.

Hai esperienza nell'uso degli obiettivi SMART nella pianificazione dei progetti? Qualche altro strumento che usi per ottimizzare il tuo progetto? Facci sapere nella sezione commenti qui sotto.

Biografia dell'autore

Raymond Crain è un marketer digitale presso E2M, un'agenzia di content marketing con sede a San Diego, in California. È specializzato in servizi di Content Marketing e Social Media Marketing.