9 modi intelligenti per mantenere coinvolti i partecipanti virtuali

Ormai probabilmente abbiamo tutti assistito alla nostra giusta quota di eventi virtuali. La maggior parte di noi potrebbe probabilmente nominare una conferenza virtuale che sia stata stimolante e perspicace. Mentre altri si affrettano a indicare un evento che li ha fatti sentire annoiati, non coinvolti e frustrati per aver sprecato il loro tempo prezioso.

Non c'è dubbio che gli eventi virtuali offrano un nuovo tipo di opportunità. Ma, proprio come gli eventi di persona, richiedono ancora molta pianificazione strategica per essere efficaci. La disconnessione spesso si forma quando gli organizzatori di eventi non riescono a catturare lo stesso livello di networking, interazione e coinvolgimento che viene automaticamente fornito con la maggior parte degli eventi di persona.

Sì, ci vuole un po' più di creatività per ricreare quell'esperienza. Ma è possibile. E se ti appoggi all'opportunità, scoprirai che i tuoi eventi virtuali hanno un impatto molto maggiore sui tuoi partecipanti.

Mentre costruisci la tua strategia per eventi virtuali, includi questi 9 modi intelligenti per mantenere coinvolti i partecipanti virtuali prima, durante e dopo il tuo evento virtuale.

Prima del tuo evento virtuale

Una strategia di coinvolgimento completa inizia molto prima dell'inizio effettivo del tuo evento virtuale. Essendo strategico nella tua pianificazione, non solo creerai un'esperienza complessiva migliore per i tuoi partecipanti, ma renderai le persone entusiaste di partecipare in primo luogo. Utilizza i seguenti suggerimenti per sviluppare la tua strategia di coinvolgimento prima dell'inizio dell'evento.

1. Decidi la piattaforma e il formato

Naturalmente, una delle prime cose da fare quando pianifichi un evento virtuale è selezionare la tua piattaforma di hosting. Dovrai anche decidere il formato del tuo evento. Ecco alcune domande da considerare:

• Gli altoparlanti saranno trasmessi in live streaming o preregistrati?
• I partecipanti saranno in grado di parlare e fare domande?
• Come verranno poste queste domande?
• Ci sarà una chat dal vivo?
• Chi monitorerà queste domande?

Non c'è davvero una risposta sbagliata o giusta quando si tratta di formato e piattaforma, ma sulla base di alcuni eventi e conferenze virtuali a cui abbiamo partecipato, abbiamo alcuni suggerimenti su ciò che funziona meglio per stimolare il coinvolgimento.

Innanzitutto, quando si tratta di scegliere una piattaforma, abbiamo scoperto che gli eventi più coinvolgenti incorporano un qualche tipo di comunità online. Pensa ai motivi principali alla base del motivo per cui la maggior parte delle persone partecipa agli eventi di persona e prova a ricrearli con la tua community online. Ricorda, puoi avere ottimi contenuti, relatori incredibili e approfondimenti preziosi, ma non fornire comunque l'esperienza coinvolgente che i partecipanti all'evento stanno cercando.

I motivi popolari per cui le persone partecipano alle conferenze includono:

• Opportunità di rete
• Ascolta gli esperti del settore
• Approfondimenti educativi
• Poni domande a colleghi ed esperti del settore
• Raccogliere risorse per supportare le proprie esigenze aziendali

Quindi, come si fa a ricreare virtualmente quelle esperienze? Fortunatamente, la tecnologia è a tuo favore. Esistono diverse piattaforme di hosting di eventi virtuali che offrono modi unici per realizzare tutto quanto sopra. Eccone solo alcuni che vale la pena esaminare:

Hubb Virtual Event Platform - Questa piattaforma è la migliore per coloro che pianificano un evento più grande come una conferenza annuale. È ampio e offre un'esperienza di coinvolgimento esagerata che non è del tutto necessaria per webinar mensili o riunioni ricorrenti. La piattaforma Hubb consentirà ai partecipanti di creare i propri programmi di eventi, visitare stand espositivi virtuali e lobby virtuali. Dispone inoltre di strumenti di libreria dei contenuti in cui è possibile organizzare tutte le sessioni in una risorsa su richiesta per i partecipanti.

Hopin Virtual Event Platform - Ottimo per piccole imprese o eventi, Hopin offre una versione iniziale a soli $ 99 al mese. Offrono anche versioni aziendali o aziendali più estese. Le province di Hopin trasmettono dal vivo sul palco, video networking 1: 1, sale per sottogruppi di lavoro e strumenti di marketing per il tuo evento.

Whova - Un altro strumento ottimo per eventi più piccoli, poiché il prezzo varierà in base alle dimensioni dell'evento. Whova è uno strumento semplice e versatile che può essere integrato con altri strumenti come Zoom, Google Hangout, Youtube e Vimeo. La sua forza si trova nelle sue disposizioni di rete. Offrendo funzionalità come domande e risposte dal vivo, forum di discussione, meeting-match e meetup virtuali, i partecipanti potranno facilmente incontrarsi e connettersi con i propri colleghi. Inoltre, gli organizzatori di eventi possono fornire ai partecipanti l'accesso all'app Whova prima dell'evento, che consentirà alle persone di socializzare virtualmente con altri partecipanti alla riunione in anticipo.

Dopo aver deciso la tua piattaforma, dovrai considerare il formato per il tuo evento virtuale. Per massimizzare il coinvolgimento, ti consigliamo di pre-registrare la maggior parte dei tuoi segmenti e di consentire al relatore di interagire attivamente con il pubblico durante la presentazione. Puoi utilizzare la funzionalità di chat dal vivo della tua piattaforma per ottenere questo risultato.

Questo metodo aiuta a mantenere coinvolti i partecipanti al pubblico, invece di restare seduti pigramente durante una presentazione.

Un'altra opzione è quella di avere una sessione preregistrata e poi tenere una sessione di domande e risposte dal vivo. Questo modello ibrido consentirà al pubblico di concentrarsi sulla presentazione, ma darà loro anche la possibilità di interagire attivamente con il presentatore quando sarà il momento.

2. Impostare le aspettative

Una volta che hai scelto una piattaforma e un formato, è importante che sia i tuoi relatori che il tuo pubblico lo sappiano e si sentano a proprio agio con entrambi. Analogamente al concetto di creazione di una presentazione virtuale avvincente , è importante che tutti capiscano cosa aspettarsi e quale sarà il loro ruolo. Ciò creerà coesione e conforto, creando così uno spazio in cui sia i relatori che i partecipanti non abbiano paura di impegnarsi quando sarà il momento.

Prepara i relatori

Innanzitutto, assicurati che i tuoi oratori capiscano cosa ci si aspetta da loro. Hanno mai parlato prima a un evento virtuale? Se questa è la loro prima volta, vorrai dedicare un po' di tempo alla pratica e alla preparazione con loro o dare loro alcuni consigli per aiutarli a prepararsi da soli.

Tieni presente che molti oratori potenti traggono la loro energia dal pubblico. Poiché gli eventi virtuali non offrono lo stesso ciclo di feedback del pubblico, i relatori possono spesso essere colti alla sprovvista e sentire una disconnessione dal pubblico che può influire sulle loro prestazioni. Tienilo a mente e prepara i tuoi altoparlanti di conseguenza. Questi sono alcuni ottimi suggerimenti che possono aiutare mentre preparano le loro presentazioni virtuali.

Altri argomenti importanti da discutere con i relatori includono lo sfondo della fotocamera, l'illuminazione, il codice di abbigliamento e la tecnologia. Avendo queste conversazioni in anticipo, assicurerai un'esperienza senza soluzione di continuità per il tuo pubblico, e quindi complessivamente più coinvolgente.

Prepara i partecipanti

Successivamente, vorrai preparare il tuo pubblico. Come puoi aspettarti che si impegnino durante l'evento, se non sanno come farlo?

Fai sapere loro che apprezzi il loro feedback durante le sessioni e chiarisci come possono darlo. Se desideri disattivare l'audio di tutti i partecipanti fino alla sessione di domande e risposte dal vivo, faglielo sapere! Quando sono in grado di esprimere le loro domande, chiarisci dove dovrebbero presentarle o renderle note.

Impostando aspettative chiare, vedrai un tasso di coinvolgimento complessivo migliore semplicemente perché i partecipanti sapranno come impegnarsi. Sembra semplice, eppure è così facile da dimenticare.

3. Crea eccitazione

L'eccitazione è la strada per il coinvolgimento. Per far interagire le persone, devi farle ronzare. È un principio fisiologico di base. L'eccitazione crea emozioni più potenti, che in cambio fanno parlare le persone. Maggiore è l'entusiasmo per il tuo evento, più persone vorranno partecipare. Non solo vedrai un aumento della partecipazione, ma i tuoi partecipanti non vedranno l'ora che arrivi il tuo evento, il che può fornire un ulteriore marketing dell'evento.

Ecco alcuni suggerimenti per aumentare l'entusiasmo prima del tuo evento:

Invia uno Swag Box personalizzato per eventi virtuali

Chi non ama ricevere una scatola personalizzata di omaggi gratuiti per posta? L'invio di una scatola di articoli promozionali pianificati strategicamente prima dell'evento è un modo semplice per far parlare le persone prima dell'inizio dell'evento. Abbiamo visto in prima persona l'entusiasmo che lo swag può creare. Leggi il successo ottenuto da uno dei nostri clienti inviando gadget per eventi virtuali.

Ti consigliamo sempre di creare un hashtag per il tuo evento e di incorporarlo in qualche modo nella tua casella dell'evento virtuale. Ciò offrirà ai partecipanti un luogo in cui condividere la loro eccitazione, pubblicare foto dei loro articoli di swag e offrire loro uno sbocco per connettersi. Stimolerà anche il coinvolgimento per il tuo evento e ti aiuterà mentre cerchi di spargere la voce.

Entra in FOMO

Un altro modo semplice per aumentare l'entusiasmo dell'evento è attingere al marketing FOMO o alla paura di perdersi. Usa social media, e-mail, pagine web e post di blog per creare lentamente suspense per il tuo evento. Le campagne di gocciolamento come l'annuncio di un nuovo relatore o di un nuovo segmento aggiunto a causa della grande richiesta sono tutti ottimi esempi.

Video promozionali e grafica

Valuta di investire in un video promozionale ben fatto per il tuo evento. Proprio come il trailer di un nuovo film, i video creano un tipo di eccitazione ineguagliabile. Ti consigliamo di investire in qualcosa di professionale, che potrebbe essere costoso. Ma considera l'utilizzo di brevi clip di questo video promozionale per espandere l'investimento. Puoi condividerli sui social media, sulle pagine degli eventi e tramite campagne e-mail. Possono anche essere usati mentre pianifichi il tuo prossimo evento, particolarmente utile se si tratta di una conferenza annuale che si ripete ogni anno.

Durante il tuo evento virtuale

Pianificare strategicamente la tua agenda per guidare il coinvolgimento è una chiave fondamentale per il successo. Ecco alcune cose che vorrai incorporare durante il tuo evento.

4. Diventa creativo con le attività

Utilizza la tua piattaforma al massimo delle tue capacità. C'è un motivo per cui molti degli strumenti sopra elencati hanno domande e risposte integrate, chat dal vivo e sale riunioni speciali. È tutto per aiutare gli organizzatori di eventi come te a coinvolgere i partecipanti. Ecco alcune attività interattive che puoi includere nella tua agenda:

• Chat dal vivo: domande e risposte durante le presentazioni

• Sondaggi: un ottimo modo per conoscere i tuoi partecipanti

• Sondaggi: sia che tu stia cercando di dimostrare un punto in una presentazione o semplicemente coinvolgendo i partecipanti, i sondaggi sono un ottimo modo per mantenere le persone sintonizzate

• Quiz: ospita sessioni di quiz alla fine di ogni evento per vedere se i partecipanti stavano prestando attenzione

• Concorsi: fai un ulteriore passo avanti nei tuoi quiz trasformandoli in un concorso e valuta la possibilità di offrire premi ai vincitori

• Dibattiti: chiedi a due dei tuoi relatori di "dibattere" dal vivo, quindi chiedi al pubblico il feedback sul vincitore

• Pannelli relatori: invece di un solo relatore, considera più relatori che possono alimentarsi a vicenda e creare più di una conversazione invece di una presentazione formale

Inoltre, considera di includere attività che promuovono il networking e la connessione tra i partecipanti. Ecco alcuni esempi:

Sessioni Ask Me Anything - Una tattica che sta guadagnando popolarità tra gli eventi virtuali è la sessione "ask me anything". Queste piccole sessioni di breakout utilizzano un esperto in materia (PMI) con il quale, se a un evento di persona, le persone si metterebbero in fila per fare rete e fare domande. Il relatore ospita quindi una sessione di tipo "tavola rotonda", in cui non ha un ordine del giorno, ma i partecipanti guidano la conversazione con domande specifiche che pongono. Ricordati di assicurarti che la tua PMI abbia un elenco di domande di backup, nel caso in cui la conversazione sia lenta ad iniziare.

Sessioni Meetup personali - Un altro incentivo alla rete sono i piccoli gruppi di "meetup". Crea una sessione con voci limitate per consentire alle persone di connettersi meglio virtualmente. Ti consigliamo di incoraggiare le persone con interessi simili o titoli di lavoro a riunirsi per rendere i meetup più attraenti a cui partecipare. Prendi in considerazione la possibilità di avere un leader in ogni gruppo, con domande iniziali o attività per rompere il ghiaccio. Un altro modo per rendere queste sessioni meno intimidatorie è etichettarle come "ora del caffè" o "ora del cocktail". Puoi persino includere un articolo per bicchieri di marca nella tua confezione regalo e incoraggiare i partecipanti all'ordine del giorno a prendere la loro tazza e condividere un drink virtualmente.

Stand fieristici virtuali - Gran parte della conferenza di persona è la fiera. Fortunatamente, molte piattaforme di hosting di eventi virtuali hanno trovato modi creativi per ricrearlo online. Prendi in considerazione l'idea di incorporare fornitori che sarebbero stati presenti al tuo evento dal vivo dando loro una pagina speciale per visualizzare il proprio profilo, immagini, loghi, poster o qualsiasi altra cosa che vorrebbero includere. Inoltre, incoraggia i venditori ad avere un membro dello staff virtualmente presente sulla pagina, in modo che possa interagire con tutti i partecipanti che visitano il loro stand. Può essere un po' difficile capire l'idea di una fiera virtuale, ma di seguito è riportato un esempio di come appare uno stand online sulla piattaforma Whova.

5. Assicurati di dare una pausa ai partecipanti

Le pause sembrano essere naturali durante gli eventi di persona. In genere le persone devono camminare in un posto nuovo tra una sessione e l'altra. Inoltre, di solito c'è un pranzo o uno spuntino integrato per una maggiore socializzazione.

Ma quando siamo tutti virtuali, può essere facile pianificare un'intera giornata di sessioni e non prendere nemmeno in considerazione la creazione di una pausa. Ironia della sorte, la migliore pratica per gli eventi virtuali è quella di creare più pause. Poiché le distrazioni dal "mondo reale" non scompaiono durante gli eventi virtuali, i partecipanti hanno tempi di attenzione molto più brevi.

Un buon punto di riferimento da seguire è che per ogni ora di una presentazione dal vivo, circa la metà di quel tempo funzionerà in un ambiente virtuale. Quindi un tipico oratore principale di 60 minuti dovrebbe essere suddiviso virtualmente in una sessione di 30 minuti.

Considera di essere creativo anche con le tue pause. Concedi un po' di tempo in cui i partecipanti possano mettersi al passo con le loro esigenze personali, ma concedi anche alcune pause interattive aggiuntive.

Pensa a come intratterresti gli ospiti o i partecipanti a un evento dal vivo. Perché non ricreare quell'esperienza virtualmente. Ecco alcune idee:

• Pausa benessere: prendi in considerazione l'idea di tenere una sessione di meditazione, stretching o yoga con i tuoi partecipanti.

• Intrattenimento: considera di includere un concerto, musica dal vivo o un'altra forma di intrattenimento che potrebbe essere rilevante per il tuo settore.

• Sessione di trucco magico: attingi al talento della tua azienda o assumi un mago esterno.

• Sessione di cucina: usa una breve pausa "mente" per insegnare una lezione di cucina o una ricetta divertente.

• Talent show: consenti ai partecipanti di inviare video prima dell'evento e mostrali in un talent show durante una delle pause. Questa è anche una grande opportunità di networking e offre alle persone la possibilità di ridere e interagire tra loro.

6. Mantieni le conversazioni con un presentatore virtuale

Le pause sono estremamente efficaci nel promuovere il coinvolgimento, anche se opti solo per il tradizionale stile di intervallo. Ma è importante non lasciare che i partecipanti se ne vadano da soli, senza alcun tipo di incentivo a tornare. Ancora una volta, le distrazioni sono elevate durante gli eventi virtuali. Non vuoi rischiare che i partecipanti vengano coinvolti in un'attività non correlata e dimentichino completamente di partecipare nuovamente alla conferenza.

Le notifiche push possono essere un ottimo modo per mantenere tutti in attività. Invia promemoria sulla durata di ciascuna pausa e su quando tornerai. Puoi anche utilizzare le notifiche per continuare le conversazioni durante l'evento stesso.

Prendi in considerazione l'idea di inviare fatti interessanti durante il giorno o di gridare i vincitori del concorso. Pensa alle notifiche push, alle e-mail a raffica o ai post sui social media, come un presentatore di eventi di persona. Sebbene non sia una persona reale, questo tipo di corrispondenza durante l'evento è un modo per dare voce alla tua conferenza mantenendo tutti uniti e impegnati.

Dopo il tuo evento virtuale

La tua strategia di coinvolgimento non dovrebbe mai concludersi con l'evento. Ci sono molte opportunità dopo l'evento per continuare la conversazione e mantenere i partecipanti entusiasti della loro esperienza e della tua azienda. Quindi mantieni acceso il fuoco con i seguenti suggerimenti sul fidanzamento.

7. Utilizzare il marketing dei contenuti generati dagli utenti

I contenuti generati dagli utenti sono uno dei modi più potenti per connettere le persone con il tuo marchio e quindi con il tuo evento. Ricordi quell'hashtag dell'evento di cui abbiamo parlato prima? Ora è il momento di attingere ad esso.

Se hai promosso il tuo hashtag durante l'evento, probabilmente hai una scorta di contenuti caricati dai tuoi partecipanti che puoi condividere e promuovere. Sfrutta questi contenuti sulle tue pagine social, nei tuoi follow-up e-mail e sulle pagine del tuo sito web. Contatta alcune di queste persone che hanno offerto un feedback positivo e chiedi se puoi usarle in una testimonianza. Questi possono essere preziosi quando vai a costruire la tua campagna di marketing per il tuo prossimo evento.

8. Condividi risorse

Il punto centrale del tuo evento virtuale era probabilmente quello di educare e ispirare i tuoi partecipanti. Quindi mantieni quell'ispirazione dopo l'evento condividendo le risorse che possono portare con sé e utilizzare per tutta la vita.

Uno dei maggiori vantaggi degli eventi virtuali è il modo semplice in cui le persone possono tornare indietro e guardare le sessioni che hanno perso o che hanno trovato particolarmente utili. Assicurati di offrire loro questa opportunità rendendo la tua raccolta di contenuti accessibile a tutti i partecipanti.

Puoi anche utilizzare clip di queste sessioni o specifiche presentazioni di diapositive per oratori, per aiutare il tuo pubblico a continuare a imparare durante tutto l'anno, mantenendo vivo l'entusiasmo. Riutilizza le sessioni in clip di piccole dimensioni che puoi condividere tramite e-mail o social media. Questo può anche essere un altro modo per entusiasmare le persone per il prossimo evento in calendario.

9. Chiedi feedback

Infine, la cosa migliore che puoi fare per migliorare il coinvolgimento del tuo evento virtuale è chiedere feedback. Il tuo pubblico è quello che vive il tuo evento e avrà le migliori informazioni sulle aree in cui puoi migliorare.

Prendi in considerazione l'invio di un sondaggio dopo l'evento per raccogliere feedback sulle migliori sessioni e attività. Ecco alcune domande suggerite che potresti voler includere:

• Perché hai partecipato al nostro evento e cosa speravi di ricavarne?
• Hai portato via quello che speravi di portare via?
• Cosa abbiamo fatto meglio?
• Quali aree dell'evento pensi che possiamo migliorare?
• Quale sessione è stata la tua preferita e perché?
• Di che tipo di sessioni vorresti che avessimo di più?

Accedi alle risposte che ricevi. Un particolare argomento o formato ha risuonato meglio con i partecipanti? Questo ti darà informazioni preziose su ciò che piace al tuo pubblico e su come puoi migliorare il tuo formato, le attività e le tattiche di coinvolgimento complessive per la prossima conferenza.

Avanti: fai salire di livello i tuoi eventi virtuali

Mentre pianifichi il tuo prossimo evento virtuale, ricorda che la competizione è alta. Le aziende di tutto il mondo stanno cambiando le loro strategie di eventi per capitalizzare il movimento virtuale. Usa questa conoscenza per alimentare il tuo lato competitivo, mentre fai brainstorming sui modi per offrire un'esperienza migliore ai tuoi partecipanti all'evento.

Potrebbe essere necessario reinventare, ma il coinvolgimento del pubblico è certamente ancora realizzabile nel mondo virtuale. Infatti, con un po' di creatività puoi ispirare i tuoi partecipanti in modi che hanno già visto. E non dimenticare che, se svolto correttamente, il tuo evento virtuale può raggiungere e coinvolgere persone che non avresti mai immortalato in un evento fisico.

Le opportunità sono infinite, quindi usa le idee di cui sopra per costruire la tua strategia di coinvolgimento ed espandere il tuo pubblico mentre lo fai.