La guida facile alla gestione degli stakeholder
Pubblicato: 2019-02-01La maggior parte dei progetti fallisce perché non viene data attenzione agli interessi e alle esigenze delle parti interessate.
Sebbene i tuoi stakeholder chiave abbiano il potere di far fallire il tuo progetto, devi disporre di un piano adeguato per identificare le loro esigenze, comunicare e interagire con loro.
Il tuo piano di gestione delle parti interessate dovrebbe essere un elemento chiave dei tuoi sforzi di pianificazione del progetto.
In questo post, esamineremo cos'è la gestione degli stakeholder e le diverse fasi del processo di gestione degli stakeholder.
Abbiamo anche introdotto diversi strumenti visivi che puoi utilizzare durante ogni fase insieme a modelli modificabili.
Che cos'è la gestione degli stakeholder?
Uno stakeholder è qualcuno che ha un interesse o che è influenzato dal tuo progetto e dal suo risultato.
Ciò può includere entità sia interne che esterne come i membri del team di progetto, gli sponsor del progetto, i dirigenti, i clienti, i fornitori, i partner e il governo.
La gestione degli stakeholder è il processo di gestione delle aspettative e dei requisiti di questi stakeholder.
Implica l'identificazione e l'analisi delle parti interessate e la pianificazione sistematica per comunicare e interagire con loro.
Processo di gestione delle parti interessate
Di seguito sono riportati i passaggi chiave nella gestione degli stakeholder. Seguire questi passaggi ti aiuterà a soddisfare efficacemente i requisiti dei tuoi stakeholder e a mantenerli soddisfatti.
Identificazione delle parti interessate
Il primo passo è identificare le parti interessate del tuo progetto. Puoi iniziare elencando tutti coloro che sono interessati dal progetto.
Non devi ancora preoccuparti di assegnare loro una categoria; semplicemente annotare il loro nome o la loro azienda per specificare. Gli stakeholder che dovresti prendere in considerazione sono quelli
- Chi sarà influenzato (positivamente e negativamente) dal tuo progetto
- Chi è interessato al tuo progetto
- Chi ha potere sul tuo progetto
- Chi vuole che il tuo progetto fallisca
- Chi vuole che il tuo progetto abbia successo
Un modello di mappa mentale come questo può aiutarti a elencarli.
Una volta che hai un elenco completo delle parti interessate, è più facile classificarle. Ad esempio, puoi raggrupparli come Esterni e Interni. Puoi utilizzare una mappa delle parti interessate simile come quella sopra per farlo.
Analisi delle parti interessate
In questo passaggio valuterai le parti interessate in termini di potere e interesse che hanno sul tuo progetto. Classificandoli in questo modo, puoi decidere su quali stakeholder dovresti dedicare il massimo e il minimo sforzo.
La griglia degli interessi energetici
La griglia Power Interest è la tecnica più utilizzata nell'analisi degli stakeholder. Questo strumento ti aiuta a determinare cosa comunicherai
Alto potere/alto interesse (pieno impegno)
Le parti interessate che metti in questo quadrante sono gli attori chiave. Anche se dovrai impegnarti al massimo per interagire con loro, dovresti tenerli informati in ogni momento.
Alta potenza/basso interesse (mantieniti soddisfatto)
Fai uno sforzo sufficiente per soddisfare queste parti interessate. Ma evita di esagerare con i tuoi sforzi di comunicazione per non farli annoiare.
Basso consumo/alto interesse (tieniti informato)
Fornire informazioni adeguate sul progetto a queste persone e assicurarsi che non abbiano problemi con il progetto.
Basso consumo/basso interesse (sforzo minimo)
Monitorare queste parti interessate e il loro interesse per il progetto e fornire loro informazioni adeguate senza sovraccaricarle.
Diagramma a cipolla - Priorità degli stakeholder
Ora che sai dove ognuno dei tuoi
Analisi SWOT delle parti interessate
Un altro ottimo strumento per analizzare l'importanza dei tuoi stakeholder e dare loro la priorità è l'analisi SWOT.
Con esso puoi valutare i tuoi stakeholder in base ai loro punti di forza e di debolezza, alle minacce che rappresentano per il tuo progetto e alle opportunità che possono offrire per completare con successo il progetto.
Pianificazione degli stakeholder
Ora che hai un'idea di come e con che frequenza dovresti comunicare e interagire con i tuoi stakeholder, è tempo di creare un piano per trasmettere il messaggio giusto allo stakeholder giusto in modo tempestivo.
Prima di creare il tuo piano di comunicazione, dovresti avere a mano un profilo degli stakeholder.
Questi profili (dovresti averne uno per ogni categoria di stakeholder) dovrebbero elencare i loro bisogni, interessi, obiettivi, responsabilità, livello di potere e interesse, canali di comunicazione ecc.
Quindi puoi sviluppare un piano di comunicazione per ogni profilo di stakeholder. Il piano dovrebbe specificare informazioni come
- Il tipo di informazioni che devono essere comunicate (il messaggio chiave)
- L'approccio del coinvolgimento
- I canali di comunicazione (es: email, newsletter, videochiamate ecc.)
- Frequenza di ingaggio e fase del progetto
Coinvolgimento degli stakeholder
Qui è dove esegui il tuo piano di comunicazione che hai creato.
Durante il coinvolgimento attivo con gli stakeholder, è necessario monitorarli costantemente per identificare se potrebbero avere problemi con lo sviluppo del progetto.
Intraprendi le azioni necessarie per affrontarli al fine di ottenere il loro supporto continuo.
Prestare inoltre attenzione a selezionare un approccio di coinvolgimento adeguato in base al tipo di stakeholder. Ad esempio, puoi utilizzare approcci costosi come incontri faccia a faccia, ampie consultazioni ecc. con le parti interessate che hanno un potere elevato e un grande interesse (i principali attori) nel tuo progetto.
Riserva i metodi meno costosi come newsletter ed e-mail per coloro su cui dovresti dedicare il minimo sforzo.
Quindi misura l'efficacia della tua strategia di coinvolgimento e applica le modifiche necessarie per migliorarla secondo necessità.
Altri suggerimenti sulla gestione degli stakeholder?
In cima alla tua lista o meno, ogni stakeholder nel tuo progetto deve essere gestito e coinvolto. Mantenerli soddisfatti è la chiave per un progetto di successo.
In questo post abbiamo spiegato come dovresti esattamente identificare e analizzare le parti interessate e creare un piano efficace per interagire con loro.
Fare riferimento anche al nostro post sulla mappatura di un piano di comunicazione con il cliente per imparare in dettaglio come creare un piano di comunicazione di successo per i propri stakeholder.