Cos'è la gestione delle scorte e 8 modi per ottimizzarla

La gestione delle scorte è la spina dorsale di un’impresa e svolge un ruolo centrale nel bilanciare l’offerta con la domanda. Mantenendo costantemente livelli ottimali delle scorte, i rivenditori possono evitare le spiacevoli conseguenze di un eccesso di scorte - vincoli di capitale e costosi costi di mantenimento - o di una carenza di scorte, che porta alla perdita di vendite, nonché danni alla reputazione.

Ma al di là dei vantaggi operativi, una buona gestione delle scorte ha anche un valore strategico e può determinare il successo o il fallimento di un’azienda.

In altre parole, il tuo inventario contiene più di quanto pensi. La gestione ottimale delle scorte dà accesso ad analisi che potenziano i marchi su diversi aspetti, dalla comprensione del comportamento dei consumatori e la previsione delle tendenze, alle prestazioni dei prodotti o persino all'identificazione delle aree di crescita.

Inoltre, con l’aumento della vendita al dettaglio omnicanale, in cui i consumatori passano costantemente dai negozi online a quelli fisici, una gestione efficiente delle scorte diventa ancora più cruciale. La visibilità in tempo reale dei livelli di inventario, ottenuta grazie a un avanzato software di gestione delle scorte, garantisce che la disponibilità dei prodotti sia coerente su tutti i canali, disponibile nel momento e nel luogo giusti.

Scopriamo tutto quello che c'è da sapere su queste operazioni ed esploriamo come migliorare la gestione delle scorte per la tua azienda.

Cos'è la gestione delle scorte?

La gestione delle scorte, denominata anche gestione delle scorte, è il processo che consente di avere visibilità sul flusso di merci di un'azienda, supervisionando gli ordini, lo stoccaggio, il monitoraggio, la spedizione e il rifornimento delle scorte. L'obiettivo primario di una gestione efficace delle scorte di magazzino è trovare l'equilibrio ottimale tra la domanda e l'offerta del cliente, riducendo al minimo i costi associati allo stoccaggio. Ciò comporta che sia fondamentale sapere esattamente quanto inventario ordinare senza ritrovarsi con scorte in eccesso o dover affrontare spiacevoli situazioni di esaurimento scorte. Man mano che le aziende si espandono, le domande relative al loro inventario si moltiplicano:   "Come faccio a sapere se ho abbastanza prodotti in magazzino?" o "Quali elementi determinano i miei profitti?" . Rispondere a queste domande in modo accurato è importante perché aiutano a modellare la traiettoria di un'azienda ed eliminano il rischio di perdere denaro in azioni inattive.

Differenze tra controllo delle scorte, gestione delle scorte e ottimizzazione delle scorte

Nella gestione del magazzino i termini e i concetti di controllo, gestione e ottimizzazione delle scorte sono spesso intrecciati. Analizziamo nel dettaglio il loro significato.

• Controllo delle scorte:   Si tratta di avere tutte le informazioni riguardanti quantità, caratteristiche e ubicazione dei prodotti nel magazzino. Monitorare costantemente i livelli delle scorte e condurre regolarmente conteggi di inventario è quindi essenziale per garantire tempi di rifornimento precisi, assicurandosi che i numeri registrati corrispondano alle scorte fisiche.
• Gestione delle scorte   in un magazzino si riferisce a tutti i processi relativi allo stoccaggio, al monitoraggio dell'inventario, al rifornimento o ai sistemi di movimento delle merci come FIFO, FEFO o LIFO.
• Ottimizzazione dell'inventario   si riferisce alle strategie volte a migliorare la produttività delle scorte immagazzinate. Ad esempio, assicurandosi che le scorte soddisfino la domanda dei clienti o bilanciando i costi di magazzino con le vendite.

Diversi tipi di azioni

Le quattro principali categorie di inventario sono le seguenti:

• Materie prime:   materiali e componenti di base utilizzati nella produzione di beni
• Lavori in corso:   articoli ancora in produzione
• Beni finiti:   articoli pronti per la vendita ai clienti
• Materiali di consumo:   scorte utilizzate nella gestione quotidiana dell'azienda, ad esempio carburante e forniture per ufficio

Ciascuna categoria richiede un approccio diverso, al fine di mantenere un inventario equilibrato. Inoltre, puoi decidere di dividere le tue azioni in categorie in base al valore, ad esempio azioni di valore basso, medio e alto. Ciò potrebbe essere utile per identificare gli elementi che necessitano di particolare attenzione in termini di condizioni di sicurezza dello stoccaggio o di maggiori investimenti di capitale.

Differenza tra gestione delle scorte perpetua e periodica

Esistono due approcci principali alla gestione delle scorte:

Gestione periodica delle scorte

Questo metodo è adatto per le piccole imprese con inventario limitato che non necessitano di sistemi di tracciabilità e codici a barre avanzati. Implica conteggi manuali dell'inventario a intervalli specifici. Lo svantaggio di questo approccio è che non ci sono approfondimenti e analisi in tempo reale su cui basare le decisioni strategiche e, pertanto, la sua semplicità può comportare inefficienze o interruzioni.

Le aziende in crescita o le imprese che gestiscono grandi quantità di inventario non dovrebbero utilizzare questo metodo, poiché i conteggi dell'inventario fisico richiedono molto tempo ed espongono a errori che possono ostacolare le loro attività.

Gestione continua delle scorte

Questo metodo, basato sul tracciamento elettronico integrato con i sistemi POS (Point-of-Sale) e le piattaforme di e-commerce, consente alle aziende di monitorare costantemente l'inventario. Non appena viene effettuato un ordine o c'è un movimento relativo a un determinato articolo, il sistema si aggiorna automaticamente, consentendo ai rivenditori di sapere esattamente quanti articoli sono disponibili. La visibilità in tempo reale elimina la necessità di conteggi manuali regolari delle scorte e il conseguente rischio di errore umano. La gestione continua delle scorte offre una panoramica più accurata dell'inventario, aiutando a evitare rotture di stock e a prendere decisioni più informate basate su dati accurati.

Suggerimenti per una gestione efficace delle scorte

Affidati a un software di gestione dell'inventario

Il panorama del business dell’e-commerce è impegnativo, soprattutto a causa della sua imprevedibilità e della forte concorrenza. In un contesto del genere, il software di gestione dell’inventario può diventare un enorme elemento di differenziazione. Questo software aiuta a rimodellare le strategie aziendali sfruttando la potenza della tecnologia di automazione dell'inventario, identificando modelli di vendita, tendenze di mercato e fluttuazioni stagionali, grazie alle sue accurate soluzioni di tenuta dei registri e di monitoraggio in tempo reale. Con l'analisi predittiva e i promemoria di riordino, puoi assicurarti che i livelli delle scorte siano sempre accurati, riducendo così gli sprechi finanziari e le perdite causate da scorte insufficienti o eccessive.

Controlla sempre lo stock che hai ordinato

È importante verificare se la qualità e la quantità dello stock che ricevi dai fornitori corrisponde a quello che hai ordinato. Non vuoi rischiare di ricevere più o meno di ciò di cui hai bisogno, compromettendo la tua reputazione o le potenziali vendite a causa di tali errori.

Evitare casuale

Conservare l'inventario ovunque ci sia spazio nel magazzino può essere allettante, ma è anche una ricetta per il disastro. Il posizionamento casuale degli articoli può ostacolare il tracciamento del prodotto, causare un prelievo errato degli articoli e ritardi, portando a numerose inefficienze operative, nonché a errori costosi. Ciò è vero soprattutto quando vi è un flusso costante di grandi volumi di merci o quando i prodotti sono simili nell'aspetto ma variano nelle loro caratteristiche. Spedire la variante sbagliata di un prodotto è l'ultima cosa che desideri. Un sistema di stoccaggio disorganizzato interrompe l'intero processo di evasione ordini, quindi assicurati di strutturare correttamente il tuo magazzino e di utilizzare un sistema di stoccaggio efficace. Ad esempio, puoi:

Usa le zone

Assegnare aree o zone specifiche del tuo spazio di stoccaggio a specifiche categorie di prodotti è utile per far scorrere meglio le operazioni. Ad esempio, le scorte a rapido movimento dovrebbero essere immagazzinate più vicino all'area di imballaggio, mentre gli articoli venduti meno frequentemente possono essere immagazzinati più lontano.

Utilizzare un sistema di etichettatura chiaro

Avere un sistema di etichettatura chiaro sui contenitori con il numero di prodotto, la quantità, le date di scadenza e la descrizione corrispondenti aiuta a identificare i prodotti più velocemente. Prendi in considerazione l'utilizzo dei codici a barre, ad esempio, che accelerano il processo e consentono aggiornamenti del livello delle scorte in tempo reale. Se sono presenti articoli deperibili, etichettali con tutte le informazioni necessarie per assicurarti che vengano venduti prima della scadenza.

Imposta i livelli soglia delle scorte

Ogni azienda ha i propri modelli di vendita. Per trarne vantaggio non appena si presentano, è importante essere consapevoli dei tempi di consegna dei fornitori e gestire le scorte di conseguenza. Ad esempio, se il tuo fornitore ha bisogno di settimane o mesi per consegnare i prodotti, non puoi aspettare che le scorte siano quasi esaurite prima di effettuare un nuovo ordine. Allineare i tempi di consegna dei fornitori con i modelli di vendita ti aiuterà a sfruttare i periodi di punta della domanda, ad anticipare meglio e a soddisfare la domanda dei clienti.

Gestisci i resi in modo accurato

Quando i resi non vengono gestiti e documentati in modo efficiente, ciò non solo influisce sulla qualità ma crea inefficienze anche in altri reparti, come vendite, assistenza clienti e contabilità. Senza contare che i dati precisi sulle vendite diventano un miraggio. Potresti leggere vendite elevate, ma se un numero significativo di queste sono resi non documentati, la società potrebbe operare sulla base di parametri ingannevoli. Separando gli articoli restituiti dagli altri, puoi identificare i problemi di reso e risolverli più facilmente. Al contrario, gestire in modo inadeguato i resi può danneggiare notevolmente la reputazione della tua azienda; immagina di trascurare i problemi ricorrenti dei prodotti e di vendere un lotto di prodotti difettoso. Farà scappare i clienti e non potranno essere incolpati!

Tieni traccia delle scorte in tempo reale

Con un sistema di gestione dell'inventario puoi essere aggiornato automaticamente su tutti i processi relativi agli articoli presenti nel tuo magazzino e ottenere visibilità in tempo reale su ogni movimento. Il monitoraggio costante garantisce che tutti i dati del tuo inventario siano affidabili e che le previsioni o le strategie siano basate su informazioni affidabili. Questa trasparenza riduce le discrepanze e l'automazione elimina il rischio di errore umano manuale. Ricorda, visibilità significa essere in grado di quantificare e la quantificazione è la chiave della redditività.

Scopri a quali prodotti dare la priorità

In genere, secondo il principio di Pareto o regola 80/20, le aziende scoprono che l’80% dei loro ricavi è generato dal 20% dei loro prodotti. Ciò significa che si tratta di elementi a cui occorre dare priorità e riordinare regolarmente, proprio perché sono strategicamente importanti per l’azienda. Qui è dove   Analisi ABC   è utile, poiché ti aiuta a identificare su quali elementi concentrarti e ottimizzare   gestione delle scorte   di conseguenza. È una pratica molto utile per ottimizzare i livelli di inventario, massimizzare la redditività e ridurre i costi di gestione.

Comprendi quanto tempo impiega i tuoi prodotti a trasformarsi in vendite

Calcolo   Giorni nell'inventario   è essenziale per un'ottimale   gestione delle scorte, poiché fornisce dati preziosi sull'efficienza della gestione delle scorte e, a seconda dei risultati, può evidenziare se ci sono aree che necessitano di intervento. In genere, quando DII è elevato, significa che le vendite sono più lente, mentre un numero basso suggerisce un turnover delle scorte più rapido. Avere queste informazioni aiuta le aziende a capire quanto può durare l'inventario e pianificare di conseguenza gli aggiornamenti delle scorte.

Vantaggi di una gestione efficace delle scorte

Soddisfazione del cliente

La capacità di un magazzino di individuare con precisione uno SKU, imballarlo, spedirlo, consegnarlo tempestivamente e in perfette condizioni ha un impatto diretto sulla soddisfazione e sulla fidelizzazione del cliente. In effetti, le recensioni dei clienti possono creare o distruggere un marchio e l’importanza di un’esperienza di acquisto fluida non può essere sopravvalutata. Vediamo come la soddisfazione del cliente dipende da un'efficace gestione delle scorte.

Disponibilità del prodotto

Se i clienti scoprono che un articolo del tuo catalogo è esaurito, non esiteranno a rivolgersi a un concorrente e probabilmente non torneranno più ad acquistare da te. Essere sempre in grado di soddisfare la domanda dei clienti, mettendo a loro disposizione gli articoli che desiderano, definisce il tuo negozio affidabile e degno di fiducia.

Consegna tempestiva

La gestione efficiente delle scorte garantisce che gli ordini vengano elaborati rapidamente e che i clienti possano riceverli nell'intervallo di tempo promesso loro. Le consegne rapide sono essenziali per ottenere un vantaggio competitivo nel mondo dell'e-commerce, dove i tempi di consegna possono cambiare le regole del gioco nelle decisioni di acquisto degli ordini.

Migliore comunicazione

Grazie ad un avanzato sistema di gestione delle scorte, il servizio clienti può accedere rapidamente a tutte le informazioni di cui ha bisogno per risolvere i problemi e fornire ai clienti la trasparenza che si aspettano per rimanere fedeli a un marchio.

Rendimenti ridotti

Una migliore gestione delle scorte porta a un minor numero di resi perché si verificano meno errori, come la spedizione di articoli o quantità errate. A lungo termine, ciò porta a notevoli risparmi sui costi.

Flessibilità per adattarsi alla domanda

Un avanzato sistema di gestione delle scorte è in grado di prevedere la domanda, garantendo che i prodotti ad alta richiesta siano sempre disponibili durante le ore di punta. Inoltre, le aziende possono espandere il volume delle loro operazioni in modo efficace, sfruttando la tendenza senza perdere potenziali opportunità di vendita.

Costi di mantenimento ridotti

Conservare l'inventario nel magazzino è costoso; non vuoi finire per pagare o inventario non necessario. Una gestione efficiente delle scorte riduce i costi di mantenimento perché ordinerai sempre gli importi di cui hai veramente bisogno senza vincolare il capitale in scorte esaurite.

Ciò si traduce in una migliore gestione del flusso di cassa e in minori spese operative. Questi risparmi significativi possono essere investiti in altri reparti o anche nell'offrire ai tuoi clienti prezzi più competitivi.

Migliore processo decisionale

Avere una visibilità accurata in tempo reale delle scorte significa avere accesso a informazioni che supportano le strategie aziendali e il processo decisionale. Inoltre, aiuta le imprese a sfruttare le opportunità non appena si presentano. Ad esempio, sapere immediatamente quali articoli vengono consegnati rapidamente e quali no, significa che puoi dare priorità al riordino di determinati prodotti rispetto ad altri, evitando di impegnare risorse e spazio in scorte che non funzionano bene. Il risultato è una maggiore agilità nella fornitura dei prodotti desiderati dai clienti e un acquisto più intelligente delle forniture.

Gestione migliorata del magazzino

Il controllo ottimale delle scorte porta ad un magazzino più organizzato, in particolare in termini di utilizzo dello spazio e meno sprechi. Poiché ogni metro quadrato di un magazzino ha un costo, è essenziale sfruttarlo al meglio. Nessuno vorrebbe continuare a pagare per lo stoccaggio di oggetti di cui non ha bisogno, giusto? Utilizzando questo sistema, le aziende riducono la quantità di scorte non necessarie conservate nel magazzino. Tutte le operazioni diventano più convenienti e si sprecano meno risorse.

Supporta omnicanale

Con l’aumento delle vendite omnicanale, un buon controllo delle scorte diventa ancora più critico. Grazie alla visibilità dell'inventario in tempo reale su tutti i canali, le aziende eviteranno di rimanere senza scorte e le loro piattaforme rifletteranno conteggi accurati dell'inventario.

Insomma

La gestione delle scorte è la spina dorsale di una catena di fornitura sana e di un'attività di e-commerce. Gestire le scorte in modo efficace è essenziale per navigare nel panorama odierno della vendita al dettaglio, dove i clienti si aspettano disponibilità, consegne puntuali e trasparenza. Anche l’ecommerce più attraente può vacillare senza una buona strategia di gestione delle scorte. Non si tratta solo di disponibilità del prodotto, ma di creazione di un asset strategico per promuovere pratiche commerciali di successo e sostenibili, in cui gli sprechi sono ridotti al minimo e le risorse vengono utilizzate in modo efficiente.