Strategie per riunioni di lavoro efficaci

Uno studio condotto alla fine dello scorso anno da Steven Rogelberg, professore di management e psicologia presso l'Università di Charlotte nel North Carolina, ha rilevato che fino a un terzo delle riunioni a cui partecipano i dipendenti non richiedono la loro presenza. Le aziende che si affidano principalmente a questo modo di operare (soprattutto in un'era di lavoro remoto diffuso) stanno perdendo fino a $ 100 milioni all'anno.

Cosa può aiutare a risolvere questo problema? Innanzitutto, analizza attentamente se un argomento può essere discusso in modo diverso, tramite e-mail o come nota scritta. In secondo luogo, cercare modi per garantire che con la necessità di vedersi faccia a faccia di persona o online, il tempo sia speso nel modo più efficiente possibile. Ecco le migliori strategie per incontri di lavoro efficaci.

Riunioni di lavoro efficaci: sono necessarie?

Questa domanda dovrebbe senza dubbio essere risolta in senso affermativo, anche se, allo stato attuale dello sviluppo, le aziende funzionano bene con l'aiuto di vari tipi di messaggistica istantanea. Perché? Perché nessuno scambio di e-mail (che di solito sono ponderate, abbreviate, prive di emozioni, ecc.) fornirà il tipo di risultati di una discussione, una sessione di brainstorming in cui si scontrano punti di vista, pensieri e idee di persone diverse con background diversi.

Gli incontri di lavoro diventano particolarmente indispensabili quando ci interessa prendere una decisione importante per il team o l'azienda, risolvere un problema serio, discutere una strategia che influisce sulle operazioni a lungo termine dell'azienda o generare nuove idee (ad esempio per le campagne di marketing del marchio). Nessuna azienda, indipendentemente dal settore in cui opera, può quindi fare a meno di discussioni dal vivo o online in gruppi più o meno grandi.

Un incontro di lavoro efficace: perché è così difficile organizzarne uno?

Si possono elencare diversi motivi per cui le chiamate aziendali impiegano troppo tempo, non riescono a fornire i risultati attesi e fanno sentire i partecipanti che il loro tempo è stato sprecato. A partire dal tradizionale ritardo, alla mancanza di un programma prestabilito (“saltando” da un argomento all'altro) e di un obiettivo (il risultato che si vuole ottenere, che porta a deliberazioni inutili), fino all'inadeguata moderazione della discussione da parte dell'organizzatore.

Tali ragioni più popolari portano al fatto che è necessario organizzare un'altra opportunità per parlare dello stesso argomento, perché la prima volta si è rivelata insufficientemente efficace, il che influisce sul lavoro (tasso di esecuzione di altri compiti) di ciascun partecipante.

Riunioni di lavoro efficaci: strategie che vale la pena implementare

Quindi cosa puoi fare per assicurarti che nessun partecipante dica "Questa questione avrebbe potuto essere discussa via e-mail"? Ecco le 5 cose principali di cui dovresti occuparti se ti impegni a tenere solo riunioni di lavoro efficaci.

1. Definisci l'obiettivo

Prima di organizzare una discussione, è necessario definirne chiaramente lo scopo, perché, senza questo elemento, la discussione potrebbe risultare caotica e quindi – improduttiva. Definire lo scopo consentirà a tutti i partecipanti di concentrarsi sulle questioni rilevanti e guidare la discussione nella giusta direzione. Quindi, all'inizio indica se l'obiettivo è prendere una decisione specifica, risolvere un problema o forse sviluppare nuove idee.

2. Preparare l'ordine del giorno

L'ordine del giorno è l'elemento più cruciale, subito dopo l'obiettivo, per riunioni di lavoro efficaci. Un piano definito punto per punto a cui aderiscono i partecipanti, insieme ai responsabili di parlare del problema in questione, porterà ai risultati attesi (perché ogni partecipante sa cosa aspettarsi). Assicurati di inviare l'ordine del giorno ai partecipanti con qualche giorno di anticipo, in modo che tutti abbiano il tempo di prenderne conoscenza e prepararsi adeguatamente a discutere i punti.


3. Guarda l'ora

Il superamento del tempo stabilito per i singoli punti (o anche la mancanza di una struttura temporale chiara, ovvero una quantità specifica di tempo che può essere dedicata a un punto particolare) può portare a una discussione prolungata, con conseguente perdita di concentrazione e interesse tra i partecipanti. Una gestione inefficace del tempo aumenta i livelli di affaticamento, riducendo notevolmente l'efficienza e l'impegno, motivo per cui è così importante attenersi sempre al programma.

4. Limita il numero di questioni da discutere

Ricorda anche che cercare di discutere troppi argomenti in una riunione può portare a una discussione affrettata e superficiale e all'incapacità di esplorare ogni questione in profondità. È meglio concentrarsi su alcuni dei punti più rilevanti e dare loro un'attenzione adeguata, ma discutere questioni relative all'argomento ma di minore importanza, come un'e-mail.

5. Garantire una partecipazione attiva

Per garantire un incontro di lavoro pienamente efficace, incoraggiare i partecipanti a partecipare attivamente alla discussione. Poni domande, ascolta le loro opinioni e invitali a condividere idee, assicurandosi che rimangano concentrati sulle questioni in questione. Eliminare le distrazioni inutili (come rispondere alle telefonate durante la discussione) ti aiuterà particolarmente a farlo.

Incontri di lavoro efficaci – sintesi

A nessun dipendente o partner piace pensare di aver sprecato il proprio tempo di lavoro partecipando a una riunione che non è riuscita a mettersi d'accordo su questioni importanti. Quindi subentra l'amarezza poiché ci si sarebbe potuti concentrare su altri compiti durante quel periodo.

Per questo motivo, ogni organizzatore di discussioni - sia interne con i dipendenti che con partner esterni - dovrebbe prepararsi di conseguenza, utilizzando, ad esempio, le strategie sopra descritte, soprattutto nell'area della definizione dell'obiettivo e dell'impostazione di un'agenda dettagliata. La combinazione di tutti questi suggerimenti farà in modo che tutti si sentano come se stessero partecipando a un incontro di lavoro efficace.

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Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 gradi diversi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Durante la ricerca di dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.

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