Meno stress durante le vacanze; Prepara ORA la tua attività per la fine dell'anno

7 cose da fare per la conformità aziendale di fine anno a cui tendere prima piuttosto che dopo

Aspettare fino all'arrivo del caos delle vacanze per affrontare le attività obbligatorie di conformità aziendale rende una stagione già stressante ancora più difficile. E ritardare la presentazione fino a un secondo momento può causare grossi problemi.

La mancata presentazione di rapporti e moduli in tempo può comportare multe, sanzioni e persino la sospensione o lo scioglimento di un'attività. Non proprio uno scenario ideale per dire “arrivederci” al 2021 e “ciao” al 2022!

Fortunatamente, con un po' di accortezza e pianificazione, i proprietari di aziende possono fare un salto nei loro requisiti di fine anno prima di dedicarsi all'acquisto (e confezionamento!) di regali, viaggiare dai parenti e organizzare feste di vacanza.

Condividerò diversi requisiti di fine anno che molti imprenditori devono affrontare per mantenere le loro aziende in regola. Tieni presente che non tutti hanno le stesse responsabilità di conformità aziendale. Variano a seconda del tipo di entità, del settore e della sede dell'azienda. Per questo motivo, gli imprenditori dovrebbero assicurarsi di aver compreso le regole e i requisiti specifici ad essi applicabili. Consultare un avvocato e un consulente fiscale di fiducia può aiutare a garantire che nulla venga trascurato.

1. Tenere una riunione annuale.

Quasi tutti gli stati richiedono alle società di tenere riunioni annuali degli azionisti e di registrare i verbali di tali riunioni. In alcuni stati, le LLC (società a responsabilità limitata) devono condurre riunioni annuali dei membri. Anche se non richiesto dalle norme di legge, una LLC potrebbe comunque dover tenere una riunione secondo le condizioni del suo accordo operativo. Qualsiasi azienda responsabile di tenere una riunione annuale ma non ne ha ancora tenuta una nel 2021 vorrà programmarla presto!

2. Presentare una relazione annuale.

Molti stati richiedono a LLC e società di presentare una relazione annuale ogni anno. Alcuni hanno invece rapporti biennali (ogni due anni). E poi altri, come la Pennsylvania e i suoi rapporti decennali (ogni dieci anni), seguono un programma diverso. Gli imprenditori devono ricercare le regole e le scadenze del loro stato in modo da non perdere questa responsabilità critica di conformità.

Non solo la frequenza dei rapporti varia, ma anche le date di scadenza. Alcuni stati stabiliscono scadenze che corrispondono all'anniversario della costituzione dell'impresa o alla data di costituzione. Altri richiedono le relazioni contemporaneamente alla scadenza delle dichiarazioni fiscali annuali. Altri li richiedono entro la fine dell'anno solare.

3. Rivedere i pagamenti delle tasse effettuati nel 2021 finora.

Le aziende (come le ditte individuali, le società in nome collettivo e le LLC di entità non considerate) che effettuano pagamenti trimestrali delle imposte sul reddito e sul lavoro autonomo durante tutto l'anno possono trarre vantaggio dalla revisione delle entrate, delle spese e dei pagamenti delle tasse dall'inizio dell'anno. Controllare la matematica può aiutarli a determinare se hanno pagato sotto o in eccesso le tasse per l'anno. Quindi, possono discutere la loro situazione con il loro consulente fiscale o contabile per vedere se potrebbe avere senso apportare modifiche all'ultimo pagamento delle tasse stimato dell'anno per compensare eventuali eccedenze o carenze.

4. Valutare se il tipo di entità aziendale crea ancora il miglior scenario legale e finanziario.

La struttura aziendale scelta inizialmente da una startup potrebbe non rimanere l'opzione migliore man mano che l'azienda cresce ed evolve. Ad esempio, una ditta individuale che ha aggiunto dipendenti al suo libro paga e ampliato le sue linee di prodotti potrebbe scoprire che la protezione della responsabilità personale e la flessibilità fiscale di una LLC forniranno una situazione ottimale dal punto di vista legale e finanziario. Avvocati, contabili e consulenti fiscali possono aiutare gli imprenditori a valutare che il tipo di entità soddisferà le loro esigenze e determinare il momento ideale per rendere effettivo il cambiamento.

5. Informare lo stato dei cambiamenti fondamentali.

Le imprese registrate come società a responsabilità limitata e società devono notificare ufficialmente lo stato di alcuni cambiamenti avvenuti con l'entità. In molti stati, il modulo utilizzato per il deposito è chiamato "Articoli di modifica" o "Certificato di modifica".

In generale, le modifiche che giustificano una notifica di modifica includono:

• L'azienda ha cambiato nome.
• L'attività si è trasferita e ora ha un nuovo indirizzo.
• Uno o più membri della LLC hanno lasciato l'organizzazione o ci sono nuovi membri.
• La società ha autorizzato la vendita di più azioni.
• La società ha aggiunto una nuova classe di azioni.
• Ci sono stati cambiamenti su chi sta servendo nel consiglio di amministrazione della società.
• L'entità ha cambiato il suo agente registrato.
• L'azienda ha aggiunto, modificato o eliminato disposizioni dei suoi documenti organizzativi originali, ad es. Statuto dell'organizzazione (LLC) o Statuto (società).

Gli imprenditori dovrebbero presentare articoli di emendamento per segnalare cambiamenti come questi il ​​prima possibile nell'anno in cui si sono verificati in modo che lo stato abbia informazioni accurate registrate sulla loro azienda. Avere i dettagli aggiornati depositati presso lo stato aiuta a garantire che un'entità rimanga in regola e mantenga il velo aziendale che protegge i beni personali dei suoi proprietari da rivendicazioni legali e finanziarie contro l'azienda.

6. Registrati per le imposte sui salari.

Gli imprenditori che intendono assumere i loro primi dipendenti nel 2022 possono iniziare subito registrandosi per le tasse sui salari prima dell'arrivo del nuovo anno. I datori di lavoro trattengono l'imposta federale sul reddito dalle buste paga dei dipendenti, quindi hanno bisogno di un EIN (Employer Identification Number) se non ne hanno già ottenuto uno dall'IRS. Le registrazioni statali includono la tassa statale sull'assicurazione contro la disoccupazione (SUI), che offre indennità di disoccupazione di breve durata ai lavoratori ammissibili che sono disoccupati a causa della perdita del lavoro o dell'abbandono a causa di problemi di salute o personali. Inoltre, la maggior parte degli stati richiede alle imprese di registrarsi per trattenere l'imposta sul reddito statale (SIT) dai salari lordi dei propri dipendenti e versarli all'agenzia delle imposte statale.

7. Sciogliere un'attività inattiva.

La chiusura di un'impresa implica molto di più che limitarsi a frenare la vendita di prodotti o servizi. Gli imprenditori devono seguire un processo per porre fine ufficialmente all'esistenza della LLC o della società presentando un documento chiamato "Articoli di scioglimento" o "Certificato di cessazione" presso l'ufficio del Segretario di Stato. In alcuni stati, le società in nome collettivo devono presentare documenti per notificare il loro stato di scioglimento.

Altre attività potrebbero includere la chiusura dei conti fiscali dell'azienda e l'annullamento di licenze e permessi commerciali.

La mancata notifica formale alle agenzie statali, federali e locali appropriate al momento della chiusura di un'attività potrebbe significare che i proprietari rimarranno responsabili della presentazione dei rapporti richiesti e del pagamento di tasse e altre tasse anche se hanno cessato l'attività.

Suona nella stagione delle vacanze a destra; Controlla ora le attività di conformità dalla tua lista

Anche se può sembrare che la fine dell'anno sia lontana, si sta avvicinando rapidamente. Organizzati e affronta ora le tue restanti responsabilità di conformità in modo che tu possa goderti l'allegria delle vacanze senza distrazioni!