Semplifica l'allocazione delle attività con Zoho Projects

Una gestione del progetto ben definita ed efficiente è davvero importante mentre si lavora su qualsiasi tipo di progetto. Ci sono generalmente molti passaggi che devono essere gestiti per un progetto indipendentemente dalle dimensioni.

Se sei sul mercato alla ricerca di uno strumento di gestione dei progetti, è molto probabile che tu abbia sentito parlare dei vantaggi offerti da Zoho Projects. In caso contrario, Zoho Projects è probabilmente lo strumento migliore sotto forma di un software di gestione dei progetti online che aiuta le aziende a tenere traccia delle attività, collaborare e rimanere in sintonia con gli aggiornamenti.

È una piattaforma utile che può essere molto utile per l'allocazione delle risorse e i processi di gestione dei progetti. Ciò che separa Zoho Projects dalle sue controparti è che si tratta di un'enorme piattaforma che consente l'integrazione tra diverse applicazioni.

In questo blog, esamineremo in modo approfondito tutte le funzionalità e i vantaggi di Zoho Projects.

Cos'è Zoho Projects?

Zoho offre un potente software di gestione dei progetti composto da quattro moduli di base disponibili in ogni pacchetto e nella versione gratuita. I moduli inclusi in Zoho Projects sono Compiti e Traguardi, Progetto, Documenti, Riunioni e Forum e Calendari. Tutti questi strumenti sono una parte importante delle capacità standard di questa eccellente applicazione.

Poiché i requisiti in un'azienda continuano a crescere e richiedono un'intensificazione, i moduli aggiuntivi come il monitoraggio del tempo, il wiki, la chat e la fatturazione possono essere aggiunti senza problemi all'applicazione in modo da fornire una soluzione economica alle piccole imprese.

Dopo aver compreso cos'è Zoho Projects , vedremo ora i vari metodi in cui questo software facilita un'allocazione delle attività senza interruzioni.

1. Pianificazione e collaborazione del progetto

Pianificare i progetti e collaborare con altri membri del team può essere molto difficile, ma è importante per le aziende. Fortunatamente, Zoho Projects rende semplice per tutti mettersi sulla stessa pagina consentendo di importare documenti da diverse applicazioni come Open Office, Photoshop, PDF, file ZIP e Microsoft Office.

Nel caso in cui desideri fare un ulteriore passo avanti, puoi creare pagine intranet o pagine wiki in cui i membri del team possono creare, condividere e rispondere al contenuto relativo al progetto come documenti, presentazioni, clip video, fogli di calcolo, ecc. L'implementazione di Zoho offre il trascinamento e rilascia strumenti che semplificano la creazione e l'aggiornamento di pagine personalizzate in pochi minuti.

Nel caso in cui la priorità sia su ciò di cui hai bisogno, Zoho Projects offre anche bacheche in cui è possibile creare un thread per pubblicare argomenti, avviare conversazioni e incoraggiare la collaborazione. Se desideri continuare la conversazione, c'è anche un'opzione per creare una chat room in cui possono essere invitati i membri del team di un'azienda. Con la funzione di chat integrata, tutti possono incontrarsi per discutere alcune cose importanti, condividere idee diverse e anche risolvere problemi in tempo reale. Non è necessaria l'installazione dell'app poiché Zoho Projects include la funzione di chat e la cosa più sorprendente è che la trascrizione completa viene salvata in modo che i membri del team possano tornare più tardi per rivedere la conversazione nel caso fosse necessario.

2. Configurare un portale del personale

Con l'aiuto dell'accesso a Zoho Projects , diventa possibile aggiungere gli utenti del tuo staff dalla tua organizzazione e allo stesso tempo aggiungere clienti al portale del progetto. Ciò rende molto più semplice per tutto il personale e i clienti coordinare senza sforzo le attività che si svolgono in un unico posto.

Inoltre, è anche possibile creare più progetti. In effetti, puoi assegnare personale e clienti ad alcuni dei progetti dedicati proprio come desideri e ritieni necessario. I clienti non hanno bisogno di un account Zoho da aggiungere al portale.

Mentre crei un progetto, c'è anche un'e-mail dedicata per quel progetto specifico. Chiunque invii un'e-mail a questo indirizzo può accedere automaticamente per un problema per il progetto.

3. Impostazione di attività e pietre miliari

Con l'aiuto della gestione delle attività, delle visualizzazioni delle dipendenze delle attività e delle pietre miliari del progetto, diventa possibile eseguire l' allocazione delle risorse e creare report su qualsiasi funzione. Puoi impostare i compiti e assegnarli al personale proprio come ritieni necessario.

Oltre a questo, è anche possibile impostare le date di scadenza per le attività in modo che possano essere consegnate in modo tempestivo. Con ogni attività, c'è un timer in cui chiunque sia assegnato a un'attività può accedere alle proprie ore durante l'esecuzione e il completamento dell'attività.

Un'attività può avere allegati e istruzioni ed è anche possibile creare una dipendenza in cui l'inizio di un'attività dipenderà dal completamento di un'altra. Subito dopo che l'attività è stata completata; la dipendenza può essere impostata per chiudersi. Inoltre, è possibile configurare anche stati personalizzati delle attività. Le pietre miliari devono essere registrate separatamente. Possono essere associati alle attività oppure puoi impostare una pietra miliare per una serie di attività.

4. Registra problemi al momento del progetto

Quasi nessun progetto è perfetto e c'è sempre un problema di fondo da trovare. Molto probabilmente può esistere una scheda separata con i nomi di Problemi o Bug in modo che i clienti possano registrare problemi o problemi che potrebbero verificarsi. Come accennato in precedenza, è possibile inviare un indirizzo e-mail fisso per accedere a un problema.

I problemi hanno anche il monitoraggio del tempo e altri tempi in modo che si possa accedere al tempo necessario per riparare qualcosa. C'è anche uno scopo per aggiungere gli allegati ovunque sia necessario. Gli stati predefiniti disponibili sono aperto e chiuso, ma possono essere aggiunti anche stati personalizzati.

La sezione dei problemi è in realtà una piattaforma centralizzata in cui i clienti possono comunicare i loro problemi e un'organizzazione può rispondere a questi problemi e risolverli di conseguenza.

5. Diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt possono essere solo un altro modo per visualizzare lo stato di avanzamento delle attività in corso. Ti consentono di vedere ogni dettaglio di un progetto, inclusi elenchi di attività, percentuali di completezza, attività scadute, dipendenze e pietre miliari. Ad ogni categoria viene assegnato un colore diverso che facilita l'identificazione e la distinzione delle attività.

Oltre a questo, anche la riprogrammazione e la riorganizzazione delle attività sono semplificate con l'uso dei diagrammi di Gantt. Puoi modificare i tuoi piani aggiungendo le attività, trascinando e rilasciando un'attività da un'area del grafico a un'altra e quindi modificando le pietre miliari proprio come è necessario.

Inoltre, puoi anche cambiare le viste su un grafico a seconda del tipo di informazioni necessarie. Se desideri sapere quali progetti sono in scadenza nel prossimo periodo, puoi cambiare la visualizzazione del diagramma di Gantt per mostrare prima le date di scadenza imminenti. Infine, il diagramma di Gantt può essere personalizzato in base alle tue preferenze, incluso il ridimensionamento di un grafico, il filtraggio delle informazioni e l'esportazione dei dati dell'attività secondo necessità.

6. Schede attività

Zoho Projects semplifica la contabilità consentendo a tutte le persone che lavorano su progetti di registrare le proprie ore lavorative e non lavorative nella piattaforma Zoho. I fogli presenze possono registrare la data di inizio e fine delle attività per tenere traccia del costo e del tempo speso per parti di un progetto. È possibile impostare i timer per un'attività e una volta interrotto il timer, le voci del tempo trascorso vengono automaticamente registrate nelle schede attività.

I timer aiutano notevolmente a calcolare le ore di lavoro reali consumate da un progetto. Nel caso ne avessi bisogno, Zoho Projects contiene una ripartizione dettagliata di tutte le attività completate per tutta la durata di ciascun progetto. Inoltre, ci sarà anche un'opzione per registrare il tempo giornalmente o settimanalmente in base al tipo di progetto.

È possibile stabilire un processo di approvazione e lo stato di fatturazione per le schede attività. Assicurati di selezionare uno stato di fatturazione predefinito per le voci prima di registrare il tempo. È inoltre possibile stabilire un processo di approvazione ben definito per le voci in modo che diventi semplice filtrare e visualizzare le voci approvate e non approvate.

Con un solo clic, puoi inviare ai tuoi clienti, stakeholder, project manager e report timesheet relativi a progetti specifici in modo che possano capire quale lavoro è stato completato. Con così tanti fogli presenze registrati nel sistema, puoi anche scegliere di visualizzare i rapporti in base agli utenti, alla fatturazione o persino ad alcune finestre di date. Una volta visualizzati i report, puoi scegliere di esportare i dati della scheda attività come file PDF, xls o csv.

7. Automatizzare le attività

L'automazione è un altro vantaggio fondamentale dei diversi strumenti offerti da Zoho e Zoho Projects non fa assolutamente eccezione a questa regola. Con l'aiuto di Zoho Projects , puoi creare regole di notifica e-mail automatizzate per far sapere a tutte le parti importanti quando un problema è connesso e quando un problema viene assegnato di conseguenza.

Oltre a questo, è anche possibile impostare regole aziendali in cui le attività automatizzate possono essere eseguite quando un problema di progetto offre un livello di sicurezza elevato. Puoi anche utilizzare un webhook che consente a un'applicazione di terze parti di eseguire un'azione basata su un'attività di Zoho Projects.

Un perfetto esempio di webhook è l'invio di un messaggio a un utente ogni volta che si verifica un'escalation urgente. Zoho ha funzioni personalizzate che rendono possibile la configurazione per l'automazione personalizzata che non è immediatamente disponibile in Zoho Projects.

Infine, i Blueprint possono essere utilizzati per perfezionare i processi del progetto. Aiuta nella configurazione di stati personalizzati e azioni che seguono molto prima, durante e subito dopo lo stato personalizzato. Quando si lavora su un problema, è possibile impostare lo stato su "In corso". Subito dopo che ciò accade, i clienti vengono informati che un'attività è in corso. Al termine dell'attività, lo stato può essere impostato su "Da testare" in modo che il cliente possa esaminarlo. I progetti sono molto utili per l'automazione delle attività segmentate.

8. Rapporti Zoho

Zoho Reports, un'applicazione di analisi avanzata e di business intelligence, aiuta a recuperare i dati e mapparli visivamente in modo chiaro. L'integrazione di software di gestione di progetti come Zoho Projects con Zoho Reports può offrire una visione approfondita dei progressi del team trasformando i dati in informazioni fruibili.

Zoho Reports offre un quadro più ampio con un dashboard personalizzabile e approfondito. Puoi creare facilmente un'ampia gamma di report come lo stato del progetto, bruciare i grafici, utilizzare le ore, pianificare ed eseguire report effettivi che aiutano un team a collegare punti e mettere in atto le informazioni dettagliate sul progetto.

9. Integrazione della fattura Zoho

L'integrazione integrata con l'aiuto di Zoho Invoice aiuta a generare automaticamente fatture con schede attività registrate. Nel caso in cui desideri semplificare tale processo per la contabilità, assicurati di controllare anche l'applicazione Zoho Invoice.

Zoho Projects fornisce funzionalità di monitoraggio del tempo che ottimizzano le prestazioni di un progetto, calcolano il tempo dell'attività e aiutano a esportare i dati della scheda attività nel formato desiderato durante l'invio di fatture per i pagamenti utilizzando Zoho Invoice. È possibile caricare i dati della scheda attività in Zoho Invoice facendo clic sull'opzione Crea fattura.

10. Gestione dei documenti

Agendo come un luogo efficace e sicuro per l'archiviazione e la condivisione dei file, Zoho Projects aiuta a mantenere i file organizzati consentendo al tempo stesso a un team di condividere e accedere ai file secondo necessità. Non importa se si tratta di un documento, video, report, clip o foglio di calcolo, puoi facilmente inviare e salvare tutti i file in Zoho Projects.

Una buona caratteristica di Zoho Projects è che salva la versione precedente dei file semplificando al contempo il recupero dei file e il ritorno alle versioni precedenti quando necessario. Infine, Zoho Projects include un potente strumento di ricerca che aiuta anche a trovare i file senza cercare tutto. Zoho Projects aiuta a semplificare la condivisione dei documenti da qualsiasi luogo.

Conclusione

Come accennato in precedenza, Zoho Projects aiuta a rendere i processi di gestione dei progetti semplici ed efficienti. Tuttavia, la piattaforma semplifica anche l'automazione di molti processi e il risparmio di tempo con report e flussi di lavoro automatici.

È semplice visualizzare tutti i tuoi progetti, chi sta lavorando ai progetti e condividere i documenti rilevanti per un progetto. Puoi anche integrare diverse applicazioni in Zoho Projects che rende tutto ancora semplice da gestire. Tutto sommato, Zoho Projects è una piattaforma potente che offre molti vantaggi.

Se hai bisogno di ulteriore assistenza nella configurazione di Zoho Projects per un'organizzazione o anche se hai bisogno di supporto per attività di integrazione, contatta Encaptechno per un aiuto esperto. Il nostro team di professionisti competenti ed esperti sarà lieto di supportarti.