Le migliori pratiche per la creazione di fatture

Quali sono le migliori pratiche per la creazione di fatture? È vero che chiunque può emettere fattura? Sai come emettere fatture in modo rapido ed efficiente? Sembra che attualmente non solo i contabili esperti possano emettere fatture. Poiché gli specialisti hanno i loro segreti, abbiamo raccolto alcuni semplici suggerimenti e suggerimenti per aiutarti con il processo. Dovresti essere in grado di emettere fatture da solo conoscendo le migliori pratiche per la creazione di documenti. Leggi l'articolo per saperne di più.

Creazione fatture – sommario:

1. Usa modelli già pronti
2. Includi il tuo logo
3. La leggibilità prima di tutto
4. Evita gli errori
5. Fornire una data di pagamento precisa
6. Offri il pagamento online
7. Invia le tue fatture online
8. Le migliori pratiche per la creazione di fatture – riepilogo

Usa modelli già pronti

Iniziamo il nostro elenco di best practice per la creazione di fatture proponendo l'utilizzo di modelli già pronti. Una fattura è un documento ufficiale, che conferma la transazione tra il venditore e l'acquirente. Deve includere alcuni elementi che non possono essere omessi e sono obbligatori per legge. Non è necessario utilizzare software specializzato per emettere fatture: è possibile utilizzare anche un programma per fogli di calcolo o un programma di elaborazione testi.

Ci sono molti modelli già pronti su Internet. Tali modelli facilitano notevolmente il processo di fatturazione. Tutto quello che devi fare è riempire gli spazi vuoti con il contenuto e la fattura è pronta. Tale fattura conterrà tutte le informazioni importanti e necessarie. I modelli già pronti possono essere trovati anche nel software di fatturazione. È una fonte particolarmente buona di modelli perché tutti sono stati creati da specialisti. State certi che nella vostra fattura non mancheranno elementi, soprattutto quelli previsti dalla legge.

Includi il tuo logo

Ci sono alcuni vantaggi nell'includere il tuo logo sulle fatture. Che tipo di vantaggi? L'aggiunta del tuo logo ti aiuta a costruire un'immagine professionale della tua azienda. Influenza positivamente le relazioni con i clienti. Fatture con un logo visibile spiccano tra la folla di documenti simili. Ciò può influenzare la velocità di pagamento perché una fattura distinguibile è facile da trovare e quindi il cliente può pagarla per primo. Un ulteriore vantaggio di avere un logo sulla fattura è la maggiore riconoscibilità del tuo marchio. E se non hai ancora il tuo logo? Puoi crearlo da solo o assumere uno specialista.

La leggibilità prima di tutto

La creatività paga, ma non è bene esagerare con un approccio creativo in alcuni rami. La contabilità è una di queste. Fatti concreti e dati affidabili sono più importanti qui. Durante il processo di fatturazione optare per un layout del documento leggibile e trasparente. Tienilo pulito e ordinato per consentire una ricerca rapida di tutti i dati necessari. La fattura deve presentare le informazioni su:

• Il venditore e l'acquirente
• I beni o servizi a cui si riferisce la fattura
• Il valore di tutti gli articoli sulla fattura
• Importo totale da pagare
• Quando e come saldare il pagamento

Se tutti questi elementi sono visibili significa che hai fatto un ottimo lavoro. Ogni persona che vedrà il tuo documento saprà di cosa si tratta. Posso influenzare positivamente il processo di pagamento.

Evita gli errori

Commettere errori è una cosa umana, anche se dobbiamo fare di tutto per evitarli. L'emissione di fatture errate ha delle conseguenze. Che tipo di conseguenze? Solitamente, spiegare le imprecisioni richiede tempo e lavoro aggiuntivo, quindi è meglio controllare bene la fattura prima di inviarla al cliente. Anche il miglior template non sarà in grado di proteggerti da errori contabili. Le applicazioni di fatturazione sono consigliate in questa situazione poiché forniscono moduli che consentono la creazione di fatture corrette e precise. Se stai cercando un'app di fatturazione gratuita, prova a utilizzare Firmbee. Ti consente di creare tutti i tipi di fatture con valute personalizzate, aliquote fiscali e sconti senza errori.

Fornire una data di pagamento precisa

Tutte le parti d'affari apprezzano i pagamenti veloci delle loro fatture. Molte delle aziende prevedono di essere pagate alla consegna. In teoria, questo tipo di pagamento è veloce e sicuro e obbliga il cliente ad un pagamento immediato. In pratica non è sempre così. Alcune società pagano solo una volta alla settimana, ciò può essere correlato a procedure interne, circolazione di documenti o accordi con l'ufficio contabilità.

Le fatture con pagamento in contrassegno non sono sempre vantaggiose, emettendole potresti creare disagi per i tuoi clienti. Potresti aspettarti un pagamento immediato quando consegni tu stesso i prodotti al cliente. In tutte le altre situazioni, potresti aspettarti dei proemi. La maggior parte dei clienti si aspetta termini di pagamento differiti. Date di pagamento accurate ti proteggono da discussioni non necessarie, problemi imprevisti e disaccordi. È sempre meglio dare regole di pagamento precise, accurate e trasparenti.

Offri il pagamento online

Attualmente, nell'era delle nuove tecnologie, perché non passare ai pagamenti online: potrebbe essere questa l'opzione che facilita i processi per i tuoi clienti. Esistono molte più forme di pagamento online rispetto ai bonifici bancari. Alcuni clienti preferirebbero pagare con carta di credito o direttamente dal proprio conto bancario. Tali soluzioni sono note da anni e sono particolarmente utili per i pagamenti di fatture elettroniche. Ottieni un vantaggio competitivo e utilizza i pagamenti online nella tua azienda. Se la tua azienda si occupa di prodotti innovativi è ancora più importante.

Invia le tue fatture online

È il momento dell'ultima, ma altrettanto importante, pratica di creare fatture. Le fatture elettroniche hanno lo stesso valore legale dei documenti cartacei. Il fatto che tu possa inviarli rapidamente al tuo cliente è il loro più grande vantaggio. La posta online è operativa 24 ore su 24, tutto il giorno, 7 giorni su 7. Significa che il pagamento può essere effettuato più velocemente. Crea le tue fatture elettronicamente per velocizzare tutti i processi. Una fattura del genere non deve essere stampata, si riduce lo spreco di carta consumata, che ha un notevole impatto ambientale.

È necessario ricordare però che una fattura elettronica deve essere conservata per tutto il tempo richiesto dalla legge. Mantieni l'ordine nelle tue fatture, creale di nuovo ogni volta, quando i clienti acquistano il tuo prodotto o utilizzano un software di fatturazione: sii organizzato e tieni i tuoi documenti a portata di mano.

Le migliori pratiche per la creazione di fatture – riepilogo

L'emissione di fatture non deve essere eseguita da uno specialista e, attualmente, qualsiasi imprenditore può tentare di emettere fatture da solo. Quali sono le migliori pratiche per la creazione di fatture? Sai come emettere fatture in modo rapido ed efficiente? Gli specialisti hanno i loro segreti ma anche semplici suggerimenti possono essere utili, soprattutto all'inizio della nostra avventura con la fatturazione.

Se ti piacciono i nostri contenuti, unisciti alla nostra indaffarata community di api su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 diversi gradi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Quando cerca dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.

Visualizza tutti i post