Cos'è la matrice di Eisenhower e come usarla?

L'onnipresente corsa insieme ai continui tentativi di sfruttare al meglio ogni momento, ci fanno sentire che prima o poi perdiamo il controllo. Quante volte hai sentito che la tua lista di cose da fare ti stava sopraffacendo e da strumento utile è diventato un incubo? Come prendere efficacemente il controllo del caos e iniziare a gestire le attività? Cos'è la matrice di Eisenhower e come usarla? Continuare a leggere.

La matrice di Eisenhower – sommario:

1. Perché Eisenhower è considerato un modello?
2. Urgente non è importante e importante non è urgente
3. La matrice di Eisenhower
4. Importante e urgente
5. Importante, ma non urgente
6. Urgente, ma non importante
7. Non importante e non urgente
8. Come utilizzare la matrice di Eisenhower?

Perché Eisenhower è considerato un modello?

Dwight D. Eisenhower era un generale militare e 34° presidente degli Stati Uniti. Tuttavia, non è solo noto per essere una persona importante. È considerato una delle persone più produttive della storia e dopo la sua morte la sua produttività ed efficienza divennero oggetto di numerose discussioni. Durante i suoi due mandati, ha completato e implementato molte procedure preziose che hanno reso il mondo quello che è oggi. È interessante notare che Eisenhower è riuscito a rimanere produttivo per tutta la sua vita.

Ecco perché molti ricercatori, tra cui Covey, affascinati dalla sua vita, hanno cercato di esplorare quale fosse il suo segreto. Nel suo libro "7 abitudini di persone altamente efficaci", ha tradotto l'idea di Eisenhower in uno strumento semplice che semplifica la definizione delle priorità. La chiave è distinguere tra cose urgenti e importanti.

Urgente non è importante e importante non è urgente

Questa è una parafrasi di un pensiero che ha guidato Eisenhower ed è ciò che lo ha aiutato a raggiungere la massima produttività. Come distinguere i compiti importanti da quelli urgenti? Queste due parole spesso fungono da sinonimi nel nostro dizionario, ma in questo caso sono completamente diverse.

Le attività urgenti sono quelle che richiedono una risposta immediata. Sono eventi di emergenza al di fuori del programma pianificato che attendono un'azione. I compiti urgenti sono i colpevoli del caos nella tua vita quotidiana, una dose di stress e frustrazione. I compiti importanti, d'altra parte, sono attività pianificate a lungo termine. Richiedono un lavoro regolare, ma di conseguenza portano a cambiamenti significativi. Sono progetti importanti e attività fondamentali. Queste sono le cose che ti fanno sentire che sei proattivo e che le tue azioni hanno un senso.

Distinguere tra cose urgenti e importanti è una delle difficoltà principali. Ciò è dovuto principalmente al fatto che non esiste un metodo o una definizione chiara che possa determinare quali compiti sono importanti e quali urgenti. Qui è necessario esercitarsi e prendersi un momento per pensare all'attività in questione. Cogliere la differenza non è così evidente all'inizio e può causare molti problemi. Tuttavia, solo all'inizio. Dopo un'analisi più lunga, arriverai sicuramente alla conclusione quale delle attività è urgente e quale è importante per te o per la tua attività.

La matrice di Eisenhower

La matrice Eisenhower è uno strumento che sia le aziende che i privati ​​possono utilizzare con successo per pianificare le attività quotidiane e dare loro la priorità. Questo rende decisamente più facile pianificare la loro attuazione e valutare ciò che conta davvero e su cui vale la pena concentrarsi. È uno strumento semplice che divide le attività in quattro categorie:

• Importante e urgente : compiti da completare immediatamente
• Importanti, ma non urgenti : attività da programmare in seguito
• Urgenti, ma non importanti : compiti che possono essere delegati ad altri
• Non importante e non urgente : compiti da saltare, ignorare

Importante e urgente

Queste sono attività che richiedono una risposta immediata. Quelli che dovresti finire il prima possibile e poter andare avanti. Si tratta di attività che emergono all'improvviso, ma devono essere eseguite, poiché in caso contrario possono causare interruzioni al lavoro successivo. Con un'adeguata pianificazione, l'elenco delle attività in questo quadrante non sarà lungo e sarà davvero un elenco di problemi urgenti.

Per chi invece gestisce male il proprio tempo e non pianifica regolarmente il proprio lavoro, l'elenco sarà molto più lungo. Un esempio? Se hai programmato visite mediche regolari, esami del sangue e ti prendi cura di una dieta sana e di un'adeguata quantità di esercizio ogni giorno, eventuali malattie che ti rendono indisposto saranno davvero rare e la maggior parte delle persone si proteggerà completamente da esse prendendo misure preventive le misure.

Importante, ma non urgente

Questo è il posto per compiti importanti che non hanno una scadenza specifica. Di solito sono legati a obiettivi familiari, professionali o di sviluppo personale. In effetti, sono molto importanti e ci pensi tutto il tempo, ma non sono stressanti e attendi pazientemente l'attuazione.

Tuttavia, questo non significa che dovrebbero essere sempre messi in secondo piano. Nel quadro più ampio, è la loro realizzazione che determina di più. Influiscono sulla qualità della nostra vita, quindi vale la pena dedicare molto tempo a questi compiti. Completarli richiede molta abnegazione. È ancora più difficile quando si è sopraffatti dalle faccende quotidiane, e anche perché per loro non si ottiene una “ricompensa” immediata. Le attività a lungo termine richiedono una grande consapevolezza di sé.

Urgente, ma non importante

Si tratta di attività in attesa di completamento. Tuttavia, non sono così importanti da doverli eseguire da soli. Ciò significa che puoi assegnarli con successo ad altri membri del team e il risultato finale sarà praticamente lo stesso. Solo guadagnando il tempo supplementare, avrai la capacità di completare le priorità senza rimandare gli altri compiti.

Non importante e non urgente

Queste sono attività che consumano tempo e promuovono la procrastinazione. Questi sono compiti che dovrebbero essere ignorati. Se ce ne sono troppi nella tua vita, una volta eliminati, vedrai sicuramente una differenza e scoprirai di avere più tempo. Tali attività includono la socializzazione, le pause caffè o lo scorrimento di Internet e dei social media.

Questi sono i mangiatori di tempo? Certamente. Tuttavia, ciò non significa che dovrebbero scomparire completamente dalla tua vita. Sono momenti di relax che aiutano a distendersi dopo un intenso lavoro mentale e sono essenziali per mantenere un sano equilibrio. Ma quando analizzi la tua giornata e vedi che occupano troppo del tuo tempo, questo dovrebbe essere un chiaro segnale per te di cambiare.

Come utilizzare la matrice di Eisenhower?

Questo strumento è ottimo sia per la pianificazione di un giorno di lavoro che per progetti a lungo termine. È un aiuto efficace per la gestione del tempo che ti aiuta a organizzare le singole attività. Di conseguenza, sarà sicuramente più facile per te completare un determinato progetto. Dopo aver creato un elenco concreto, puoi anche utilizzare altri metodi di gestione delle attività.

Anche se questo non è certamente un metodo perfetto e non funzionerà per tutti, ha un enorme vantaggio. Spesso ti accorgi che solo scrivere tutte le attività ti aiuta a vedere quali in realtà non sono importanti e quali puoi delegare con successo ai colleghi. In un mondo in cui il caos ci circonda e diventa sempre più difficile rimanere completamente concentrati, eliminare le distrazioni è un buon inizio nella ricerca del successo.

Hai appena imparato cos'è la matrice di Eisenhower. Leggi anche: Come iniziare a fare dropshipping su Amazon.

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Autore: Nicole Mankin

Responsabile delle risorse umane con un'eccellente capacità di creare un'atmosfera positiva e creare un ambiente prezioso per i dipendenti. Ama vedere il potenziale delle persone di talento e mobilitarle per svilupparsi.

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