Il futuro degli aiuti pubblici è incentrato sull'uomo

Negli ultimi tre anni, molti governi statali e locali hanno compiuto sforzi titanici per soddisfare le esigenze dei membri della propria comunità. Non solo hanno dovuto affrontare gli impatti su larga scala della pandemia di COVID-19, ma molte agenzie hanno anche risposto a disastri naturali in rapida evoluzione e sostenuto livelli storici di investimenti federali.

Sebbene la convergenza di tutte queste forze abbia intensificato la pressione su molte squadre di governo a breve termine, questo non è un momento isolato. Il futuro dei programmi del settore pubblico dipende dalla capacità degli amministratori di mantenere lo slancio che hanno già creato.

Più di ogni altra cosa, gli eventi recenti hanno evidenziato la realtà che le questioni sociali si sovrappongono e si intersecano. Poiché le agenzie governative elaborano programmi per soddisfare i bisogni della comunità, devono farlo tenendo presente questa interconnessione. E devono investire nella tecnologia giusta, una tecnologia che centra le persone e consente un cambiamento trasformativo.

I programmi di aiuto del governo devono garantire che le persone siano al centro dell'intero processo di progettazione, costruzione e implementazione. Le pratiche devono essere radicate in esperienze di vita reale, sia per il personale che per i membri della comunità. In breve, i processi e la tecnologia dovrebbero servire le persone, non il contrario.

La tecnologia è una parte importante di questa transizione verso un approccio incentrato sull'uomo e il software di gestione delle sovvenzioni è una componente importante. Un buon software per sovvenzioni consente ai team governativi di soddisfare le esigenze urgenti ea lungo termine della comunità aprendo linee di comunicazione e riducendo l'onere amministrativo sia per il personale che per i richiedenti.

Ma un buon software di gestione delle sovvenzioni non riguarda solo la tecnologia stessa. Con il partner software giusto, i team possono espandersi in modo efficace attingendo all'esperienza dei professionisti dell'implementazione e del supporto che hanno esperienza nella trasformazione di programmi di sovvenzione e soccorso di tutte le dimensioni. Questa maggiore capacità consente loro di essere strategici nel modo in cui integrano la tecnologia, consentendo loro di mantenere la loro attenzione sulle persone al centro del loro programma.

Un equilibrio necessario

Per i dipendenti del settore pubblico, la trasformazione verso un approccio incentrato sull'uomo richiede flessibilità e determinazione. Le squadre dovranno bilanciare quelle che possono sembrare priorità opposte.

Evoluzione e conformità

Non importa quanto siano ambiziosi gli amministratori di programma riguardo all'evoluzione delle pratiche, la realtà è che questa evoluzione deve avvenire all'interno dei quadri di conformità esistenti. Non si tratta di partire da zero. I team governativi devono ripetere i loro processi per soddisfare meglio le esigenze della comunità, pur rispettando le norme e i regolamenti che sono alla base del loro lavoro.

Velocità ed equità

Gli amministratori di programma devono agire rapidamente, ma mai a scapito dell'equità o della trasparenza. La razionalizzazione dei processi rende più facile per i governi muoversi rapidamente per affrontare i bisogni urgenti della comunità. Ma poiché i team cercano di semplificare l'esperienza del candidato, devono preservare le leve per l'equità e la responsabilità.

Innovazione e affidabilità

I team governativi devono spingere per sviluppare nuove idee senza sacrificare l'affidabilità. Mentre cercano di innovare, devono dare la priorità a fornire un'esperienza coerente e affidabile per i candidati e il personale. Devono fare spazio per sperimentare, abbracciando soluzioni collaudate che possono implementare con interruzioni minime. Dovrebbero cercare una piattaforma intuitiva, facile da usare e accessibile a tutti.

Abbracciare un approccio incentrato sull'uomo

Non importa quanto sia impegnato un team governativo in un approccio incentrato sull'uomo, se la tecnologia non è costruita sulla stessa etica, probabilmente faranno fatica a mettere in pratica le loro idee. Le giuste soluzioni tecnologiche soddisfano le esigenze dei team governativi e le realtà della vita reale dei membri della comunità, riducendo al contempo le possibilità che i fondi vengano utilizzati in modo improprio o improprio.

Avvia e ridimensiona rapidamente

Mettere in atto i sistemi giusti consente ai governi di sostenere applicazioni future o interi programmi in ore o giorni anziché in settimane o mesi. Questa velocità è essenziale quando si tratta di rispondere a crisi improvvise.

Per molti governi, elaborare una risposta alla pandemia di COVID-19 è stata una lezione sul perché è importante disporre della tecnologia prima che se ne presenti la necessità. Le agenzie che non avevano ancora adottato la tecnologia per la concessione di sovvenzioni si sono ritrovate in difficoltà. Molti stavano passando da sistemi di gestione basati su carta o fogli di calcolo a soluzioni software a velocità vertiginosa. Era come cercare di costruire l'aereo e farlo volare allo stesso tempo.

Idealmente, la tecnologia non dovrebbe solo accelerare il processo di consegna degli aiuti, ma dovrebbe anche supportare la scalabilità. Molti governi locali e statali sono stati incaricati di distribuire i finanziamenti del CARES Act, un pacchetto di aiuti da 2,2 trilioni di dollari. I processi che avevano funzionato per fornire supporto su piccola scala si sono improvvisamente rivelati insostenibili.

Le giuste soluzioni tecnologiche consentono ai team governativi di creare e gestire programmi di sovvenzione e assistenza di qualsiasi dimensione.

Per abilitare la velocità e la scalabilità, gli amministratori di programma dovrebbero cercare una tecnologia che incorpori l'automazione avanzata e la scienza dei dati. Questi strumenti consentono ai piccoli team governativi di massimizzare i loro sforzi, riducendo il tempo e l'energia necessari per avviare e gestire i programmi, rafforzando al contempo la sicurezza e l'accessibilità.

Indipendentemente dalla velocità con cui i team si muovono attraverso il processo di richiesta e revisione, se stanno ancora stampando e inviando assegni cartacei, stanno accumulando un inutile ritardo nel loro processo. La tecnologia dovrebbe facilitare la distribuzione di fondi digitali al fine di semplificare il lavoro per il team e accelerare i pagamenti a chi ne ha bisogno.

Cuocere l'equità nel processo

Quando si tratta di sovvenzioni governative e programmi di soccorso, l'equità deve essere un principio di progettazione fondamentale. La tecnologia giusta fornisce gli strumenti e le informazioni per mettere in atto le intenzioni relative all'equità.

L'equità non è una ricerca teorica. Ha un impatto nel mondo reale. E la posta in gioco è alta. A livello federale, i leader della FEMA si sono confrontati con la realtà che la razza spesso distorce l'aiuto che fornisce alle vittime di disastri, con i bianchi che ricevono costantemente più aiuti rispetto alle persone di colore.

Parte dell'adozione di un approccio equo è riconoscere l'onere che una domanda pone su coloro che richiedono fondi. Indipendentemente dal fatto che un programma sia diretto a privati, aziende o altri enti governativi, gli amministratori devono ricordare che ci sono persone reali dall'altra parte dell'applicazione. Le applicazioni dovrebbero richiedere solo informazioni assolutamente essenziali e la piattaforma dovrebbe rendere il più semplice possibile per le persone l'accesso e la compilazione dei moduli. Il processo di richiesta di fondi non dovrebbe mai essere così macchinoso da scoraggiare i candidati qualificati.

Ad ogni livello, i governi stanno adottando misure per sostenere l'equità. Con la Justice40 Initiative, il governo federale ha fissato l'obiettivo di indirizzare il 40% degli investimenti per il clima verso le comunità svantaggiate. Per aiutare i team a raggiungere obiettivi come questo, la tecnologia deve acquisire i dati necessari per valutare e migliorare i programmi, facilitando al contempo tutti i report e gli audit richiesti.

Integrare nuove soluzioni con la tecnologia esistente e familiare

Nel settore pubblico, è importante che la tecnologia semplifichi l'esperienza per tutti, sia per le persone che gestiscono i programmi sia per i membri della comunità che ne traggono vantaggio. Per molti team governativi, ciò significa che qualsiasi nuova soluzione deve integrarsi bene con i sistemi esistenti.

I team dovrebbero cercare di creare un'esperienza senza soluzione di continuità per candidati, personale e altre parti interessate utilizzando un software intuitivo e facile da usare. L'interfaccia della tecnologia deve essere moderna e familiare. Le piccole cose contano qui. Gli strumenti dovrebbero essere drag-and-drop e i candidati devono essere in grado di avviare, salvare e tornare a un'applicazione senza perdere il proprio lavoro. Se immagini o documenti fanno parte della domanda, i candidati dovrebbero essere in grado di utilizzare il proprio telefono per acquisire un'immagine e i team di revisione dovrebbero essere in grado di visualizzare i file senza scaricarli.

La tecnologia deve inoltre consentire la collaborazione in tempo reale, sia per i candidati, che potrebbero lavorare con colleghi o colleghi, sia per il team governativo, che deve coordinare gli sforzi durante tutto il processo di revisione.

Riduci le frodi e gli errori umani senza gravare sui candidati

La frode sottrae risorse essenziali alle persone che ne hanno bisogno, minando gli sforzi per elevare le comunità. Il software giusto offre ai team governativi la possibilità di affrontare le frodi senza distoglierli dall'importante lavoro di creazione e gestione dei loro programmi.

La frode non solo può distorcere i risultati, ma erode anche la fiducia del pubblico nei processi e nelle istituzioni, mettendo a repentaglio i programmi futuri. Prendi i recenti scandali sui prestiti PPP, che hanno rappresentato $ 80 miliardi nel furto di fondi di soccorso COVID. Quando elettori e funzionari eletti vedono questo tipo di appropriazione indebita, sono molto più riluttanti a sostenere spese di soccorso su larga scala in futuro.

Per affrontare efficacemente le frodi, i governi dovrebbero cercare partner tecnologici e di consulenza che adottino un approccio informato e incentrato sull'uomo per comprendere l'intento principale dei programmi. Se i partner non si sforzano di comprendere il contesto più ampio del motivo per cui esiste un programma, faranno fatica a eliminare le frodi senza gravare sui candidati.

Ancora una volta, torniamo all'idea di equilibrio. Sradicare la frode e l'errore umano è essenziale, ma se le misure di salvaguardia in atto rendono più difficile l'applicazione per i candidati qualificati, è come abbattere un melo per salvare il frutto.

Il team governativo deve cercare una tecnologia che possa aiutare a contrastare le frodi senza aggiungere complicati passaggi al processo di richiesta. Controlli di sicurezza semplici ma efficaci possono essere incredibilmente utili qui. Ad esempio, i quiz di autenticazione basati sulla conoscenza verificano l'identità dei candidati chiedendo loro di rispondere ad alcune domande a scelta multipla, ad esempio a quali indirizzi o veicoli sono stati associati. Un'altra opzione è la verifica istantanea dell'identità con foto, in cui uno strumento conferma che il documento d'identità rilasciato dal governo di un richiedente corrisponde a un selfie scattato in tempo reale.

Anche se riceve meno attenzione rispetto alle frodi, l'errore umano può essere un grosso problema, soprattutto per i team che gestiscono volumi elevati di applicazioni. È facile commettere errori quando si hanno migliaia o decine di migliaia di moduli da rivedere. L'automazione alleggerisce la pressione. La tecnologia giusta può eliminare il lavoro frenetico automatizzando attività come la verifica dei dati dai moduli fiscali o l'analisi delle immagini. Il punteggio automatico può evitare ai team governativi di dover eseguire calcoli complessi mentre esaminano le domande.

Con la giusta tecnologia, non c'è bisogno di scendere a compromessi. L'esperienza può essere facile e diretta per tutti, garantendo al contempo i controlli e i controlli corretti per prevenire frodi ed errori umani.

Il futuro si costruisce sulle partnership

Le agenzie governative di tutto il paese sono in un momento cruciale. Hanno slancio: ora si tratta solo di incanalare quello slancio in un cambiamento trasformativo a lungo termine. È tempo di adottare un approccio incentrato sull'uomo e investire in tecnologia e risorse che supportino questa ricerca.

Le partnership sono fondamentali. Nel settore privato, nella filantropia e negli enti governativi, le coalizioni strategiche sono ciò che consente ai team di servire individui e comunità.

Ecco perché siamo entusiasti della nuova collaborazione tra Submittable e BDO. Insieme, abbiamo creato un servizio completo di gestione delle sovvenzioni su misura per le organizzazioni del settore pubblico.

Questo nuovo servizio congiunto fornisce il software robusto e il supporto di implementazione esperto necessari per aiutare a salvaguardare i programmi di sovvenzione contro i recuperi, semplificare la preparazione agli audit governativi e mantenere la documentazione in corso. Con strumenti intuitivi, potenti automazioni e servizi completi, BDO e Submittable aiutano a rendere l'amministrazione delle sovvenzioni più semplice, scalabile e più efficace per le agenzie governative.

Con una visione comune di un futuro incentrato sull'uomo, Submittable e BDO sono posizionati per supportare i governi di tutte le dimensioni mentre cercano di evolversi.