Strategia di miglioramento continuo: qual è la filosofia kaizen nel contesto dello sviluppo professionale?

La filosofia kaizen è un metodo di gestione derivato dalla cultura giapponese. Inizialmente applicato nel contesto del funzionamento sociale, della famiglia e dello sviluppo personale, alla fine ha iniziato a diffondersi nel mondo degli affari, dalle piccole imprese alle società. Come puoi utilizzare questa strategia di sviluppo professionale per migliorare le prestazioni della tua azienda e raggiungere i tuoi obiettivi più velocemente? Scopriamolo!

qual è la filosofia kaizen nel contesto dello sviluppo professionale? - sommario:

1. Qual è la filosofia kaizen?
2. Principi della filosofia kaizen
3. La filosofia Kaizen nella strategia di sviluppo professionale
4. Esempi di applicazione kaizen
5. Come implementare una strategia di miglioramento continuo?
6. Perché la filosofia kaizen non funziona sempre?
7. La filosofia kaizen – sintesi

Qual è la filosofia kaizen?

Kaizen è un concetto basato sull'idea del miglioramento incessante dei vari processi all'interno di un'azienda. È un termine composto da 2 parole: kai, che significa cambiamento, e zen, che significa meglio, che può essere interpretato come cambiamento in meglio. Sottolinea la necessità di una pianificazione, attuazione e analisi sistematiche, a causa dei cambiamenti dinamici nelle industrie e della concorrenza. Un possibile ambito di applicazione di questa strategia riguarda le risorse umane e lo sviluppo professionale dei dipendenti.

Principi della filosofia kaizen

L'atteggiamento kaizen si applica a tutti gli aspetti relativi al funzionamento dell'azienda: processi, prodotti o servizi, personale, ecc. I suoi principi generali, che dovrebbero essere implementati come parte di questa strategia, sono:

• Trasparenza

Un'azienda dovrebbe informare ciascun dipendente sui dati o sugli effetti di tutti i miglioramenti. Dovrebbe anche condurre sondaggi con strumenti che dimostrino l'affidabilità dei suoi risultati.

• Valore per il consumatore

Ogni azione intrapresa dovrebbe avere in mente la soddisfazione dei nostri clienti, poiché è attraverso di loro che possiamo raggiungere i nostri obiettivi aziendali. Tieni sempre presente che i prodotti o servizi offerti devono aggiungere valore per il consumatore e gestire i processi operativi in ​​modo tale da eliminare elementi superflui.

• Riduzione dei rifiuti

Si riferisce al principio precedente: i risultati del lavoro dovrebbero creare valore aggiunto. Ciò richiede la rimozione del consumo improprio di risorse (finanziarie, materiali, ecc.).

• Passeggiata Gemba

La direzione deve riconoscere e comprendere l'ubicazione e le condizioni associate al posto di lavoro. Ad esempio, nel caso di gestione di un negozio online, potrebbe essere il servizio clienti, il magazzino, ecc. (questo dipende anche dalle dimensioni e dall'ambito dell'attività in questione), che richiede visite occasionali. L'idea è quella di avere una panoramica dei processi operativi in ​​atto, tuttavia, questo non è solo per far rispettare i compiti svolti dal personale, ma per comunicare apertamente e trovare e risolvere potenziali problemi.

• Rafforzare il senso di appartenenza

Il personale che comunica chiaramente tra di loro e instaura rapporti di collaborazione con il management sarà maggiormente impegnato a migliorare l'azienda.

La filosofia Kaizen nella strategia di sviluppo professionale

I dipendenti sono risorse preziose di un'azienda, che contribuiscono notevolmente al raggiungimento degli obiettivi dell'azienda. Pertanto, il modo in cui le risorse umane sono gestite ed efficacemente motivate gioca un ruolo importante qui. Kaizen sottolinea il ruolo di coinvolgere tutti i membri del team nella vita dell'azienda, che hanno un grande potenziale dentro di sé. Possiamo distinguere diversi modelli che contribuiscono alla realizzazione di una strategia di miglioramento continuo:

3M

Il diagramma 3M fa riferimento alle parole muda, mura e muri, che sono considerate ostacoli al raggiungimento del kaizen e ostacolano la corretta esecuzione dei processi. Sono messi insieme perché di solito l'occorrenza di uno è dovuto alla presenza degli altri due. Conoscendo le singole ragioni della presenza di vincoli, la strategia di gestione dovrebbe mirare a rimuoverli (ciò non è sempre possibile) o almeno a ridurne l'impatto.

• Muda – si riferisce allo spreco di risorse, che può manifestarsi nella sovrapproduzione (realizzare prodotti che non sono richiesti al momento; concentrarsi troppo sulla pianificazione piuttosto che sull'azione; scrivere e-mail troppo lunghe ed elaborate, ecc.), tenere troppo inventario, che genera costi aggiuntivi; interrompere la continuità del lavoro, condurre una formazione non necessaria; non sfruttare la competenza e il potenziale dei dipendenti, ecc.
• Mura - irregolarità che si manifesta attraverso la mancanza di standard di lavoro stabiliti o le istruzioni fornite sono incomprensibili, distribuzione ineguale dei compiti, stagionalità del settore, ritmo di lavoro variabile, ecc.
• Muri – sovraccarico, che è il risultato, ad esempio, di uno sforzo eccessivo – straordinario, della monotonia del lavoro, di un numero eccessivo di mansioni/incarichi da svolgere, del ritmo di lavoro veloce, ecc.

5S

Abbiamo già menzionato il principio 5S in un precedente articolo, quindi se non sai ancora di cosa si tratta, assicurati di leggerlo.

PDCA

Investire nello sviluppo sostenibile dei dipendenti richiede una sorta di verifica per sapere se è efficace. Può essere utile conoscere il ciclo PDCA, che è l'acronimo di Plan (plan), Do (implement), Check (check) e Act (act).

1. PIANO

Implica la definizione di obiettivi incentrati sulle strategie per il miglioramento dei dipendenti.

2. FARE

Agisci per raggiungere gli obiettivi prefissati.

3. CONTROLLO

I cambiamenti che sono stati fatti devono essere valutati per vedere se hanno svolto la loro funzione, quali effetti hanno avuto e quali lezioni hanno imparato.

4. ATTO

Lo sviluppo di una strategia di sviluppo professionale è considerato garanzia di un maggiore coinvolgimento del personale e di una migliore qualità delle sue mansioni. Ciò include non solo la designazione chiara e precisa dei compiti e delle regole di condotta, ma soprattutto l'opportunità di migliorare le competenze dei lavoratori. Tuttavia, durante le prime fasi è possibile trovare alcune carenze che possono limitare lo sviluppo. Individuarli è la premessa per organizzare la formazione tematica per soddisfare le esigenze dei membri del team.

Esempi di applicazione kaizen

TOYOTA

Toyota è considerata un pioniere dell'approccio kaizen, la prima azienda a incorporare questa filosofia nella sua strategia di gestione e ne ha tratto molto vantaggio. La direzione ha giustamente riconosciuto che non erano sempre infallibili, quindi aveva senso incoraggiare i subordinati a proporre soluzioni e ad essere più coinvolti. I dipendenti venivano pagati in cambio di idee per migliorare i processi dell'azienda. È importante sottolineare che questa non è stata un'iniziativa una tantum, ma in ogni fase dello sviluppo di Toyota c'è stata l'opportunità di condividere le proprie opinioni e intuizioni.

I suddetti modelli 3M, 5S e PDCA sono stati introdotti proprio in questa azienda per ridurre i costi e aumentare il più possibile la produttività.

MASTERFOODS POLONIA

Nella filiale polacca di Masterfoods, invece, l'introduzione della posizione di specialista del miglioramento continuo può essere vista come un accento giapponese della filosofia kaizen. I singoli team hanno la possibilità di partecipare ai corsi di formazione manageriale kaizen per scambiare esperienze e poter attuare al meglio cambiamenti positivi. Quando le posizioni vengono eliminate, i dipendenti non vengono licenziati, ma si cerca di offrire loro un lavoro in un'altra posizione nell'azienda attuale. Gestisce anche un programma di proposte per i dipendenti, che consente ai dipendenti di base di venire al tavolo e conoscere le loro prospettive e idee. I migliori di questi vengono premiati sotto forma di bonus, ecc.

Come implementare una strategia di miglioramento continuo?

La questione chiave per l'introduzione di successo di una strategia kaizen è identificare i problemi esistenti nell'azienda e sviluppare tali procedure che li elimineranno. Quali azioni puoi intraprendere in questa direzione?

1. Aumentare la consapevolezza

Quando si implementa un nuovo concetto, la consapevolezza dei dipendenti è essenziale per metterlo in pratica. Lo stesso vale per il kaizen. Fai capire ai membri del tuo team come verrà applicata la strategia kaizen.

2. Chiarisci i tuoi obiettivi

La squadra ha bisogno di un percorso su dove e come dovrebbe andare. Obiettivi ben fissati focalizzano l'attenzione sulle azioni giuste.

3. Collaborare

Puoi tenere una discussione o un brainstorming con il tuo team per ottenere il punto di vista dei suoi membri. Le soluzioni proposte possono contribuire ad aumentare l'efficienza del lavoro quotidiano e ottimizzare le risorse. Dato che hanno avuto voce in capitolo nelle decisioni finali, saranno più disposti ad adattarsi alle nuove condizioni.

4. Chiedi un feedback e accetta le critiche

Incoraggia le persone a fare domande, condividere opinioni sulle azioni intraprese e non aver paura delle critiche (ma dovrebbero essere costruttive). Tieni a mente l'obiettivo del miglioramento continuo.

5. Riduci gli sprechi

Eliminare le barriere che limitano l'efficienza dell'azienda: risorse sprecate, disuguaglianza e sovraccarico (3M).

6. Determinare le competenze dei dipendenti

Conoscendo le competenze dei singoli membri del team, puoi assegnare loro i compiti più adatti a loro e raggiungere i loro obiettivi. Fornirà inoltre informazioni su quali lacune esistono nelle loro competenze e, sulla base di ciò, introdurrà un piano di formazione e workshop. Considera quale budget puoi destinare a questa iniziativa.

Perché la filosofia kaizen non funziona sempre?

Implementare questa filosofia nel proprio stile di gestione non è affatto un compito facile. Molto dipende dall'atteggiamento dei superiori e dei subordinati. Il miglioramento continuo dovrebbe basarsi sul dialogo e sulla libera espressione delle opinioni e non, come a volte accade, sul dare o eseguire ordini. Le idee dovrebbero provenire principalmente da persone che conoscono le specificità del lavoro e hanno esperienza in esso. Le conseguenze di una strategia di miglioramento continuo mal applicata sono, ad esempio.

• Natura a breve termine dei cambiamenti, l'organizzazione ritorna alle vecchie abitudini dopo qualche tempo;
• Le soluzioni imposte dalla direzione sono risentite dai dipendenti;
• Scarso coinvolgimento dei subordinati in miglioramenti reali.

La filosofia kaizen – sintesi

Implementare la filosofia kaizen nella tua azienda è una sfida. Le riforme richiedono non solo di compiere i passi giusti ma, soprattutto, di cambiare il modo di pensare e percepire il lavoro. Concentrarsi solo sugli effetti e sui risultati può essere disastroso, quindi devi concentrarti sulla qualità e sul miglioramento sistematico del processo. Un approccio così flessibile è necessario soprattutto ora che solo le entità in grado di rispondere ai cambiamenti dinamici e alla modernizzazione hanno una ragion d'essere nel mercato.

Leggi anche: Come implementare Agile nella tua azienda?

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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