Il metodo dell'OHIO di gestione dei documenti e della posta elettronica

Ultimo aggiornamento il 27 gennaio 2022

Le interruzioni fanno schifo. Rovinano il nostro flusso di lavoro e le nostre routine e troppo spesso intralciano le nostre giornate lavorative produttive. Le interruzioni si nascondono dietro ogni angolo del lavoro, dalle telefonate inaspettate con i clienti agli incontri improvvisati per discutere di questioni importanti. La nostra più grande risorsa nell'aiutarci a essere produttivi è anche il più grande ostacolo a svolgere il nostro lavoro in modo efficiente e senza interruzioni: i nostri computer e, in particolare, la nostra gestione della posta elettronica.

Come ho scoperto il metodo OHIO per la gestione della posta elettronica

Di recente, stavo ascoltando un podcast durante il mio viaggio mattutino per andare al lavoro. Mentre in genere trovo questo particolare podcast perspicace e informativo, un episodio recente ha davvero attirato la mia attenzione. Se sei qualcosa come me, la tua casella di posta al lavoro è completamente inondata di e-mail che vanno da lettere formali di altre aziende che presentano i loro servizi a clienti che ti informano di preoccupazioni importanti a promemoria dipartimentali che non possono essere ignorati. L'argomento spiegato nel podcast che ha colpito come un Buckeye in testa è stato il metodo dell'OHIO per gestire la posta elettronica.

Il metodo OHIO di gestione della posta elettronica sta per SOLO GESTISCI UNA VOLTA . In sostanza, una volta che vedi l'e-mail nella tua casella di posta, gestiscila immediatamente se necessario, gestiscila in seguito. Come ha spiegato il narratore del podcast, Ken Knorr, "Se hai tempo per aprire l'e-mail, hai tempo per una risposta rapida o un'archiviazione appropriata". Il modo in cui gestivo la mia e-mail in precedenza, (come immagino facciano molti di voi là fuori), era di esaminarla e quindi se fosse necessario rimuoverla, il messaggio irrilevante sarebbe stato immediatamente eliminato. Altrimenti, mi direi che avrei "tornato indietro" all'e-mail in un secondo momento e fare qualcosa di più appropriato con il messaggio, rispondendo o catalogandolo/archiviandolo.

Perché la gestione della posta elettronica è importante

Secondo MNC Consulting Group, l'80% della posta in arrivo può essere immediatamente destinato alla distruzione o al riciclaggio. Ciò significa che solo il 20% della posta e dei messaggi che riceviamo quotidianamente deve essere allocato altrove o salvato per un uso/azione futuro.[1]

Un recente articolo su Money Magazine ha spiegato l'e-mail in questo modo:

“Penso alla posta in arrivo come a un giardino fiorito (rimani con me qui). Le tue e-mail essenziali sono i fiori dei tuoi clienti, potenziali clienti, supervisori, ecc. Le erbacce sono le newsletter, la posta indesiderata e le e-mail già lette che soffocano i tuoi fiori... Non puoi vedere i fiori attraverso le erbacce . "[2]

Ciò che il metodo dell'OHIO sottolinea che facciamo è fare l'azione appropriata per l'e-mail in quel momento e lì. Come spiegato nel podcast, poiché il metodo viene incorporato e utilizzato quotidianamente, diventa un modo efficiente e produttivo per distribuire il tempo a ciò che altrimenti potrebbe essere un'attività dispendiosa in termini di tempo.

Esaminiamo come organizzare utilizzando il metodo OHIO di gestione della posta elettronica

• Archiviazione – Queste sono le e-mail e i messaggi che devono essere salvati e archiviati per un uso successivo. In alcuni casi, queste e-mail dovranno essere incorporate nel sistema di risorse informative dell'organizzazione. In altri casi, possono essere semplicemente salvati nella casella di posta della persona, per non essere mai cancellati. Alcune organizzazioni preferiscono che i propri dipendenti non eliminino mai nulla, il che consente a tutte le informazioni nelle loro e-mail di essere ricercabili e a portata di mano.
• Lettura: si tratta di e-mail i cui contenuti puoi (e dovresti!) recuperare quando hai un minuto libero per esaminarli. Queste e-mail possono essere esaminate ovunque - durante la pausa pranzo, in treno o, meglio ancora - durante una parte designata della tua giornata, preferibilmente verso la fine della tua giornata lavorativa, quando hai meno distrazioni e la capacità di agire prontamente su cose di cui potresti aver bisogno .
• Routing – In altre parole, inoltro. Queste sono e-mail di cui non hai bisogno di ingombrare la tua casella di posta o le cartelle, ma potrebbero essere utili a un collega. Se il messaggio può essere utile a qualcun altro, consegnalo a loro, altrimenti eliminalo e non lasciare che raccolga polvere nella tua casella di posta.
• Azione: queste sono le e-mail che includono qualcosa che deve essere fatto: l'elenco delle "cose ​​da fare". Disponi di una cartella separata all'interno del tuo programma di posta in cui inserire istantaneamente queste e-mail durante la revisione della tua casella di posta. Apri questa cartella ogni giorno e assicurati di completare le attività e le azioni elencate. Svuota la cartella e inizia il giorno successivo con una cartella di azioni vuota da riempire ed eseguire.

A seconda del luogo di lavoro e della situazione, queste quattro cartelle possono essere cartelle fisiche posizionate sulla scrivania e utilizzate quando un pezzo di posta arriva sulla scrivania. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, questo sistema può essere utilizzato creando quattro "cartelle" nel server di posta elettronica desktop.

Incorporare l'OHIO significa che non abbiamo bisogno di passare costantemente sopra le nostre caselle di posta senza fiato aspettando che il nostro prossimo messaggio illumini il nostro schermo. Sapevi che una persona media controlla la propria posta elettronica 15 volte al giorno?[3] Il metodo dell'OHIO suggerisce di controllare la posta elettronica solo poche volte al giorno. In questo modo ci sono più messaggi su cui agire in quel momento. Naturalmente, un altro vantaggio di questo è che si risparmia più tempo facendo cose importanti, piuttosto che controllare la nostra casella di posta ogni pochi minuti per guardare i messaggi con cui non faremo nulla comunque.

Mi sono particolarmente piaciuti i consigli di Mark Murphy per la produttività durante il lavoro:

“... per cominciare, prenditi una pausa di 2 ore dall'e-mail. E poi in quelle 2 ore, sforna i tuoi 1-2 progetti più importanti. Chiudi a chiave la porta, esci dal tuo ufficio, raggiungi a piedi il tuo bar preferito, qualunque cosa tu debba fare per avere le 2 ore più produttive della tua giornata.”[4]

Il metodo OHIO è un modo semplice e veloce per aumentare la produttività e risparmiare tempo prezioso gestendo una routine frenetica e complicata di attività, progetti e comunicazioni sul lavoro. Come uno dei miei manager mi ha fatto notare di recente, sei meno attivo ed efficiente quando hai piccoli pensieri o preoccupazioni che ti assillano nella parte posteriore della testa. Se la sensazione di dover tenere costantemente d'occhio la mia e-mail e poi rispondere immediatamente, interrompere il mio flusso o, alla fine, non fare nulla di produttivo con loro fino a quando non "torno indietro" a loro non mi rallenta durante la giornata lavorativa, non posso pensa a un esempio migliore.

Come risultato dell'ascolto del podcast durante il mio viaggio mattutino, posso attestare che il metodo OHIO funziona per me. Vi incoraggio a provarlo e parlarne ad altri. Scopri quanto tempo tu e i tuoi collaboratori potete risparmiare sulla gestione di documenti ed e-mail e siate più produttivi o attenti alla moltitudine di attività che tutti noi abbiamo durante le nostre giornate lavorative.

[1] http://mncconsultinggroup.com/free-resources/white-papers/the-ohio-method/

[2] https://moneyinc.com/ohio-your-email-to-shrink-your-inbox/

[3] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#2e4f1e1237e3

[4] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#6c0597a37e38