L'unica cosa che molti imprenditori dimenticano di fare
Pubblicato: 2018-05-14Gli imprenditori sovraccarichi trarrebbero grande beneficio dallo sviluppo di un piano operativo attuabile per la loro attività
Molte aziende in rapida crescita funzionano alla velocità della luce, acquisendo nuovi clienti, gestendo il servizio clienti, modificando i prezzi dei prodotti, facendo promozioni online, gestendo i dipendenti e pagando le bollette. Ciò costringe molti imprenditori a lavorare quotidianamente per lunghe ore contro gli incendi e a concentrarsi meno su piani sostenibili a lungo termine per l'azienda.
C'è un modo migliore?
Gli imprenditori sovraccarichi trarrebbero grande beneficio dallo sviluppo di un piano operativo attuabile per la loro attività. Questo è un documento aggiornato di frequente che copre la strategia e i processi per la tecnologia, le persone, il capitale/finanza, le vendite e il marketing e, se applicabile, le catene di approvvigionamento, la logistica e la ricerca e sviluppo.
Come minimo, un'azienda dovrebbe documentare tutti i processi di supporto, come risorse umane, buste paga e contabilità.
Come iniziare?
La prima cosa da fare è creare un diagramma del flusso di lavoro di tutti i processi aziendali, comprese le vendite, la produzione, il servizio clienti, la gestione del flusso di cassa ecc.
Questo esercizio deve essere svolto da ogni capo divisione e può aiutare a identificare guasti e colli di bottiglia nella catena. È quindi possibile elaborare un piano d'azione per migliorare questi processi. Una volta definito il piano d'azione generale, ciascuna divisione dovrebbe identificare le attività settimanali, mensili e trimestrali che devono gestire per garantire che contribuiscano alla sua esecuzione.
Nella fase iniziale, poiché le operazioni aziendali vengono semplificate, questo piano deve essere rivisto mensilmente e ottimizzato man mano che le prestazioni aziendali migliorano. Una volta che le operazioni si saranno stabilizzate, questo piano può essere rivisto trimestralmente.
Alcune aziende possono scegliere di avere due piani, uno per le operazioni quotidiane e uno per obiettivi strategici a lungo termine. Tuttavia, entrambi devono essere collegati per garantire che le operazioni quotidiane consentano l'esecuzione di piani a lungo termine. Inoltre, nessun piano operativo può avere successo senza badare alle 2 P; Persone e processi.
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Le persone
Assicurarti di assumere le persone giuste sembra un consiglio ovvio, ma ciò che potrebbe non essere ovvio è cosa significhi effettivamente "giusto" per la tua azienda.
Molto spesso gli imprenditori assumono persone in base a quanto si sentono a proprio agio con loro piuttosto che in base a chi ha una comprovata esperienza nel lavoro che dovrebbero svolgere. Inoltre, un dipendente che lavora bene in un determinato ruolo potrebbe non fare altrettanto quando viene spostato in un altro ruolo.
Ad esempio, le abilità per essere un ottimo venditore e un ottimo responsabile delle vendite sono piuttosto diverse. Idealmente, l'imprenditore dovrebbe avere una profonda comprensione delle competenze richieste per un ruolo lavorativo specifico e quindi nominare persone che hanno dimostrato di avere successo nell'espletare un ruolo simile.
Con le persone giuste al posto, il passo successivo è chiarire al team cosa ci si aspetta da loro utilizzando parametri misurabili basati sul tempo. Ci dovrebbero essere riunioni settimanali all'interno di ogni divisione e una riunione a livello aziendale ogni mese per tenere traccia dei progressi.
Gli imprenditori dovrebbero incoraggiare i membri del loro team a sentirsi a proprio agio nel fornire feedback, soprattutto quando le loro opinioni non corrispondono a quelle dell'imprenditore. È importante gestire questo processo senza ego ed essere costantemente disposti a cercare modi migliori per raggiungere gli obiettivi.
Nelle prime fasi della crescita di un'azienda, gli imprenditori gestiscono da soli gran parte della gestione delle operazioni. Tuttavia, man mano che un'azienda cresce, è importante assumere un manager chiave che assuma la responsabilità dell'intera attività aziendale dall'inizio alla fine, lasciando l'imprenditore libero di concentrarsi su compiti che aiutano a far crescere l'organizzazione.
Processi
Una volta che le persone giuste sono a posto, il team dovrebbe esaminare attentamente i processi attuali nell'azienda e identificare le lacune.
L'imprenditore dovrebbe essere disposto a scartare le attività che non aggiungono valore all'azienda indipendentemente dal sentimento. L'uso di un processo decisionale basato sui dati aiuterebbe in questo, poiché i numeri non mentono.
I nuovi processi dovrebbero essere documentati in modo chiaro e condivisi in tutta l'azienda in modo che tutti i membri del team siano consapevoli di ciò che devono fare. Ciò semplifica anche l'inserimento di nuovi dipendenti.
Incoraggiare la trasparenza all'interno e tra i dipartimenti garantisce che tutti i membri del team lavorino insieme in modo efficace e che le informazioni non vengano conservate in silos. L'utilizzo di software di collaborazione come Slack, Basecamp o [email protected] potrebbe aiutare ad abbattere le barriere.
Sebbene i processi creati siano utili per gestire i punti deboli di oggi, è importante tenere d'occhio ciò che ci si aspetta dall'azienda man mano che cresce e costruire le basi dei processi che sarebbero necessari per queste attività future.
Continua a imparare
La gestione delle operazioni aziendali è un processo senza fine e gli imprenditori dovrebbero tenersi al passo con le nuove idee che potrebbero aiutarli a continuare a creare nuove efficienze. Alcuni libri utili sulle operazioni che vale la pena leggere sono The Goal di Eliyahu Goldratt, Execution di Ram Charan e The Checklist Manifesto di Atul Gawade.
Entrare a far parte delle reti di imprenditori è anche un ottimo modo per gli imprenditori di sviluppare nuove idee imparando dalle esperienze dei colleghi.
La linea di fondo è che gestire le operazioni quotidiane dell'azienda potrebbe non sembrare affascinante come la strategia di pianificazione o incontrare potenziali partner di alleanza, ma questo è un aspetto chiave che nessun imprenditore può permettersi di ignorare.