Come definire l'ambito di un progetto ed evitare lo scorrimento dell'ambito? | #36 Iniziare con la gestione dei progetti

Prima ancora che inizi il ciclo di vita del progetto, il Project Manager pensa all'ambito del progetto. Analizza le esigenze e le aspettative dei clienti, le confronta con le risorse disponibili e le confronta con i vincoli di tempo. Di conseguenza, può definire bene l'ambito del progetto. Tuttavia, anche un'esecuzione esemplare di questo compito non è una garanzia che l'ambito del progetto crescerà eccessivamente durante l'implementazione. Quindi, come definire bene l'ambito del progetto ed evitare lo scorrimento dell'ambito?

Come definire l'ambito di un progetto ed evitare lo scorrimento dell'ambito? - sommario:

1. introduzione
2. Definire l'ambito del progetto
3. Comprensione dei requisiti
4. Struttura di suddivisione del lavoro (WBS)
5. Priorità per compiti rischiosi
6. L'ultimo momento responsabile (LRM)
7. Come evitare lo scope creep?
8. Riepilogo

introduzione

Secondo il PMBOK, l'ambito del progetto è "il lavoro che deve essere svolto per fornire un prodotto, servizio o risultato con le caratteristiche e le funzioni specificate". Affinché il risultato del progetto soddisfi le aspettative degli stakeholder e il progetto stesso abbia successo, è necessario definire l'ambito nel modo più preciso possibile.

Definire l'ambito del progetto

Il Project Manager dovrebbe verificare all'inizio che il progetto pianificato abbia chiaramente definito le seguenti aree:

• requisiti aziendali e tecnici delle parti interessate,
• struttura della divisione del lavoro,
• priorità per i compiti a più alto rischio, cioè quelli che sono i più innovativi o si svolgono per la prima volta,
• concordato con le parti interessate su un approccio “ultimo momento responsabile” (LRM, Last Responsible Moment).

Diamo un'occhiata a quali domande dovrebbe rispondere un Project Manager quando definisce ciascuno di essi.

Comprendere i requisiti

Il Project Manager dovrebbe rispondere alle seguenti domande interpretando per un momento il ruolo di uno stakeholder:

1. Quali sono i vantaggi finanziari e non finanziari di questo progetto? – I benefici finanziari possono riferirsi alle vendite del prodotto o servizio creato nel progetto. Tuttavia, il vantaggio può anche essere il miglioramento dell'immagine dell'azienda, l'efficacia dell'onboarding o l'implementazione di nuovi software per facilitare la gestione dei progetti, come Firmbee.
2. Chi sarà interessato dall'attuazione del progetto? – L'implementazione del progetto comporta cambiamenti all'interno e all'esterno dell'organizzazione. Pertanto, vale la pena porre domande più specifiche:

UN. L'implementazione dei compiti del progetto richiederà una riorganizzazione all'interno dell'azienda, modificando le responsabilità dei dipendenti, assumendo nuove persone o lavorando con liberi professionisti?

B. I risultati del progetto saranno visibili nello spazio pubblico e avranno un impatto sulla comunità locale?

C. Chi beneficerà della sua attuazione?

3. Quali esigenze devono soddisfare i risultati del progetto?
4. Quali specifiche tecniche devono avere i risultati del progetto?

Struttura di suddivisione del lavoro (WBS)

La creazione di una struttura per la divisione del lavoro in un progetto comporta la risposta a domande disposte gerarchicamente:

1. Qual è lo scopo principale dell'attuazione del progetto?
2. Quali sono gli obiettivi specifici?
3. In quale compito sono suddivisi gli obiettivi specifici?
4. Quando dovrebbero essere raggiunti gli scopi e gli obiettivi?
5. Quali specialisti saranno affidati a ciascuno di essi?

Solo l'obiettivo principale dovrebbe rimanere completamente invariato. D'altra parte, le risposte alle domande da 2 a 5 sono dettagliate e chiarite nel corso del progetto.

Priorità per compiti rischiosi

Le domande più importanti sulle attività rischiose riguardano la loro accurata identificazione e la determinazione di come le aree di rischio possono influenzare l'ambito del progetto.

1. Quali compiti hanno il più alto rischio di fallimento?
2. Da quali fattori dipende il successo di ciascuno di questi compiti? Potrebbe essere la disponibilità di materiali, specialisti o, nel caso di progetti di ricerca e sviluppo, i risultati difficili da prevedere di ricerche ed esperimenti, come la curva di miglioramento dell'accuratezza di un modello di intelligenza artificiale durante l'apprendimento automatico.
3. Quale impatto avrà il fallimento di questo compito sul resto del progetto?
4. In che modo l'esecuzione prolungata di questo compito influirà sulla capacità di raggiungere l'obiettivo del progetto?
5. Di quanto possiamo aumentare la portata del progetto per portare a termine questo compito?

L'ultimo momento responsabile (LRM)

L'assegnazione delle priorità alle attività è strettamente correlata al principio dell'ultimo momento responsabile (LRM), noto anche come principio del momento meno opportuno.

È una strategia di minimizzazione del rischio di posticipare le attività fino a quando è più rischioso continuare a rimandarle piuttosto che completarle immediatamente. Evita di sprecare sforzi quando un'attività si rivela non necessaria o vengono apportate modifiche agli obiettivi o ai requisiti del progetto.

Questo principio, derivato dalla metodologia Lean, si applica anche a decisioni determinanti per il progetto e difficilmente modificabili, quali:

• Acquisto di attrezzature specializzate che saranno necessarie per ulteriori fasi di attuazione del progetto,
• Progettare la struttura degli obiettivi da soddisfare con i compiti da svolgere.

Le domande che un Manager che opera secondo il principio LRM dovrebbe porsi possono essere così formulate:

• È necessario iniziare già a lavorare sull'attività?
• Cosa succede se rinvio l'attività?
• Quali saranno le conseguenze di una decisione presa troppo tardi?
• Quali potrebbero essere le conseguenze di prendere una decisione troppo presto? Ad esempio, scoprendo successivamente che non è necessario o che i requisiti sono cambiati, la soluzione non viene utilizzata o il valore aziendale è diventato obsoleto.

Come evitare lo scope creep?

Anche i progetti meglio pianificati tendono a crescere (scope creep) durante la loro implementazione, ad esempio un prodotto che originariamente doveva avere due funzionalità ora improvvisamente ne avrà sei. Per evitare ciò, il Project Manager dovrebbe stabilire uno scope creep sicuro con le parti interessate. La base per ridurre al minimo lo scorrimento dell'ambito del progetto è, oltre alla definizione dell'ambito delle attività e delle aspettative aziendali, la comunicazione continua con il team e le parti interessate. Tuttavia, le difese più importanti contro lo scope creep sono:

• Un programma ben preparato,
• Uso efficiente del software di pianificazione delle attività e comunicazione con il team,
• Informare tutte le parti interessate sui principali cambiamenti nel progetto.

Vale anche la pena ricordare che evitare lo scope creep è un processo continuo. Pertanto, l'ambito del progetto necessita di monitoraggio e controllo regolari e il Project Manager dovrebbe rimanere fermo per reagire rapidamente e prendere decisioni quando si verificano situazioni che potrebbero portare a uno scorrimento dell'ambito.

Riepilogo

L'ambito del progetto è un elemento chiave di un progetto ben pianificato, poiché definisce chiaramente cosa dovrebbe essere implementato e cosa non è incluso nel progetto.

Il compito del Project Manager, quindi, è quello di definire l'ambito del progetto prima dell'inizio dei lavori:

• Analisi delle esigenze e delle aspettative del cliente,
• Confrontandoli con le risorse disponibili, e
• Affrontare i vincoli di tempo.

Tuttavia, anche un ambito di progetto ben definito può cambiare durante l'implementazione. Per evitare l'espansione incontrollata dell'ambito del progetto, nota come scope creep, attenersi a una struttura di suddivisione del lavoro, assegnare un'attenta priorità alle attività rischiose e utilizzare un approccio "Last Responsible Moment".

Se ti piacciono i nostri contenuti, unisciti alla nostra community di api indaffarate su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

Visualizza tutti i post

Iniziare con la gestione del progetto:

1. Cos'è un progetto?
2. Cos'è la gestione del progetto?
3. Come gestire i progetti?
4. Metodi di gestione del progetto
5. Tipi di progetti
6. 4 esempi di progetti
7. Priorità dei progetti
8. Aree di attività del progetto
9. Definizione di successo nella gestione dei progetti
10. Perché utilizzare un software di gestione dei progetti?
11. Come scegliere il miglior software di gestione dei progetti?
12. Panoramica del software di gestione dei progetti
13. Ciclo di vita del progetto
14. A cosa serve la visione del progetto?
15. Obiettivo del progetto. Cos'è e come definirlo bene?
16. Fase di avvio del progetto: a cosa prestare attenzione?
17. Il dominio della pianificazione nella gestione dei progetti
18. Che cos'è un programma di progetto e a cosa serve?
19. Come utilizzare le pietre miliari in un progetto?
20. Esecuzione del progetto
21. Come preparare un piano di emergenza per un progetto di successo?
22. Importanza della chiusura del progetto
23. Fallimento del progetto. 5 motivi per cui i progetti falliscono
24. 4P del management: progetto, prodotto, programma e portfolio
25. Compiti e responsabilità più importanti del Project Manager
26. Competenze di project manager più utili
27. Come diventare un project manager?
28. 5 libri che ogni project manager dovrebbe leggere
29. Come creare un team di progetto?
30. Struttura di suddivisione del lavoro: come delegare il lavoro in un progetto?
31. Come guidare una squadra durante il lavoro ibrido?
32. Sfide che i project manager devono affrontare quando lavorano con un team
33. Tipi di riunioni di progetto
34. Monitoraggio del progetto. Quali parametri osservare?
35. Come scrivere un avvincente
36. Come definire l'ambito di un progetto ed evitare lo scorrimento dell'ambito?
37. Studio di fattibilità: possiamo realizzare questo progetto?
38. Analisi del rischio nei progetti e strumenti per facilitarla
39. Come creare un project charter?
40. Che cos'è un registro delle parti interessate?
41. Diagramma di Gantt nella pianificazione della gestione dei progetti
42. Come creare un budget di progetto?
43. Gestione del tempo nel progetto
44. Come creare un registro dei rischi di progetto?
45. Strategie di gestione del rischio di progetto
46. Marketing del progetto
47. Fonti e aree di cambiamento nel progetto
48. Modelli di cambiamento della gestione del progetto
49. Cosa c'è dopo Agile? Metodi nella gestione dei progetti