L'uso dell'agile nelle risorse umane

Un atteggiamento flessibile e la disponibilità al cambiamento sono alcune delle caratteristiche più desiderabili nell’ambiente di lavoro odierno. Un simile atteggiamento rende più facile adattarsi e sopravvivere ai tempi che cambiano. Questi cambiamenti stanno avvenendo in modo molto dinamico e qualcosa che fino a poco tempo fa era considerato un’astrazione è ora all’ordine del giorno. Il lavoro a distanza è un esempio perfetto: la pandemia ha in un certo senso forzato la sua introduzione e la necessità di adattarsi rapidamente, ma questo cambiamento ha preso piede e ha iniziato a diventare la nostra nuova routine quotidiana. I team HR devono quindi reagire rapidamente alle mutevoli circostanze in modo che l’intera organizzazione possa trasformarsi in tempo. A questo proposito, l’approccio agile è infallibile.

Agile nelle risorse umane: che cos'è?

Sebbene il Manifesto Agile si riferisse originariamente ai team di sviluppo software, i suoi principi si applicano ad altri campi, comprese le risorse umane. Le basi e i presupposti principali rimangono gli stessi e il tutto è semplicemente adattato alle esigenze della gestione delle risorse umane. La differenza che si può vedere nei team HR che lavorano secondo i principi agili è la divisione di progetti grandi e complessi in parti più piccole, che accelera il lavoro e quindi presenta chiaramente il valore ai dipendenti e all’organizzazione nel suo insieme.

Innanzitutto, capiamo chi è il cliente dal manifesto originale: "La nostra massima priorità è la soddisfazione del cliente attraverso l'implementazione tempestiva e continua di software di valore". Nel caso delle risorse umane, saranno i dipendenti dell'organizzazione e dovrebbero essere al centro di tutta l'attenzione e tutte le pratiche dovrebbero essere orientate alle persone.

Dopo aver determinato a chi sono rivolte le attività delle risorse umane e chi è il pubblico principale, è il momento di definire di cosa trattano le attività. Agile implica test continui, apprendimento e feedback regolari. Lo stesso vale per i team delle risorse umane. Anche se questo è ben lontano dalla rigida pianificazione anticipata dell’intero processo che viene maggiormente utilizzata, è un metodo efficace che consente di concentrarsi sul dipendente e sulle sue esigenze.

L’ultima parte importante della premessa agile è il riconoscimento che le persone e i processi sono più importanti degli strumenti applicati. Ciò non significa lasciarli andare del tutto, ma dovrebbero essere trattati come un aiuto piuttosto che come l’elemento principale. Nel caso della gestione delle risorse umane, queste potrebbero essere le bacheche Scrum o Kanban. Sebbene siano utili nel lavoro, sono solo aiuti e non il principale fattore determinante del valore.

Cosa guadagnano le organizzazioni che adottano l’agile nelle risorse umane?

Agile pone una forte enfasi sulla comunicazione, ed è spesso l'elemento che zoppica in un'organizzazione. Senza un adeguato flusso di informazioni, non può esserci un’elevata produttività del team o una risposta rapida al cambiamento. Ecco perché il team HR dovrebbe diventare una parte centrale dell'azienda, in modo da poter rispondere in modo rapido ed efficiente alle esigenze dei dipendenti. È il lavoro di squadra che fa sì che i cambiamenti avvengano in modo rapido, efficiente e come previsto.

Un altro elemento di comunicazione è il feedback ai team. Lo standard nei dipartimenti HR tradizionali prevede revisioni periodiche e rendiconti mensili o semestrali. In un team dinamico, questo semplicemente non funziona. Agile propone di allontanarsi da questo e passare a un flusso continuo di informazioni in modo che eventuali modifiche possano essere implementate molto più velocemente.

Ulteriori vantaggi che possono essere riscontrati indipendentemente dal settore dell’azienda sono:

• Migliore cooperazione tra i team
• Maggiore impegno e produttività dei dipendenti
• Sostegno all’innovazione, maggiore creatività dei dipendenti
• Sistema di valutazione più efficiente – migliore analisi dei risultati
• Adattamento efficiente ai cambiamenti improvvisi
• Capacità di individuare le lacune nelle competenze dei dipendenti e di rispondere a tali esigenze
• Maggiore flessibilità per i dipendenti

Come implementare l'agile nelle risorse umane nella tua azienda?

Come puoi vedere Agile nelle risorse umane ha molto in comune con il classico approccio Agile. In termini di implementazione, è simile. Proprio come con la premessa originale, non esiste un piano unico e rigido in Agile in HR. È necessario lasciarsi guidare dai principi fondamentali, ma anche trovare la propria strada in base alle proprie esigenze e capacità.

Dopotutto, qualcosa di diverso andrà bene per una grande impresa e qualcosa di diverso per una piccola azienda. Anche se non esattamente il determinante dovrebbe essere la dimensione stessa. Per alcuni sarà più vantaggioso utilizzare una scheda Kanban, mentre per altri sarà più adatta una struttura Scrum. Potresti non trovare subito la strada. Questo è ciò che significa Agile: sviluppo, test e apprendimento costanti.

Qui abbiamo menzionato i principi fondamentali da seguire quando si implementa la metodologia Agile nelle risorse umane. Uno di questi è la divisione in squadre di diversi specialisti, seguendo dipartimenti omogenei. Nei dipartimenti HR standard, qualcun altro si occupa del tema del talento e un altro del reclutamento standard. Se invece lavorassero insieme per formare un team onnicomprensivo, il loro approccio sarebbe più innovativo e il flusso di informazioni sarebbe migliore.

Uno strumento popolare che funziona bene per una varietà di team è una dashboard di avanzamento. Ti aiuta a vedere le priorità e a controllare regolarmente in quale fase si trova ciascuna squadra e se tutti soddisfano le ipotesi. Tale osservazione consente inoltre di reagire rapidamente e apportare modifiche alle ipotesi originali. Questo punto può anche includere un allontanamento dalla tradizionale divisione delle responsabilità e dei ruoli per essere guidato dalle competenze e dalla disponibilità.

Un'altra caratteristica distintiva di Agile nelle risorse umane è il ritmo fluido del lavoro. Lo standard per i team HR tradizionali è lavorare su base trimestrale o semestrale, mentre Agile prevede cicli più brevi per rendere questo feedback più tempestivo. Che si tratti di un ritmo di lavoro settimanale o bisettimanale dipende dalle esigenze dell'azienda e dai progetti in corso. Questo approccio rende più facile cambiare direzione quando percepiamo che qualcosa sta andando storto. Ciò non solo riduce i rischi, ma fa anche risparmiare tempo e denaro.

Vale anche la pena ricordare a questo punto che Agile implica la co-creazione piuttosto che la gestione del cambiamento. I dipendenti hanno molto da dire sia sulle carenze che sui punti di forza dell’organizzazione, e ascoltarli può aiutarti a comprendere le loro esigenze. Inoltre, spesso hanno idee già pronte per il cambiamento che possono diventare soluzioni innovative che portano a una trasformazione positiva dell'intera organizzazione.

Di fronte alla decisione di cambiare, vale la pena tenere conto da un lato dei vincoli imposti dall’organizzazione e di non andare oltre le nostre capacità, ma dall’altro prendere a cuore che se vogliamo apportare un cambiamento, non deve essere solo un miglioramento estetico, ma una trasformazione completa. Agile for HR non significa introdurre sondaggi di feedback o strumenti per facilitare la comunicazione, ma cambiare il modo di pensare e l’approccio alla gestione delle risorse umane e mettere il dipendente al centro.

Cosa sapere quando si è nuovi all'implementazione di Agile nelle risorse umane?

Dipende da te su quale problema vuoi concentrarti e in che misura apportare modifiche. Tuttavia, potresti chiederti come iniziare? Potresti trarre ispirazione dai case study di aziende che hanno già percorso questa strada. Acquisisci familiarità con loro, guarda quali passi hanno intrapreso, cosa ha funzionato e su cosa stanno lavorando.

Ricorda, tuttavia, di trattare queste storie più come ispirazione che come manuale di istruzioni. Estrai ciò che funziona meglio per te e inizia ad agire. Nel caso in cui tu sia completamente inesperto e non te la senti di apportare modifiche così importanti da solo, puoi avvalerti dell'aiuto di un formatore o consulente esperto che ti fornirà la giusta formazione e determinerà quali modifiche apportare per prime.

Inoltre, rimani in contatto con la tua squadra. Tale cambiamento non dovrebbe essere unilaterale; dopo tutto, la squadra è il principale stakeholder. Stabilisci obiettivi chiari e mostra quale impatto avranno sull’organizzazione. Ciò consente ai dipendenti di comprendere meglio il significato dei cambiamenti che stai apportando e quindi di accettarli.

Riepilogo

Agile in HR è un’opportunità per trasformare la professione e renderla adatta al futuro. È anche un'opportunità per comprendere il nuovo approccio all'intera organizzazione come un insieme comune, piuttosto che come dipartimenti separati e indipendenti. Un approccio flessibile e maggiormente incentrato sull’uomo è la risposta alle sfide poste da un ambiente aziendale in rapida evoluzione.

Ricorda che il principio fondamentale di Agile è migliorare, testare e apportare modifiche continuamente. Inizia con un piccolo passo, guarda come funziona nella tua organizzazione e raccogli feedback. Il primo approccio non avrà sempre successo e porterà al successo, quindi preparati a fallire e impara da esso. Lavora con i tuoi dipendenti, ascoltali, usa le loro idee e apporta modifiche in base alle esigenze dell'organizzazione.

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Autore: Nicole Mankin

Responsabile delle risorse umane con un'eccellente capacità di creare un'atmosfera positiva e creare un ambiente prezioso per i dipendenti. Ama vedere il potenziale delle persone di talento e mobilitarle per svilupparsi.

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