Gestione del tempo nel progetto | #43 Iniziare con la gestione dei progetti

Una gestione efficiente del tempo in un progetto è fondamentale per il suo successo. Tuttavia, secondo un sondaggio PMI del 2021, ancora solo il 55% dei progetti viene portato a termine in tempo. Molto spesso, i Project Manager affrontano problemi dovuti a pianificazioni non realistiche, mancanza di flessibilità o strumenti inappropriati. Dopotutto, la gestione del tempo riguarda la pianificazione, il monitoraggio e il controllo dei tempi del progetto, mentre il Project Manager è responsabile della definizione degli obiettivi e della definizione delle priorità per garantire che le attività vengano completate nei tempi previsti.

Gestione del tempo nel progetto – sommario:

1. introduzione
2. Cos'è la gestione del tempo in un progetto?
3. Problemi di gestione del tempo nel progetto
4. Metodi di gestione del tempo di progetto
5. Metodo di Pareto
6. Metodo ABC
7. Metodo Eisenhower
8. Riepilogo

introduzione

I progetti devono essere completati entro un certo lasso di tempo, secondo un programma prestabilito, per non incorrere in perdite e rappresentare una minaccia per l'organizzazione. Lo spostamento delle scadenze genera costi aggiuntivi, influisce su altri compiti in azienda e porta a un accumulo di compiti e a un rapido aumento della complessità del progetto. Quindi come scendere bene nella gestione del tempo in un progetto già in fase di pianificazione?

Cos'è la gestione del tempo in un progetto?

La gestione del tempo in un progetto riguarda:

• pianificazione,
• monitoraggio e
• monitoraggio continuo della tempistica dei singoli compiti e sotto-obiettivi.

Il Project Manager dovrebbe stabilire obiettivi e stabilire priorità per garantire che il progetto rimanga nei tempi previsti. A tal fine, il Project Manager dovrebbe pianificare attentamente ogni fase del progetto, tenendo conto del tempo necessario per ciascuna attività e dei più probabili ostacoli al loro completamento.

Problemi di gestione del tempo nel progetto

I problemi di gestione del tempo più comuni in un progetto sono:

1. Programmi irrealistici – soprattutto quando si lavora con un nuovo team o in un campo ad alto rischio, creare un programma accurato e stabilire traguardi realistici richiede esperienza ed è molto difficile; pertanto, è comune creare pianificazioni durante la pianificazione del progetto impossibili da eseguire nel tempo assegnato.
2. Mancanza di flessibilità : la mancanza di flessibilità è un lasso di tempo troppo stretto, la mancanza di tempo previsto per l'implementazione di nuovi membri del team o la mancanza di un piano di emergenza per i tempi di inattività dovuti alla mancanza di materie prime o all'interesse previsto del mercato.
3. Strumenti inadeguati - I project manager spesso applicano strumenti di gestione del tempo inadeguati, portando a errori nella stima della durata e delle dipendenze delle attività.

Metodi di gestione del tempo nel progetto

Per evitare questi problemi o ridurre il rischio associato di fallimento del progetto, il Project Manager dovrebbe esaminare da vicino i metodi e gli strumenti di gestione del tempo del progetto: il metodo Pareto, ABC e il metodo Eisenhower.

Metodo di Pareto

Lo scienziato italiano Vilfredo Pareto coltivava piselli nel suo giardino. Così facendo, ha notato che ben l'80% dei semi di pisello si trova nel 20% dei baccelli. Poiché si occupava principalmente di economia, scoprì presto che questo principio si applicava anche ad altri ambiti della vita. Ad esempio, ai suoi tempi l'80% della terra in Italia apparteneva al 20% della popolazione.

È apparso subito chiaro che l'applicazione del metodo di Pareto è davvero ampia, soprattutto in ambito aziendale. Aiuta, tra l'altro, a identificare:

• Le attività più importanti da eseguire nel progetto, nonché
• Il tipo di attività che più spesso causano ritardi,
• Le cause più comuni di ritardi, indipendentemente dal tipo di attività.

Il metodo di Pareto si basa sul presupposto che il 20% delle attività produce l'80% degli effetti. In pratica, ciò significa che per evitare ritardi il Project Manager dovrebbe concentrarsi su:

• Identificare il 20% superiore delle attività del progetto e assicurarsi che vengano eseguite per prime,
• Rilevare le attività che causano ritardi e comprenderne la causa,
• Definire il 20% delle cause più comuni di ritardi e lavorare per eliminarle.

Il metodo di Pareto viene spesso visualizzato utilizzando un diagramma di Pareto. Combina un diagramma a barre con un diagramma a linee, dove:

• Sull'asse delle ascisse, ad esempio, sono segnate le cause dei ritardi, ordinate a partire dalle più comuni,
• Sull'asse Y c'è il numero delle loro occorrenze e la percentuale del numero totale di ritardi,
• Il grafico a linee semplifica l'identificazione delle cause di ritardo che rientrano nel venti percento superiore più importante.

Metodo ABC

Il metodo ABC prevede l'etichettatura delle attività in base alla loro importanza: classi A, B e C. Compiti di classe:

• A – sono i più importanti e richiedono la massima attenzione,
• B – sono importanti, ma meno urgenti,
• C – sono irrilevanti e possono essere rinviati.

Ciò consente al Project Manager di concentrarsi sui compiti più importanti e di non perdere tempo a concentrarsi su quelli meno importanti.

Il metodo ABC è semplice da applicare e facile da capire. È particolarmente utile nei progetti con molte attività che hanno un'importanza simile.

Metodo Eisenhower

Il metodo Eisenhower, noto anche come matrice di Eisenhower, è forse lo strumento più utilizzato per dare priorità a compiti, obiettivi e persino interi progetti. Il metodo prevede di dividere i compiti in urgenti e non urgenti, importanti e non importanti, e quindi concentrarsi su quelli urgenti e importanti.

Di solito è presentato con due linee intersecanti che dividono il foglio in quarti.

Il Project Manager dovrebbe capire se i compiti sono urgenti e importanti, solo urgenti solo importanti, o né urgenti né importanti per niente. In questo modo, ci si può concentrare sui compiti più importanti e non perdere tempo su quelli che portano poco al progetto.

Per utilizzare efficacemente la matrice di Eisenhower, è necessario aggiornare regolarmente lo stato delle attività in essa inserite. Questo perché spesso un'attività salta alla categoria di quelle più urgenti dall'oggi al domani.

Riepilogo

La gestione del tempo in un progetto influisce sulla qualità e sul successo del progetto, quindi il Project Manager dovrebbe conoscere e utilizzare strumenti come il metodo Pareto, il metodo ABC e il metodo Eisenhower e mantenere aggiornato lo stato di tutte le attività del progetto. Per fare ciò, dovrebbe comunicare costantemente con tutte le parti coinvolte e adattare il programma per adattarsi ai cambiamenti che potrebbero verificarsi.

Se ti piacciono i nostri contenuti, unisciti alla nostra community di api indaffarate su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

Visualizza tutti i post

Iniziare con la gestione del progetto:

1. Cos'è un progetto?
2. Cos'è la gestione del progetto?
3. Come gestire i progetti?
4. Metodi di gestione del progetto
5. Tipi di progetti
6. 4 esempi di progetti
7. Priorità dei progetti
8. Aree di attività del progetto
9. Definizione di successo nella gestione dei progetti
10. Perché utilizzare un software di gestione dei progetti?
11. Come scegliere il miglior software di gestione dei progetti?
12. Panoramica del software di gestione dei progetti
13. Ciclo di vita del progetto
14. A cosa serve la visione del progetto?
15. Obiettivo del progetto. Cos'è e come definirlo bene?
16. Fase di avvio del progetto: a cosa prestare attenzione?
17. Il dominio della pianificazione nella gestione dei progetti
18. Che cos'è un programma di progetto e a cosa serve?
19. Come utilizzare le pietre miliari in un progetto?
20. Esecuzione del progetto
21. Come preparare un piano di emergenza per un progetto di successo?
22. Importanza della chiusura del progetto
23. Fallimento del progetto. 5 motivi per cui i progetti falliscono
24. 4P del management: progetto, prodotto, programma e portfolio
25. Compiti e responsabilità più importanti del Project Manager
26. Competenze di project manager più utili
27. Come diventare un project manager?
28. 5 libri che ogni project manager dovrebbe leggere
29. Come creare un team di progetto?
30. Struttura di suddivisione del lavoro: come delegare il lavoro in un progetto?
31. Come guidare una squadra durante il lavoro ibrido?
32. Sfide che i project manager devono affrontare quando lavorano con un team
33. Tipi di riunioni di progetto
34. Monitoraggio del progetto. Quali parametri osservare?
35. Come scrivere un avvincente
36. Come definire l'ambito di un progetto ed evitare lo scorrimento dell'ambito?
37. Studio di fattibilità: possiamo realizzare questo progetto?
38. Analisi del rischio nei progetti e strumenti per facilitarla
39. Come creare un project charter?
40. Che cos'è un registro delle parti interessate?
41. Diagramma di Gantt nella pianificazione della gestione dei progetti
42. Come creare un budget di progetto?
43. Gestione del tempo nel progetto
44. Come creare un registro dei rischi di progetto?
45. Strategie di gestione del rischio di progetto
46. Marketing del progetto
47. Fonti e aree di cambiamento nel progetto
48. Modelli di cambiamento della gestione del progetto
49. Cosa c'è dopo Agile? Metodi nella gestione dei progetti