Come gestire efficacemente il tuo tempo mentre lavori da remoto

Durante il blocco, può sembrare che tutto ciò che abbiamo sia tempo, quindi potremmo non riconoscere la necessità di gestirlo in modo efficace e prendere decisioni consapevoli per dare priorità ai nostri compiti.

Ma il più delle volte, scopriamo che i nostri giorni scivolano via e quella lunga lista di tutto ciò che pensavamo di realizzare viene rimandata al giorno successivo, e a quello successivo, finché non siamo sopraffatti dal peso di tutto ciò.

L'implementazione di strumenti di gestione del tempo è difficile da ottenere in qualsiasi circostanza, ma aggiungere a ciò la complessità dei team distribuiti, coordinare gli sforzi con gli altri da remoto, affrontare l'isolamento e la solitudine del lockdown, diventa una sfida che richiede alcune soluzioni creative.

La flessibilità infinita non è necessariamente una buona cosa

Il lavoro a distanza comporta una naturale perdita di controllo. In molti modi, ora siamo responsabili del nostro programma. Anche le organizzazioni non sono più focalizzate sul cronometraggio e sono più interessate alla produttività e al rendimento dei dipendenti. Avere una flessibilità illimitata per pianificare la nostra giornata richiede un ulteriore livello di disciplina per organizzare il nostro lavoro. Manca la struttura integrata di una normale giornata lavorativa in ufficio. Dobbiamo trovare strumenti efficienti di gestione del tempo per colmare quel vuoto.

Multitasking ≠ Produttività

Questi termini sono solitamente confusi. Mentre si lavora da casa, il desiderio di fare tante cose contemporaneamente è sempre presente. Pensiamo di poter svolgere le faccende domestiche mentre rispondiamo alle e-mail o occuparci dei bambini durante una teleconferenza.

Con i confini sfumati tra casa e lavoro, c'è una costante tentazione di passare da un compito all'altro. Anche se può sembrare che siamo costantemente occupati, in realtà potremmo non fare molto.

Le sfide

La semplice traduzione di un programma che ha funzionato per te in ufficio nella routine del lavoro da casa potrebbe non funzionare. C'è tutta una serie di altre considerazioni da tenere in considerazione per rimanere efficienti e produttivi mentre si lavora da casa.

Rischio di superlavoro

Spesso sentiamo il bisogno di fare troppo mentre lavoriamo da casa. Dal momento che la maggior parte di noi è limitata a stare in casa, sentiamo che non c'è molto altro da fare se non lavorare. Questo potrebbe farci assumere più di quanto dovremmo. Non stacchiamo dalla nostra giornata lavorativa che non ci consente la pausa di cui abbiamo bisogno per rimanere rinfrescati e produttivi.

Sensazione di solitudine

La più grande perdita del lavoro da casa è la sensazione di comunità che sperimentiamo sul posto di lavoro. Questa sensazione di isolamento può portare a un atteggiamento mentale pigro, rendendoci demotivati, il che può influenzare notevolmente il modo in cui gestiamo il nostro tempo.

Niente più equilibrio tra lavoro e vita privata

  Avere una vita sociale attiva al di fuori del lavoro è importante per le nostre prestazioni. Ci vuole uno sforzo aggiuntivo per trovare il modo di rimanere soddisfatti quando non abbiamo più accesso alle nostre normali routine. Dobbiamo trovare il modo di portare a termine i nostri compiti di lavoro in modo da poter passare ad altre cose.

Distrazioni infinite

Nonostante i nostri migliori sforzi, ci saranno sempre distrazioni per lavorare da casa. Trovare tempo dedicato esclusivamente al lavoro produttivo può essere difficile quando ci sono così tante altre cose di cui occuparsi a casa.

Aggiungi struttura per gestire al meglio il tuo tempo

Stabilisci una routine

Tecniche semplici come svegliarsi e iniziare a lavorare alla stessa ora ogni giorno possono aiutarti a dare il via alla tua produttività. È quindi possibile identificare meglio le ore del giorno in cui si è più efficienti e allocare le attività di conseguenza.

Comunica il tuo programma al tuo team in modo che abbia una chiara comprensione di quando sei disponibile in modo da non essere costantemente interrotto mentre affronti altre questioni.

Obiettivi prefissati

Suddividi i tuoi compiti in unità gestibili. Devi essere in grado di identificare i tuoi obiettivi a lungo termine e tradurli in attività più immediate e attuabili. Stabilisci un carico di lavoro giornaliero in linea con il raggiungimento dei tuoi obiettivi alla fine della settimana. Ciò ti consente di valutare i tuoi progressi più volte e di apportare modifiche di conseguenza.

Sii proattivo e visibile

Usa Slack e altre piattaforme di comunicazione con i tuoi team e fornisci loro costantemente aggiornamenti su ciò su cui stai lavorando. Fai sapere loro quando sei via e non puoi partecipare al lavoro. Se non riesci a completare qualcosa in tempo, informa le persone interessate in anticipo in modo che le cose non sfuggano al controllo.

Pianifica le tue pause e rispettale

Spegnere e dedicare tempo alle attività che ti piacciono è la chiave per rimanere aggiornati e motivati. Non sentirti in colpa per aver dedicato del tempo nella tua giornata lavorativa per dimenticare il lavoro. Fai pause profonde e significative e fai sapere alle persone quando lo sei. La creazione di "zone senza lavoro" ti dà qualcosa a cui guardare avanti e ti consente di tornare più concentrato.

Impara a dire di no

Mentre lavoriamo da remoto, ci sentiamo spinti ad assumerci qualsiasi compito si presenti come un modo per dimostrare quanto stiamo lavorando duramente. Ma questo può essere controproducente, assumersi troppe cose può portarci a un punto in cui non riusciamo a fare nulla con la stessa efficacia di cui abbiamo bisogno. Essere schietti su ciò che puoi e non puoi fare consente una maggiore trasparenza e aiuta te e l'organizzazione a risparmiare tempo.

Strumenti visivi di gestione del tempo per aumentare la produttività

Timeboxing

Timeboxing è uno strumento di gestione del tempo che divide la tua giornata in blocchi di tempo. Ogni box è dedicato a un'attività oa un gruppo di attività correlate. Invece di disperdere la tua giornata in molte attività di cui hai bisogno per uscire dalla tua lista di cose da fare in ordine casuale, il timeboxing ti consente di strutturare le tue attività in modo più efficace in modo da poter pianificare meglio la tua giornata.

Questo è fantastico se gestisci diversi progetti e responsabilità da cui devi passare avanti e indietro. Ti consente di tenere conto meglio delle interruzioni in modo da non reagire costantemente alle e-mail o occuparti delle cose mentre si presentano.

Quindi usi questo tempo e solo questo tempo per affrontare le attività previste per un progetto specifico. L'impostazione di limiti rigorosi dedicati alle attività aumenta la concentrazione e ti consente di dedicare una quantità proporzionale di sforzi in base all'importanza dell'attività.

Senza strumenti efficaci di gestione del tempo, potresti scoprire che il lavoro si espande per riempire il tempo disponibile per completarlo. Questo non è un modo molto efficiente per affrontare le attività poiché potresti ritrovarti a dedicare troppo tempo a compiti irrilevanti.

Matrice di Eisenhower

Tutti i posti di lavoro non sono creati uguali. Non puoi gestire efficacemente il tuo tempo senza dare la priorità alle attività che devono essere completate. Devi trovare un modo efficace per aggiungere peso a ciò che è nel tuo programma per consentirti di allocare meglio il tempo. Eisenhower Matrix è un efficace strumento di gestione del tempo che ti aiuta a visualizzare quali attività dovresti completare e in quale ordine.

Questo strumento visivo ti consente di raggruppare le attività in base all'importanza e all'urgenza e ti dà una migliore comprensione di come dovresti dividere la tua giornata.

Liste di controllo

Semplici ed efficaci, dovrebbero essere un punto fermo durante la pianificazione della giornata e della settimana. Elencare semplicemente tutte le cose che devi fare ti dà una migliore gestione su come dovresti pianificare la tua giornata. Mentre lavori da casa, dovresti elencare tutte le attività non legate al lavoro che devono essere sbrigate nel corso della giornata in modo che non ti colgano alla sprovvista.

L'utilizzo di strumenti online come Online Checklist Maker ti consente di elencare facilmente le tue attività in modo da poterle affrontare in modo più efficace.

Diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt sono un ottimo strumento per aggiungere visibilità ai team di lavoro a distanza. Puoi elencare tutte le attività che devono essere completate in un particolare progetto e specificare l'ordine in cui devono essere eseguite e il periodo di tempo. Questo è un ottimo strumento in quanto identifica le dipendenze e consente a tutti di vedere chi è responsabile di cosa a colpo d'occhio.

Con i diagrammi di Gantt puoi identificare la differenza tra attività sequenziali (quelle che possono essere avviate solo quando un'altra è completata) e attività parallele (quelle su cui è possibile lavorare contemporaneamente).

I team remoti possono quindi dividere meglio il lavoro e coordinarsi tra loro con facilità.

Suggerimenti per garantire una migliore gestione del tempo

Identifica le perdite di tempo

I time sink sono prosciugatori di produttività, sono cose su cui dedichi troppo tempo senza trarne alcun vantaggio reale. Rispondere a troppe e-mail che ti impediscono di svolgere un vero lavoro, partecipare a numerose riunioni o semplicemente controllare troppo spesso i social media. Identificare i più grandi pozzi di tempo che ci sono nella tua giornata ti consente di pianificare intorno a loro.

Condurre un controllo del tempo

Un audit del tempo è un processo per identificare e registrare esattamente ciò su cui hai trascorso del tempo in un determinato periodo. È un ottimo modo per identificare le inefficienze nei team remoti e adottare misure correttive. Un controllo del tempo risponde a tre domande fondamentali:

Come vuoi trascorrere il tuo tempo?

Come trascorri effettivamente il tuo tempo?

Che aggiustamenti puoi fare?

Raggruppa compiti simili insieme

Il processo di raggruppamento di attività simili o "time batching" è un ottimo modo per spezzare la giornata. Ad esempio, dedicare del tempo durante la giornata per effettuare chiamate o rispondere alle e-mail può evitare distrazioni costanti e può essere un ottimo trucco per la produttività.

Buffer integrati

La gestione del tempo non è una scienza esatta. La creazione di una pianificazione dovrebbe tenere conto di un certo grado di divergenza in cui le attività si riversano nelle altre senza avere un effetto a cascata sulla pianificazione generale.

Quali tecniche di gestione del tempo funzionano per te?

Trovare un modo efficace per gestire il tuo tempo quando lavori da casa può essere una spinta immediata alla tua produttività e al tuo spirito generale. Se hai trovato strumenti di gestione del tempo migliori per organizzare la tua giornata, faccelo sapere nei commenti qui sotto. Per ulteriori suggerimenti su come rimanere produttivi mentre si lavora in remoto, consulta questo articolo.