20 migliori consigli organizzativi per un ufficio produttivo

Il luogo in cui lavori influenza il modo in cui funzioni. Lavorare in una condizione confusa, caotica o deviante influenzerà il tuo lavoro e presumibilmente in modo negativo.

Nel caso in cui tu sia simile al normale specialista dell'informazione, investi gran parte della tua energia seduto davanti allo schermo di un PC. Nonostante il fatto che il tuo lavoro ruoti attorno a un PC, il tuo ufficio, tutto sommato, dovrebbe aiutarti a essere redditizio quanto sarebbe prudente.

Un ufficio efficiente ha enormi vantaggi. In ogni caso, dà un sentimento di controllo e abilità, che richiede livelli più elevati di efficienza. In secondo luogo, la semplice verità che è stata risolta protegge dalle deviazioni. Il tuo ufficio smistato può assimilare il lavoro che si avvicina e posizionarti per il progresso.

1. Inizia con una pulizia

Non puoi creare uno spazio di lavoro redditizio senza The Purge.

A seconda dello stato del tuo ufficio, la pulizia potrebbe durare da un paio d'ore a un'intera giornata. L'ultimo obiettivo della pulizia è avere un ufficio che sia totalmente privo di disordine.

2. Crea uno spazio di cattura.

Ogni ufficio ha bisogno di un posto dove scoprire la spazzatura in arrivo. Ci sono tre tipi fondamentali di spazzatura che affluiscono in un ufficio:

1) archivi imperativi,

2) cose che devi tenere (cappotto, ombrello, tazza da viaggio),

3) rifiuti.

Uno spazio di raccolta dovrebbe essere allestito nella zona più libera del tuo ufficio. Se hai un ingresso, fai spazio su un lato dell'ingresso. Nel caso in cui ti trovi in ​​un'area di lavoro, fai in modo che uno spazio di cattura in un posto vicino al passaggio.

Uno spazio catch-it dovrebbe avere:

1) una credenza o targa per archivi;

2) una rastrelliera, trappole, o una custodia in cui riporre cose vitali; e

3) un cestino.

Il tuo spazio di cattura ti incoraggia a mantenere pulito il tuo ufficio con poco sforzo.

3. Mantieni la tua area di lavoro libera dal disordine

Lo spazio fisico più vitale in un ufficio è l'area di lavoro.

Un gran numero di persone scopre di essere più redditizio quando lavora in un'area di lavoro priva di disordine. Altri individui, per la maggior parte di tipo fantasioso, prosperano in un ambiente dislocato.

Nel caso in cui tu abbia un'affinità per l'innovativo e un amore misterioso per la confusione, a quel punto fai quello che ti si addice. I nostri stili di lavoro si riflettono nel nostro ambiente di lavoro; uno spazio di lavoro perfetto rende un processo di lavoro vantaggioso.

4. Posizionare due targhette per referti intorno all'area di lavoro

Una struttura a due piastre è la meno complessa e la migliore per affrontare la carta in avvicinamento.

Il quadro funziona in questo modo:

1) nuova targa, nuovi rapporti;

2) vecchia targa, rapporti che hai aperto o dato un'occhiata e che devi gestire.

Tutti i record nuovi, nuovi o non aperti vanno nella nuova piastra. Questo piatto è per aiutare le persone che si aggirano nel tuo ufficio per scagliare oggetti nella tua area di lavoro. Indica il piatto. La nuova targa è per le cose che nonostante tutto bisogna gestire. Buste non aperte, organizer, dischi: è tutto a posto per te, perfettamente impilato, quando sei pronto per questo.

Il vecchio piatto è per le cose che hai aperto ma allo stesso tempo devi gestire: filtrare, documentare, inoltrare e così via. Assomiglia a un programma per la giornata, ma in ogni caso non viene dissipato ovunque nel tuo ufficio

Questa è una metodologia estremamente semplice, ma funziona per eliminare i rifiuti di carta da un'area di lavoro, liberandoti per essere sempre più redditizio.

5. Crea due zone

Non tutto il lavoro è reso equivalente. Dovresti avvicinarti all'associazione dell'ufficio con questo punto di vista a due zone.

Zona 1: lavoro al computer. Questa è la tua area di lavoro convenzionale. Investi la stragrande maggioranza della tua energia qui, tirando fuori cose e completando le cose.

Zona 2: lavoro senza PC. Questo è il posto dove vai per fare cose non per PC. Potrebbe essere un'area di lavoro simile, ma essenzialmente un'altra zona libera da schermi, corde e caricabatterie. Questo è il posto dove vai quando guardi i documenti, usi il tuo iPad, firmi documenti, controlli rapporti o timbri buste, qualunque cosa sia che non richiede un modo pratico per affrontare il lavoro.

Il modo a due zone di gestire un ufficio ti incoraggia entrambi a organizzare il tuo lavoro e il tuo modo di affrontare il completamento del tipo di cose che gestisci una volta al giorno.

5. Metti gli articoli fisici nei cassetti o nel piatto di smistamento.

La maggior parte dei luoghi di lavoro richiede un paio di disposizioni. In effetti, anche Andrew Hyde, lo straordinario moderato che ha ridotto la sua appartenenza a 15 cose, ha bisogno di un posto dove riporre il suo iPhone, caricabatterie, cuffie, fotocamera, occhiali da sole e portafoglio.

Indipendentemente dal fatto che tu abbia 15 o 500 cose, hai bisogno di un posto dove dire tutto, un posto che è al di fuori della capacità di vedere di chiunque.

Un armadietto dell'area di lavoro è un luogo sensato. Mantieni una distanza strategica dall'impulso per mantenere la tua affascinante pinzatrice, elegante contenitore per nastro adesivo e grazioso supporto per tagli di carta sopra la tua area di lavoro. In genere, queste disposizioni dovrebbero essere riposte in un luogo ordinato e aperto come un armadio.

6. Prendi un cestino più grande

Un cestino più grande suona in qualche modo insensato, tuttavia è davvero un trucco chiave. Ecco il motivo. La maggior parte della carta che arriva in un ufficio può essere smaltita o digitalizzata anziché registrata. Documentare le carte è una delle commissioni che richiede più tempo e, in questo senso, è la più procrastinata.

Dal momento che un grande bidone della spazzatura è progressivamente inconfondibile, in generale lo considererai sempre più frequentemente. Nel momento in cui la carta superflua entra nel tuo spazio di lavoro, sei destinato a metterla nel cestino piuttosto che a impilarla in una torre di carta spiegazzata di "Nessun indizio su cosa farne".

Un cestino più grande evita inoltre l'allagamento del cestino. Uno dei tipi più terribili di disordine in ufficio è un cestino che ha raggiunto la sua capacità tre giorni prima. Prendi una lattina più grande e avrai la capacità di ingerire sempre più sprechi. Fai un punto per riutilizzare!

7. Ottimizza il tuo spazio.

Prima di fare qualsiasi altra cosa, dedica un paio di minuti all'inizio di ogni giornata per comporre e riordinare il tuo spazio di lavoro.

Avere una condizione senza disordine ti incoraggia a pensare in modo ancora più chiaro e a fornire risultati migliori. Riordinando e ordinando il tuo spazio, aumenterai incredibilmente la tua redditività e limiterai il tempo che dedichi alla scansione delle cose.

8. Includi mosche di ombreggiamento o piante vive.

L'ombreggiatura può influenzare notevolmente il tuo stato d'animo e l'efficienza per tutta la durata della giornata. Il blu rende il sentimento di morbidezza e ti fa centrare, mentre il rosso è straordinario per lavori che richiedono esattezza e meticolosità.

Allo stesso modo, le piante possono consentire alle persone di centrarsi: un'indagine della Washington State University ha rilevato che gli specialisti che sono stati presentati alle piante in uno spazio di lavoro austero erano meno concentrati, sempre più redditizi e si sentivano progressivamente consapevoli.

9. Adorna il tuo spazio di lavoro.

Nonostante l'ombreggiatura e la vegetazione, un paio di cianfrusaglie individuali nel tuo spazio di lavoro possono farti sentire sempre più grande e rilassato, il che alla fine può supportare la tua efficienza.

per esempio, riconoscimenti e sovvenzioni e altre cose ravvivanti che ti fanno sentire fruttuoso, riconosciuto e guidato.

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10. Porta il tuo incarico più temuto fuori dai sentieri battuti.

Ognuno ha non meno di un incarico nell'agenda quotidiana che continua a essere respinto, solo perché la prospettiva di farlo davvero sembra essere così terribile.

Quella commissione è davvero quella che dovresti sforzarti di portare a termine per prima. Invece di resistere fino al punto in cui l'ultimo momento per completare un incarico, toglilo dal piatto il prima possibile.

Le tue diverse imprese sembreranno meno opprimenti per correlazione e smetterai di preoccuparti di quell'unico compito durante il giorno, rendendoti sempre più vantaggioso in generale.

11. Organizzare e rappresentare le diverse imprese.

Il tuo centro dovrebbe prima occuparsi delle attività più vitali, quindi considera tutto ciò che fai e quanto tutto sia veramente importante o insignificante.

Nel caso in cui puoi, metti da parte le cose di basso bisogno e pensa a un accordo per designarle o riappropriarsene in modo da poter investire più energia nelle cose che aumentano il valore della tua posizione e dell'organizzazione,

12. Elimina le notifiche e-mail.

Invece di esaminare ogni e-mail quando arriva nella tua casella di posta, prova a eliminare i tuoi avvisi e controllare i messaggi solo a intervalli prestabiliti.

Come mai? Le continue avvertenze e-mail che spuntano sul telefono o sull'area di lavoro possono davvero spezzare il tuo interesse principale.

Occorrono 64 secondi affinché un uomo si riprenda dall'essere ostacolato da una notifica e-mail. Puoi inviare e ricevere una misura simile di messaggi nel 20% in meno di tempo sfogliando la tua e-mail meno spesso,

13. Fai delle brevi pause.

Indipendentemente dal fatto che si tratti di una passeggiata per la piazza, di una corsa al caffè vicino, di leggere una rivista o di chiacchierare con un collaboratore, fare brevi pause irrilevanti per il tuo lavoro può avere un effetto immenso sulla tua esecuzione.

La tua efficienza diminuisce quanto più abbandoni una pausa.

14. Muoviti.

L'esercizio non è utile solo per il tuo corpo, ma può anche aiutare a influenzare positivamente l'esecuzione del tuo lavoro. Sembra che l'esercizio fisico influenzi il benessere emotivo e il centro, ha detto McIntire.

Un metodo incredibile per sentirsi più affinati e progressivamente redditizi? Prova a continuare a correre nella prima parte della giornata o inizia la giornata con un esercizio. Non può far male neanche sforzarsi di intrufolarsi in qualche attività durante le pause.

15. Sintonizzati sulla musica.

Indossare gli auricolari non significa sempre che sei ritirato.

Quando lavori, sintonizzarti sui tuoi brani più amati può consentirti di entrare nella zona e buttare fuori la tua lista di cose da fare. Allo stesso modo invia una bandiera discreta ai tuoi collaboratori che preferiresti non essere irritato.

16. Aggiorna la tua attrezzatura

Quali macchine per ufficio ti stanno bloccando o confondendo il tuo piano d'ufficio? Il tuo PC richiede una riprogettazione della memoria o del disco rigido?

Forse è una grande opportunità per smaltire la tua vecchia stampante, fax e scanner e mettere risorse in una stampante multifunzione.

O d'altra parte il tempo di aggiornare il rozzo telefono a toni a un vivavoce. Aumenta l'utilità delle tue macchine da ufficio e rendi accessibile un po' di spazio di lavoro in più.

17. Cambia area.

Nella remota possibilità che il tuo capo lo permetta, prenditi del tempo durante la settimana per lavorare in una situazione alternativa.

Dirigiti verso la biblioteca o una fermata vicina (clima permettendo) o scopri un luogo calmo e carico di luce caratteristica. Questo può aiutare a stimolare nuovi pensieri o gettare nuova luce su un vecchio problema, ha detto Khaitan.

18. Registra i tuoi obiettivi quotidiani.

Non è sempre facile monitorare tutto ciò che devi fare, quindi inizia ogni mattina registrando i tuoi obiettivi per la giornata.

Nel momento in cui il tuo centro è rotto o finisci per indugiare, puoi utilizzare questo riepilogo per tenerti in carreggiata.

Scrivi la tua carrellata su un Post-it o qualcosa che è inequivocabilmente evidente dalla tua area di lavoro, a quel punto torna su quando hai bisogno di un avviso su ciò che dovresti sgretolare.

19. Riconsidera il tuo framework di documentazione

Man mano che ci muoviamo completamente nell'età avanzata, la necessità di conservare i documenti cartacei è diminuita.

Cosa può il tuo negozio con attenzione? È corretto dire che stai copiando documenti? Potresti avere la capacità di fare a meno di una parte dei record e degli organizzatori che hai utilizzato in precedenza. Nel caso in cui stai riponendo documenti sul tuo PC, assicurati di eseguire i backup consueti.

Ecco alcuni pensieri di riserva per creare una struttura di registrazione fluida:

• Crea una busta di raccolta : metti tutte le "cose ​​​​di cui parlare" lì insieme a cose che dovrebbero essere distribuite, rapporti che dovrebbero essere forniti e così via. Ti consentirà di essere pronto per le riunioni e ti risparmierà la preoccupazione anche se una riunione viene spostata insieme.

• Crea una busta WOR – Quindi molte delle nostre carte confuse sono cose che sono in attesa finché un'altra persona non reagisce o agisce. Reclutali in una busta WOR (Waiting on Response). Controllalo ogni due giorni per le attività straordinarie che potresti dover recuperare.

• Scatole di capacità: utilizza scatole di capacità economiche per conservare i record documentati e portarli fuori dal tuo attuale spazio di registrazione.

• Scatole per riviste: utilizza scatole o copertine per riviste per archiviare riviste ed elenchi che devi veramente archiviare. Sarebbe l'ideale se ti assicurassi di averne veramente bisogno per riferimento o ricerca, in genere riutilizzarli o regalarli.

• Esame della busta : designa un record per la stampa di articoli e archivi che devi esaminare che non sono critici.

• Documenti di cronaca – Al termine di un'impresa, metti insieme la maggior parte dei materiali e registrali. Conserva le tue "buste di lavoro" per le attività in avanzamento.

• Registra settimana dopo settimana : non dare la possibilità ai tuoi documenti di accumularsi. Metti i tuoi documenti in un organizer "Da archiviare" e documenta tutto una volta alla settimana.

Fine

Assicurati di consolidare il tuo quadro di redditività con la tua strategia di associazione d'ufficio. Alcune strategie di efficienza prescrivono un modo specifico per affrontare la sistemazione del tuo ufficio.

Qualunque sia la tua strategia gerarchica preferita o il tuo quadro di redditività, non resistere per rendere il tuo ufficio ordinato. Più ti fermi, più tempo sprechi. Ecco l'infografica creativa che ti dà più idee su come organizzare i suggerimenti su come essere più produttivi.

Fonti aggiuntive