Gli 8 migliori risparmi di tempo per chi lavora in ufficio

Sei mai rimasto in ritardo e hai dovuto fare gli straordinari? Hai promesso a qualcuno che avresti finito la tua parte di un progetto in un dato giorno, ma alla fine non ne è venuto fuori nulla? Hai mai pensato al fatto che devi cercare modi per risparmiare tempo sul lavoro in modo da poterti concentrare meglio sui tuoi compiti prioritari e, soprattutto, portarli a termine in tempo? Dai un'occhiata al nostro elenco dei migliori risparmi di tempo per gli impiegati. Continuare a leggere.

Risparmio di tempo per chi lavora in ufficio – sommario:

1. Fai delle pause regolari
2. Disattiva le notifiche sui social media
3. Concentrati su un compito alla volta
4. Delegare
5. Usa la tecnica del pomodoro
6. Pianifica la tua giornata
7. Imparare
8. Usa gli strumenti
9. Riepilogo

Fai delle pause regolari

Sono sicuro che ora ti starai chiedendo in che modo fare pause regolari - che in pratica "richiedono" tempo - ti aiuterà a salvarlo. Devi ricordare che nessuno può essere produttivo per 8 ore di lavoro , soprattutto se non fa pause. Il nostro cervello ha bisogno di riposo, i nostri occhi hanno bisogno di una pausa dallo schermo e i nostri muscoli hanno bisogno almeno di un po' di movimento.

Alzati, fai qualche passo, parla con qualcuno e poi torna al compito da svolgere. Questa regola si applica anche a una pausa pranzo più lunga: il corpo ha bisogno di mangiare per diventare più produttivo, quindi, indipendentemente dal tuo carico di lavoro, non rinunciare a un pasto più abbondante e salutare.

Va anche sottolineato che fare delle pause “ogni tanto” non è una buona pratica – ogni volta che vai a prendere un caffè, a fumare una sigaretta o vai in una stanza vicina per fare una domanda a un compagno di squadra che è importante per te , ti deconcentri e quando torni, devi provare a concentrarti di nuovo, il che richiede un altro minuto.

Per questo motivo è bene fare delle pause regolari, ad esempio ogni ora esattamente alla stessa ora. Inoltre, un tale accordo ti motiverà: vorrai finire il compito che hai iniziato entro la pausa, quindi in pratica lo completerai più velocemente.

Disattiva le notifiche sui social media

La più grande distrazione sul lavoro è senza dubbio il tuo telefono privato. Qualsiasi distrazione dal compito da svolgere, come fare delle pause in qualsiasi momento, influisce negativamente sulla concentrazione e aumenta il tempo necessario per completarlo. Se vuoi davvero risparmiare tempo al lavoro, invia messaggi privati ​​solo durante le pause designate.

Concentrati su un compito alla volta

Hai un compito molto importante da svolgere e allo stesso tempo ricevi un'e-mail, un collega ti chiede di aiutarlo e uno specialista delle risorse umane ti invia un messaggio sull'instant messenger dell'azienda? Non farti distrarre : ognuna di queste cose può aspettare finché non finisci un'attività che hai già iniziato.

Disattiva le notifiche dalla tua casella di posta elettronica e controllala solo negli orari designati (ad esempio quando arrivi al lavoro o alla fine della giornata). Non è necessario rispondere subito ai messaggi (ad eccezione di quelli che sono importanti per te a causa di un'attività specifica) e ci vuole sempre molto tempo per controllarli.

Delegare

Non devi sempre fare tutto da solo , anche se pensi di essere l'unico in grado di svolgere correttamente un compito. Quando lavori in una squadra, dovresti assolutamente approfittare del fatto che un collega ha più tempo e potrebbe assumersi il tuo compito. Non è un peccato chiedere aiuto e non regalare compiti è il modo perfetto per perdere tempo al lavoro.

Usa la tecnica del pomodoro

Hai mai sentito parlare della tecnica del pomodoro? È un metodo di gestione del tempo basato su periodi di 25 minuti di lavoro mirato interrotti da pause di cinque minuti. Ogni intervallo di lavoro è chiamato pomodoro. È progettato per aiutarti a rimanere concentrato. Come usarlo? Scegli un'attività che devi completare, imposta un timer per 25 minuti, lavora su un'attività e quando suona la sveglia fai una pausa di cinque minuti. Dopo quattro pomodori, fai una pausa di 20-30 minuti.

Pianifica la tua giornata

Niente funziona meglio della pianificazione delle attività da svolgere in anticipo. In questo modo, non perdi tempo a pensare a quali sono le tue priorità attuali, a quali riunioni devi partecipare in un determinato giorno e con quale compito dovresti iniziare. Qualche minuto risparmiato perché puoi metterti subito al lavoro? Che ne dici di quello!

Imparare

Nel tuo lavoro quotidiano, utilizzi sicuramente Microsoft Office e altre soluzioni progettate per aiutarti a fare le cose. Ma sei sicuro di aver appreso il loro pieno potenziale? Anche se la risposta a questa domanda sembra “sì”, infatti, la maggior parte delle applicazioni che usi ogni giorno ha molte più funzioni di quante riuscirai mai a conoscere.

Provate quindi a scoprirne almeno alcune che vi semplificheranno il lavoro – nel caso di Powerpoint, ad esempio, potrebbe essere la funzione design (suggerendo la disposizione di testo e grafica su una slide e velocizzando la creazione di presentazioni), in Word la possibilità di tenere traccia delle modifiche in un determinato documento e in Excel la formattazione condizionale (presentazione dei dati con colori per migliorarne l'analisi).

Usa gli strumenti

Invece di perdere tempo a cercare l'icona di una particolare applicazione sullo schermo o accedere a ciascun servizio separatamente, puoi utilizzare uno strumento che offre varie funzioni in un unico posto. Tale strumento è Firmbee, un sistema completo per la gestione di progetti e team aziendali. Firmbee è progettato per molti settori, dalle risorse umane alle vendite all'IT. Gli utenti possono tenere traccia dell'avanzamento dei progetti, organizzare le attività, assumere dipendenti e monitorare le finanze, il tutto utilizzando un'unica piattaforma.

I migliori 8 risparmiatori di tempo - riepilogo

Come puoi vedere, ci sono molti modi per risparmiare tempo sul lavoro. La prima cosa che devi fare è scoprire quali sono le attività che occupano la maggior parte del tuo tempo. Alcune persone possono passare ore ogni giorno sulla posta elettronica, per esempio. Una volta che sai quali sono i tuoi perditempo, cerca di sbarazzartene e sostituirli con qualcosa di più produttivo.

Hai appena letto degli 8 migliori risparmi di tempo al lavoro. Leggi anche: Gamification nel reclutamento

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Autore: Nicole Mankin

Responsabile delle risorse umane con un'eccellente capacità di creare un'atmosfera positiva e creare un ambiente prezioso per i dipendenti. Ama vedere il potenziale delle persone di talento e mobilitarle per svilupparsi.

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