I migliori consigli sulla gestione del tempo

La costante mancanza di tempo e il superlavoro valgono sia per i liberi professionisti che per le aziende. Ciò influisce non solo sulla produttività e sulla motivazione, ma anche sulla salute. Fortunatamente, ci sono poche vie d'uscita. Nell'articolo di oggi, scoprirai cosa riduce la produttività in qualsiasi azienda. Imparerai anche alcuni metodi efficaci di gestione del tempo e ti aggiornerai su utili strumenti e app per il flusso di lavoro.

I migliori consigli sulla gestione del tempo – sommario:

1. Cosa disorganizza il lavoro?
2. Tecniche di gestione del tempo
3. Approfitta degli strumenti di gestione del lavoro e delle attività

Cosa disorganizza il lavoro?

Oggigiorno si dedica sempre più tempo al lavoro. Gli straordinari e l'accumulo di ordini sono diventati la nuova norma. Polacchi e greci sono tra i più attivi al mondo: secondo l'OCSE trascorrono quasi 2mila ore all'anno al lavoro, molto più avanti dei tedeschi che lavorano seicento ore in meno all'anno. Sfortunatamente, lavorare sodo non implica produttività. È dimostrato dal fatto che i polacchi hanno ottenuto il 70% in meno rispetto ai tedeschi nei test sull'efficienza del lavoro.

Cosa disorganizza il lavoro? Innanzitutto, 9 piccole cose che richiedono tempo e paralizzano qualsiasi attività commerciale:

1. Invio di e-mail infinite : se hai appena inviato una terza e-mail in risposta, non inviarne un'altra. Meglio ancora, chiama la persona o incontrala di persona,
2. Notifiche audio di nuove e-mail : è una buona idea rispondere regolarmente, ma non tutte valgono la distrazione dal lavoro,
3. Utilizzando l'opzione "rispondi a tutti" ,
4. Scrivere report che non servono a prendere decisioni ea migliorare l'azienda ,
5. Produrre rapporti che nessuno leggerà ,
6. Passare le decisioni ai supervisori ,
7. Organizzare incontri infiniti ,
8. Rimandare le priorità ,
9. Pianificazione di riunioni più lunghe di 45 minuti : quella quantità di tempo è sufficiente. Troppo spesso viene arrotondato inutilmente all'ora intera.

Questa la conclusione di uno studio condotto presso la sua azienda da Matt Krzysiak quando ha assunto la carica di presidente del National Motor Club. Aggiungi a quel lavoro amministrativo non necessario, occuparci di cose che non fanno parte della nostra descrizione del lavoro, fare telefonate personali, leggere il giornale e fare commissioni.

La modalità Home Office non semplifica le cose con tutto il trambusto domestico. Social networking, mangiare e bere caffè, visitare gli amici e rimandare i compiti a "in un momento". Suona familiare? Puoi affrontare questi problemi preoccupanti sviluppando abitudini semplici e impostando un programma di lavoro amichevole.

Tecniche di gestione del tempo

1. Metodo del pomodoro

Una delle tecniche più conosciute che può aiutare è il metodo Pomodoro , derivato dal classico timer da cucina a forma di pomodoro. Il metodo prevede di scrivere su un pezzo di carta tutte le attività che devi completare, sceglierne una, impostare il timer per 25 minuti e lavorare sull'attività per tutto il tempo. Devi essere completamente concentrato senza la distrazione di Facebook o messaggi di testo.

Se dopo 25 minuti l'attività non è ancora completata, fai una pausa di 5 minuti e poi torna ad essa, impostando l'orologio per altri 25 minuti.

Tuttavia, dopo 2 ore di tale lavoro (4 Pomodoro) il cervello avrà bisogno di riposo, quindi prenditi una pausa di 30 minuti, fai una passeggiata, fatti una tazza di tè o guarda qualche serie TV. Questo è un metodo semplice ed efficiente per migliorare la gestione del tempo. È popolare in tutto il mondo.

2. La tecnica 5S

Un'altra tecnica consigliata è 5S , che aiuta a organizzare il posto di lavoro e aumentare la produttività. Riduce inoltre i costi operativi dell'azienda e migliora la qualità dei prodotti e dei servizi.

5S è stato popolare per decenni con le aziende giapponesi e si compone di cinque principi:

• selezione : rimuove tutti gli elementi non necessari dalla casella di posta,
• segregazione : assegna un posto per gli oggetti necessari; devono essere facili da trovare e riporre dopo l'uso, quindi organizzarli con cassette degli attrezzi, firme o etichette colorate (catalogazione dei messaggi),
• pulizia : pulisci il tuo spazio di lavoro ogni giorno, eliminando la fonte di contaminazione (eliminando lo SPAM e annullando l'iscrizione a newsletter non necessarie),
• standardizzazione : stabilisci orari di lavoro standard (imposta orari specifici in cui rispondi alle e-mail),
• autodisciplina: prendi l'abitudine di seguire i 4 passaggi precedenti.

3. Mischia

Hai una lavagna e della carta colorata a portata di mano? Scopri Scrum, un metodo di gestione del tempo per organizzare il lavoro spesso utilizzato da startup e sviluppatori. Scrum è un metodo in cui progetti e attività vengono scritti su pezzi di carta e fissati su colonne su una lavagna. Le colonne denotano elementi successivi del processo (es. “pianificato”, “in corso”, “testato”, “urgente completamento”, “fatto”).

Nella prima colonna, crei una coda di attività con priorità. Quindi, oltre a ogni compito, scrivi quante ore sono previste per loro (usando diversi colori di carte, puoi dividerle in categorie). Le carte vengono quindi appuntate da sinistra a destra mentre il lavoro procede alla sezione "fatto".

Scrum ti consente di monitorare lo stato di avanzamento del progetto, riconoscere nuove sfide, monitorare le scadenze e osservare quante attività sono rimaste. Questo è molto pratico sia nell'organizzazione del tempo che nel trattare con il cliente.

4. Sistema quadrato

Il metodo del sistema quadrato si basa sulla priorità delle attività assegnate. Secondo questa tecnica, un foglio di carta viene diviso in quattro caselle uguali. Ogni casella corrisponde a quattro categorie di compiti:

• i compiti urgenti – importanti (1) e non importanti (2) – sono scritti nei quadranti superiori,
• i compiti non urgenti – importanti (3) e non importanti (4) – sono posti nei quadranti inferiori.

Le attività urgenti e non urgenti sono quelle che dovrebbero essere sbrigate al più presto, ma senza rispettare una data specifica (ad esempio, fare una telefonata). Le attività urgenti e importanti sono scadenze che devono essere rispettate rapidamente (ad esempio, il pagamento di una quota di abbonamento).

Grazie a questo sistema sappiamo quali compiti svolgere per primi e quali possono attendere. Questo è un complemento perfetto all'elenco delle attività pianificate da svolgere ogni giorno. Questa combinazione consente una gestione del tempo ancora più efficace.

5. 80/20

Un'altra tecnica consiste nel completare compiti secondo il Principio di Pareto (aka 80/20) . Quasi un secolo fa, Vilfredo Pareto osservava che l'80% delle merci è nelle mani di solo il 20% della popolazione. Si è presto scoperto che queste proporzioni si applicano in vari settori della vita. Esempi: l'80% delle entrate è generato dal 20% dei clienti, il 20% dei servizi delle aziende genera l'80% delle entrate, l'80% delle volte indossiamo il 20% dei vestiti che abbiamo nell'armadio e così via.

Secondo questo metodo, eseguire il 20% dei compiti è sufficiente per ottenere l'80% dei risultati. Il trucco è discernere quali sono esattamente quei compiti e “setacciare il grano dalla pula”. Naturalmente, questo principio non è impeccabile: i rapporti possono variare 90/10, 70/30, 97/3, ecc.

Il Principio di Pareto è un metodo di gestione del tempo che ti aiuta a concentrarti sulle questioni chiave rispettando la tua agenda ed evitando di girare intorno al cespuglio.

6. Un minuto o due

L'ultima e più semplice tecnica è la regola dei 2 minuti di David Allen. È ottimo per il lavoro e le attività quotidiane. Secondo questo principio, se un'azione richiede non più di 2 minuti per essere completata, dovrebbe essere eseguita immediatamente. Se lo rimandi, potrebbe diventare un enorme fardello in futuro. Questo metodo è il più semplice da implementare, ma fornisce i migliori risultati in pochissimo tempo.

Inoltre, aumenta il livello di soddisfazione. Portare a termine più compiti in una giornata, anche piccoli, è gratificante e rafforza il completamento di quelli consecutivi.

Inoltre, ecco due linee guida pratiche che vale la pena seguire:

• Non aspettare una fetta più grande di tempo libero : posticipare tutto di solito non è l'idea migliore; durante le vacanze vogliamo riposare, e a volte compaiono situazioni non annunciate,
• Pianifica solo il 60% delle volte : spesso sopravvalutiamo le nostre capacità; quando si pianifica un'attività elenca le priorità, cerca di prevedere eventi non annunciati e cancella i mangiatori di tempo.

Approfitta degli strumenti di gestione del lavoro e delle attività

Oltre all'utilizzo di tecniche di gestione del tempo, è anche una buona idea sfruttare tutti gli strumenti di gestione del lavoro creati per ottimizzare i nostri processi quotidiani.

documenti Google

È uno strumento gratuito di Google per creare, condividere e modificare file (file di testo, fogli di lavoro, presentazioni, moduli), sia offline che online. Funziona sul tuo telefono, tablet o computer. Inoltre, lo strumento è compatibile con i file Word, quindi non è necessario acquistare software, ed è integrato con Google Drive (15 GB).

Ufficio in linea

La versione gratuita di Microsoft Office è il seguito di un potente strumento di gestione online che consente di creare, salvare e condividere documenti, fogli di calcolo, presentazioni e taccuini. Office Online include Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), cassetta postale, calendario e contatti di Outlook.com.

Dropbox

Dropbox è un sistema sicuro per la condivisione e l'archiviazione di file, il backup e la sincronizzazione di file tra computer. Ti permette di caricare, visualizzare e scaricare dati sia tramite un normale browser che tramite un'applicazione dedicata installata sul tuo computer.

ColorNote

La semplice app per Android - CollorNote ti consente di modificare rapidamente e facilmente note, promemoria, e-mail, messaggi, acquisti ed elenchi di attività. Questa app ti consente di organizzare le tue note per colore, bloccare le password e creare backup.

App per la gestione del tempo

Nel trambusto della vita moderna, può essere incredibilmente difficile rimanere al passo con tutto ciò di cui hai bisogno per completare. Un'app efficace per il monitoraggio del tempo non solo ti aiuterà ad avere un maggiore controllo della tua giornata, ma renderà anche il tuo team più produttivo e migliorerà la sua responsabilità.

E quali sono i tuoi modi per gestire il tempo con successo? Conosci altri suggerimenti, regole o applicazioni interessanti sulla gestione del tempo? Sentiti libero di visualizzare e condividere commenti.

Autore: Caroline Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto pressione la rendono la persona migliore per trasformare in realtà progetti complicati.

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